15 Contoh Surat Cuti Kerja Karyawan untuk Berbagai Alasan

Cuti kerja adalah hak karyawan yang diatur oleh kebijakan perusahaan dan ketentuan yang berlaku, sebagaimana yang telah diatur dalam UU Nomor 13 tahun 2013 tentang Ketenagakerjaan.

Namun, dalam praktiknya, masih banyak pengajuan cuti yang dibuat seadanya, entah itu informasinya kurang lengkap, formatnya beda-beda, atau alasannya tidak jelas, sehingga menyulitkan proses approval dan pencatatan HR.

Karena itu, HR perlu SOP yang rapi, termasuk standarisasi template surat cuti yang bisa digunakan seluruh karyawan.

Artikel ini menyajikan contoh surat cuti kerja untuk berbagai kebutuhan, sehingga dapat dijadikan referensi sekaligus dasar format resmi perusahaan Anda.

Jenis Hak Cuti Kerja Karyawan

Hak cuti karyawan terdiri dari beberapa jenis yang biasanya dibedakan berdasarkan tujuan dan ketentuannya, mulai dari cuti tahunan, cuti sakit, hingga cuti khusus seperti menikah atau melahirkan.

Memahami kategori cuti ini penting agar karyawan mengajukan cuti sesuai kebutuhan, sementara HR dapat memprosesnya lebih cepat dan konsisten.

Pada bagian ini, kita akan membahas aturan hak cuti karyawan menurut undang-undang serta praktik yang umum diterapkan di perusahaan sebagai dasar sebelum masuk ke contoh surat cuti.

1. Cuti Tahunan

Cuti tahunan atau annual leave merupakan hak bagi setiap karyawan yang bekerja di suatu perusahaan.

Biasanya, setiap karyawan mendapatkan jatah cuti tahunan sebanyak 12 hari per tahun jika karyawan tersebut sudah bekerja selama minimal satu tahun.

Jumlahnya bisa lebih banyak tergantung dari posisi dan kedudukan seorang karyawan dalam perusahaan.

Biasanya, contoh alasan cuti tahunan ini ada bermacam macam. Ada yang mau liburan atau memang ingin istirahat.

Baca juga: Bolehkan Perusahaan Menetapkan Cuti Tahunan Lebih dari 12 Hari

2. Cuti Sakit

Cuti sakit adalah cuti yang diajukan seorang karyawan saat menderita sakit. Jumlah cuti sakit tidak memiliki batasan, tapi tergantung pada kebijakan perusahaan masing-masing.

Agar dapat mengajukan cuti sakit, seorang karyawan harus melampirkan surat keterangan dari dokter yang menjelaskan tentang kondisinya.

Menurut undang-undang, bahkan seorang karyawan perempuan berhak mengajukan cuti pada hari pertama dan hari kedua menstruasi jika merasakan sakit.

3. Cuti Melahirkan

Cuti melahirkan merupakan hak setiap karyawan perempuan yang sedang hamil saat menjelang dan sesudah melahirkan.

Cuti yang diberikan biasanya selama 90 hari dengan perincian 45 hari sebelum melahirkan dan 45 hari setelah melahirkan.

Karyawan yang sedang hamil tidak bisa leluasa, gerakannya sangat terbatas. Belum lagi jika suatu waktu perut terasa sakit.

Begitu juga setelah melahirkan. Seorang karyawan butuh waktu untuk memulihkan kondisinya.

Selama cuti melahirkan, karyawan tersebut tetap berhak mendapatkan gaji secara utuh dan juga tidak mengurangi jatah cuti tahunannya.

4. Cuti Besar

Bagi karyawan yang memiliki masa kerja sekurangnya 6 tahun, ada cuti yang diberikan kepada pegawai karena alasan loyalitas yang tinggi yaitu cuti besar.

Cuti besar biasanya berdurasi 21 sampai 30 hari, tergantung kebijakan perusahaan masing-masing.

Namun, tidak semua perusahaan memberikan cuti besar kepada karyawannya yang loyal. Beberapa perusahaan tidak menyediakan cuti besar.

5. Cuti Penting

Cuti dengan alasan penting diajukan karyawan kepada perusahaan saat ada keperluan penting dan mendesak yang tidak bisa dihindari.

Menurut pasal 93 ayat 4 dalam UU No. 13 tahun 2003, yang termasuk cuti penting adalah sebagai berikut:

1. Karyawan menikah (tiga hari)
2. Menikahkan anak (dua hari)
3. Mengkhitankan anak (dua hari)
4. Membaptiskan anak (dua hari)
5. Istri melahirkan atau mengalami keguguran (dua hari)
6. Suami/istri, orang tua/mertua, anak atau menantu meninggal dunia (dua hari)
7. Anggota keluarga serumah meninggal dunia (satu hari)

6. Cuti Bersama

Cuti bersama diberikan kepada seluruh karyawan yang bekerja dalam sebuah perusahaan sesuai dengan peraturan yang dikeluarkan oleh pemerintah.

Cuti bersama biasanya dikeluarkan oleh pemerintah pada saat sebelum dan/atau sesudah hari besar keagamaan.

Perhitungan cuti bersama berbeda-beda di tiap perusahaan.

Beberapa perusahaan menghitung cuti bersama sebagai bagian dari cuti tahunan sehingga bisa mengurangi jatah cuti tahunan karyawan.

Namun, ada juga perusahaan yang tidak memasukkan cuti bersama dalam perhitungan cuti tahunan.

7. Cuti Tidak Berbayar

Cuti tidak berbayar (unpaid leave) merupakan cuti yang diajukan karyawan di mana perusahaan tidak berkewajiban membayarkan gaji selama periode cuti tersebut.

Sebagai contoh, ketika karyawan mengajukan surat cuti tidak berbayar, maka selama karyawan tidak bekerja pada tanggal yang diajukan, gaji dan/atau tunjangan tertentu bisa dihitung proporsional sesuai kebijakan perusahaan.

Umumnya, cuti tidak berbayar diberikan untuk kebutuhan pribadi yang tidak termasuk dalam kategori cuti berbayar menurut peraturan maupun kebijakan internal (misalnya perpanjangan liburan di luar jatah cuti tahunan, urusan keluarga yang membutuhkan waktu lebih lama, atau keperluan pribadi lain).

Karena sifatnya di luar hak cuti berbayar, cuti tidak berbayar biasanya memerlukan persetujuan atasan dan HR, serta wajib dicantumkan jelas periode cuti, alasan, dan dampaknya terhadap komponen payroll.

Agar tidak menimbulkan miskomunikasi, HR sebaiknya menetapkan SOP cuti tidak berbayar yang mengatur syarat pengajuan, batas durasi, serta ketentuan pemotongan gaji/tunjangan selama cuti berlangsung.

Baca juga: 7 Jenis Cuti Karyawan yang Harus Diketahui Perusahaan

Struktur yang Harus Ada dalam Surat Cuti Kerja Karyawan

Sebelum menggunakan template contoh surat cuti, HR sebaiknya memastikan formatnya memuat informasi yang konsisten dan mudah diverifikasi.

Elemen yang lengkap akan mempercepat proses approval, meminimalkan bolak-balik revisi dari karyawan, serta memudahkan pencatatan kuota cuti dan dampaknya ke absensi maupun payroll.

Berikut komponen standar yang idealnya selalu ada dalam surat cuti karyawan:

1. Tanggal dan Tempat Pembuatan Surat

Cantumkan kota dan tanggal agar HR mudah melacak kronologi pengajuan, terutama untuk kebutuhan audit dan penyesuaian payroll/absensi.

2. Tujuan Surat dan Pihak yang Dituju

Tulis jelas kepada siapa surat ditujukan (misalnya Kepala HRD/atasan langsung) agar alur approval sesuai SOP dan tidak terlempar ke pihak yang salah.

3. Identitas Karyawan

Minimal berisi nama, NIK/Employee ID, jabatan, dan divisi. Elemen ini penting untuk validasi data, pengecekan kuota cuti, serta pencatatan di sistem HR.

4. Jenis Cuti dan Alasan Pengajuan

Sebutkan jenis cuti (tahunan/sakit/penting/tidak berbayar, dll) dan alasan singkat yang relevan. Ini memudahkan HR mengklasifikasikan cuti sesuai kebijakan dan aturan yang berlaku.

5. Periode dan Durasi Cuti

Cantumkan tanggal mulai dan selesai serta jumlah hari cuti. HR bisa langsung mengecek bentrok jadwal, kebutuhan pengganti, dan dampaknya pada operasional tim.

6. Lampiran Pendukung (Jika Diperlukan)

Untuk cuti tertentu, HR dapat meminta dokumen seperti surat dokter, bukti jadwal, atau dokumen lain sesuai kebijakan. Cantumkan agar proses verifikasi lebih cepat.

7. Penutup dan Tanda Tangan

Akhiri dengan pernyataan terima kasih dan tanda tangan/nama terang karyawan. Jika perusahaan menerapkan persetujuan tertulis, bagian ini memudahkan dokumentasi approval.

Contoh Surat Cuti Kerja Karyawan

Untuk memberikan gambaran lebih jelas mengenai pengajuan cuti, Insight Talenta akan menyajikan beberapa contoh surat cuti sebagai berikut.

1. Contoh Surat Cuti Kerja karena Sakit

Cuti sakit termasuk pengajuan yang paling sering masuk ke HR, jadi formatnya perlu paling rapi dan konsisten.

Untuk memudahkan verifikasi, pastikan surat cuti mencantumkan periode cuti yang jelas serta lampiran surat keterangan dokter bila dibutuhkan sesuai kebijakan perusahaan.

Template berikut bisa jadi standar agar proses approval dan pencatatan lebih cepat.

2. Contoh Surat Cuti Kerja karena Menikah

Cuti menikah umumnya masuk kategori cuti alasan penting dan sering memiliki durasi 3 hari sesuai ketentuan yang berlaku.

Dari sisi HR, standarisasi suratnya penting supaya tanggal acara, periode cuti, dan status pengganti tugas tercatat jelas.

Berikut contoh format yang bisa langsung dipakai karyawan.

3. Contoh Surat Cuti Kerja karena Melahirkan

Cuti melahirkan merupakan hak karyawan perempuan dan biasanya diberikan dalam durasi yang sudah jelas (misalnya 90 hari dengan pembagian sebelum dan sesudah melahirkan).

Karena periode cuti relatif panjang, HR perlu template yang menegaskan rentang tanggal cuti serta status handover pekerjaan.

Contoh surat berikut membantu memastikan administrasi cuti dan payroll tetap tertib.

4. Contoh Surat Cuti Kerja karena Keluarga Meninggal

Pengajuan cuti karena keluarga meninggal perlu ditangani cepat dan empatik, namun tetap terdokumentasi baik.

Dalam beberapa kasus, ini dapat masuk kategori cuti alasan penting dengan durasi tertentu, sehingga HR perlu memastikan hubungan keluarga yang dicantumkan sesuai ketentuan perusahaan.

Template di bawah membantu karyawan mengajukan cuti dengan informasi yang lengkap.

5. Contoh Surat Cuti Kerja karena Keperluan Ibadah

Cuti untuk keperluan ibadah biasanya diajukan untuk tanggal tertentu dan sering berkaitan dengan kegiatan yang tidak bisa dipindahkan.

Dari sisi HR, penting memastikan surat cuti memuat jadwal, durasi, dan rencana pengalihan pekerjaan agar operasional tetap aman.

Berikut contoh format yang bisa dijadikan standar.

6. Contoh Surat Cuti Kerja karena Urusan Keluarga

Urusan keluarga adalah alasan yang umum, tetapi kategorinya bisa beragam, tergantung kebutuhan dan kebijakan perusahaan, bisa masuk cuti tahunan atau bahkan cuti tidak berbayar.

Karena itu, HR sebaiknya menggunakan template yang memaksa karyawan menuliskan alasan, durasi, dan tanggal cuti secara jelas.

Contoh berikut memudahkan klasifikasi cuti sejak awal.

7. Contoh Surat Cuti Kerja karena Mengurus Orang Tua yang Sakit

Pengajuan cuti untuk mengurus orang tua yang sakit biasanya sifatnya mendesak dan perlu fleksibilitas.

Agar pencatatan HR tetap rapi, minta karyawan menuliskan periode cuti, lokasi/perawatan (secukupnya), serta rencana penyerahan tugas.

Berikut contoh surat yang bisa dipakai sebagai format baku.

8. Contoh Surat Cuti Kerja karena Konseling Medis

Cuti untuk konseling medis atau kontrol kesehatan terjadwal umumnya hanya 1–2 hari, namun tetap perlu dokumentasi yang konsisten.

Dari perspektif HR, template yang jelas membantu membedakan apakah cuti ini masuk cuti sakit, cuti tahunan, atau izin khusus sesuai kebijakan internal.

Berikut contoh format yang praktis dan mudah diproses.

9. Contoh Surat Cuti Kerja karena Keperluan Akademik

Keperluan akademik seperti ujian atau sidang sering membutuhkan cuti di tanggal tertentu dan biasanya sudah terjadwal.

HR perlu memastikan surat cuti mencantumkan agenda, periode cuti, dan rencana pengganti tugas agar tidak mengganggu target tim.

Contoh berikut bisa jadi standar untuk kebutuhan akademik karyawan.

10. Contoh Surat Cuti Kerja karena Perjalanan Dinas Pasangan

Untuk kasus perjalanan dinas pasangan, karyawan umumnya mengajukan cuti karena perlu mendampingi pasangan ke luar kota/luar negeri, sehingga statusnya bukan perjalanan dinas perusahaan.

Dari sisi HR, penting menstandarkan format pengajuan agar alasan cuti, periode, serta rencana pengalihan tugas tercatat jelas dan tidak tercampur dengan administrasi perjalanan dinas kantor.

Template surat berikut membantu karyawan mencantumkan durasi cuti, tujuan perjalanan (secukupnya), dan keterangan pendampingan pasangan.

Jadi, HR lebih mudah menentukan kategori cuti yang digunakan (misalnya cuti tahunan atau cuti tidak berbayar sesuai kebijakan perusahaan) serta memproses persetujuannya.

11. Contoh Surat Cuti Kerja karena Pindah Rumah

Cuti pindah rumah umumnya termasuk kebutuhan pribadi dan sering diajukan 1 hari atau beberapa hari, tergantung kondisi.

Dari sisi HR, format yang standar memastikan tanggal, durasi, dan rencana handover tercatat jelas, apakah menggunakan cuti tahunan atau cuti tidak berbayar jika melebihi jatah.

Berikut contoh suratnya.

12. Contoh Surat Cuti Kerja karena Mengurus Dokumen

Pengurusan dokumen penting (misalnya KTP, paspor, visa, atau urusan instansi) sering membutuhkan cuti singkat di jam kerja.

HR sebaiknya menstandarkan format agar karyawan selalu mencantumkan tanggal, durasi, dan alasan yang spesifik tanpa perlu detail berlebihan.

Contoh berikut bisa jadi template siap pakai.

13. Contoh Surat Cuti Kerja karena Kerabat Dekat Meninggal

Jika yang meninggal adalah kerabat dekat tetapi tidak termasuk kategori keluarga inti sesuai ketentuan cuti alasan penting, pengajuannya sering menggunakan jatah cuti tahunan (atau skema lain sesuai kebijakan perusahaan).

Karena itu, HR perlu template yang tetap empatik namun tegas dalam pencantuman hubungan keluarga dan periode cuti.

Berikut contoh surat yang cocok untuk kasus ini.

14. Contoh Surat Cuti Kerja karena Force Majeure

Force majeure (keadaan darurat seperti banjir, kecelakaan, atau situasi mendadak lain) biasanya membuat karyawan tidak sempat menyiapkan administrasi panjang.

Namun, HR tetap membutuhkan format singkat yang mencatat tanggal, durasi, serta keterangan keadaan darurat untuk kebutuhan audit dan rekap.

Contoh berikut bisa dipakai sebagai standar “emergency leave request”.

15. Contoh Surat Cuti Tahunan

Cuti tahunan adalah hak karyawan dan umumnya memiliki jatah yang sudah ditetapkan (misalnya 12 hari setelah masa kerja minimal 1 tahun).

Dari sisi HR, template cuti tahunan yang konsisten memudahkan pengecekan sisa cuti, perencanaan pengganti tugas, dan menghindari bentrok jadwal antar tim.

Berikut contoh surat cuti tahunan yang bisa dijadikan format resmi.

Baca juga: Begini Prosedur Pengajuan Cuti Karyawan

Kelola Cuti Karyawan Lebih Mudah dengan Mekari Talenta

Setelah melihat berbagai contoh surat cuti kerja di atas, HR bisa menjadikannya sebagai dasar standarisasi agar pengajuan cuti karyawan lebih rapi, konsisten, dan mudah diproses.

Namun, jika perusahaan ingin mengurangi proses manual dan mempercepat approval, pengelolaan cuti sebaiknya mulai dialihkan ke sistem yang terotomasi.

Di sinilah Mekari Talenta bisa membantu. Talenta adalah aplikasi HRIS komprehensif yang sudah HCM-ready untuk mengelola kebutuhan HR end-to-end, mulai dari absensi online, reimbursement, hingga software payroll dalam satu platform.

Dengan fitur aplikasi cuti karyawan, karyawan dapat mengajukan cuti langsung melalui web atau mobile tanpa perlu membuat surat.

Sementara itu, HR dapat mengatur kuota cuti sesuai kebijakan perusahaan, membuat kebijakan cuti terstandarisasi (termasuk cuti khusus/custom leave dan carryover), serta menentukan alur persetujuan berjenjang (misalnya ke direct report, HR, atau kombinasi keduanya).

Talenta juga cocok untuk berbagai skala bisnis, mulai dari UMKM hingga large enterprise dengan ribuan karyawan, karena prosesnya lebih transparan, mudah dipantau, dan tersinkron otomatis dengan payroll.

Kalau Anda ingin manajemen cuti yang lebih efisien dan minim administrasi manual, Anda bisa hubungi tim sales untuk demo dan penyesuaian sesuai kebutuhan perusahaan.