Memahami Outsourcing sebagai Pilihan Pengelolaan Tenaga Kerja

Banyak perusahaan menghadapi dilema antara mempertahankan seluruh proses bisnis secara internal atau melimpahkan sebagian fungsi ke pihak ketiga demi efisiensi dan fokus pada kompetensi inti.

Riset yang sama juga mencatat bahwa keahlian talenta dan fleksibilitas kini sejajar dengan efisiensi biaya sebagai alasan utama perusahaan memilih outsourcing, menandakan pergeseran fokus dari sekadar penghematan menjadi strategi memperoleh kapabilitas yang sulit dibangun secara internal.

Pergeseran ini menunjukkan bahwa outsourcing bukan lagi solusi jangka pendek untuk menekan biaya, melainkan bagian dari strategi jangka panjang untuk mengelola talenta secara lebih adaptif di tengah kebutuhan bisnis yang terus berubah.

Artikel ini akan membahas apa itu outsourcing, manfaatnya bagi perusahaan, jenis pekerjaan yang dapat dialihdayakan, serta dasar hukum yang mengaturnya. Pembahasan juga mencakup implementasi outsourcing dalam perusahaan. 

Apa itu Outsourcing?

Outsourcing adalah sistem penyerahan sebagian pelaksanaan pekerjaan kepada perusahaan lain melalui perjanjian tertulis. 

Dalam praktiknya, perusahaan menggunakan jasa perusahaan alih daya untuk menyediakan tenaga kerja yang dibutuhkan dalam menjalankan pekerjaan tertentu.

Dalam sistem outsourcing, terdapat tiga pihak yang terlibat, yaitu perusahaan pemberi pekerjaan, perusahaan alih daya sebagai penyedia tenaga kerja, dan karyawan outsourcing yang menjalankan pekerjaan. 

Hubungan kerja karyawan outsourcing berada dengan perusahaan alih daya, sedangkan pekerjaan dilakukan untuk perusahaan pemberi pekerjaan sesuai kesepakatan yang dibuat.

Apa Manfaat Outsourcing bagi Perusahaan?

Outsourcing dapat menjadi solusi bagi perusahaan untuk memenuhi kebutuhan tenaga kerja tertentu tanpa seluruh proses pengelolaannya harus dilakukan secara internal. 

Jika diterapkan sesuai kebutuhan perusahaan, outsourcing dapat memberikan manfaat bagi efisiensi operasional maupun pengelolaan SDM.

Beberapa manfaat outsourcing bagi perusahaan antara lain:

1. Meningkatkan Efisiensi Operasional

Penggunaan tenaga kerja outsourcing dapat membantu perusahaan memenuhi kebutuhan operasional tanpa perlu membangun seluruh fungsi pendukung secara internal. 

Dengan demikian, perusahaan dapat mengalokasikan sumber daya internal pada aktivitas yang lebih strategis.

2. Mengurangi Beban Administrasi HR

Sebagian proses administrasi terkait tenaga kerja outsourcing dapat dikelola oleh perusahaan alih daya sesuai dengan perjanjian yang disepakati. 

Hal ini dapat membantu HR mengurangi pekerjaan administratif dan lebih fokus pada pengelolaan SDM yang bersifat strategis.

3. Memenuhi Kebutuhan Tenaga Kerja secara Fleksibel

Outsourcing dapat membantu perusahaan menyesuaikan kebutuhan tenaga kerja dengan kondisi operasional. Perusahaan dapat menggunakan tenaga kerja untuk pekerjaan tertentu sesuai kebutuhan tanpa harus mengelola seluruh proses penyediaan tenaga kerja secara mandiri.

4. Memperoleh Keahlian dari Perusahaan Alih Daya

Perusahaan alih daya umumnya memiliki pengalaman dalam menyediakan dan mengelola tenaga kerja untuk pekerjaan tertentu. Perusahaan dapat memanfaatkan keahlian tersebut untuk mendukung pelaksanaan pekerjaan yang dialihdayakan.

5. Memungkinkan HR Lebih Fokus pada Fungsi Strategis

Dengan mengalihdayakan pekerjaan tertentu, HR dapat mengurangi waktu yang digunakan untuk menangani kebutuhan tenaga kerja operasional. 

Waktu dan sumber daya HR kemudian dapat lebih diarahkan pada aktivitas strategis seperti pengembangan karyawan, perencanaan tenaga kerja, dan peningkatan employee experience.

Apa Saja Jenis Pekerjaan yang Dapat Dialihdayakan?

Tidak semua pekerjaan dalam perusahaan dapat dialihdayakan secara sembarangan. Perusahaan perlu menyesuaikan pekerjaan yang dialihdayakan dengan kebutuhan operasional serta ketentuan yang berlaku.

Beberapa jenis pekerjaan yang dapat dialihdayakan meliputi:

1. Pekerjaan Kebersihan (Cleaning Service)

Perusahaan dapat menggunakan tenaga kerja outsourcing untuk menangani kebutuhan kebersihan dan pemeliharaan area kerja. Pekerjaan ini umumnya mencakup pembersihan ruang kantor, fasilitas umum, hingga area operasional perusahaan.

2. Penyediaan Makanan (Catering)

Pekerjaan penyediaan makanan bagi karyawan juga dapat dialihdayakan kepada perusahaan penyedia jasa. Vendor dapat menangani proses penyediaan dan pengelolaan layanan makanan sesuai kebutuhan perusahaan.

3. Jasa Pengamanan (Security)

Perusahaan dapat menggunakan tenaga kerja outsourcing untuk menjalankan fungsi pengamanan di lingkungan kerja. Tugasnya dapat mencakup penjagaan area, pengawasan akses keluar-masuk, serta pemantauan keamanan fasilitas perusahaan.

Baca juga: 5 Perbedaan Karyawan Outsourcing dan Karyawan Kontrak serta Panduan Undang-Undangnya

4. Transportasi Pekerja

Kebutuhan transportasi bagi pekerja dapat diserahkan kepada perusahaan penyedia jasa. Pengelolaannya dapat mencakup penyediaan kendaraan, pengemudi, serta operasional transportasi sesuai kebutuhan perusahaan.

5. Pekerjaan Penunjang Operasional

Pekerjaan penunjang operasional tertentu dapat dialihdayakan untuk membantu perusahaan menjalankan aktivitas operasional sehari-hari. Jenis pekerjaan ini perlu disesuaikan dengan kategori yang diperbolehkan berdasarkan ketentuan yang berlaku.

6. Pekerjaan Penunjang di Bidang Pertambangan

Pada sektor pertambangan, pekerjaan penunjang tertentu juga dapat menggunakan tenaga kerja outsourcing sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Perusahaan perlu memastikan pekerjaan yang dialihdayakan termasuk dalam ruang lingkup yang diperbolehkan.

Apa Dasar Hukum Outsourcing di Indonesia?

Outsourcing di Indonesia diatur dalam Peraturan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi Nomor 19 Tahun 2012 tentang Syarat-Syarat Penyerahan Sebagian Pelaksanaan Pekerjaan Kepada Perusahaan Lain. Beberapa poin penting dalam peraturan ini meliputi:

1. Adanya perjanjian tertulis antara perusahaan pemberi pekerjaan, perusahaan penyedia, dan karyawan outsourcing.
2. Perlindungan hak-hak karyawan outsourcing, termasuk upah, jam kerja, dan jaminan sosial.
3. Larangan untuk pekerjaan yang berkaitan langsung dengan proses produksi utama.

Baca Juga: Mengenal Undang-Undang Tenaga Kerja Outsourcing atau Alih Daya

Implementasi Outsourcing dalam Perusahaan

Setelah memahami aturan yang berlaku dan memutuskan untuk menggunakan jasa outsourcing, berikut adalah langkah-langkah implementasi yang tepat:

Perencanaan Kebutuhan Karyawan Outsourcing

Sebelum mempekerjakan karyawan outsourcing, HR perlu merencanakan kebutuhan tenaga kerja (manpower planning) secara matang. 

Perencanaan ini membantu perusahaan menentukan pekerjaan, jumlah tenaga kerja, dan kualifikasi yang sesuai dengan kebutuhan operasional. 

Berikut adalah langkah-langkah yang harus dilakukan:

1. Buat Daftar Kebutuhan Perusahaan

Langkah pertama adalah mendata kebutuhan perusahaan secara detail. 

Tentukan posisi apa saja yang membutuhkan karyawan outsourcing, berapa jumlah karyawan yang dibutuhkan untuk setiap posisi, dan divisi atau bagian mana yang memerlukan dukungan karyawan outsourcing.

Dengan mendata kebutuhan secara menyeluruh, HR dapat memastikan bahwa semua divisi mendapatkan dukungan yang tepat tanpa kekurangan atau kelebihan tenaga kerja.

Baca juga: Contoh Manpower Planning dan Cara Membuatnya untuk Perusahaan 

2.  Lakukan Research untuk Memilih Perusahaan Penyedia

Setelah mengetahui kebutuhan perusahaan, langkah selanjutnya adalah memilih perusahaan penyedia yang tepat. 

HR perlu mempertimbangkan reputasi, pengalaman, kompetensi tenaga kerja, serta kemampuan penyedia dalam memenuhi kebutuhan perusahaan. 

Pastikan perusahaan alih daya memiliki rekam jejak yang baik dan memenuhi ketentuan yang berlaku. Selain itu, periksa kemampuan penyedia dalam menyediakan jumlah dan jenis tenaga kerja sesuai kebutuhan perusahaan. 

Tips: Lakukan riset mendalam, baca review, dan mintalah rekomendasi dari perusahaan lain yang sudah menggunakan jasa outsourcing.

3. Buat Perjanjian dengan Perusahaan Penyedia

Setelah menemukan perusahaan penyedia yang sesuai, langkah berikutnya adalah melakukan koordinasi dan membuat perjanjian.

Beberapa hal yang perlu dicantumkan dalam perjanjian antara lain:

• Jenis dan rincian pekerjaan: Jelaskan pekerjaan yang akan dialihdayakan beserta tugas dan tanggung jawab tenaga kerja.
• Jumlah dan kualifikasi tenaga kerja: Tentukan jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan serta kriteria atau kompetensi yang harus dipenuhi.
• Hak dan kewajiban para pihak: Atur tanggung jawab perusahaan pengguna dan perusahaan alih daya selama kerja sama.
• Biaya dan mekanisme pembayaran: Tentukan biaya jasa outsourcing dan mekanisme pembayarannya.
• Jangka waktu kerja sama: Tentukan periode berlakunya perjanjian serta ketentuan jika kerja sama diperpanjang atau diakhiri.
• Mekanisme evaluasi: Tentukan cara perusahaan menilai pelaksanaan layanan dan kinerja penyedia jasa.

4. Pastikan Perjanjian Kerja Karyawan Disiapkan Vendor

Setelah perjanjian kerja sama dengan perusahaan alih daya disepakati, HR perlu memastikan perusahaan alih daya menyiapkan perjanjian kerja bagi setiap karyawan yang ditempatkan. Perjanjian tersebut perlu memuat ketentuan mengenai pekerjaan, jangka waktu kerja jika menggunakan PKWT, upah, waktu kerja, serta hak dan kewajiban karyawan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

HR perusahaan pengguna tidak perlu membuat perjanjian kerja tersebut, tetapi perlu memastikan vendor memenuhi kewajibannya sebagai perusahaan alih daya.

 Pastikan pula hak karyawan seperti upah dan jaminan sosial tetap terpenuhi sesuai peraturan dan kesepakatan yang berlaku.

Baca Juga: Panduan Mempekerjakan Karyawan Outsourcing: Prosedur, & Best Practice

Pelaksanaan Masa Kerja Karyawan Outsourcing

Setelah perusahaan merencanakan kebutuhan karyawan outsourcing dengan matang, selanjutnya adalah tahap mempekerjakan karyawan outsourcing.

Pada tahap ini, HR perlu memastikan proses onboarding, pengelolaan pekerjaan, dan pemenuhan hak pekerja berjalan dengan baik. 

1. Tanda Tangan Kontrak dan Orientasi Karyawan Outsourcing

Sebelum mulai bekerja, pastikan perusahaan alih daya telah memenuhi kewajibannya terkait perjanjian kerja dengan karyawan. 

Sementara itu, perusahaan pengguna dapat memberikan onboarding dan orientasi mengenai lingkungan kerja, aturan perusahaan, prosedur keselamatan, serta tugas dan tanggung jawab selama bekerja.

Orientasi membantu karyawan outsourcing memahami lingkungan dan standar kerja di perusahaan sehingga mereka dapat menjalankan pekerjaan sesuai dengan kebutuhan operasional. 

Proses ini juga dapat membantu membangun koordinasi yang lebih baik antara karyawan outsourcing, perusahaan pengguna, dan perusahaan alih daya.

2. Pastikan Pelaksanaan sesuai Aturan Pemerintah

Pelaksanaan penggunaan karyawan outsourcing dalam perusahaan harus sesuai dengan ketentuan ketenagakerjaan yang berlaku. HR perusahaan pengguna perlu memastikan perusahaan alih daya memenuhi kewajibannya dan hak pekerja outsourcing tetap terlindungi selama masa kerja. .

Misalnya pemenuhan hak atas cuti jika sudah memenuhi syarat masa kerja, yaitu 1 tahun; hak atas jaminan sosial; hak atas tunjangan hari raya; hak istirahat minimal 1 hari dalam 1 minggu; hak menerima ganti rugi jika terjadi PHK bukan karena kesalahan mereka; hak atas penyesuaian upah; dan hak lain yang diatur dalam perjanjian kerja. 

HR juga perlu memastikan perusahaan alih daya memenuhi ketentuan tersebut selama masa kerja karyawan outsourcing. 

Jika terdapat pelanggaran terhadap hak karyawan, perusahaan dapat berkoordinasi dengan perusahaan alih daya untuk menyelesaikan permasalahan tersebut sesuai dengan ketentuan yang berlaku. 

3. Kelola Shift, Administrasi, dan Gaji

Hal terpenting dalam pelaksanaan mempekerjakan karyawan jenis ini adalah pengelolaannya. 

Mulai dari pembagian shift kerja mereka, membuat contoh laporan absensi kehadiran, gaji dan tunjangan, serta kebutuhan administrasi lainnya seperti cuti dan/atau izin sakit.

Semua itu harus dikelola sama baiknya ketika Anda mengelola administrasi karyawan tetap. Akan sangat bijak dan menguntungkan jika tim HR menggunakan aplikasi HR untuk membantu menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan tersebut.

Evaluasi Kinerja Karyawan Outsourcing

Selama masa kerja karyawan outsourcing berjalan, perusahaan perlu melakukan evaluasi secara berkala untuk memastikan pekerjaan berjalan sesuai dengan kebutuhan dan standar yang telah ditetapkan. 

Beberapa hal yang perlu di evaluasi adalah kinerja karyawan apakah produktif atau tidak, apakah pemberian hak-hak mereka mendatangkan kepuasan, apakah pengelolaan data-data karyawan sudah baik, dan sebagainya.

Jika perusahaan menggunakan aplikasi HR seperti Mekari Talenta, proses evaluasi dan perhitungan payroll akan menjadi lebih mudah. Hal ini karena Mekari Talenta dapat menyajikan data dan laporan berupa grafik yang mudah dibaca.

Baca juga: 4 Kemampuan Aplikasi HRD Sebagai Evaluasi Kinerja Karyawan

Kelola Penggajian Tenaga Kerja Outsourcing dengan Payroll Service Mekari Talenta

Outsourcing dapat membantu perusahaan memenuhi kebutuhan tenaga kerja tanpa harus menangani seluruh proses operasional secara internal. 

Namun, pengelolaan tenaga kerja outsourcing tetap membutuhkan proses administrasi yang terstruktur, termasuk dalam memastikan penggajian dilakukan secara tepat dan sesuai ketentuan yang berlaku.

Untuk membantu perusahaan mengelola kebutuhan tersebut, Mekari Talenta menyediakan layanan pengelolaan payroll yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. 

Dengan dukungan layanan payroll, perusahaan dapat mengurangi beban administratif yang berkaitan dengan proses penggajian tenaga kerja.

Payroll Service Mekari Talenta juga membantu perusahaan mengelola proses penggajian secara lebih terstruktur, mulai dari perhitungan hingga pembayaran gaji. Hal ini dapat menjadi solusi bagi perusahaan yang ingin mengoptimalkan pengelolaan payroll tanpa menambah beban operasional tim HR.

Dengan menyerahkan proses payroll kepada pihak yang berpengalaman, HR dapat lebih fokus pada kebutuhan strategis perusahaan dan pengelolaan tenaga kerja. Perusahaan pun dapat menjalankan proses penggajian secara lebih efisien dan terorganisir.

Tertarik menyederhanakan pengelolaan payroll perusahaan? Hubungi Mekari Talenta untuk mengetahui bagaimana Payroll Service dapat membantu memenuhi kebutuhan penggajian tenaga kerja perusahaan Anda.