Memahami Basic HR Management, Bagaimana Pengelolaan yang Praktis?

Memahami Basic HR Management, Bagaimana Pengelolaan yang Praktis?

Bagi staf HR dengan masa kerja antara 1 hingga 2 tahun, diperlukan pemahaman tentang Basic HR Management. Basic Human Resource Management atau Basic HR Management dirancang sebagai best practice untuk memberikan bekal dan keterampilan praktis pengelolaan sumber daya manusia (SDM) dalam perusahaan.

Di dalam Basic HR Management, terdapat seluruh fungsi HR di perusahaan. Mulai dari HR Planning, Recruitment, Training & Development, Performance Management, Compensation & Benefit, hingga Industrial Relation.

Dengan Basic HR Management, staf HR akan memahami fungsi, tugas, dan tanggung jawab dalam mengelola SDM yang ada dengan efektif. Sehingga harapannya dengan cara ini dapat menciptakan SDM atau karyawan yang unggul dan ujungnya membuat perusahaan kompetitif.

Berikut ini panduan Basic HR Management dari Talenta by Mekari yang mudah dan simpel dipelajari dan tentunya sangat bermanfaat bagi HR dalam menunjang tugas pengelolaan SDM di perusahaan.

Note : Baca artikel Ulasan Lengkap Soal Aturan PSBB Jakarta yang Harus Diketahui HR

Jelang New Normal, Begini Peran Software HR & Payroll bagi Bisnis Anda

Table of Contents

Basic HR Management

Peran HR di Perusahaan

HR atau Human Resource menggambarkan mereka yang bekerja dalam sebuah perusahaan atau organisasi yang bertanggung jawab dalam pengelolaan karyawan. Istilah HR muncul pertama kali pada tahun 1960-an ketika hubungan kerja antara karyawan dan perusahaan terbentuk.

Human Resources Edu memberikan pengertian lain tentang HR.

HR merupakan sebuah payung besar dalam pengelolaan dan pengembangan karyawan dalam sebuah perusahaan atau bahasa kunonya manajemen personalia.

HR ini punya tugas utama yaitu mengawasi hal-hal yang berkaitan dengan pengelolaan karyawan. Ada beberapa fokus utama yang mereka harus kerjakan, yaitu:

– Perekrutan dan penempatan staf,
– Menghitung gaji, tunjangan, dan kesejahteraan bagi karyawan,
– Memberikan pelatihan dan pembelajaran,
– Memastikan keselamatan kerja karyawan,
– Menciptakan hubungan yang harmonis antara karyawan dan perusahaan,
– Pengembangan dan pelatihan karyawan.

Karena banyaknya bidang manajemen karyawan, HR dituntut harus memiliki keahlian khusus. Misalnya:

– Spesialis pengembangan pelatihan karyawan,
– HR Manager,
– Spesialis administrasi,
– Kemampuan umum,
– Bidang ketenagakerjaan,
– Spesialis kompensasi dan analisis pekerjaan,
– Pelatihan dan pengembangan karyawan,
– Rekrutmen,
– Konsultan karyawan,
– Analis personalia.

Note : Baca artikel Bagaimana Cara Mendesain HR di Masa Depan?

Tujuan Human Resource Management

Tujuan dari adanya manajemen HR atau human resource management adalah membuat pekerjaan yang berurusan dengan pengelolaan karyawan jadi lebih mudah. HR harus diisi oleh orang-orang yang tepat.

Mereka harus tahu bagaimana mengemban tanggung jawab dalam mengelola karyawan atau prinsip Basic HR Management. Misalnya memberikan program pengembangan atau pelatihan, memastikan kesejahteraan, hingga menjamin keselamatan kerja bagi para karyawan.

Mereka juga bertanggung jawab dalam menilai karyawan, apakah sudah sesuai dengan standar yang diinginkan perusahaan atau tidak. Terlepas dari itu, hal yang paling penting adalah menjaga hubungan baik antara karyawan dengan perusahaan misalnya menghindari konflik dengan mematuhi hukum ketenagakerjaan.

Untuk itu jangan heran kalau HR diberi label sebagai malaikat pelindung di dalam perusahaan.

“HR perlu tahu tentang bagaimana melakukan efektivitas biaya, memiliki keunggulan kompetitif, kredibilitas, komunikatif, kreatifitas, kompetensi, dan komitmen,” tulis Alan Price, penulis buku Human Resource Management in a Business Context.

Struktur Organisasi HR di Perusahaan

Divisi Human Resource (HR) memiliki struktur di dalam perusahaan. Semuanya tergantung pada kebutuhan perusahaan.

Apabila perusahaan merupakan skala besar maka strukturnya juga besar. Berikut ini contohnya.

Chief Human Resource Officer (CHRO)

CHRO adalah pejabat tingkat perusahaan yang bertanggung jawab untuk merumuskan dan melaksanakan strategi HR sesuai dengan rencana strategis perusahaan. Misalnya perencanaan perekrutan dan kebutuhan karyawan, manajemen bakat, manajemen kompensasi, dan penilaian kinerja divisi HR itu sendiri.

Direktur HR

Direktur HR adalah manajer tingkat atas. Bertanggung jawab atas administrasi semua kegiatan dan kebijakan HR.

Direktur HR mengawasi penghitungan kompensasi karyawan, tunjangan, kepegawaian, tindakan afirmatif, hubungan karyawan, kesehatan dan keselamatan, dan fungsi pelatihan dan pengembangan. Mereka juga mengawasi staf HR profesional seperti perekrut, trainer, safety officer, bagian kesejahteraan, bagian konsiliasi, bagian payroll, konselor, bagian medis, bagian asuransi, HR Generalist, dan HR Analyst.

Sementara itu, ada beberapa perusahaan yang menggunakan struktur HR seperti di bawah ini. Pemegang jabatan tertinggi bukan merupakan CHRO tetapi HR Manager.

HR Manager yang membawahi Manager Administrasi, Manajer HRD, Manajer Personal, dan Manajer Hubungan Industrial.

  • Manajer Administrasi bertanggung jawab mengelola kebutuhan pangan, kesehatan, transportasi, dan urusan hukum karyawan.
  • Manajer HRD bertanggung jawab mengelola pengembangan dan pelatihan, konseling dan penilaian (penilaian performa dan potensial) karyawan.
  • Manajer Personal bertanggung jawab atas rekrutmen dan seleksi, mendesain dan menganalisis pekerjaan, kompensasi, serta orientasi dan penempatan karyawan.
  • Manajer Hubungan Industrial bertanggung jawab atas keselamatan dan kesehatan, kesejahteraan, dan keluhan karyawan.

Perencanaan Sumber Daya Manusia

Salah satu peran HR dalam Basic HR Management adalah melakukan perencanaan sumber daya manusia. Perencanaan SDM merupakan suatu proses perencanaan sistematis yang bertujuan untuk memaksimalkan SDM sebagai aset utama perusahaan.

Tim HR dapat bekerja secara proaktif dalam menemukan kandidat yang sesuai. Untuk melakukan perencanaan sumber daya manusia, HR perlu mengidentifikasi, memilih, dan mengembangkan kompetensi atau tenaga kerja yang dibutuhkan oleh perusahaan.

Note : Baca artikel Bagaimana Cara Mendesain HR di Masa Depan?

Secara garis besar, proses perencanaan SDM dibagi menjadi 4 langkah:

  1. Menilai persediaan tenaga kerja yang dimiliki oleh perusahaan saat ini. Penilaian ini termasuk studi komprehensif dari berbagai aspek, seperti jumlah, skill, kompetensi, kualifikasi, pengalaman, usia, jabatan, kinerja, kompensasi, dan lain sebagainya.
  2. Menganalisa kebutuhan tenaga kerja di masa yang akan datang. Dalam langkah ini, berbagai variabel HR seperti pengurangan SDM, lowongan yang akan dibuka, promosi jabatan, mutasi karyawan, dan lain sebagainya harus dimasukkan ke dalam pertimbangan. Selain itu, variabel tidak terduga seperti pengunduran diri serta pemecatan juga dapat dijadikan bahan pertimbangan dalam analisa.
  3. Membuat perkiraan permintaan tenaga kerja. Tim HRD dapat mencocokkan tenaga kerja yang dimiliki perusahaan saat ini dengan perkiraan kebutuhan tenaga kerja di kemudian hari dan membuat demand forecast (perkiraan permintaan).
  4. Menyusun strategi dan melakukan implementasi pencarian tenaga kerja. Strategi yang dibuat harus mampu memberikan solusi bagi kekurangan masalah SDM di perusahaan. Tim HRD dapat melakukan relokasi, rekrutmen, outsourcing, pelatihan, manajemen SDM, hingga melakukan perubahan kebijakan terkait SDM.

Prinsip Utama Perencanaan SDM di Perusahaan

Terdapat beberapa prinsip utama yang perlu diperhatikan dengan cermat ketika melakukan proses perencanaan SDM, yaitu:

  1. Tujuan dilakukannya perencanaan SDM harus dihubungkan dengan program dan kegiatan bisnis perusahaan yang diemban oleh setiap unit kerja. Strategi dan rencana bisnis perusahaan ke depan merupakan dasar yang sangat penting untuk mulai menyusun perencanaan SDM.
  2. Menetapkan rancangan persyaratan atau kualifikasi SDM secara tepat yang akan dipergunakan dalam rekrutmen dan seleksi. Perencanaan SDM yang baik selalu diawali dengan penetapan kualifikasi SDM yang jelas dan diterapkan secara konsisten dalam proses rekrutmen dan seleksi.
  3. Proses perencanaan SDM harus disertai dengan prediksi permintaan (demand) dan persediaan (supply) pasar tenaga kerja baik internal maupun eksternal. Selain itu juga harus didasarkan pada prediksi yang cukup akurat dan dilakukan secara berkelanjutan, mengenai pola demand dan supply tenaga kerja.

Recruitment & Selection

Setelah perencanaan SDM dilakukan, langkah selanjutnya dalam Basic HR Management adalah memulai proses recruitmen & seleksi karyawan. Jangan lupa untuk menentukan personel dari tim HR yang akan menjadi penanggung jawab untuk melakukan proses rekrutmen, memonitor proses, memilah pelamar, melakukan interview, hingga pada akhirnya memberikan penawaran kerja.

Bagaimana Seharusnya Proses Rekrutmen Pada Industri Manufaktur?

Menentukan Metode Rekrutmen dan Memproses Lamaran

Ada beberapa metode untuk melakukan perekrutan karyawan dalam Basic HR Management, diantaranya adalah memanfaatkan lembaga pendidikan, iklan, departemen tenaga kerja, perusahaan pencari tenaga kerja, dan masih banyak lagi.

Tidak hanya satu metode saja, perusahaan dapat memilih dan menentukan lebih dari satu metode untuk mendapatkan karyawan dengan kualitas terbaik. Setelah lokasi pencarian kandidat dan metode rekrutmen ditentukan, langkah selanjutnya adalah memproses lamaran kerja yang masuk.

Jangan lupa untuk menyiapkan kriteria pilihan untuk membantu proses eliminasi, jika kandidat pelamar yang masuk terlalu banyak. Untuk mempersingkat proses rekrutmen, hanya pelamar yang sesuai dengan kriteria dan memenuhi syarat lah yang akan dihubungi.

Seluruh surat lamaran kerja yang masuk harus disaring guna menyisihkan kandidat pelamar yang tidak memenuhi syarat berdasarkan kualifikasi-kualifikasi pekerjaan.

Melakukan Seleksi Pelamar Kerja

Biasanya, tim HR akan menggunakan telepon untuk melakukan wawancara singkat atau pra-wawancara untuk meyakinkan bahwa pelamar yang lolos seleksi berkas memang sesuai untuk diundang wawancara langsung. Informasikan kepada pelamar bahwa sebelum wawancara mereka harus mengisi formulir lamaran kerja, dan lain sebagainya.

Selain itu, tim HR juga harus memeriksa referensi dan latar belakang pelamar kerja. Setelah itu, barulah siap untuk memilih dan menentukan kandidat pelamar kerja mana yang paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Membuat Penawaran Kerja

Setelah proses rekrutmen selesai, maka tim HR dapat menentukan posisi jabatan untuk setiap kandidat pelamar kerja terpilih. Persiapkan penawaran dan kontrak kerja yang sesuai dengan posisi jabatan tersebut.

Tim HR dapat membuat surat pemberitahuan dan ucapan terima kasih kepada para kandidat yang belum diterima bekerja. Hal tersebut penting dilakukan untuk membuat citra baik perusahaan dimata pelamar kerja.

Dalam proses pemberian penawaran kerja, perusahaan tetap membutuhkan calon pengganti kandidat sebagai salah satu upaya menghadapi penolakan dari kandidat yang pertama.

Note : Baca artikel Panduan HR Mengelola Karyawan dan HRIS Mempermudah Prosesnya

Menerima Karyawan Baru dan Menentukan Masa Orientasi

Akhir dari proses rekrutmen adalah menerima karyawan baru. Perusahaan sebaiknya menyambut karyawan baru dengan ramah.

Impresi pertama yang baik akan menentukan hubungan kerja antara karyawan baru dengan perusahaan. Kemudian, tim HR masih bertugas untuk memberikan orientasi kepada karyawan baru.

Orientasi ini penting untuk dilakukan dengan tujuan dapat memperkenalkan lingkungan kerja perusahaan, memberikan pelatihan atau training dan memantau kinerja karyawan baru tersebut. Dengan diberikannya masa orientasi ini, setiap karyawan baru diharapkan dapat mampu mengikuti kinerja karyawan senior lainnya.

Agar proses orientasi karyawan baru berjalan lancar, HR bisa menggunakan aplikasi HRIS seperti Talenta yang bisa support untuk proses onboarding karyawan. Tahapan onboarding di layanan Talenta juga dapat disesuaikan dengan regulasi yang berlaku di perusahaan.

pentingnya performance appraisal

Performance Appraisal

Langkah selanjutnya dalam Basic HR Management adalah Performance Appraisal atau penilaian kinerja karyawan merupakan kesempatan periodik untuk melakukan komunikasi antara orang yang menugaskan pekerjaan dengan orang yang mengerjakannya. Ini dilakukan untuk mendiskusikan apa yang saling mereka harapkan dan seberapa jauh harapan ini dipenuhi.

Aspek-aspek yang dibahas dalam Performance Appraisal:

• Kinerja karyawan
• Umpan balik untuk Pengembangan karyawan

Siklus penilaian kinerja karyawan diawali dengan penetapan sasaran kinerja berikut target yang ingin dicapai. Kemudian diikuti dengan monitoring, lalu dilakukan proses evaluasi serta diakhiri dengan pemanfaatan hasil evaluasi bagi kebijakan promosi, kenaikan gaji ataupun program pengembangan lainnya.

Manfaat penilaian kinerja karyawan adalah sebagai berikut:

1. Menyampaikan hasil-hasil yang diharapkan dari pekerjaan.
2. Mencegah kesalahpahaman tentang kualitas kerja yang diinginkan.
3. Meningkatkan produktivitas karena karyawan mendapat umpan balik
4. Menghargai kontribusi positif
5. Mendorong komunikasi dua arah dengan karyawan

Proses & Prosedur Performance Appraisal

Dalam menentukan Performance Appraisal dalam Basic HR Management, diperlukan Key Performance Indicators (KPI).

Unsur-unsur dari penilaian kinerja yang harus ada di KPI adalah sebagai berikut:

1. Pengukuran terhadap hasil kinerja karyawan dan dibandingkan dengan sasaran dan standar,
2. Penghargaan terhadap kontribusi karyawan,
3. Identifikasi kebutuhan pelatihan dan pengembangan karyawan untuk saat ini dan di masa mendatang,
4. Penetapan sasaran dan/atau standar untuk periode appraisal berikutnya.

Tantangan yang harus dikelola dengan baik ketika HR dalam melakukan proses penilaian kinerja di dalam KPI adalah:

Note : Baca artikel Pentingnya Performance Management yang Harus Diketahui Perusahaan

• Karyawan tidak memiliki skills yang diperlukan untuk melakukan Penilaian Kinerja secara efektif.
• Karyawan tidak menunjukkan minat untuk berpartisipasi dalam Penilaian Kinerja.
• Berpotensi untuk menimbulkan konflik.
• Dilakukan secara tergesa-gesa karena keterbatasan waktu.
• Tidak mendapatkan prioritas yang tinggi, sehingga sering ditunda dan kehilangan momentum.

Langkah selanjutnya adalah melakukan evaluasi. Ada dua aspek yang bisa dinilai yaitu kompetensi atau perilaku kerja karyawan dan hasil kerja (Performance).

Komponen Kompetensi

Secara spesifik aspek pertama yaitu kompetensi dirancang untuk mengevaluasi aspek kecakapan seorang karyawan. Contoh daftar kompetensi yang lazim digunakan adalah leadership, communication skills, initiative, teamwork, problem solving, dan planning & organizing skills.

Untuk penggunaannya bisa dibedakan antara level manajer dengan staf. Misal untuk level manajer, semua contoh daftar kompetensi di atas dapat digunakan. Namun untuk staff, hanya beberapa jenis kompetensi saja yang dievaluasi. Bobot aspek kompetensi biasanya adalah 30%–40%.

Selanjutnya, daftar kompetensi ini diberi skala 1–5 (dimana 1 = buruk dan 5 = istimewa). Secara periodik (misal setiap semester), atasan diminta untuk memberikan skor berdasar skala yang sudah disusun tadi.

Komponen Hasil Kinerja (Performance)

Selain komponen kompetensi, sebaiknya sistem evaluasi karyawan dilengkapi dengan komponen berikutnya yaitu hasil kinerja (performance). Komponen ini intinya bertujuan untuk memetakan hasil kerja karyawan dalam serangkaian KPI yang jelas dan bisa diukur. Bobot aspek KPI biasanya adalah antara 60%–70%.

Kesalahan dalam Performance Appraisal

Perusahaan harus memastikan bahwa sistem penilaian kinerja (performance appraisal) dalam Basic HR Management sudah sesuai. Penilaian kinerja harus praktis, terukur dan objektif mengukur dengan tepat siapa saja karyawan yang masuk kategori Excellent, Good, Average dan Poor. Dengan demikian perusahaan lebih tepat sasaran dalam memberikan reward dan punishment bagi karyawannya.

Dalam membangun sistem penilaian karya yang objektif memang bergantung dari beberapa hal, sebut saja metode penilaian yang digunakan, sumber data dan informasi penilaian, kepraktisan penilaian dan proses penilaian oleh penilai itu sendiri.

Salah satu yang sering menjadi keluhan karyawan dalam penilaian kinerja adalah proses penilaian yang dilakukan oleh penilai. Biasanya penilai bisa dari atasan, atasan dari atasan, rekan kerja ataupun pelanggannya langsung.

Karyawan merasa bahwa dirinya dinilai tidak cukup adil oleh penilai. Dampaknya adalah selain menurunnya motivasi karyawan, juga berdampak pada merenggangnya hubungan karyawan dengan penilai, khususnya dengan atasan.

Untuk jangka panjang ini akan merugikan perusahaan, karena bisa berdampak pada terciptanya lingkungan kerja yang tidak harmonis yang berujung pada keluarnya karyawan potensial.

Kondisi tersebut bisa saja terjadi karena adanya fenomena kesalahan penilai (rater errors) yang menghambat proses penilaian kinerja menjadi lebih objektif. Berikut ini contohnya seperti dikutip dari Achmad Fahrozi, Konsultan dari PPM Manajemen.

Hallo Effect

Fenomena ini muncul di mana penilai memberikan nilai yang tinggi pada semua aspek kinerja karena impresi positif yang mampu ditampilkan karyawan. Impresi yang diberikan bisa bersumber dari berbagai macam seperti perilaku sehari-hari yang ditampilkan, hasil kerja yang ditunjukkan, cara berpakaian dan lain-lain.

Horns Effect

Fenomena ini berkebalikan dengan hallo effect, di mana penilai memberikan nilai yang rendah pada semua aspek kinerja karena impresi negatif yang ditampilkan karyawan.

Central Tendency

Fenomena ini muncul di mana penilai cenderung memberikan nilai tengah atau rata-rata pada seluruh karyawan. Biasanya ini terjadi pada penilai yang suka bermain aman atau tidak memahami kinerja bawahan sesungguhnya.

Penilai menghindari konflik yang mungkin terjadi jika memberikan nilai buruk. Penilai juga tidak memahami kerja bawahan sebenarnya sehingga tidak mampu memberikan nilai baik.

Strictness & Leniency

Fenomena ini muncul di mana penilai memiliki kecenderungan untuk selalu menilai rendah atau selalu menilai tinggi pada seluruh karyawan. Ada atasan yang cenderung pelit nilai dan ada yang royal nilai.

Ada atasan yang selalu cenderung memberikan nilai kepada seluruh anggota timnya minimal 90, padahal kinerjanya jauh dari kata baik. Namun, ada atasan yang memberikan nilai kepada timnya paling tinggi 85 padahal kinerjanya bagus.

Similar to Me

Fenomena ini terjadi di mana penilai memiliki kecenderungan untuk memberikan nilai bagus pada karyawan yang memiliki kesamaan dengan dirinya baik kesamaan suku, gender, agama, ras, latar belakang pendidikan, pandangan hidup, pandangan politik dan lainnya.

Contrast

Fenomena ini terjadi di mana penilai memberikan penilaian dengan membandingkan terhadap sesuatu yang ekstrim. Fenomena ini biasanya terjadi karena penilai sudah memiliki satu kondisi ideal atau satu profil karyawan tertentu yang dianggap kinerjanya paling ideal.

Tanpa melihat standar kinerja yang ditetapkan bagi karyawan, penilai langsung memberikan penilaian timnya dengan membandingkannya terhadap hal-hal di atas.

Dalam upaya menghindari fenomena di atas, maka diperlukan beberapa solusi yang dapat dilakukan, yaitu pertama bisa dengan memberikan pelatihan kepada penilai. Penilai perlu diberikan pengetahuan dan keterampilan dalam memberikan penilaian yang tepat. Jelaskan fenomena yang dapat menghambat proses penilaian kinerja.

Berikan kesempatan kepada penilai untuk mengevaluasi diri (self assessment) fenomena mana yang sering muncul ketika akan memberikan penilaian. Apa tanda-tandanya jika fenomena tersebut muncul, kemudian bersama dapat mendiskusikan cara untuk menghilangkannya. Semakin baik jika dilakukan dengan simulasi.

Perlu juga memberikan penjelasan kepada penilai bahwa peran penilaian kinerja sangat penting dan menentukan masa depan karyawan. Karena berdampak pada perilaku dan motivasi karyawan. Jika karyawan kinerjanya bagus, namun dinilai buruk, dia akan demotivasi. Sebaliknya jika karyawan kinerjanya buruk, namun dinilai baik, dia tidak akan termotivasi.

Note : Baca artikel Poin-poin Penting Performance Management

Kemudian yang kedua adalah menentukan ukuran kinerja yang terukur. Umumnya dalam perusahaan ada dua ukuran kinerja, yaitu Key Performance Indicator (KPI) dan Key Behavioral Indicator (KBI).

Buatlah dua ukuran di atas menjadi lebih terukur. KPI dibuat kuantitatif ketimbang kualitatif.

Bagi perusahaan yang sudah mengadopsi Balanced Score Card (BSC) mungkin sudah dapat dipastikan bahwa ukuran kinerjanya sudah kuantitatif. Namun, bukan berarti tanpa BSC kita tidak bisa membuat ukuran yang kuantitatif.

Untuk KBI, memang sejauh ini masih bersifat kualitatif. Namun, sebaiknya ukuran penilaian KBI dibuat spesifik mungkin untuk menggambarkan perilaku yang akan dinilai.

Buatlah indikator-indikator perilaku yang dapat diobservasi (observable behavior). Sebagai contoh, lebih baik menggunakan indikator perilaku ‘karyawan yang bersangkutan menyelesaikan laporan penjualan H-1 dari waktu yang ditetapkan’ ketimbang menggunakan indikator ‘karyawan yang bersangkutan sangat rajin’.

Penilai akan lebih mudah mengobservasi indikator perilaku yang pertama, karena menggambarkan perilaku yang lebih spesifik dan terukur. Sementara ‘sangat rajin’ akan multitafsir dan membingungkan penilai.

Lalu yang ketiga, berikan umpan balik hasil penilaian kinerja kepada karyawan. Berikan kesempatan yang cukup bagi karyawan untuk berkomunikasi dua arah kepada penilai.

Karyawan diperbolehkan bertanya dan berdiskusi perihal hasil kerjanya. Penilai tidak perlu khawatir akan pertanyaan macam-macam yang akan timbul dari karyawan. Ketika penilai memiliki bukti-bukti yang cukup dalam mendukung penilaiannya, pada akhirnya karyawan akan menerima. Oleh karena itu, penting bagi penilai untuk memiliki bukti-bukti atau data-data pendukung penilaiannya.

Ruang keterbukaan bagi penilai dan karyawan menjadi penting selain untuk mengukuhkan prestasi (positif reinforcement) bagi karyawan yang sudah berprestasi baik, juga sebagai sarana untuk mengidentifikasi area pengembangan (area of improvement) bagi karyawan yang kinerjanya masih belum sesuai harapan perusahaan.

Pada akhirnya, penilaian kinerja merupakan sebuah proses penting yang harus dilakukan dengan baik. Semakin optimal penilaian kinerja maka semakin optimal pula kemajuan organisasi. Bagaimana dengan gaya Anda ? Selamat berefleksi!

Kompensasi Perusahaan: Pengertian dan Jenisnyaq

Compensation & Benefit

Langkah selanjutnya yang dilakukan HR dalam Basic HR Management adalah menentukan program kompensasi dan benefit bagi karyawan. Program benefit dan kompensasi karyawan sudah banyak diterapkan perusahaan.

Memiliki pengertian sebagai jenis pemberian oleh perusahaan kepada karyawan selain gaji, yang bersifat non-tunai dan ditujukan untuk menunjang kesejahteraan individu maupun keluarga karyawan. Artinya, benefit dapat berupa kompensasi finansial tidak langsung dan kompensasi non-finansial.

Contoh dari benefit adalah program perlindungan karyawan berupa asuransi kesehatan dan asuransi jiwa, akses pinjaman karyawan, fasilitas untuk menyeimbangkan kerja dan kehidupan seperti tiket perjalanan, hingga berbagai voucher gaya hidup.

Program benefit karyawan memang lazim diterapkan oleh banyak perusahaan. Employee Benefit Research Institute (EBRI) pernah melakukan riset dan menemukan fakta bahwa 78% calon karyawan setuju program ini perlu dicantumkan dalam kontrak kerja.

Note : Baca artikel Menyusun Program Benefit Karyawan yang Efektif dan Pentingnya Peran HRIS

Sedangkan JobVite, sebuah platform solusi rekrutmen, melaporkan sebanyak 71,6% perusahaan di dunia telah menawarkan berbagai paket benefit yang menarik kepada karyawan. Sebut saja tunjangan kesehatan hingga insentif dalam bentuk finansial lainnya.

Di banyak negara, program semacam ini sifatnya wajib diberikan oleh perusahaan menurut hukum industrial setempat. Di luar itu, pemberian benefit karyawan tentu bergantung pada kebijakan masing-masing perusahaan.

Strategi Compensation & Benefit

Memberikan paket benefit dan kompensasi kepada karyawan sangat penting bagi perusahaan. Langkah ini diperlukan untuk memberikan rasa puas sekaligus mengurangi turnover karyawan.

Tidak hanya itu, memberikan paket kompensasi dan benefit kepada karyawan ternyata mampu mendorong produktivitas. Ujungnya adalah mendapatkan karyawan yang bermutu dan bekerja sesuai dengan yang diinginkan (reinforcement theory).

Namun sebelum memberikan paket kompensasi dan benefit kepada karyawan, perusahaan perlu memperhatikan berbagai aspek. Pertama adalah kemampuan finansial perusahaan.

Note : Baca artikel HR Perlu Tahu, Ini Perbandingan Benefit Karyawan Tetap dengan Kontrak

Program kompensasi dan benefit yang baik dan rasional sewajarnya membantu perusahaan untuk mendapatkan dan mempertahankan karyawan pada tingkat biaya yang rasional dan memadai. Prinsipnya adalah memiliki manajemen yang baik dan mampu menciptakan efisiensi.

Setelah itu, langkah selanjutnya adalah perusahaan perlu menyusun tahapan dalam menetapkan paket kompensasi dan benefit. Ada beberapa cara yang bisa dilakukan, yaitu:

– Mengidentifikasi dan mempelajari jabatan dengan analisis jabatan (Job Analysis),
– Melakukan internal equity melalui penilaian jabatan (Job Evaluation),
– Menciptakan gaji sesuai pekerjaan (Job Description),
– Menetapkan kompensasi aktual dengan mempertemukan internal equity dan external equity melalui tingkatan pekerjaan (Grading).

Jadi, dalam memberikan paket kompensasi kepada karyawan ternyata susah-susah gampang. Walaupun demikian, paket kompensasi dan benefit memiliki fungsi yang cukup penting dalam memperlancar jalannya roda perusahaan.

Note : Baca artikel Kompensasi Karyawan, Apa Bentuk dan Jenisnya?

Training & Development

Pelatihan dan pengembangan atau training & development masuk ke dalam Basic HR Management. Training & Development merupakan usaha yang dilakukan untuk membentuk karyawan yang berkualitas dengan memiliki keterampilan, kemampuan kerja dan loyalitas kerja kepada perusahaan. Dalam memberikan pelatihan dan pengembangan kepada karyawannya, HR tidak boleh asal.

Perlu menggunakan metode-metode yang terintegritas dan mengikuti perkembangan zaman. Misalnya membuat desain program pelatihan, mengukur program pelatihan (Training Need Analysis, Training Gap Analysis, dan Training Evaluation), hingga kebutuhan kursus dan kurikulum.

Adapun tujuan dari pelatihan dan pengembangan karyawan sebagai berikut:

1. Meningkatkan kinerja para karyawan.
2. Meningkatkan kemampuan kerja para karyawan.
3. Dapat memiliki jiwa tanggung jawab kepada perusahaan.
4. Memiliki sikap yang lebih baik.
5. Meningkatkan keterampilan para karyawan.
6. Menggali potensi yang dimiliki individu.
7. Para karyawan diharapkan mampu memecahkan masalah secara rasional.
8. Untuk mengembangkan karier.

Note : Baca artikel Tips Merancang Training Berbiaya Murah untuk Startup

Training Need Analysis

Training Needs Analysis (TNA) atau analisis kebutuhan pelatihan adalah suatu langkah untuk mengidentifikasi kebutuhan pelatihan yang dilakukan sebelum suatu pelatihan berjalan. TNA merupakan bagian terpadu dalam desain pelatihan dengan output berupa deskripsi tentang materi, sasaran umum dan khusus, alokasi waktu, dan metode pembelajaran yang akan diterapkan dalam pelatihan.

Menurut Manajemen SDM, hal ini dimaksudkan agar pelatihan bermanfaat dalam meningkatkan kompetensi karyawan dan mendukung strategi perusahaan. Berdasarkan hasil TNA ini akan diketahui pelatihan yang sesuai bagi suatu organisasi saat ini dan di masa yang akan datang.

Analisa kebutuhan pelatihan diperlukan agar pelatihan yang akan diselenggarakan berjalan dengan efektif baik dari segi pelaksanaan maupun tercapainya target pelatihan.

Training need analysis dapat dilakukan dengan 3 pendekatan yaitu pendekatan organisasi, kompetensi pekerjaan, kompetensi individu.

Training Gap Analysis

Karyawan memegang peranan penting dalam perkembangan perusahaan. Namun sejauh mana karyawan memiliki kemampuan agar perusahaan bisa kompetitif?

Banyak cara terbaik untuk menilai serta mengetahui kemajuan dari SDM perusahaan. Salah satunya, dengan menggunakan training gap analysis.

Training gap analysis adalah rincian informasi mengenai karyawan, seperti keterampilan yang mereka miliki untuk mencapai tujuan bisnis yang diinginkan. Langkah yang diambil oleh gap analisis ini untuk kemajuan yang ingin dicapai oleh perusahaan.

Training gap analysis fokus pada SDM di perusahaan. Dengan menggunakan analisis ini, HR bisa mendapatkan berbagai masalah berikut sebab akibat kemunduran perusahaan.

Analisis ini juga dapat membantu rencana organisasi untuk mendukung pertumbuhan serta dapat memahami keterampilan dan pengalaman yang dimiliki karyawan dan mengembangkan strategi untuk mengatasi kesenjangan antara keduanya. Kegunaan Training Gap Analysis adalah merencanakan pertumbuhan perusahaan dan menganalisa SDM.

Training Evaluation

Tuntutan manajemen akan SDM yang unggul pada umumnya diupayakan dengan melibatkan karyawan pada program-program pelatihan dan pengembangan. Dengan kata lain, pelatihan merupakan aspek penting dalam upaya pengembangan SDM, yang akan berpengaruh terhadap kinerja perusahaan baik secara langsung maupun tidak langsung.

Namun, seringkali kegiatan pelatihan yang dilakukan tidak berdampak apapun terhadap karyawan, terutama pada tiga komponen kompetensi karyawan yang terdiri dari Knowledge, Skill, dan Attitude. Singkatnya, training yang dilakukan bisa dikatakan tidak berhasil, dan sudah barang tentu tidak efektif. Untuk itu perlu ada evaluasi.

Pengukuran efektivitas program training sendiri bisa dilakukan dalam empat langkah. Empat langkah pengukuran efektivitas training ini merupakan sebuah metode pengukuran yang dikemukakan oleh Dr. John Sullivan, seorang peneliti dari San Francisco University.

Penilaian Kinerja Karyawan Pra Training

Sebuah pengukuran yang valid tentu saja membutuhkan adanya perbandingan. Jadi HR tidak akan bisa mengetahui apakah sebuah program training berhasil atau tidak tanpa adanya data-data yang valid mengenai progres kinerja karyawan.

Oleh sebab itu perlu dilakukan penilaian kerja sebelum dilaksanakan training. Fase ini bisa disebut sebagai fase awal sebelum perusahaan mulai mengukur efektivitas pelatihan.

Dari data awal yang ditemukan, perusahaan nantinya bisa mengetahui sejauh mana kemampuan karyawan serta program training apa yang paling sesuai dengan karyawan. Fase pertama ini tidak fokus pada penyelesaian masalah serta mengatasi kelemahan-kelemahan karyawan namun lebih fokus pada pengumpulan data awal semata.

Monitoring Pelaksanaan Program Training

Fase kedua dalam metode penilaian efektivitas training adalah monitoring atau pengawasan pelaksanaan program training. Di fase ini perusahaan akan melaksanakan pengawasan dan penelitian mengenai pelaksanaan training.

Di tahap yang satu ini perusahaan harus menilai keterlibatan karyawan dalam proses pelaksanaan training.

Dari pengamatan ini, HR bisa tahu apakah program training yang sedang dilaksanakan bisa dimengerti dengan baik oleh karyawan atau tidak, apakah karyawan mengikuti program training dengan antusias atau tidak, keaktifan karyawan selama proses training berlangsung, serta mengetahui kemampuan karyawan sebelum dan sesudah training apakah mengalami peningkatan atau tidak.

Monitoring Efektivitas Training

Dalam praktiknya, peserta training dalam hal ini adalah karyawan perusahaan biasanya memiliki tingkat kemampuan, intelejensi, serta tingkat motivasi yang berbeda satu sama lain.

Dalam sebuah pelaksanaan training, tidak semua karyawan akan langsung bisa mempraktikkan materi training yang baru saja didapat. Diprediksi akan ada rentan waktu tertentu antara perubahan yang diharapkan oleh perusahaan dengan waktu berakhirnya masa training.

Semakin pendek tenggang waktu antara keduanya, maka perubahan positif akan semakin cepat terjadi.

Pencatatan di Lembar Penilaian

Mencatat hasil kinerja karyawan setelah pelaksanaan training sangat penting untuk mengukur efektivitas pelatihan. Di fase ini akan bisa diketahui peningkatan hasil kinerja yang sudah dicapai oleh karyawan dari sebelum pelaksanaan training dan setelah pelaksanaan training.

Lembar penilaian ini nantinya akan dikomunikasikan secara terbuka melalui pertemuan khusus atau rapat terbuka dengan semua karyawan yang telah menjalani proses training. Dari rapat evaluasi ini akan diketahui masalah–masalah apa saja yang terjadi selama proses training, masalah praktek hasil training di lapangan, serta berbagai macam kesulitan yang dialami oleh karyawan selama mempraktekkan hasil training.

Dengan pencantuman nilai pada lembar penilaian, akan diketahui karyawan mana yang paling sempurna menerapkan hasil training dan karyawan mana yang kesulitan menerapkan hasil training. Diharapkan di masa mendatang karyawan akan lebih bersungguh–sungguh dalam mengikuti training untuk mendapatkan hasil penilaian yang lebih baik.

Keempat cara mengukur efektivitas pelatihan ini bisa menjadi sebuah metode yang sangat bagus untuk mensinergikan karyawan dan perusahaan dalam hal pengembangan kinerja serta pengembangan karier. Dengan menerapkan metode tersebut, karyawan tidak hanya bisa bergantung pada kebijaksanaan perusahaan untuk bisa naik jabatan sedangkan perusahaan perlu memfasilitasi karyawan dengan training yang sesuai untuk membantu pengembangan kemampuan kerja para karyawan.

Diharapkan perusahaan akan semakin jeli dalam menyediakan training yang sesuai serta karyawan mau secara aktif dan antusias menjalani training yang sudah disediakan oleh perusahaan.

Industrial Relation

Keberadaan pengusaha dan karyawan menjadi faktor yang krusial dalam dunia industri. Tanpa karyawan, pemilik usaha tidak bisa menjalankan bisnisnya dengan baik, begitu juga sebaliknya. Sehingga perlu diatur dalam Hubungan Industrial (Industrial Relation) dalam Basic HR Management.

Landasan utama hukum perburuhan dan ketenagakerjaan di Indonesia tidak lain adalah Undang Undang Dasar 1945. Lewat UUD 1945, setiap warga negara berhak memperoleh pekerjaan serta penghidupan yang layak.

Kemudian, untuk mengakomodir hak dan kewajiban antara pengusaha dan buruh/karyawan, pemerintah kemudian menerbitkan UU Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan. UU yang terdiri dari 193 pasal ini berfungsi untuk mengatur perusahaan dan karyawan atau pekerja yang berisi aturan main yang harus dipahami, termasuk mengenai hubungan industrial.

Selain diatur dalam UU Nomor 13 Tahun 2003, hubungan industrial juga diatur dalam Undang Undang Nomor 2 Tahun 2004 tentang Penyelesaian Perselisihan Hubungan Industrial. UU PPHI telah mengatur tentang apa saja keadaan dan bagaimana mekanisme pemutusan hubungan kerja (PHK).

Note : Baca artikel Serba-serbi Hukum Ketenagakerjaan dan Hubungan Industrial di Indonesia

Status Hubungan Kerja

Dalam Hukum Ketenagakerjaan, Kontrak Kerja atau Perjanjian Kerja adalah suatu perjanjian antara pekerja dan pengusaha secara lisan dan/atau tulisan, baik untuk waktu tertentu maupun untuk waktu tidak tertentu yang memuat syarat-syarat kerja, hak dan kewajiban pekerja dan perusahaan.

Dalam kontrak kerja, pekerja dapat mengetahui status kerja. Status hubungan kerja diatur dalam UU Ketenagakerjaan Pasal 56.

Note : Baca artikel Penting bagi HR, Ini Panduan Lengkap UU Ketenagakerjaan Indonesia

Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT)

Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT) atau karyawan kontrak diatur dalam Pasal 57 UU Ketenagakerjaan. PKWT adalah perjanjian kerja antara pekerja dengan pengusaha untuk mengadakan hubungan kerja dalam waktu tertentu atau untuk pekerja tertentu.

Dalam Pasal 59 ayat (1) Pekerja dianggap sebagai PKWT apabila kontrak kerja tidak lebih dari 3 (tiga) tahun dan tidak ada masa percobaan kerja (probation).

Perjanjian Kerja Waktu Tidak Tertentu (PKWTT)

Perjanjian Kerja Waktu Tidak Tertentu (PKWTT) diatur dalam Pasal 60 UU Ketenagakerjaan. PKWTT adalah perjanjian kerja antara pekerja/buruh dengan pengusaha untuk mengadakan hubungan kerja yang bersifat tetap atau biasa disebut karyawan tetap.

Pada PKWTT dapat mensyaratkan adanya masa percobaan kerja (probation) dengan waktu paling lama 3 (tiga) bulan, bila ada yang mengatur lebih dari 3 bulan, maka berdasarkan aturan hukum, sejak bulan keempat, pekerja dinyatakan sebagai pekerja tetap (PKWTT).

Note : Baca artikel Karyawan PKWT dan PKWTT Di-PHK, Apakah Berhak Dapat THR?

Outsourching

Outsourching atau alih daya diatur dalam UU Ketenagakerjaan Pasal 65 ayat (1). Penyerahan sebagian pelaksanaan pekerjaan kepada perusahaan lain dilaksanakan melalui perjanjian pemborongan pekerjaan yang dibuat secara tertulis.

Pekerja outsourching tidak boleh digunakan oleh pemberi kerja untuk melaksanakan kegiatan pokok atau kegiatan yang berhubungan langsung dengan proses produksi, kecuali untuk kegiatan jasa penunjang atau kegiatan yang tidak berhubungan langsung dengan proses produksi.

Note : Baca artikel Serba-serbi Hukum Ketenagakerjaan dan Hubungan Industrial di Indonesia

Absensi Karyawan Cloud, Solusi Ketidakpastian Jam Kerja

Ketentuan Jam Kerja, Lembur, Libur dan Cuti

Hal yang paling penting lainnya dalam hubungan industrial yang diatur dalam Hukum Ketenagakerjaan serta masuk ke dalam Basic HR Management adalah mengenai jam kerja, lembur, libur, hingga cuti. Berikut penjelasannya:

Note : Baca artikel Panduan Lengkap Cuti Karyawan dan Bagaimana HRIS Bisa Membantu Prosesnya

Jam Kerja

Pada Pasal 7 ayat (1) UU Ketenagakerjaan diatur mengenai waktu kerja karyawan atau pekerja, yaitu:

  • 7 (tujuh) jam 1 (satu) hari dan 40 (empat puluh) jam 1 (satu) minggu untuk 6 (enam) hari kerja dalam 1 (satu) minggu; atau
  •  8 (delapan) jam 1 (satu) hari dan 40 (empat puluh) jan 1 (satu) minggu untuk 5 (lima) hari kerja dalam 1 (satu) minggu.
    Lembur

Pada Pasal 78 UU Ketenagakerjaan diatur mengenai waktu kerja lembur, yaitu:

  • Ada persetujuan pekerja/buruh yang bersangkutan,
  • Waktu kerja lembur hanya dapat dilakukan paling banyak 3 (tiga) jam dalam 1 (satu) hari dan 14 (empat belas) jam dalam 1 (satu) minggu,
  • Pengusaha yang mempekerjakan pekerja/buruh melebihi waktu kerja sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) wajib membayar upah kerja lembur.

Perhitungan Upah Lembur

Perhitungan diatur dalam Kepmenakertrans No. 102/MEN/VI/2004. Perhitungan Upah Lembur didasarkan upah bulanan dengan cara menghitung upah sejam adalah 1/173 upah sebulan. Rumus perhitungan upah lembur adalah sebagai berikut:

Apabila lembur dilakukan pada hari kerja :

  • Upah kerja lembur pertama dibayar 1,5 kali upah sejam
  • Setiap jam kerja lembur berikutnya dibayar dua kali upah sejam

Apabila kerja lembur dilakukan pada libur akhir pekan atau hari libur resmi untuk waktu 6 hari kerja :

  • Upah kerja lembur untuk 7 jam pertama dibayar 2 kali upah sejam
  • Upah kerja lembur untuk jam kedelapan dibayar 3 kali upah sejam
  • Upah kerja lembur jam kesembilan dan kesepuluh dibayar 4 kali upah sejam

Apabila kerja lembur dilakukan pada libur resmi jatuh pada hari kerja terpendek misal Jumat :

  • Upah kerja lembur untuk 5 jam pertama dibayar 2 kali upah sejam
  • Upah kerja lembur untuk jam keenam dibayar 3 kali upah sejam
  • Upah kerja lembur jam ketujuh dan kedelapan dibayar 4 kali upah sejam.

Apabila kerja lembur dilakukan pada libur akhir pekan atau hari libur resmi untuk waktu 5 hari kerja :

  • Upah kerja lembur untuk 8 jam pertama dibayar 2 kali upah sejam
  • Upah kerja lembur untuk jam kesembilan dibayar 3 kali upah sejam
  • Upah kerja lembur jam kesepuluh dan kesebelas dibayar 4 kali upah sejam.

Note : Baca artikel Ini Cara Menghitung Upah Lembur Karyawan yang Masuk saat Lebaran

Cuti

Berdasarkan Undang Undang Ketenagakerja pada Pasal 79 ayat (2), pekerja yang telah bekerja minimal 1 (satu) tahun berturut-turut berhak untuk mendapatkan cuti sekurang-kurangnya 12 hari. Namun, perusahaan dapat menyesuaikan ketentuan cuti pekerja berdasarkan Perjanjian Kerja, Peraturan Perusahaan (PP), atau Perjanjian Kerja Bersama (PKB) yang telah disepakati antara perusahaan dan pekerja.

Note : Baca artikel Panduan Lengkap Cuti Karyawan dan Bagaimana HRIS Bisa Membantu Prosesnya

Libur

Dalam Hukum Ketenagakerjaan, libur tanggal merah merupakan hak yang wajib diberikan perusahaan pada pekerjanya. Mengabaikan hak karyawan, perusahaan dianggap melanggar regulasi yang ditetapkan pemerintah.

Dalam Pasal 85 Undang Undang Ketenagakerjaan menyebutkan, pekerja atau buruh tidak wajib bekerja pada hari-hari libur resmi.

Payslip Talenta

Pengupahan

Langkah selanutnya yang harus dilakukan HR dalam Basic HR Management adalah pengupahan. Dasar pengupahan di Indonesia diatur pada UU Ketenagakerjaan Pasal 88 ayat (1) yaitu setiap pekerja/buruh berhak memperoleh penghasilan yang memenuhi penghidupan yang layak bagi kemanusiaan. Adapun kebijakan pengupahan yang melindungi pekerja/buruh sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) adalah:

a. upah minimum;

b. upah kerja lembur;

c. upah tidak masuk kerja karena berhalangan;

d. upah tidak masuk kerja karena melakukan kegiatan lain di luar pekerjaannya;

e. upah karena menjalankan hak waktu istirahat kerjanya;

f. bentuk dan cara pembayaran upah;

g. denda dan potongan upah;

h. hal-hal yang dapat diperhitungkan dengan upah;

i. struktur dan skala pengupahan yang proporsional;

j. upah untuk pembayaran pesangon; dan

k. upah untuk perhitungan pajak penghasilan.

Pada pasal 88 ayat (4), pemerintah menetapkan upah minimum berdasarkan kebutuhan hidup layak (KHL), produktivitas, serta pertumbuhan ekonomi.

Pemerintah juga melarang pembayaran upah yang lebih rendah dari upah minimum sebagaimana diatur pada Pasal 89. Jika pengusaha tidak mampu membayar upah minimum, dapat dilakukan penangguhan. Aturannya disesuaikan dengan Keputusan Menteri Ketenagakerjaan.

Note : Cari tahu berapa gaji yang kamu terima dengan Kalkulator Pajak Penghasilan Online

Kewajiban Pembayaran Upah

Kewajiban pembayaran upah diatur dalam UU atau Hukum Ketenagakerjaan Pasal 93 ayat (2) dimana upah tetap harus dibayarkan pengusaha ke pekerja apabila:

a. pekerja/buruh sakit sehingga tidak dapat melakukan pekerjaan;

b. pekerja/buruh perempuan yang sakit pada hari pertama dan kedua masa haidnya sehingga tidak dapat melakukan pekerjaan;

c. pekerja/buruh tidak masuk bekerja karena pekerja/buruh menikah, menikahkan, mengkhitankan, membaptiskan anaknya, isteri melahirkan atau keguguran kandungan, suami atau isteri atau anak atau menantu atau orang tua atau mertua atau anggota keluarga dalam satu rumah meninggal dunia;

d. pekerja/buruh tidak dapat melakukan pekerjaannya karena sedang menjalankan kewajiban terhadap negara;

e. pekerja/buruh tidak dapat melakukan pekerjaannya karena menjalankan ibadah yang diperintahkan agamanya;

f. pekerja/buruh bersedia melakukan pekerjaan yang telah dijanjikan tetapi pengusaha tidak mempekerjakannya, baik karena kesalahan sendiri maupun halangan yang seharusnya dapat dihindari pengusaha;

g. pekerja/buruh melaksanakan hak istirahat;

h. pekerja/buruh melaksanakan tugas serikat pekerja/serikat buruh atas persetujuan pengusaha; dan

i. pekerja/buruh melaksanakan tugas pendidikan dari perusahaan.

Perjanjian Kerja, Peraturan Perusahaan atau Perjanjian Kerja Bersama, diatur untuk melaksanakan pembayaran upah sebagaimana disebutkan di atas.

Perhitungan Upah Pokok

Di dalam UU atau Hukum Ketenagakerjaan Pasal 94 terutama yang menyangkut komponen upah terdiri dari upah pokok dan tunjangan tetap. Maka besarnya upah pokok sedikit-dikitnya 75% dari jumlah upah pokok dan tunjangan tetap.

Note : Baca artikel Panduan Lengkap Penghitungan Gaji Karyawan Sesuai Regulasi Pemerintah

Dear HRD dan Manajer, Hal Ini Wajib Diketahui saat PHK Karyawan Perusahaan

Pemutusan Hubungan Kerja (PHK)

Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) masuk ke dalam Basic HR Management. PHK diatur dalam UU Ketenagakerjaan Pasal 150. Ketentuan mengenai PHK dalam undang-undang ini meliputi pemutusan hubungan kerja yang terjadi di badan usaha yang berbadan hukum atau tidak, milik orang perseorangan, milik persekutuan atau milik badan hukum, baik milik swasta maupun milik negara, maupun usaha-usaha sosial dan usaha-usaha lain yang mempunyai pengurus dan mempekerjakan orang lain dengan membayar upah dan imbalan dalam bentuk lain.

Note : Baca artikel Perusahaan Mau PHK Karyawan saat Krisis Corona, Perhatikan Dulu Hal Ini

Pada prinsipnya, pengusaha, pekerja/buruh, serikat pekerja/serikat buruh, dan pemerintah, dengan segala upaya harus mengusahakan agar jangan terjadi pemutusan hubungan kerja.

Note : Lebih jelas tentang regulasi PHK, Baca artikel Serba-serbi Hukum Ketenagakerjaan dan Hubungan Industrial di Indonesia

Pengelolaan Praktis Basic HR Management dengan HRIS

Human Resources Information System atau HRIS adalah sistem berupa satu kesatuan tersendiri atau dapat tergabung dalam suatu sistem yang lebih besar dalam enterprise resource planning. Namun, setidaknya di dalam HRIS, HR dapat mengelola Basic HR Management seperti, sistem penggajian, kompensasi & benefit, data pegawai, kinerja pegawai, informasi terkait payroll, hingga kebijakan dan prosedur perusahaan.

Biasanya, sebuah HRIS juga didukung oleh aplikasi atau software yang membuat proses HRIS menjadi otomatis dan juga digital sebagai panduan dari karyawan terhadap informasi yang ada di perusahaan. HRIS ini sangat dibutuhkan oleh semua jenis perusahaan karena akan lebih mudah untuk berbagi informasi yang menunjang performa dari perusahaan tersebut.

Note : Baca artikel Penjelasan Lengkap Soal HRIS yang Harus Dipahami HR

HRIS biasanya mencakup beberapa fungsi seperti database, rekrutmen, training, Human Resources Reporting, dan management.

Misalnya, dalam kasus penyimpanan data pegawai. File yang tersimpan secara manual relatif lebih mudah dilihat oleh oknum yang tidak berwenang. Sementara dalam HRIS online, terdapat sistem otorisasi yang memungkinkan data tersebut bersifat personal dan hanya dapat diakses oleh orang yang memiliki wewenang, sehingga risiko kebocoran data dapat diminimalisasi.

Selain itu, penyimpanan data pegawai dalam HRIS pun dilakukan secara terpusat, sehingga meminimalisasi hilangnya data, atau kesulitan pencarian data yang dibutuhkan.

Manfaat HRIS

Ada beberapa manfaat HRIS, yaitu :

Pekerjaan Berulang Dapat Diotomasi

Pekerjaan tim personalia yang berulang seperti perekapan absen, proses pendistribusian gaji, perhitungan pajak, perhitungan payroll, dll dapat dilakukan secara otomatis. Hal ini tentu akan membuat pekerjaan menjadi lebih cepat serta praktis.

Mempermudah Kontrol terhadap Kinerja Karyawan

Dalam HRIS ini, dapat dibuat suatu sistem penilaian kinerja. Sehingga HR dapat mengontrol kinerja karyawan serta membandingkan kinerja tersebut dengan target atau key performance indicator yang sebelumnya juga telah ditetapkan dalam HRIS.

Biaya Operasional Tim Personalia Menjadi Lebih Kecil

Dengan sistem HRIS yang baik, biaya operasional seperti penggunaan kertas atau aplikasi-aplikasi lainnya dan biaya lembur akan berkurang secara drastis.

Memudahkan Proses Penerimaan Karyawan Baru

Di dalam HRIS akan tampak, bagian mana yang membutuhkan karyawan baru, apa kriteria yang diperlukan dan lain-lain. Sehingga akan memudahkan manajer HR dalam proses pemilihan karyawan, sampai dengan penempatannya di organisasi perusahaan.

Membantu dalam Proses Pengambilan Keputusan

Sistem informasi terkait sumber daya manusia yang baik dapat memberikan informasi yang tepat sekaligus cepat, karena sifatnya yang terpusat dan otomatis. Sehingga HR dapat mengakses informasi yang diperlukan dalam pengambilan keputusan kapanpun dengan segera.

Mengurangi Human Error

Dengan menggunakan aplikasi HRIS, kesalahan perhitungan yang sering terjadi pada perhitungan manual dapat diminimalisasi.

Fleksibel dalam Akses Data

Aplikasi pendukung HRIS, biasanya adalah aplikasi yang terhubung secara online. Oleh karena itu, data dapat diakses dimanapun dan kapanpun. Anda sebagai pemilik perusahaan atau HR dapat melakukan control atau pemeriksaan dengan fleksibel dan leluasa.

Meningkatkan Kepuasan Karyawan

Pegawai dapat meningkat kepuasan kerjanya, karena melalui HRIS komunikasi antara pegawai dengan tim personalia dapat dilakukan dengan lebih mudah dan transparan. Selain itu minimnya kesalahan dalam perhitungan gaji dan pajak, tentu akan meningkatkan kepercayaan pegawai kepada perusahaan yang pada akhirnya akan meningkatkan motivasi pegawai dalam bekerja.

Fitur-fitur HRIS

Ketika Anda ingin memilih sistem HRIS, Anda harus memastikan bahwa software tersebut memiliki fitur yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan karyawan. Fitur apa saja yang biasanya dibutuhkan perusahaan dan harus ada di dalam software HRIS Anda.

aplikasi gaji online

Manajemen Penggajian (Payroll Management)

Masalah penggajian menjadi salah satu hal yang paling krusial bagi perusahaan. Karena itulah, software HRIS yang Anda pilih haruslah memiliki fitur payroll management yang membantu Anda melakukan proses payroll mulai dari perhitungan hingga pembayaran gaji karyawan.

Pastikan software tersebut memiliki fitur ini beserta komponen penggajian lainnya, mulai dari tunjangan, pembayaran pajak, lembur, dan sebagainya. Kenapa? Setiap karyawan memiliki jumlah upah, tunjangan, dan pembayaran pajak yang berbeda-beda. Sehingga, ini menjadi hal penting yang perlu Anda perhatikan.

Talenta memiliki sistem Payroll yang terintegrasi serta terhubung dengan update peraturan yang berlaku, termasuk Pajak Penghasilan Pasal 21 (PPh 21). Perusahaan Anda tinggal melakukan proses hitung cepat dengan aplikasi yang tersedia dengan hasil yang akurat dilengkapi dengan slip gaji yang diterima karyawan setiap bulan.

Note : Baca artikel Payroll Administration System, Solusi Praktis Kelola Gaji Karyawan

Manajemen Rekrutmen

Dengan fitur ini, HR dapat dengan mudah menyusun setiap tahapan dalam proses rekrutmen mulai dari verifikasi informasi, wawancara, evaluasi kemampuan, negosiasi, penerimaan, hingga melakukan proses onboarding dan offboarding. Sehingga, HR dapat memonitor proses rekrutmen menjadi lebih mudah hanya dalam satu aplikasi.

Manajemen Waktu

Sistem HRIS yang baik juga harus memiliki fitur yang mempermudah pengelolaan absensi karyawan dan dapat diintegrasikan dengan sistem kehadiran biometrik, sehingga Anda tidak perlu mencatat kehadiran setiap karyawan secara manual melalui kertas atau spreadsheet.

Mulai dari kehadiran, jam kerja, cuti karyawan, lembur, seluruhnya akan tercatat otomatis ke dalam sistem, sehingga gaji setiap karyawan akan terhitung secara otomatis dengan akurat. Dengan HRIS ESS (Employee Self Service), karyawan juga dapat mengajukan cuti dan melihat sisa cuti secara langsung melalui sistem tanpa perlu menanyakan langsung kepada HR atau Anda.

Talenta dilengkapi berbagai fitur yang bisa membantu pekerjaan HR untuk memantau absensi karyawan secara online, yaitu Live Attendance. Dengan fitur selfie Clock In dan Clock Out, HR dapat melihat lokasi absen mereka melalui dashboard yang terupdate secara real–time setiap kali karyawan masuk dan keluar.

Payslip Talenta

Manajemen Pajak

Seperti yang sudah sama-sama kita ketahui, gaji setiap karyawan memiliki perbedaan satu sama lain. Hal ini tentu akan membuat potongan pajak pun akan berbeda-beda.

Dengan fitur manajemen pajak dalam sistem HRIS inilah Anda tidak perlu bingung menghitung seluruh pajak karyawan Anda. Di mana, seluruh informasi keuangan dan PPh 21 mulai dari NPWP, data BPJS Kesehatan, BPJS Ketenagakerjaan, hingga informasi bank karyawan dapat dimonitor dan dikelola dengan mudah melalui sistem.

Note : Baca artikel Panduan Lengkap Penghitungan PPh 21 Karyawan dengan Contoh Soal

Manajemen Penilaian

Minimal setiap satu tahun sekali, perusahaan pasti akan melakukan proses evaluasi bagi karyawan. Untuk proses evaluasi yang baik, perusahaan bisa mamanfaatkan sistem HRIS untuk proses yang lebih praktis.

Di mana, manajer bisa membuat lembar evaluasi sendiri untuk diberikan ke setiap karyawan. Ada beberapa jenis evaluasi yang dapat dibuat dengan HRIS system mulai dari evaluasi diri, skala peringkat, penilaian 360 derajat, dan lain-lain. Setiap hasil penilaian dapat ditinjau dengan mudah dan kemudian diukur untuk mengetahui kemajuan yang dihasilkan karyawan.

Manajemen Keuangan

Dalam kegiatan perusahaan pasti ada kondisi ketika karyawan memerlukan biaya tambahan, misalnya ketika ingin bertemu dengan klien, menghadiri acara penting, mengadakan event perusahaan, ataupun untuk kebutuhan pribadinya seperti klaim kesehatan.

Dengan HRIS, berbagai biaya yang dikeluarkan dan pengembalian uang yang diajukan karyawan, semuanya dapat ditinjau melalui fitur ini. Kemudian, manajer HR atau Keuangan dapat membuat laporan terkait biaya yang dikeluarkan setiap karyawan setiap waktu. Hal ini akan membantu perusahaan dalam mengontrol biaya dan pengeluaran bisnis.

Laporan HR

Setiap bulannya, HR diharuskan untuk membuat laporan terkait tenaga kerja seperti gaji, pengeluaran, pajak, kehadiran, pencapaian dan lain-lain. Untuk membuatnya tentu dibutuhkan waktu yang cukup banyak, apalagi ketika karyawan dalam perusahaan tersebut sudah mencapai angka ratusan.

Namun, dengan adanya HRIS system dalam perusahaan, HR dapat membuat laporan ini dalam hitungan detik dan dapat dibuat dalam beberapa format seperti diagram garis, diagram lingkaran, tabel, dan diagram batang.


PUBLISHED24 Sep 2020
Wiji Nurhayat
Wiji Nurhayat