Apa Perbedaan Sistem HRIS, HRMS, dan HCM?

Perbedaan dari sistem HRIS, HCM, dan HRMS adalah apa saja? Selengkapnya akan dibahas di artikel Mekari Talenta berikut ini.

Sistem HRIS atau Human Resources Information System adalah sebuah software HRD yang kini sudah mulai banyak digunakan oleh perusahaan dalam mengelola sumber daya manusia.

Dapat dikatakan bahwa software HR merupakan salah satu indikator keberhasilan perusahaan.

Kemudian seiring berjalannya waktu, ada berbagai jenis software HR yang sering digunakan oleh perusahaan.

Salah satunya adalah sistem HRIS, HRMS, dan juga HCM.

Ketiga sistem ini memiliki satu tujuan, yaitu untuk mengatasi permasalahan yang terjadi seputar manajemen HR.

Sistem HRIS, HRMS dan HCM dapat dibedakan berdasarkan kapabilitas dan karakteristik yang dimiliki oleh masing-masing.

Tabel Perbandingan Perbedaan HRIS, HRMS, dan HCM

Agar tidak bingung, berikut ini kami akan berikan penjelasan terkait perbedaan HRIS, HRMS, dan HCM dalam sebuah tabel perbandingan sederhana:

Apa Pengertian Sistem HRIS, HRMS, dan HCM?

Untuk melihat perbedaan mendasar dari ketiganya adalah dengan memahami pengertian dari masing-masing sistem.

HRIS adalah singkatan dari Human Resources Information System.

Sistem ini didesain untuk mengelola sumber daya manusia, kebijakan, dan prosedur perusahaan.

Sesuai dengan namanya, sistem ini dibuat sebagai panduan bagi karyawan terhadap informasi yang ada di perusahaan.

HCM atau Human Capital Management adalah sebuah sistem yang mencakup HRIS ditambah pengembangan SDM.

Sistem HCM akan sangat membantu perusahaan yang memiliki karyawan dengan berbeda kewarganegaraan dan juga pelatihan guna mengembangkan SDM.

Sedangkan HRMS merupakan singkatan dari Human Resources Management System.

Sistem ini adalah gabungan dari HRIS dan HCM di mana HRMS memiliki fungsi yang lebih luas karena berkaitan dengan aturan pemerintah dan penggajian.

Fitur Inti yang Dimiliki oleh HRIS, HRMS, dan HCM

Perbedaan dari ketiga sistem ini dapat dilihat juga dari fitur-fitur unggulan yang dimiliki.

Berikut ini adalah fitur unggulan masing-masing sistem:

Fitur yang Umum Terdapat di HRIS

Sistem HRIS pada intinya mampu mengelola orang, prosedur, dan kebijakan dalam perusahaan.

Berbagai fitur yang ditawarkan adalah:

• Rekrutmen
• Kompensasi
• Alur kerja (workflow)
• Training
• Layanan self-service
• Database karyawan.

Fitur yang Umum Terdapat di HCM

Pada sistem HCM, solusi yang ditawarkan mencakup perencanaan kompensasi, pembelajaran dan pengembangan dan perencanaan karir.

Untuk lebih jelasnya, fitur unggulan sistem HCM di antaranya:

• Semua fitur HRIS
• Kinerja karyawan
• Onboarding
• Manajemen kinerja
• Kontrol posisi
• Perencanaan gaji
• Global HR

Fitur yang Umum Terdapat di HRMS

Sedangkan pada sistem HRMS berada di tengah-tengah antara HRIS dan HCM.

Solusi yang ditawarkan oleh HRMS adalah dengan adanya fitur-fitur sebagai berikut:

• Fitur dan kemampuan HRIS dan HCM secara umum
• Penggajian
• Manajemen waktu dan upah

Baca juga: Employee Self-Service (ESS), Pengertian dan Peran dalam HR

Apa Perbedaan Utama Sistem HRIS, HRMS, dan HCM?

Perbedaan mendasar antara HRIS, HRMS, dan HCM terletak pada:

• Cakupan Fungsional: HRIS menangani hal administratif, HRMS menambahkan dimensi operasional, dan HCM mengejar fungsi strategis.
• Tingkat Kematangan Organisasi: HRIS cocok untuk startup/UMKM; HRMS untuk perusahaan berkembang; HCM untuk enterprise yang berpikir jangka panjang.
• Output yang Diharapkan: Operasional yang efisien, proses HR yang terstruktur, hingga keputusan berbasis analisis SDM.

Dengan memilih sistem yang tepat, perusahaan tidak hanya menghemat biaya dan waktu, tetapi juga membangun pondasi SDM yang mampu menyesuaikan diri dengan dinamika bisnis dan teknologi digital.

1. HRIS (Human Resource Information System)

Human Resource Information System, atau biasa disingkat HRIS, merupakan fondasi dasar dalam digitalisasi manajemen personalia. Secara fungsional, HRIS dirancang untuk menyederhanakan dan mengotomatisasi tugas-tugas administratif rutin yang pada umumnya memakan waktu dan rawan kesalahan jika dilakukan secara manual. Contoh tugas-tugas tersebut mencakup pemeliharaan database karyawan, pengelolaan kehadiran dan cuti, serta penyusunan slip gaji dan pemotongan pajak.

A. Pengelolaan Basis Data Karyawan

Pada level paling dasar, HRIS berfungsi sebagai pusat penyimpanan data karyawan. Informasi seperti nama, NIK, alamat, kontak, riwayat pendidikan, hingga data darurat sebagian besar disimpan secara terpusat dan terenkripsi. Manfaatnya sangat signifikan bagi perusahaan, terutama UMKM, karena data yang mudah diakses memudahkan dalam proses validasi, pelaporan, dan audit internal.

B. Presensi dan Cuti Terintegrasi

Fitur absensi dalam HRIS memungkinkan pencatatan jam masuk dan keluar secara digital—baik melalui input manual, kartu, PIN, hingga integrasi dengan mesin biometrik. Fitur cuti menyediakan jalur pengajuan, persetujuan, dan pemantauan jatah cuti secara otomatis. Hal ini membantu HR dalam memastikan akurasi dan menghindari tumpang tindih dalam manajemen kehadiran.

C. Slip Gaji dan Perpajakan

HRIS generasi terbaru umumnya sudah dilengkapi dengan modul kompensasi, termasuk kalkulasi gaji pokok, tunjangan, lembur, potongan pajak (PPh 21), dan iuran BPJS. Proses perhitungan gaji menjadi lebih cepat dan akurat. HR dapat mencetak slip gaji elektronik dengan mudah, serta menggenerate data pajak otomatis untuk pelaporan bulanan.

Secara keseluruhan, HRIS sangat cocok digunakan oleh organisasi dengan kebutuhan administratif mendasar dan anggaran terbatas yang ingin meningkatkan efisiensi tanpa memerlukan fitur strategis yang kompleks.

2. HRMS (Human Resource Management System)

Human Resource Management System (HRMS) merupakan evolusi dari HRIS. Jika HRIS berfokus pada otomasi administratif, HRMS hadir untuk mendukung pengelolaan SDM secara lebih menyeluruh—mulai dari perekrutan hingga pengembangan karyawan.

A. Modul Rekrutmen & Onboarding

Dalam HRMS, proses perekrutan menjadi lebih seamless. Fitur Applicant Tracking System (ATS) memungkinkan posting lowongan, pelacakan lamaran, serta penjadwalan wawancara. Onboarding digital—dengan form adaptasi, pelatihan orientasi, dan checklist pengumpulan dokumen—membantu karyawan baru merasa cepat nyaman dan produktif.

B. Penilaian Kinerja yang Terstruktur

Modul penilaian kinerja (performance appraisal) pada HRMS memberikan framework seperti KPI, OKR, atau 360‑degree feedback. HR dan manajer dapat mengatur jadwal evaluasi, menetapkan indikator, serta memonitor progres karyawan. Umpan balik bisa diberikan secara real-time, meningkatkan transparansi dan akuntabilitas.

C. Manajemen Pelatihan dan Pengembangan

HRMS biasanya mencakup Learning Management System (LMS). Perusahaan dapat membuat kurikulum pelatihan, mencatat sertifikasi, dan merancang jalur pengembangan kompetensi. Hal ini penting bagi perusahaan menengah dan besar yang ingin membangun pipeline talenta berkelanjutan berdasarkan kebutuhan jangka panjang.

D. Alokasi dan Analisis Strategis

Beberapa HRMS canggih menyertakan modul planning—seperti pengelolaan rotasi kerja, penempatan tim, dan roster shift. Ketersediaan data kehadiran, cuti, dan kinerja membantu membuat keputusan strategis seperti penugasan proyek atau promosi berdasarkan data objektif.

Dengan mengadopsi HRMS, organisasi mendapatkan fondasi manajemen SDM yang lebih matang dan bisa menyesuaikan diri seiring pertumbuhan bisnis, tanpa kehilangan efisiensi administratif.

3. HCM (Human Capital Management)

Human Capital Management (HCM) memperluas cakupan HRMS ke level strategis dan holistik. HCM melihat SDM bukan hanya sebagai “sumber daya”, tetapi sebagai aset yang mesti dikembangkan secara berkelanjutan untuk mencapai strategi bisnis jangka panjang.

A. Pengembangan Talenta & Succession Planning

Fitur succession planning dalam HCM mencakup pembuatan Individual Development Plan (IDP), talent review, serta persiapan jalur karier untuk posisi kunci. Tools seperti 9‑Box Matrix membantu manajer mengevaluasi potensi dan performa karyawan secara sekaligus, sehingga persiapan suksesi menjadi lebih sistematis.

B. Workforce Analytics & Dashboard Strategis

Salah satu kekuatan HCM adalah analytics dashboard—laporan cakupan SDM, turnover, engagement, diversity, dan KPI korporat. Insights ini membantu top management mengambil keputusan strategis—misalnya alokasi investasi pelatihan, restrukturisasi organisasi, maupun penambahan tenaga kerja baru.

C. Pengembangan Budaya dan Brand Employer

HCM mendukung inisiatif penguatan budaya organisasi melalui modul engagement—seperti survei employee engagement, reward & recognition, hingga program kesejahteraan karyawan. Hal ini bukan hanya meningkatkan moral, tetapi juga mendukung employer branding dan retensi talenta.

D. Integrasi Sistem End‑to‑End

HCM biasanya terintegrasi dengan modul keuangan, akuntansi, ERP, hingga platform eksternal lain. Pengelolaan anggaran pelatihan, payroll global, hingga compliance cross‑border dapat dilakukan dalam satu ekosistem.

Enterprise dan organisasi global dengan visi jangka panjang perlu HCM sebagai tulang punggung pengelolaan SDM strategis. Sistem ini mendukung tren digitalisasi SDM dan memenuhi ekspektasi generasi baru karyawan.

Analogi Perbedaan HRIS, HRMS, HCM dalam Perspektif Praktis

Untuk memudahkan pemahaman, berikut analogi sederhana yang menggambarkan tingkat kompleksitas dan cakupan tiap sistem:

• HRIS seperti spreadsheet digital—mudah, cepat, dan sangat mendasar untuk administrasi karyawan.
• HRMS ibarat modul HR dalam sistem ERP—lebih lengkap, mencakup alur perekrutan, kinerja, dan training.
• HCM adalah boardroom strategy tool—membawa perspektif jauh ke depan, basis data yang kaya, dan relevan dengan keputusan bisnis senior.

Dengan memahami perbedaan ini, perusahaan bisa memilih sistem yang paling tepat sesuai skala, tujuan operasional, dan anggaran.

Sistem Mana yang Paling Tepat untuk Perusahaan Anda?

Pada dasarnya saat ini perbedaan istilah antara HRIS, HRMS, dan juga HCM adalah memiliki satu-kesatuan.

Namun industri saat ini lebih mengenal HRMS dan HCM itu termasuk dalam HRIS.

Bahkan beberapa pekerjaan dari istilah ketiga tersebut memiliki sistem tersendiri.

Misalnya saja rekrutmen yang memiliki sistem dan software tersendiri yang bernama applicant tracking system.

Lalu ada appraisal management yang memiliki aplikasi khusus untuk melakukan talent appraisal.

Terlepas dari istilah tersebut, hal yang paling penting adalah memilih software HRIS yang terbaik untuk usaha Anda.

Keberadaan software HRIS sangat penting di dunia yang modern ini, software tersebut dapat membantu urusan absensi online, penggajian, database karyawan, dan lain-lain.

Untuk pengelolaan data absensi, salah satunya dapat menggunakan attendance management software dari Mekari Talenta.

Software HRIS tersebut tentu harus mampu bersinggungan dengan labor law misanya tentang perpajakan dan penggajian.

Selain itu dari segi keamanan dan track record, penyedia aplikasi tersebut harus tersertifikasi ISO 27001 tentang information security system dan memiliki klien dan testimoni yang baik.

Pastikan Anda memilih software HR yang berkualitas mulai dari produk yang ditawarkan hingga pelayanan yang diberikan.

Salah satu vendor sistem HRIS di Indonesia adalah Mekari Talenta.

Melalui laporan dari Gartner Voice of the Customer 2024, Mekari Talenta dinobatkan sebagai “Strong Performer” yang melampaui kompetitor lainnya dari segi pengalaman penggunanya.

Salah satu komponen yang jadi pertimbangan adalah rekomendasi berdasarkan review pengguna Mekari Talenta di mana 100% responden sangat merekomendasi Mekari Talenta sebagai software HCM.

Software HR Mekari Talenta memiliki fitur yang lengkap dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.

Tertarik untuk mencoba Mekari Talenta? Isi formulir ini untuk konsultasi bersama tim sales kami dan ceritakan masalah HR Anda kepada kami.

Saya Mau Bertanya ke Tim Sales Mekari Talenta Sekarang