Insight Talenta 6 min read

Onboarding Karyawan, Hal Ini yang Harus Dipahami

By Ervina LutfiPublished 20 Feb, 2023 Diperbarui 04 Mei 2023

Apa itu definisi atau arti dari onboarding? Cara melakukan proses onboarding karyawan yang baik adalah seperti apa? Berikut penjelasannya di blog Mekari Talenta.

Sumber Daya Manusia atau SDM adalah merupakan salah satu pilar penting dalam berdirinya suatu bisnis atau perusahaan, oleh karena itu pengelolaan SDM di perusahaan juga harus menjadi hal penting yang harus diperhatikan.

Dimulai dari pencarian talenta terbaik dari kandidat yang ada untuk kemudian ditempatkan pada posisi yang dibutuhkan, proses onboarding hingga proses pengembangan karyawan menjadi SDM yang berkualitas artinya dapat memberikan feedback yang diharapkan oleh perusahaan.

Pada perusahaan sendiri, hal-hal yang terkait dengan pengelolaan karyawan akan ditangani oleh satu departemen khusus yaitu Human Resource atau tim HR.

Salah tugas penting dari HR adalah merekrut karyawan yang biasanya ditugaskan kepada tim rekrutmen.

Tugas utama tim rekrutmen, seperti namanya adalah melakukan rekrutmen untuk mencari kandidat terbaik untuk ditempatkan pada suatu posisi yang dibutuhkan perusahaan dengan melalui proses screening profile, interview dan kalibrasi dengan user untuk menyamakan pendapat tentang seorang kandidat.

Jika tim rekrutmen telah berhasil menjalankan fungsinya dengan baik, yaitu menemukan talent dengan kualitas dan memenuhi kualifikasi yang dibutuhkan.

Maka tugas tim HR lainnya adalah melakukan proses onboarding karyawan tersebut.

Lalu apa arti, juga yang dimaksud dengan onboarding karyawan artinya apa, bagaimana prosesnya  dan apa fungsi dari proses tersebut?

Apa itu Arti Onboarding Karyawan?

Arti Onboarding adalah? Apa itu Onboarding Karyawan Artinya? Sebagai Berikut Penjelasannya!

Pada saat kandidat sudah dinyatakan lulus proses rekrutmen dan masuk menjadi bagian dari sebuah perusahaan.

Tentu perusahaan harus menyiapkan berbagai hal untuk menyambut karyawan tersebut agar nantinya ia dapat bekerja secara efektif sesuai dengan job description-nya di perusahaan tersebut.

Untuk memastikan karyawan yang baru masuk tersebut sudah menerima penyambutan dan penerimaan yang terstandarisasi.

Karena itu tim SDM perlu melakukan proses onboarding karyawan yang sudah tersistematis dengan baik.

Arti dari Onboarding karyawan pada dasarnya merupakan proses transisi atau penyesuaian karyawan baru terhadap hal-hal yang menyangkut perusahaan.

Biasanya proses transisi ini juga masuk dalam masa training kerja karyawan dan menentukan apakah karyawan mampu beradaptasi dengan baik.

Hal-hal tersebut dapat merupakan budaya kerja, sistem yang digunakan pada perusahaan, jenis pekerjaan, pengenalan kepada karyawan dan berbagai hal lainnya sehingga karyawan baru tersebut dapat memahami perusahaan tempatnya bekerja dengan lebih baik.

Lakukan absensi dengan mudah di mana pun pakai Live Attendance dari Mekari Talenta.

Fungsi dari Proses Onboarding Karyawan

Anda mungkin berpikir apakah proses onboarding karyawan benar-benar dibutuhkan.

Jika nantinya karyawan baru tersebut perlahan akan mempelajari hal-hal yang harus diketahui seiring dengan berjalannya waktu.

Hal ini dapat menjadi pemikiran yang salah, karena fungsi proses onboarding sendiri adalah pengenalan karyawan kepada perusahaan dan orang-orang di dalamnya.

Fungsi ini menjadikan proses onboarding penting untuk meningkatkan dan menjaga antusiasme new employee terhadap pekerjaannya di perusahaan tersebut dan membantu membentuk hubungan kerja yang baik antar karyawan.

Bila proses onboarding tidak dilaksanakan dengan baik dalam artian pelaksanaannya tidak terstruktur.

Maka akan ada kemungkinan karyawan baru yang sebelumnya sangat antusias untuk bisa berkontribusi pada sebuah perusahaan malah kehilangan motivasi karena merasa tidak diterima dan akhirnya meningkatkan jumlah turnover pada perusahaan tersebut.

Sedangkan, tingginya tingkat turnover karyawan akan memberikan dampak negatif kepada perusahaan seperti meningkatnya anggaran keuangan dan menghabiskan banyak waktu untuk mencari karyawan baru sebagai pengganti karyawan yang resign.

Baca juga: Ketahui 5 Manfaat Onboarding bagi Karyawan dan Perusahaan

Manfaat Melakukan Proses Onboarding Karyawan

Onboarding karyawan artinya adalah proses yang penting untuk memperkenalkan dan mempersiapkan karyawan baru dalam organisasi.

Berikut ini adalah beberapa manfaat yang bisa didapat dari proses onboarding karyawan.

Meningkatkan Produktivitas

Dengan memberikan pelatihan dan pengenalan awal terhadap organisasi dan tugas yang akan dijalankan, karyawan baru dapat dengan cepat mengerti dan mulai bekerja secara efektif.

Hal ini dapat meningkatkan produktivitas karyawan karena ia dapat beradaptasi dengan perusahaan lebih cepat.

Mengurangi Turnover

Onboarding yang efektif dapat membantu karyawan baru merasa diterima dan terhubung dengan organisasi.

Dengan demikian, mereka cenderung lebih puas dengan pekerjaan mereka dan lebih mungkin untuk tetap tinggal di perusahaan dalam jangka panjang.

Meningkatkan Retensi Karyawan

Dengan mengenalkan budaya dan nilai-nilai organisasi, karyawan baru dapat lebih mudah beradaptasi dengan lingkungan kerja mereka.

Hal ini dapat membantu meningkatkan retensi karyawan, karena mereka merasa lebih terhubung dengan organisasi dan tujuan yang diusung.

Meningkatkan Branding Perusahaan

Onboarding yang efektif dapat membantu membangun citra perusahaan yang positif dan mempromosikan nilai-nilai organisasi, sehingga mempengaruhi persepsi karyawan dan calon karyawan tentang perusahaan.

Meningkatkan Keamanan

Di beberapa industri seperti manufaktur atau layanan kesehatan di mana karyawan harus ekstra hati-hati, onboarding karyawan dapat membantu mengurangi risiko kecelakaan dan cedera.

Pada proses tersebut, karyawan baru diberi pelatihan dan pengenalan terhadap prosedur keselamatan dan kesehatan kerja.

Bagaimana Proses Onboarding Karyawan yang Baik?

Proses onboarding karyawan pada setiap perusahaan bisa sangat berbeda-beda.

Lalu bagaimana cara Anda mengetahui bahwa proses onboarding yang sudah diterapkan di perusahan Anda merupakan proses onboarding yang baik?

Beberapa hal inilah yang harus dilakukank dalam proses onboarding karyawan yang baik:

Company Tour

Salah satu tahapan awal dalam proses onboarding karyawan pada sebuah perusahaan adalah mengajak karyawan tersebut untuk berkeliling dan memperkenalkan divisi-divisi yang ada pada perusahaan tersebut.

Hal ini dilakukan agar karyawan baru tersebut dapat mengenal lebih baik mengenai perusahaan dan mengenal divisi-divisi mana saja yang akan terlibat langsung dengan pekerjaannya nantinya.

Selain memperkenalkan divisi-divisi yang ada pada perusahaan, company tour juga berfungsi untuk memperkenalkan karyawan baru kepada karyawan lama.

Hal ini berfungsi untuk membantu karyawan baru tersebut merasa diterima pada lingkungan perusahan yang akan meningkatkan rasa nyaman dan aman pada hubungan pekerjaan.

Proses onboarding karyawan yang Interaktif

Hal lainnya yang harus dilakukan adalah menciptakan komunikasi yang interaktif antara karyawan baru dan karyawan lama diperusahaan pada saat proses onboarding berlangsung.

Hal ini bisa Anda lakukan dengan cara membuat program seperti workshop yang menjelaskan mengenai hal-hal apa saja yang ada di perusahaan tersebut.

Karyawan baru memiliki wadah untuk mengajukan pertanyaan kepada karyawan lama terkait dengan perusahaan pada saat workshop tersebut.

Atau hal lainnya adalah memperkenalkan karyawan baru pada saat acara rutin yang biasa diadakan oleh perusahaan.

Sehingga karyawan lama dapat mengajukan pertanyaan langsung kepada new employee dan juga bisa menjadi proses ice breaking sehingga melatih karyawan baru tersebut untuk terbiasa melakukan pembicaraan dengan karyawan lama.

Memberikan Penjelasan Singkat Mengenai Perusahaan

Pada saat proses onboarding karyawan, hal penting yang harus dilakukan adalah memberikan informasi dan penjelasan singkat mengenai perusahaan.

Termasuk informasi mengenai bagaimana prosedur absen di attendance management, ataupun prosedur penting lainnya.

Hal ini bertujuan untuk meningkatkan rasa loyalitas kepada karyawan baru.

Dengan mengetahui informasi tentang perusahaannya maka karyawan baru tersebut akan merasa diikut sertakan dalam lingkungan pekerjaan.

Memberikan Beban Kerja Yang Ringan

Seperti hal baru lainnya, karyawan baru juga sedang dalam proses transisi dan masih perlu banyak belajar serta bimbingan.

Oleh karena itu, penting untuk memberikan beban kerja yang tidak terlalu berat kepada karyawan baru.

Hal ini bertujuan untuk membuat karyawan baru tersebut mengenal terlebih dahulu pekerjaan yang akan dia kerjakan nantinya sehingga bisa terbiasa dengan pekerjaannya.

Hal ini juga dilakukan untuk meminimalisir kesalahan yang mungkin terjadi akibat dari human error.

Karena seperti yang sama-sama kita ketahui bahwa karyawan baru masih memerlukan bimbingan untuk bisa mengerjakan pekerjaannya dengan benar sesuai dengan kebutuhan perusahan.

Ikut Sertakan Dalam Diskusi Dalam Proses Onboarding Karyawan

Semakin banyaknya diskusi yang dilakukan oleh karyawan baru, maka semakin cepat pemebelajaran yang bisa diserap oleh karyawan baru tersebut.

Oleh karena itu, penting untuk mengikutsertakan karyawan baru pada diskusi-diskusi yang dilakukan oleh karyawan lama.

Diskusi ini juga dapat meningkatkan ikatan antar karyawan sehingga karyawan baru tidak lagi merasa enggan untuk bisa menanyakan atau bahkan memberikan ide-ide baru untuk perusahaan.

Baca juga: Pengisian Data Secara Otomatis dengan Fitur Employee Self Service

Software HR untuk Membantu Proses Onboarding Anda

Salah satu hal penting yang harus diperhatikan pada proses onboarding karyawan adalah kelengkapan data dan perlengkapan perusahaan untuk mendukung karyawan dalam pekerjaannya seperti laptop, ID card, dan lain-lain.

Penggunaan aplikasi HRD berbasis web dan mobile tentu akan membantu hal ini,

Karena masing-masing perusahaan memiliki peraturan untuk proses onboarding yang berbeda maka software HRD yang digunakan juga harus memiliki kemampuan fleksibilitas yang sangat tinggi untuk dapat memenuhi kebutuhan perusahaan.

Seperti software payroll milik Mekari Talenta yang memungkinkan Anda untuk melakukan proses onboarding karyawan yang sesuai dengan peraturan perusahaan Anda.

Mekari Talenta juga dapat membantu Anda mengelola tugas apa saja yang harus dilakukan oleh karyawan baru dalam proses onboarding tersebut.

Yaitu melalui fitur HRIS maupun aplikasi cuti Talenta list of task dari fitur onboarding karyawan.

Karena Mekari Talenta dapat membantu Anda mengelola data secara terpusat, sehingga memudahkan Anda untuk membuat akun asuransi, mempersiapkan ID card, ataupun kebutuhan-kebutuhan lain yang membutuhkan data karyawan secara lengkap dengan lebih cepat.

Saya Mau Bertanya ke Tim Sales Mekari Talenta Sekarang

Beberapa hal mengenai arti hingga proses onboarding karyawan yang telah dijelaskan diatas, semoga dapat menjadi bahan pertimbangan Anda yang mungkin belum menerapkan proses onboarding karyawan yang sesuai.

Maupun bagi Anda yang sedang mempertimbangkan dalam menggunakan software HR untuk memudahkan pekerjaan Anda.

Tertarik untuk mencoba Talenta? Konsultasikan masalah HR Anda kepada tim sales kami sekarang juga.

Image
Ervina Lutfi
Kontributor yang rutin memproduksi tulisan seputar HR dan bisnis, dengan pembahasan teliti, terstruktur, dan mudah dipahami.