HR Manager, Definisi, Fungsi, dan Bagaimana Peran Pentingnya di Perusahaan

HR Manager, Definisi, Fungsi, dan Bagaimana Peran Pentingnya di Perusahaan

Human Resources Manager atau HR Manager merupakan pekerjaan yang paling dibutuhkan di sebuah perusahaan. Memiliki tugas penting terutama merekrut dan mengelola karyawan yang menjadi aset penting bagi perusahaan.

Menjadi HR apalagi dengan tingkatan manager tentu susah-susah gampang. Ada beberapa kriteria dan syarat yang harus dipenuhi untuk menjadi HR Manager yang profesional.

Note : Baca artikel Bagaimana Cara Mendesain HR di Masa Depan?

Alasannya seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, karena ada banyak kepentingan perusahaan yang berhubungan dengan tugas HR tadi. Misalnya, memastikan perusahaan memiliki semua SDM (sumber daya manusia) yang dibutuhkan hingga mengelola keperluan perusahaan terutama menyangkut penggajian dan hal teknis lainnya yang berhubungan dengan peraturan pemerintah.

Jadi, sudah siapkah menjadi HR Manager yang profesional? Kalau Anda ditunjuk sebagai HR Manager, apa yang Anda akan lakukan? Simak ulasan Talenta by Mekari berikut ini.

9 Strategi HRD dalam Menghadapi Virus Corona

Apa itu HR dan Bagaimana Peran Pentingnya bagi Perusahaan?

HR atau Human Resources menggambarkan mereka yang bekerja dalam sebuah perusahaan atau organisasi yang bertanggung jawab dalam pengelolaan karyawan. Istilah HR muncul pertama kali pada tahun 1960-an ketika hubungan kerja antara karyawan dan perusahaan terbentuk.

Human Resources Edu memberikan pengertian lain tentang HR.

HR merupakan sebuah payung besar dalam pengelolaan dan pengembangan karyawan dalam sebuah perusahaan atau bahasa kunonya manajemen personalia.

HR ini punya tugas utama yaitu mengawasi hal-hal yang berkaitan dengan pengelolaan karyawan. Ada beberapa fokus utama yang mereka harus kerjakan, yaitu:

  • Perekrutan dan penempatan staf,
  • Menghitung gaji, tunjangan, dan kesejahteraan bagi karyawan,
  • Memberikan pelatihan dan pembelajaran,
  • Memastikan keselamatan kerja karyawan,
  • Menciptakan hubungan yang harmonis antara karyawan dan perusahaan,
  • Pengembangan dan pelatihan karyawan.

Note : Baca artikel Cegah Klaster Baru COVID-19 dengan Mengganti Mesin Absensi ke Aplikasi Online

Karena banyaknya bidang manajemen karyawan, HR dituntut harus memiliki keahlian khusus. Misalnya:

  • Spesialis pengembangan pelatihan karyawan,
  • HR Manager,
  • Spesialis administrasi,
  • Kemampuan umum,
  • Bidang ketenagakerjaan,
  • Spesialis kompensasi dan analisis pekerjaan,
  • Pelatihan dan pengembangan karyawan,
  • Rekrutmen,
  • Konsultan karyawan,
  • Analis personalia.

Keahlian khusus tersebut diperlukan karena pekerja atau karyawan telah mengalami evolusi. Ini harus direspons HR agar mereka mampu mengelola karyawan dengan baik. Sehingga mampu meningkatkan produtivitas yang ujungnya perusahaan yang diuntungkan.

 

Evolusi Tenaga Kerja
Masa Lalu Masa Depan
Bekerja 5 sampai 9 jam per hari Bekerja kapan saja
Bekerja di kantor Bekerja di mana saja
Menggunakan peralatan perusahaan Menggunakan peralatan modern milik sendiri seperti gadget
Fokus pada input Fokus pada output
Pekerjaan ditentukan sebelumnya Pekerjaan bisa disesuaikan
Sulit mendongkrak karier Mudah mendongkrak karier

“HR merupakan sebuah divisi yang berkaitan dengan pengelolaan karyawan di tempat kerja. Mereka bertanggung jawab untuk memperhatikan kesejahteraan karyawan sehingga bisa berkontribusi maksimal untuk perusahaan,” tulis The National Institute of Personal Management (NIPM) of India.

Apa Tujuan HR?

Tujuan dari adanya manajemen HR atau sumber daya manusia adalah membuat pekerjaan yang berurusan dengan pengelolaan karyawan jadi lebih mudah. HR harus diisi oleh orang-orang yang tepat.

Mereka harus tahu bagaimana mengemban tanggung jawab dalam mengelola karyawan. Misalnya memberikan program pengembangan atau pelatihan, memastikan kesejahteraan, hingga menjamin keselamatan kerja bagi para karyawan.

Mereka juga bertanggung jawab dalam menilai karyawan, apakah sudah sesuai dengan standar yang diinginkan perusahaan atau tidak. Terlepas dari itu, hal yang paling penting adalah menjaga hubungan baik antara karyawan dengan perusahaan misalnya menghindari konflik dengan mematuhi hukum ketenagakerjaan.

Untuk itu jangan heran kalau HR diberi label sebagai malaikat pelindung di dalam perusahaan.

“HR perlu tahu tentang bagaimana melakukan efektivitas biaya, memiliki keunggulan kompetitif, kredibilitas, komunikatif, kreatifitas, kompetensi, dan komitmen,” tulis Alan Price, penulis buku Human Resource Management in a Business Context.

Perbedaan HR dengan Manajemen Personalia

Dalam sejarahnya, HR merupakan evolusi dari manajemen personalia. Karena berevolusi, baik HR dan manajemen personalia memiliki fungsi yang berbeda.

Prinsip utama manajemen personalia adalah mengekstraksi pekerjaan yang dilakukan seorang karyawan dengan upah yang harus dibayarkan. Karyawan di era manajemen personalia tidak diberi kesempatan dalam proses pengambilan keputusan serta tidak banyak mendapatkan tempat untuk berinteraksi langsung dengan manajemen.

Manajemen personalia memiliki fokus utama yaitu karyawan hanya diperlakukan sebagai alat bukan aset perusahaan. Karyawan hanya diminta bekerja dengan rajin dan sebagai kompensasinya mereka akan diberi gaji.

Namun apabila terjadi kesalahan yang dilakukan karyawan maka ada hukuman yang harus diterima. Misalnya pemangkasan gaji sampai pemutusan hubungan kerja (PHK). Jadi singkatnya manajemen personalia menganggap karyawan bukan menjadi modal atau investasi perusahaan di masa depan.

Berbeda dengan manajemen personalia, HR memandang karyawan dari perspektif sebagai aset atau investasi yang paling berharga bagi perusahaan. Prinsip utama HR adalah melihat apa yang harus mereka lakukan agar karyawan bisa berkembang sesuai yang diinginkan.

Lalu, HR selalu mendorong partisipasi karyawan dalam pengambilan keputusan. Begitu juga dengan saran dari karyawan mereka sangat hargai.

Note : Baca artikel Panduan Kembali Bekerja di Kantor dengan Aman saat New Normal

Tidak hanya itu, HR memberikan fleksibilitas dalam pekerjaan, kesejahteraan, dan keseimbangan kehidupan kerja bagi karyawan. Hal ini menjadi prioritas utama dan perhatian besar bagi HR.

Perbedaan mencolok lainnya antara manajemen personalia dengan HR adalah soal penggunaan teknologi. Berbeda dengan manajemen personalia yang lebih konservatif, HR lebih banyak menggunakan teknologi informasi terutama untuk mengukur kinerja karyawan.

HR-transformation

Perbedaan HR dan GA

Banyak orang berpikir bahwa HR dan GA atau General Affair memiliki fungsi yang sama. Padahal keduanya sangat berbeda terutama dari pekerjaannya walaupun di dalam perusahaan biasanya HR dan GA dijadikan satu divisi.

Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, HR adalah sebuah divisi di dalam perusahaan yang fokus kepada pengelolaan karyawan. Ruang lingkup pekerjaannya meliputi perekrutan karyawan baru, pengelolaan administrasi dan kewajiban, serta hak yang harus diterima karyawan.

Pekerjaan lainnya yang harus mereka lakukan adalah mengembangkan keterampilan dari karier karyawan seperti training skill, membuat aturan main karyawan (kontrak kerja), hingga mengurusi transisi, promosi, demosi, dan seleksi karyawan yang dianggap diperlukan.

Lantas bagaimana dengan GA? GA atau General Affair adalah mereka yang mengerjakan segala urusan yang sifatnya umum seperti pengelolaan gedung, parkiran, air, sampai kebersihan.

Jadi garis besar pekerjaannya adalah melakukan perawatan, memperhatikan, mengerjakan dan mengurusi segala sesuatu inventaris kantor, baik berbentuk fisik seperti gedung dan kendaraan, sampai non-fisik seperti kebersihan lingkungan kerja.

Sama dengan HR, GA sangat dibutuhkan di dalam sebuah perusahaan terutama dengan skala besar yang memiliki banyak karyawan dan kantor. Hal ini karena fungsi mereka yang harus memperhatikan dan membenahi segala sesuatu milik perusahaan.

Jadi penting untuk diingat, meskipun keberadaannya sering menjadi satu kesatuan di dalam perusahaan, namun tanggung jawab dan pekerjaannya antara HR dan GA sangat berbeda. Saat ini, beberapa perusahaan sudah memisahkan HR dan GA karena tantangan yang akan dihadapi oleh HR ke depan semakin berat.

Bagaimana Struktur HR dalam Perusahaan?

Divisi Human Resources atau Sumber Daya Manusia memiliki struktur di dalam perusahaan. Semuanya tergantung pada kebutuhan perusahaan.

Apabila perusahaan merupakan skala besar maka strukturnya juga besar. Berikut ini contohnya.

Chief Human Resource Officer (CHRO)

  • CHRO adalah pejabat tingkat perusahaan yang bertanggung jawab untuk merumuskan dan melaksanakan strategi HR sesuai dengan rencana strategis perusahaan. Misalnya perencanaan perekrutan dan kebutuhan karyawan, manajemen bakat, manajemen kompensasi, dan penilaian kinerja divisi HR itu sendiri.

Direktur HR

  • Direktur HR adalah manajer tingkat atas. Bertanggung jawab atas administrasi semua kegiatan dan kebijakan HR.

Direktur HR mengawasi penghitungan kompensasi karyawan, tunjangan, kepegawaian, tindakan afirmatif, hubungan karyawan, kesehatan dan keselamatan, dan fungsi pelatihan dan pengembangan. Mereka juga mengawasi staf HR profesional seperti perekrut, trainer, safety officer, bagian kesejahteraan, bagian konsiliasi, bagian payroll, konselor, bagian medis, bagian asuransi, HR Generalist, dan HR Analyst.

Sementara itu, ada beberapa perusahaan yang menggunakan struktur HR seperti di bawah ini. Pemegang jabatan tertinggi bukan merupakan CHRO tetapi HR Manager.

HR Manager yang membawahi Manager Administrasi, Manajer HRD, Manajer Personal, dan Manajer Hubungan Industrial.

  • Manajer Administrasi bertanggung jawab mengelola kebutuhan pangan, kesehatan, transportasi, dan urusan hukum karyawan.
  • Manajer HRD bertanggung jawab mengelola pengembangan dan pelatihan, konseling dan penilaian (penilaian performa dan potensial) karyawan.
  • Manajer Personal bertanggung jawab atas rekrutmen dan seleksi, mendesain dan menganalisis pekerjaan, kompensasi, serta orientasi dan penempatan karyawan.
  • Manajer Hubungan Industrial bertanggung jawab atas keselamatan dan kesehatan, kesejahteraan, dan keluhan karyawan.

Menjadi HR Manager

HR Manager tentu berbeda dengan HR Staf. HR Manager biasanya diartikan sebagai seseorang yang bertanggung jawab atas divisi HR yang berhubungan dengan manajemen perekrutan, pengembangan dan pelatihan, serta aktivitas lain atas karyawan perusahaan.

Sedangkan HR Staf atau HR Officer adalah mereka yang bertanggung jawab untuk memberikan dukungan dalam berbagai fungsi HR seperti perekrutan, kepegawaian, pelatihan dan pengembangan, pemantau, dan konseling karyawan.

HR Manager

HR Manager adalah mereka yang bertanggung jawab atas proses rekrutmen, pelatihan dan pengembangan karyawan; mengelola gaji, pensiun, dan tunjangan; serta menjaga kesehatan, keselamatan, dan kesejahteraan karyawan. Satu hal penting yang harus diperhatikan oleh HR Manager adalah menyangkut aturan ketenagakerjaan yang kerap berubah.

Berikut ini aktivitas pekerjaan HR Manager:

  • Mengembangkan strategi perencanaan SDM jangka pendek dan panjang,
  • Merancang perekrutan serta wawancara calon karyawan,
  • Memiliki skill mengelola teamwork,
  • Merekrut staf untuk mendukung seluruh aktivitas SDM,
  • Mengerti dan menganalisis tentang undang-undang ketenagakerjaan, terutama yang menyangkut kontrak kerja, prosedur bekerja, penggajian, hingga manajemen kehadiran karyawan di tempat kerja,
  • Mendengarkan keluhan dari karyawan,
  • Menyiapkan serta menganalisis kebutuhan pelatihan dan pengembangan karyawan,
  • Paham dengan Human Resources Information System (HRIS).

Siapa yang Bisa Menjadi HR Manager?

Menurut Gradireland, ada 2 jalan bagi mereka yang ingin menjadi HR Manager, yaitu:

  • Mereka yang datang dengan latar belakang pendidikan pascasarjana dari jurusan bisnis, ekonomi, hukum, manajemen, psikologi, administrasi publik, dan ilmu sosial,
  • Mereka yang mendapatkan promosi jabatan dan telah lulus tes untuk memperoleh peran sebagai HR Manager.

Sementara itu, The Balance Careers menyebut ada beberapa persyaratan bagi mereka yang ingin menjadi HR Manager, yaitu:

  • Memiliki pengalaman 7-10 tahun sebagai HR Staf,
  • Berpengalaman mengawasi dan mengelola staf profesional.

Berikut ini kemampuan yang harus dimiliki HR Manager:

  • Kemampuan komunikasi yang baik,
  • Keterampilan interpersonal yang kuat,
  • Kemampuan bisnis dan fokus pada komersial,
  • Kepemimpinan dan keterampilan manajemen yang kuat,
  • Kompetensi yang baik dalam proses perekrutan,
  • Keterampilan interpersonal yang kuat,
  • Kemampuan untuk menganalisis, menafsirkan, dan menjelaskan kerangka hukum yang mengatur ketenagakerjaan,
  • Mempengaruhi dan keterampilan negosiasi,
  • Kredibilitas pribadi,
  • Integritas,
  • Paham dengan penggunaan teknologi HR seperti Human Resources Information System (HRIS).

teknologi hr perusahaan

Apa Saja yang Perlu Diketauhi HR Manager?

Bagi seorang HR Manager, hal utama yang harus dipahami adalah menyangkut Undang Undang Ketenagakerjaan. Di Indonesia, hal ini sudah diatur dalam Undang Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan.

Pada prinsipnya, Undang Undang Ketenagakerjaan di Indonesia tidak jauh berbeda dengan negara lain. Semuanya mengatur berbagai hal yang berkaitan dengan karyawan atau pekerja dan perusahaan atau pemberi kerja.

Lantas, apa saja yang perlu diketauhi HR Manager?

  • Jam bekerja,
  • Libur mingguan,
  • Perhitungan gaji,
  • Pembayaran gaji lembur,
  • Pembayaran bonus,
  • Cuti hamil,
  • Cuti secara umum,
  • Kompensasi yang harus diberikan ke karyawan apabila terjadi kecelakaan kerja, cedera, hingga kematian,
  • Partisipasi karyawan di dalam manajemen,
  • Perlindungan karyawan di tempat bekerja.

Fungsi HR Manager 

Ada dua fungsi HR Manager, yaitu fungsi manajerial dan fungsi umum. Berikut ini perbedaannya.

  • Fungsi Manajer menyangkut perencanaan, pengorganisasian, pengontrolan, kepegawaian, pengarah
  • Fungsi Umum menyangkut perekrutan, pengembangan, kompensasi, motivasi, integrasi, pemeliharaan

Fungsi Manajerial

Perencanaan

Perencanaan adalah fungsi utama seorang HR Manager dan menentukan nasib perusahaan. Apabila perencanaan buruk bisa menyebabkan kegagalan dan mempengaruhi keseluruhan sistem.

Oleh karena itu HR Manager harus menyusun perencanaan yang matang untuk mencapai tujuan dan sasaran perusahaan. Berikut ini strategi yang bisa dilakukan:

  • Menetapkan tujuan dan sasaran yang ingin dicapai,
  • Merancang estimasi jumlah karyawan yang dibutuhkan,
  • Merencanakan merekrut kandidat yang berbakat,
  • Menetapkan aturan dan prosedur yang harus dipatuhi karyawan sesuai regulasi UU Ketenagakerjaan,
  • Menanamkan disiplin kepada karyawan dan mendorong produktivitas mereka.

Menyangkut soal perencanaan kebutuhan karyawan, HR Manager perlu membentuk HR Outsourching. Ini dilakukan untuk mengelola jenis pekerjaan mana saja yang bisa dioutsouching tanpa mempengaruhi target output dari perusahaan.

Ada beberapa manfaat outsourching yaitu:

A. Hemat biaya operasi,
B. Perusahaan bisa fokus pada bisnis inti,
C. Mengurangi biaya staf tertentu,
D. Staf SDM bisa lebih fokus pada strategi,
E. Hindari biaya investasi besar dalam teknologi.

Pengorganisasian

HR Manager harus sadar mengatur segala hal yang berkaitan dengan sumber daya manusia dan organisasi bukanlah hal yang mudah. Salah satu ganjalan utama bagaimana mengatur strategi yang tepat untuk menghindari konflik.

Untuk hal ini, apa saja yang perlu dilakukan?

A. Mendirikan divisi atau departemen,
B. Memberikan masing-masing staf HR tugas khusus,
C. Mendelegasikan tugas kepada staf,
D. Menetapkan saluran otoritas dan komunikasi,
E. Menciptakan sistem untuk mengoordinasikan pekerjaan staf.

Kepegawaian

Kepegawaian adalah salah satu fungsi utama HR Manager. Misalnya proses menempatkan karyawan di posisi yang tepat, memberikan pelatihan dan pengembangan karyawan yang sesuai, serta memberikan gaji yang memuaskan.

Cara yang bisa dilakukan adalah:

A. Menentukan tipe orang yang akan dipekerjakan,
B. Mengompensasi karyawan,
C. Menetapkan standar kinerja, mengukur, dan mengevaluasi karyawan,
D. Memberikan jasa konseling kepada para karyawan,
E. Merekrut calon karyawan dan memilih yang terbaik,
F. Mengukur Metrik SDM.

Pengarah

Seorang HR Manager wajib memiliki kemampuan mengarahkan. Ketika seorang HR Manager memiliki kemampuan mengarahkan yang benar maka akan memberikan kejelasan bagi karyawan apa yang harus mereka lakukan dan yang diharapkan oleh manajemen.

Note : Baca artikel Sambut New Normal, Perusahaan Perlu Siapkan SOP Bekerja di Masa Pandemi

Cara yang bisa dilakukan adalah:

  • Melakukan pekerjaan bersama dengan staf,
  • Memastikan komunikasi dua arah yang efektif untuk pertukaran informasi dengan staf,
  • Memotivasi staf untuk mengupayakan kinerja yang lebih baik.

Pengontrolan

HR Manager harus memiliki pengetahuan untuk mengendalikan semua hal terkait SDM. Penetapan standar kinerja perlu dilakukan sehingga dapat mengukur dan melakukan evaluasi atau penilaian terhadap kinerja karyawan.

Hal yang perlu dilakukan adalah:

  • Mengontrol kinerja karyawan,
  • Apabila ada kesenjangan kinerja, cari tahu apa penyebabnya,
  • Jika kesenjangan kinerja terjadi karena faktor teknis, HR bisa memberikan pelatihan dan pengembangan yang layak terhadap karyawan,
  • Jika kesenjangan kinerja terjadi karena faktor non teknis, bisa dilakukan penurunan jabatan karyawan, penangguhan, hingga pemutusan hubungan kerja.

Fungsi Umum

Perekrutan

Perekrutan karyawan merupakan hal penting yang harus dikelola seorang HR Manager. Sebelum hal ini dilakukan, HR Manager perlu melakukan:

  • Analisis pekerjaan yang menyangkut spesifikasi jenis pekerjaan yang dibutuhkan,
  • Rekrutmen dan seleksi terhadap calon karyawan,
  • Induction dan orientasi,
  • Sosialiasasi.

Pengembangan

HR Manager harus mendorong karyawan dengan memberikan mereka kesempatan untuk tumbuh. Caranya dengan mempromosikan mereka ke jenjang pekerjaan yang lebih tinggi sesuai dengan keterampilan dan pengetahuan yang dimiliki.

Sebelum hal ini dilakukan, HR Manager perlu melakukan:

  • Mengidentifikasi dan memberikan peluang kepada karyawan untuk mempelajari keterampilan baru,
  • Memberikan kompensasi yang sesuai dan membimbing karyawan di jalur yang tepat untuk berkembang dalam karier mereka,
  • Pengembangan organisasi secara keseluruhan.

Kompensasi

HR Manager dapat mengadopsi berbagai metode untuk menilai kinerja karyawan. Sehingga dapat mengambil keputusan terkait kompensasi dan penghargaan yang diberikan kepada karyawan.

Untuk mengevaluasi kinerja karyawan, HR Manager terlebih dahulu harus menetapkan standar hingga evaluasi kinerja. Evaluasi atau penilaian kinerja ini merupakan tugas inti dan utama jika dibandingkan dengan fungsi lainnya.

Sebelum hal ini dilakukan, HR Manager perlu melakukan:

  • Buat target yang ingin dicapai karyawan,
  • Berikan evaluasi tertulis terhadap karyawan,
  • Simpan semua catatan kinerja karyawan,
  • Evaluasi kinerja karyawan dengan integritas.

Apa saja jenis kompensasi atau employee benefit yang bisa didapat karyawan?

  • Tambahan gaji,
  • Pengaturan jam kerja lebih fleksibel,
  • Tunjangan pensiun,
  • Pengembangan jenjang karier profesional,
  • Mendapatkan kesempatan pelatihan,
  • Insentif tambahan,
  • Manfaat asuransi,
  • Fasilitas kesehatan.

Motivasi

HR Manager perlu memberikan motivasi kepada karyawan. Intinya memperlakukan karyawan secara manusiawi sesuai Undang Undang Ketenagakerjaan.

Integritas

HR Manager perlu memiliki integritas. Salah satu fungsinya adalah menekan terjadinya konflik.

Konflik antara atasan dan bawahan adalah sesuatu yang tidak bisa dihindari. Terutama di organisasi besar seperti pabrik. Hubungan yang diatur tidak hanya antara atasan dan bawahan tapi antara perusahaan dengan serikat pekerja.

Untuk itu, HR Manager perlu memaksimalkan fungsi industrial relationship. Tugas utama mereka mencakup pembuatan regulasi, kontrol atas struktur kerja, pencegahan risiko kerja karyawan, perundingan dengan serikat pekerja, keamanan industri dan masalah serupa lainnya

HR Manager harus bisa mengambil langkah yang diperlukan untuk memastikan karyawan dapat bekerja dengan nyaman, serta menjadi mediator jika terdapat konflik antar karyawan.

6 Panduan Memilih Aplikasi HRIS sesuai Kebutuhan Perusahaan

HRIS dan Mengapa Ini Penting bagi HR Manager

Penting bagi HR memahami Human Resources Information System atau HRIS. HRIS adalah sistem berupa satu kesatuan tersendiri atau dapat tergabung dalam suatu sistem yang lebih besar dalam enterprise resource planning.

Namun, setidaknya di dalam HRIS, HR Manager dapat mengelola dan mengakses informasi tentang kebutuhan SDM, sistem penggajian, data pegawai, kinerja pegawai, informasi terkait payroll hingga kebijakan dan prosedur perusahaan.

Biasanya, sebuah HRIS juga didukung oleh aplikasi atau software yang membuat proses HRIS menjadi otomatis dan juga digital sebagai panduan dari karyawan terhadap informasi yang ada di perusahaan. HRIS ini sangat dibutuhkan oleh semua jenis perusahaan karena akan lebih mudah untuk berbagi informasi yang menunjang performa dari perusahaan tersebut.

HRIS biasanya mencakup beberapa fungsi seperti database, rekrutmen, training, human resources reporting, dan management. Misalnya, dalam kasus penyimpanan data pegawai. File yang tersimpan secara manual relatif lebih mudah dilihat oleh oknum yang tidak berwenang.

Sementara dalam HRIS online, terdapat sistem otorisasi yang memungkinkan data tersebut bersifat personal dan hanya dapat diakses oleh orang yang memiliki wewenang, sehingga risiko kebocoran data dapat diminimalisasi.

Selain itu, penyimpanan data pegawai dalam HRIS pun dilakukan secara terpusat, sehingga meminimalisasi hilangnya data, atau kesulitan pencarian data yang dibutuhkan.

Note : Baca artikel Apa itu HRIS (Human Resource Information System)?

Manfaat HRIS

Ada beberapa manfaat HRIS, yaitu:

Pekerjaan Berulang Dapat Diotomasi

Pekerjaan tim personalia yang berulang seperti perekapan absen, proses pendistribusian gaji, perhitungan pajak, perhitungan payroll, dll dapat dilakukan secara otomatis. Hal ini tentu akan membuat pekerjaan menjadi lebih cepat serta praktis.

Mempermudah Kontrol terhadap Kinerja Pegawai

Dalam HRIS ini, dapat dibuat suatu sistem penilaian kinerja. Sehingga Manajer HRD dapat mengontrol kinerja pegawai serta membandingkan kinerja tersebut dengan target atau key performance indicator yang sebelumnya juga telah ditetapkan dalam HRIS.

Biaya Operasional Menjadi Lebih Kecil

Dengan sistem HRIS yang baik, biaya operasional seperti penggunaan kertas atau aplikasi-aplikasi lainnya dan biaya lembur akan berkurang secara drastis.

Memudahkan Proses Penerimaan Karyawan Baru

Di dalam HRIS akan tampak, bagian mana yang membutuhkan pegawai baru, apa kriteria yang diperlukan dll. Sehingga akan memudahkan manajer HRD dalam proses pemilihan pegawai, sampai dengan penempatannya di organisasi perusahaan.

Membantu dalam Proses Pengambilan Keputusan

Sistem informasi terkait sumber daya manusia yang baik dapat memberikan informasi yang tepat sekaligus cepat, karena sifatnya yang terpusat dan otomatis. Sehingga manajer HRD dapat mengakses informasi yang diperlukan dalam pengambilan keputusan kapanpun dengan segera.

Mengurangi Human Error

Dengan menggunakan aplikasi HRIS, kesalahan perhitungan yang sering terjadi pada perhitungan manual dapat diminimalisasi.

Fleksibel dalam Akses Data

Aplikasi pendukung HRIS, biasanya adalah aplikasi yang terhubung secara online. Oleh karena itu, data dapat diakses dimanapun dan kapanpun. Anda sebagai pemilik perusahaan atau manajer HRD dapat melakukan control atau pemeriksaan dengan fleksibel dan leluasa.

Note : Baca artikel Perbedaan Sistem HRIS, HRMS, dan HCM

Meningkatkan Kepuasan Karyawan

Karyawan dapat meningkat kepuasan kerjanya, karena melalui HRIS komunikasi antara pegawai dengan tim personalia dapat dilakukan dengan lebih mudah dan transparan. Selain itu minimnya kesalahan dalam perhitungan gaji dan pajak, tentu akan meningkatkan kepercayaan pegawai kepada perusahaan yang pada akhirnya akan meningkatkan motivasi pegawai dalam bekerja.

Fitur-fitur HRIS

Ketika Anda ingin memilih sistem HRIS, Anda harus memastikan bahwa software tersebut memiliki fitur yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan karyawan. Fitur apa saja yang biasanya dibutuhkan perusahaan dan harus ada di dalam software HRIS Anda.

aplikasi gaji online

 

Manajemen Penggajian (Payroll Management)

Masalah penggajian menjadi salah satu hal yang paling krusial bagi perusahaan. Karena itulah, software HRIS yang Anda pilih haruslah memiliki fitur payroll management yang membantu Anda melakukan proses payroll mulai dari perhitungan hingga pembayaran gaji karyawan.

Pastikan software tersebut memiliki fitur ini beserta komponen penggajian lainnya, mulai dari tunjangan, pembayaran pajak, lembur, dan sebagainya. Kenapa? Setiap karyawan memiliki jumlah upah, tunjangan, dan pembayaran pajak yang berbeda-beda. Sehingga, ini menjadi hal penting yang perlu Anda perhatikan.

Talenta memiliki sistem Payroll yang terintegrasi serta terhubung dengan update peraturan yang berlaku, termasuk Pajak Penghasilan Pasal 21 (PPh 21). Perusahaan Anda tinggal melakukan proses hitung cepat dengan aplikasi yang tersedia dengan hasil yang akurat dilengkapi dengan slip gaji yang diterima karyawan setiap bulan.

Note : Baca artikel Panduan Lengkap Penghitungan PPh 21 Karyawan dengan Contoh Soal

Manajemen Rekrutmen

Dengan fitur ini, manajer HR dapat dengan mudah menyusun setiap tahapan dalam proses rekrutmen mulai dari verifikasi informasi, wawancara, evaluasi kemampuan, negosiasi, penerimaan, hingga melakukan proses onboarding dan offboarding. Sehingga, manajer HRD dapat memonitor proses rekrutmen menjadi lebih mudah hanya dalam satu aplikasi.

Manajemen Waktu

Sistem HRIS yang baik juga harus memiliki fitur yang mempermudah pengelolaan absensi karyawan dan dapat diintegrasikan dengan sistem kehadiran biometrik, sehingga Anda tidak perlu mencatat kehadiran setiap karyawan secara manual melalui kertas atau spreadsheet.

Mulai dari kehadiran, jam kerja, cuti karyawan, lembur, seluruhnya akan tercatat otomatis ke dalam sistem, sehingga gaji setiap karyawan akan terhitung secara otomatis dengan akurat. Dengan HRIS ESS (Employee Self Service), karyawan juga dapat mengajukan cuti dan melihat sisa cuti secara langsung melalui sistem tanpa perlu menanyakan langsung kepada HR atau Anda.

Talenta dilengkapi berbagai fitur yang bisa membantu pekerjaan HR untuk memantau absensi karyawan secara online, yaitu Live Attendance. Dengan fitur selfie Clock In dan Clock Out, HR dapat melihat lokasi absen mereka melalui dashboard yang terupdate secara real–time setiap kali karyawan masuk dan keluar.

Note : Hitung Gaji dan PPh 21 dengan Menggunakan Tax Calculator Talenta di Sini

Payslip Talenta

Manajemen Pajak

Seperti yang sudah sama-sama kita ketahui, gaji setiap karyawan memiliki perbedaan satu sama lain. Hal ini tentu akan membuat potongan pajak pun akan berbeda-beda.

Dengan fitur manajemen pajak dalam sistem HRIS inilah Anda tidak perlu bingung menghitung seluruh pajak karyawan Anda. Di mana, seluruh informasi keuangan dan PPh 21 mulai dari NPWP, data BPJS Kesehatan, BPJS Ketenagakerjaan, hingga informasi bank karyawan dapat dimonitor dan dikelola dengan mudah melalui sistem.

Note : Baca artikel Panduan Lengkap BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan

Manajemen Penilaian

Minimal setiap satu tahun sekali, perusahaan pasti akan melakukan proses evaluasi bagi karyawan. Untuk proses evaluasi yang baik, perusahaan bisa mamanfaatkan sistem HRIS untuk proses yang lebih praktis.

Di mana, manajer bisa membuat lembar evaluasi sendiri untuk diberikan ke setiap karyawan. Ada beberapa jenis evaluasi yang dapat dibuat dengan HRIS system mulai dari evaluasi diri, skala peringkat, penilaian 360 derajat, dan lain-lain. Setiap hasil penilaian dapat ditinjau dengan mudah dan kemudian diukur untuk mengetahui kemajuan yang dihasilkan karyawan.

Manajemen Keuangan

Dalam kegiatan perusahaan pasti ada kondisi ketika karyawan memerlukan biaya tambahan, misalnya ketika ingin bertemu dengan klien, menghadiri acara penting, mengadakan event perusahaan, ataupun untuk kebutuhan pribadinya seperti klaim kesehatan.

Dengan HRIS, berbagai biaya yang dikeluarkan dan pengembalian uang yang diajukan karyawan, semuanya dapat ditinjau melalui fitur ini. Kemudian, manajer HR atau Keuangan dapat membuat laporan terkait biaya yang dikeluarkan setiap karyawan setiap waktu. Hal ini akan membantu perusahaan dalam mengontrol biaya dan pengeluaran bisnis.

Laporan HR

Setiap bulannya, HR diharuskan untuk membuat laporan terkait tenaga kerja seperti gaji, pengeluaran, pajak, kehadiran, pencapaian dan lain-lain. Untuk membuatnya tentu dibutuhkan waktu yang cukup banyak, apalagi ketika karyawan dalam perusahaan tersebut sudah mencapai angka ratusan. Namun, dengan adanya HRIS system dalam perusahaan, HR dapat membuat laporan ini dalam hitungan detik dan dapat dibuat dalam beberapa format seperti diagram garis, diagram lingkaran, tabel, dan diagram batang.

Tantangan HR Manager

Peran HR biasanya cepat berubah mengikuti kebutuhan perusahaan. Di masa lalu, peran HR lebih banyak difokuskan pada tugas-tugas administrasi seperti membayar gaji karyawan, mengelola tunjangan, serta mencatat kehadiran karyawan.

Namun sekarang ini peran HR berkembang. Hal ini penting karena diperlukan pendekatan yang lebih komprehensif terhadap manajemen karyawan di dalam perusahaan.

Jadi tak hanya mengurus tugas-tugas administratif saja tetapi HR perlu membuat program pelatihan dan pengembangan karyawan. Tujuannya untuk mendapatkan karyawan unggul yang menjadi aset penting bagi perusahaan.

Sementara itu, HR Manager juga perlu beradaptasi dengan digitalisasi yang begitu cepat. Perkembangan teknologi dalam dunia bisnis sudah menjangkau bidang HR dengan pesat.

Perusahaan yang inovatif berlomba untuk mengadopsi Human Resources Information System (HRIS) agar mereka lebih kompetitif. HRIS tentu membantu tugas HR Manager dan mempersingkat semua proses.

Ini adalah sistem yang memang dirancang untuk menyederhanakan proses, menstandarisasi manajemen tim kerja, dan memanfaatkan data serta analisis dalam membuat keputusan besar. Dengan digitalisasi akan memudahkan HR menyiapkan SDM yang kompeten dalam menghadapi perubahan model bisnis di masa depan.

Praktisi dan Pengamat SDM, Proyantono Rudito, mengatakan ada tiga tantangan HR yang dihadapi sepanjang 2020-2025. Pertama, penyelarasan HR dengan model bisnis. Kedua, backcasting untuk menyiapkan program pengembangan kompetensi SDM, struktur organisasi, dan lain-lain. Sedangkan yang ketiga adalah peralihan (switching) praktik HR model lama ke next practices.

Jadi, di era digital seperti sekarang, tata kelola SDM akan lebih banyak menggunakan HRIS. HRIS memiliki banyak sekali keunggulan seperti big data dan berbasis komputasi awan atau cloud. Pelajari selengkapnya Talenta dengan mengetuk banner di bawah ini.

CTA Talenta


PUBLISHED23 Jul 2020
Wiji Nurhayat
Wiji Nurhayat