HRD vs Personalia: Definisi, Peran, Tanggung Jawab, dan Gaji

HRD dan personalia sering dianggap serupa, tetapi sebenarnya ada perbedaan yang cukup signifikan di antara keduanya. Apa saja ya perbedaan tersebut?

Melalui blog ini, kita akan membahas lebih dalam tentang HRD—tugas, fungsi, dan perannya—serta bagaimana HRD berbeda dengan personalia dalam pengelolaan sumber daya manusia.

Yuk, baca artikel ini sampai selesai supaya kamu lebih memahami peran masing-masing!

Apa itu HRD?

HRD atau Human Resource Development merupakan salah satu divisi yang bertanggung jawab untuk mengelola sumber daya manusia (SDM) di suatu perusahaan. Biasanya, divisi ini terdapat di perusahaan-perusahaan skala menengah dan besar.

HRD memiliki beberapa peran penting, seperti mengelola proses rekrutmen, pelatihan dan pengembangan, penggajian dan kompensasi, manajemen kinerja (performance management), PHK (pemutusan hubungan kerja), dan masih banyak lagi.

Dengan adanya HRD, perusahaan dapat mencapai tujuannya dengan efektif dan efisien.

Karir & Gaji Profesi HRD

Untuk berkarir di bidang HRD, umumnya dibutuhkan pendidikan S1 Psikologi, Manajemen, atau Administrasi Bisnis. Namun, jika latar belakang pendidikan Anda tidak relevan, Anda bisa mengikuti kelas online atau bootcamp HR.

Rata-rata gaji HR di Indonesia berkisar antara Rp4.630.000 hingga Rp7.000.000 per bulan untuk posisi staf, dan antara Rp13.500.000 hingga Rp16.500.000 per bulan untuk posisi manajer.

Perlu dicatat bahwa skala ini dapat berbeda berdasarkan UMP (upah minimum provinsi) dan UMK (upah minimum kota) serta kebijakan perusahaan masing-masing.

Baca juga: Kenapa Perusahaan Perlu Beralih ke Aplikasi Penggajian?

Bagaimana Struktur HRD di Perusahaan?

Di perusahaan kecil, struktur HRD biasanya sederhana dan terdiri dari tiga peran utama: HR Manager, HR Specialist, dan Koordinator Perekrutan. Namun, seiring dengan pertumbuhan perusahaan, struktur ini cenderung berkembang menjadi lebih kompleks.

Di perusahaan besar, misalnya, struktur HRD dapat mencakup berbagai posisi strategis dan operasional, seperti:

• VP HR atau Head of HR: Memimpin seluruh fungsi HR dan merumuskan strategi SDM.
• Recruitment Director: Bertanggung jawab atas kebijakan dan strategi rekrutmen perusahaan.
• Compensation and Benefit Manager: Mengelola kompensasi, tunjangan, dan kebijakan terkait kesejahteraan karyawan.
• HRIS Specialist: Mengelola sistem informasi SDM untuk efisiensi administrasi dan pengelolaan data karyawan.
• HR Staff: Menangani tugas administratif seperti pengelolaan absensi, payroll, dan data karyawan.
• Recruitment Staff: Mendukung proses rekrutmen, mulai dari penyaringan kandidat hingga onboarding.

Struktur yang lebih kompleks ini dirancang untuk memenuhi kebutuhan perusahaan besar yang memiliki lebih banyak karyawan dan proses manajemen SDM yang beragam.

Apa Peran dan Fungsi Utama HRD?

Peran dan fungsi HRD mencakup tanggung jawab strategis dan bagaimana mereka berkontribusi terhadap tujuan perusahaan. Berikut adalah fungsi utamanya:

Melakukan Perencanaan SDM (Manpower Planning)

Manpower planning adalah proses identifikasi, perencanaan, perkiraan, dan pemenuhan kebutuhan tenaga kerja dengan jumlah, waktu, lokasi, dan biaya yang tepat sesuai kebutuhan perusahaan. 

Proses ini memastikan ketersediaan tenaga kerja yang memadai agar operasional bisnis berjalan lancar. Selain itu, manpower planning membantu perusahaan menyesuaikan keterampilan karyawan dengan perkembangan teknologi dan kebutuhan industri, sehingga perusahaan dapat beradaptasi dengan perubahan dan mencapai tujuan bisnisnya

Meningkatkan Keterampilan dan Keahlian Karyawan

HRD tidak hanya berfokus pada pengelolaan, tetapi juga pada pengembangan karyawan—sesuai dengan namanya, yaitu human resources development. 

Ini mencakup tanggung jawab untuk mengembangkan potensi karyawan serta memastikan mereka memiliki keterampilan, pengetahuan, dan sikap (attitude) yang dibutuhkan. Selain itu, peran ini juga memastikan karyawan memahami dan menjalankan tugasnya dengan baik. Dengan demikian, setiap karyawan dapat berkontribusi secara maksimal untuk mendukung kemajuan perusahaan.

Selain keterampilan dan pengetahuan, HRD juga fokus pada pengembangan sikap dan kepribadian karyawan.

Dengan program pembinaan kepemimpinan, pengembangan soft skills, maupun pelatihan motivasi, karyawan diharapkan dapat membentuk individu yang memiliki sikap positif, komunikasi yang baik, dan kemampuan adaptasi yang baik.

Menilai dan Mengevaluasi Kinerja Karyawan

Performance management atau manajemen kinerja memiliki peran yang sangat penting dalam keberlangsungan dan kesuksesan sebuah organisasi. Perusahaan umumnya melaksanakan program ini sebanyak 1-2 kali per tahun sesuai kebutuhan.

Evaluasi karyawan sangat penting karena hasilnya tidak hanya menentukan perbaikan kinerja karyawan, tetapi juga bisa menjadi tolak ukur untuk kenaikan gaji serta bonus.

Organisasi HRD bertanggung jawab dalam merencanakan dan melaksanakan program perencanaan dan penilaian karyawan.Melalui proses penilaian kinerja, HRD menganalisis dan mengevaluasi kinerja karyawan, memberikan umpan balik yang konstruktif, dan merancang program pengembangan berkelanjutan untuk meningkatkan kinerja individual dan tim.

HRD melakukan penilaian atau performance review terhadap kinerja karyawan dengan menggunakan metode yang tepat, seperti penilaian kinerja berbasis kompetensi atau penilaian 360 derajat.

Dengan melakukan evaluasi yang objektif, mereka akan dapat mengidentifikasi kekuatan dan area pengembangan bagi setiap karyawan.

Dalam kesimpulannya, mereka ini memiliki peran strategis dalam pengembangan sumber daya manusia yang unggul.

Dengan mendukung pengembangan keterampilan, pengetahuan, sikap, dan potensi karyawan, HRD membantu membangun tim yang kuat, produktif, dan siap menghadapi tantangan masa depan.

Membina Hubungan Antar Karyawan

HRD juga bertugas untuk memfasilitasi hubungan antarkaryawan yang sehat dan produktif.

Dengan mengembangkan program kerjasama tim, kegiatan perusahaan, atau forum komunikasi internal, mereka akan membantu menciptakan lingkungan kerja yang kolaboratif dan mendukung.

Baca juga: Apa itu HRIS (Human Resource Information System)?

Mengenal Tugas dan Tanggung Jawab HRD

Tugas & tanggung jawab HRD mencakup pekerjaan operasional yang mendukung pelaksanaan peran dan fungsi tersebut. Berikut adalah beberapa diantaranya.

Merekrut Karyawan Baru 

HRD bertugas untuk melakukan persiapan dan seleksi tenaga kerja, mulai dari perencanaan tenaga kerja (manpower planning), rekrutmen, onboarding, hingga offboarding.

Rekrutmen merupakan salah satu fungsi penting HRD karena mereka perlu memastikan bahwa karyawan yang direkrut sesuai dengan kualifikasi yang dibutuhkan oleh perusahaan.

Umumnya, proses rekrutmen dimulai dengan seleksi CV kandidat, dilanjutkan dengan tes tertulis dan interview jika dibutuhkan, dan diakhiri dengan offering kandidat yang terpilih. 

Setelah itu, kandidat terpilih akan mengikuti proses onboarding untuk lebih mengenal budaya perusahaan dan memahami tugas yang akan mereka kerjakan.

Mengelola Kompensasi Karyawan

HRD berfungsi sebagai perpanjangan tangan perusahaan dalam memberikan kompensasi dan perlindungan kepada pegawai. 

Kompensasi, yang berupa imbalan atau upah atas kontribusi kerja pegawai, diberikan secara teratur oleh organisasi atau perusahaan. HRD harus memberikan kompensasi secara tepat dan menyesuaikannya dengan kondisi pasar tenaga kerja di lingkungan eksternal untuk mencegah masalah ketenagakerjaan dan menghindari kerugian perusahaan.

Ketika HRD ingin membuat program kompensasi, mereka perlu mengutamakan kesejahteraan karyawan serta mempertimbangkan berbagai hal, mulai dari gajj, asuransi, tunjangan, dan komponen lainnya.

Mengurus Segala Data Administrasi

HRD juga bertanggung jawab dalam pengelolaan berbagai data administrasi yang beragam. Data administrasi tersebut mencakup informasi penting seperti data karyawan, data absensi, payroll, kontrak kerja karyawan, dan dokumen terkait lainnya. 

Meskipun tugas ini biasanya menjadi tanggung jawab personalia, divisi personalia tetap berada di bawah lingkup HRD secara keseluruhan. Dengan demikian, HRD harus memastikan pengelolaan data tersebut dilakukan secara akurat dan efisien untuk mendukung operasional perusahaan.

Menyusun dan Memperbaharui Kebijakan: Menciptakan Kebijakan Kepegawaian yang Optimal

HRD juga memiliki peran strategis dalam menyusun dan memperbarui kebijakan kepegawaian perusahaan, loh. Kebijakan yang dibuat harus relevan dan efektif, dan dapat diterapkan dengan adil dan mendukung seluruh karyawan.

Kebijakan kepegawaian sangat penting karena berfungsi sebagai pedoman dalam mengatur hubungan antara perusahaan dan karyawan. Oleh karena itu, penting untuk merancang kebijakan sebaik mungkin. Kebijakan yang baik menciptakan kerangka kerja yang adil, konsisten, dan transparan. Selain itu, kebijakan tersebut memastikan hak dan kewajiban karyawan dihormati, memberikan perlindungan hukum, dan mengoptimalkan produktivitas.

Namun, menyusun kebijakan kepegawaian bukan tugas yang sederhana. Proses ini membutuhkan pemahaman mendalam tentang hukum ketenagakerjaan, tren industri, serta kebutuhan dan nilai perusahaan. Oleh karena itu, pemangku kepenting perlu dilibatkan dan HRD perlu memastikan hal ini, seperti manajemen eksekutif, tim hukum, dan perwakilan karyawan, untuk memastikan kebijakan yang dihasilkan sesuai dengan kepentingan semua pihak.

Dalam proses penyusunan, HRD harus mempertimbangkan lima faktor penting:

1. Kepatuhan Hukum: Kebijakan harus sesuai dengan peraturan perundang-undangan dan tidak melanggar hak-hak karyawan.
2. Keadilan dan Kesetaraan: Kebijakan harus adil untuk semua karyawan tanpa diskriminasi berdasarkan ras, agama, gender, usia, atau faktor lainnya.
3. Kesesuaian dengan Nilai Perusahaan: Kebijakan harus mendukung visi, misi, dan budaya perusahaan yang positif.
4. Keterbukaan dan Komunikasi: Kebijakan harus dikomunikasikan dengan jelas dan konsisten ke seluruh organisasi.
5. Relevansi dan Fleksibilitas: Kebijakan perlu diperbarui secara berkala agar tetap relevan dengan perkembangan industri dan kebutuhan perusahaan.

Dengan mempertimbangkan aspek-aspek ini, HRD dapat menciptakan kebijakan yang tidak hanya mendukung keberlangsungan perusahaan, tetapi juga meningkatkan kepuasan dan produktivitas karyawan.

Baca juga: Menumbuhkan & Menjaga Motivasi Kerja Karyawan

Kemampuan Penting yang Harus Dimiliki HRD

Untuk menjalankan peran sebagai HRD dengan baik, ada beberapa keterampilan penting yang wajib dikuasai.

Berikut ini adalah beberapa di antaranya:

Komunikasi yang Efektif

Sebagai HRD, kemampuan komunikasi sangat penting untuk dikuasai. HRD harus mampu berbicara dengan jelas, menulis secara terstruktur, dan mendengarkan secara aktif. 

Selain komunikasi verbal, komunikasi non-verbal seperti bahasa tubuh dan ekspresi wajah juga penting untuk membangun hubungan baik dengan karyawan dan pihak eksternal. Dengan kemampuan ini, HRD dapat menjelaskan kebijakan perusahaan, memfasilitasi diskusi, serta menjaga hubungan harmonis dengan semua pihak terkait.

Penguasaan Software HR

Di era digital ini, HRD harus mampu menguasai software HR. Beberapa tools yang umum digunakan antara lain adalah applicant tracking system (ATS), human resources information system (HRIS), dan sistem payroll. Patikan sistem yang digunakan lengkap dan integrasi seperti Mekari Talenta.

Software-software tersebut dapat membantu mengelola data karyawan secara efisien, mempercepat proses rekrutmen, administrasi, dan penggajian, sehingga memungkinkan HRD untuk fokus pada tugas strategis yang lebih berdampak dan meningkatkan produktivitas.

Manajemen Waktu yang Baik

HRD seringkali mengerjakan tugas-tugas yang beragam sekaligus menyelesaikannya secara teliti. Kemampuan mengatur waktu yang baik dapat membantu HRD memprioritaskan tugas, menyelesaikan pekerjaan penting tepat waktu, dan menjaga kualitas hasil kerja. Strategi seperti membuat daftar prioritas, memanfaatkan alat bantu manajemen waktu, dan menghindari penundaan dapat membantu HRD bekerja lebih efektif sekaligus mengurangi stres.

Kemampuan Memecahkan Masalah

Dalam menjalankan tugasnya, HRD sering menghadapi berbagai tantangan. Kemampuan memecahkan masalah dapat memungkinkan HRD untuk menganalisis situasi, mencari solusi yang tepat, dan mengambil keputusan yang mendukung tujuan perusahaan. 

Beberapa kemampuan yang dapat mendukung pemecahan masalah adalah kemampuan berpikir kritis dan kreatif. Dengan kemampuan ini, HRD dapat menemukan solusi inovatif yang nantinya akan memberikan dampak positif.

Empati dan Mendengar Aktif

Empati dan kemampuan menyimak membantu HRD memahami kebutuhan karyawan dengan lebih baik. 

Dengan mendengarkan secara aktif dan merespons dengan empati, HRD dapat menciptakan lingkungan kerja yang harmonis. Sikap ini juga membangun kepercayaan antara karyawan dan perusahaan, sehingga meningkatkan motivasi dan kolaborasi.

Perbedaan Singkat Mengenai HRD dan Personalia

HRD dan personalia adalah dua hal yang saling terkait dalam pengelolaan sumber daya manusia, tetapi memiliki fokus dan ruang lingkup yang berbeda.

Personalia lebih berfokus pada aspek administratif. Tugasnya meliputi pencatatan kehadiran, pengarsipan dokumen, penggajian, dan perhitungan tunjangan karyawan. Fungsi utamanya adalah menjaga hubungan industrial melalui pengelolaan data dan administrasi.

HRD memiliki ruang lingkup yang lebih luas dan strategis. HRD bertanggung jawab untuk employee services, pelatihan dan pengembangan karyawan, menjaga retensi karyawan, serta melakukan penilaian kinerja. Tujuan utamanya adalah mengembangkan potensi karyawan untuk mendukung tujuan perusahaan.

Singkatnya, personalia fokus pada administrasi, sementara HRD berperan dalam pengembangan SDM secara menyeluruh.

Penutup

Melalui artikel ini, diharapkan Anda mendapatkan pemahaman yang lebih mendalam tentang tugas, fungsi, dan peran HRD, serta bagaimana HRD dapat memberikan kontribusi signifikan dalam menciptakan lingkungan kerja yang produktif dan mendukung pertumbuhan perusahaan. 

Selain itu, dengan memahami perbedaan HRD dan Personalia, Anda dapat lebih mengapresiasi peran strategis masing-masing dalam mendukung keberhasilan perusahaan.