Apa itu HRIS software? Manfaat sistem HRIS atau human resource information system ? Mekari Talenta akan mengulasnya dengan lengkap seputar sistem hris perusahaan disini. Jadi harap Anda simak dengan baik.
Manfaat Sistem HRIS dan Pentingnya bagi Perusahaan – Sumber daya manusia bisa dibilang adalah sumber daya yang paling menentukan keberhasilan suatu perusahaan.
Namun, karena banyak hal yang terkait dalam pengelolaan sumber daya manusia, seringkali dibutuhkan banyak pegawai personalia untuk melaksanakan tugas ini.
Agar manajemen sumber daya manusia dapat lebih efisien, sekaligus juga dapat memberikan laporan yang komprehensif untuk pengambilan keputusan pimpinan, maka diperlukan suatu sistem informasi.
Sistem informasi yang berkaitan dengan sumber daya manusia sering disebut dengan human resource information system ( HRIS ).
Berikut Penjelasan Mengenai Manfaat Sistem HRIS dan Pentingnya bagi Perusahaan
Human Resources Information System atau HRIS adalah sistem berupa satu kesatuan tersendiri atau dapat tergabung dalam suatu sistem yang lebih besar dalam enterprise resource planning.
Namun, setidaknya di dalam HRIS, manajer HR dapat mengelola dan mengakses informasi tentang kebutuhan SDM, sistem penggajian, data pegawai, kinerja pegawai, informasi terkait payroll hingga kebijakan dan prosedur perusahaan dengan fitur payroll software.
Biasanya, HRIS juga didukung oleh aplikasi atau software yang membuat prosesnya menjadi otomatis dan juga digital sebagai panduan dari karyawan terhadap informasi yang ada di perusahaan.
HRIS System seperti Mekari Talenta tentu saja dibutuhkan oleh semua jenis perusahaan, dengan adanya sistem ini perusahaan akan lebih mudah untuk berbagi informasi yang menunjang performa dari perusahaan.
Human Resources Information System memiliki sistem yang lengkap.
Karena itu biasanya mencakup beberapa fungsi seperti database, rekrutmen, training, Human Resources Reporting, dan management.
Misalnya, dalam kasus penyimpanan data pegawai. File yang tersimpan secara manual relatif lebih mudah dilihat oleh oknum yang tidak berwenang.
Sementara dalam HRIS online, terdapat sistem otorisasi yang memungkinkan data tersebut bersifat personal dan hanya dapat diakses oleh orang yang memiliki wewenang, sehingga risiko kebocoran data dapat diminimalisasi.
Selain itu, penyimpanan data pegawai dalam HRIS pun dilakukan secara terpusat, sehingga meminimalisasi hilangnya data, atau kesulitan pencarian data yang dibutuhkan.
Baca juga: Metode Absensi Kehadiran Secara Online Pengganti Absen Mesin Fingerprint Kantor
Apa saja Manfaat Sistem HRIS?
1. Manfaat Sistem HRIS Memudahkan Pekerjaan Berulang
Pekerjaan tim personalia yang berulang seperti perekapan absen, proses pendistribusian gaji, perhitungan pajak pph 21 karyawan, perhitungan payroll, dll dapat dilakukan secara otomatis.
Hal ini tentu akan membuat pekerjaan menjadi lebih cepat serta praktis.
2. Manfaat Sistem HRIS Untuk Mempermudah Kontrol terhadap Kinerja Pegawai
Sistem HRIS sebagai sebuah sistem yang memiliki banyak manfaat dan dapat dibuat suatu sistem penilaian kinerja.
Sehingga Manajer HRD dapat mengontrol kinerja pegawai serta membandingkan kinerja tersebut dengan target atau key performance indicator yang sebelumnya juga telah ditetapkan dalam HRIS.
3. Biaya Operasional Tim Personalia Menjadi Lebih Kecil
Dengan sistem HRIS yang baik, biaya operasional seperti penggunaan kertas atau aplikasi-aplikasi lainnya dan biaya lembur akan berkurang secara drastis.
4. Memudahkan Proses Penerimaan Pegawai Baru
Di dalam HRIS akan tampak, bagian mana yang membutuhkan pegawai baru, apa kriteria yang diperlukan dll.
Sehingga akan memudahkan manajer HRD dalam proses pemilihan pegawai, sampai dengan penempatannya di organisasi perusahaan.
Saya Mau Bertanya ke Tim Sales Mekari Talenta Sekarang
5. Manfaat Sistem HRIS Untuk Membantu dalam Proses Pengambilan Keputusan
Sistem informasi terkait sumber daya manusia yang baik dapat memberikan informasi yang tepat sekaligus cepat, karena sifatnya yang terpusat dan otomatis.
Sehingga manajer HRD dapat mengakses informasi yang diperlukan dalam pengambilan keputusan kapanpun dengan segera.
6. Mengurangi Human Error Jadi Salah Satu Manfaat Sistem HRIS
Dengan menggunakan aplikasi HRIS, kesalahan perhitungan yang sering terjadi pada perhitungan manual dapat diminimalisasi.
7. Salah Satu Manfaat Sistem HRIS Untuk Fleksibilitas dalam Akses Data
Aplikasi pendukung HRIS system, biasanya adalah aplikasi yang terhubung secara online. Oleh karena itu, data dapat diakses dimanapun dan kapanpun.
Anda sebagai pemilik perusahaan atau manajer HRD dapat melakukan control atau pemeriksaan dengan fleksibel dan leluasa.
8. Meningkatkan Kepuasan Pegawai
Pegawai dapat meningkat kepuasan kerjanya, karena komunikasi antara pegawai dengan tim personalia dapat dilakukan dengan lebih mudah dan transparan.
Selain itu minimnya kesalahan dalam perhitungan gaji dan pajak, tentu akan meningkatkan kepercayaan pegawai kepada perusahaan yang pada akhirnya akan meningkatkan motivasi pegawai dalam bekerja.
Baca juga: Sebuah Solusi Fitur HRIS untuk Menjawab Kebutuhan Industri Manufaktur
Fitur-Fitur Utama dari Sistem HRIS
Ketika Anda ingin memilih sistem HRIS, Anda harus memastikan bahwa software tersebut memiliki fitur yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan karyawan.
Fitur apa saja yang biasanya dibutuhkan perusahaan dan harus ada di dalam software HRIS Anda.
1. Manajemen Penggajian
Masalah penggajian menjadi salah satu hal yang paling krusial bagi perusahaan.
Karena itulah, software yang Anda pilih haruslah memiliki fitur payroll management yang membantu Anda melakukan proses payroll mulai dari perhitungan hingga pembayaran gaji karyawan seperti Mekari Talenta.
Pastikan software tersebut memiliki fitur ini beserta komponen penggajian lainnya, mulai dari tunjangan, pembayaran pajak, perhitungan lembur, dan sebagainya.
Kenapa? Setiap karyawan memiliki jumlah upah, tunjangan, dan pembayaran pajak yang berbeda-beda.
Sehingga, ini menjadi hal penting yang perlu Anda perhatikan.
Sebelum menggunakan payroll management mungkin Anda membutuhkan waktu berhari-hari dalam proses payroll.
Namun dengan fitur ini, Anda bisa melakukan proses payroll jauh lebih mudah dan sederhana, sehingga proses ini bisa jadi lebih cepat, bahkan hanya dalam hitungan menit.
Fitur ini akan membantu Anda menghitung gaji karyawan secara otomatis berdasarkan absensi kehadiran, jam kerja, kinerja dan potongan pajak, sehingga kemungkinan terjadinya kesalahan dalam penghitungan gaji sangat minim.
Anda juga bisa membuat slip gaji secara digital dan dapat mendistribusikan gaji tersebut secara langsung kepada seluruh karyawan Anda.
Laporan terkait gaji karyawan juga dapat Anda lihat dengan realtime, sehingga dapat dipastikan bahwa tidak ada satupun yang terlewatkan.
Baca juga: Software Slip Gaji Karyawan, Bahasan Terlengkapnya!
2. Manajemen Rekrutmen
Dengan fitur ini, manajer HRD dapat dengan mudah menyusun setiap tahapan dalam proses rekrutmen.
Mulai dari verifikasi informasi, wawancara, evaluasi kemampuan, negosiasi, penerimaan, hingga melakukan proses onboarding dan offboarding.
Sehingga, manajer HRD dapat memonitor proses rekrutmen menjadi lebih mudah hanya dalam satu aplikasi.
3. Manajemen Waktu
Sistem HRIS yang baik juga harus memiliki fitur yang mempermudah pengelolaan absensi karyawan dan dapat diintegrasikan dengan sistem kehadiran biometrik.
Sehingga Anda tidak perlu mencatat kehadiran setiap karyawan secara manual melalui kertas atau spreadsheet excel.
Mulai dari kehadiran, jam kerja, cuti karyawan, lembur, seluruhnya akan tercatat otomatis ke dalam sistem, sehingga gaji setiap karyawan akan terhitung secara otomatis dengan akurat.
Dengan ESS (Employee Self Service), karyawan juga dapat mengajukan cuti dan melihat sisa cuti secara langsung melalui sistem tanpa perlu menanyakan langsung kepada HR atau Anda.
Baca Juga : 7 Tantangan Manajemen Kinerja dan Cara Mengatasinya
4. Manajemen Pajak
Seperti yang sudah sama-sama kita ketahui, gaji setiap karyawan memiliki perbedaan satu sama lain. Hal ini tentu akan membuat potongan pajak pun akan berbeda-beda.
Dengan fitur manajemen pajak dalam sistem HRIS inilah Anda tidak perlu bingung menghitung seluruh pajak karyawan Anda.
Di mana, seluruh informasi keuangan dan PPh 21 mulai dari NPWP, data potongan BPJS Kesehatan, BPJS Ketenagakerjaan, hingga informasi bank karyawan dapat dimonitor dan dikelola dengan mudah melalui sistem.
5. Manajemen Penilaian
Minimal setiap satu tahun sekali, perusahaan pasti akan melakukan proses evaluasi bagi karyawan.
Untuk proses evaluasi yang baik, perusahaan bisa mamanfaatkan sistem HRIS untuk proses yang lebih praktis.
Dimana, manajer bisa membuat lembar evaluasi sendiri untuk diberikan ke setiap karyawan.
Ada beberapa jenis evaluasi yang dapat dibuat mulai dari evaluasi diri, skala peringkat, penilaian 360 derajat, dan lain-lain.
Setiap hasil penilaian dapat ditinjau dengan mudah dan kemudian diukur untuk mengetahui kemajuan yang dihasilkan karyawan.
6. Manajemen Keuangan
Dalam kegiatan perusahaan pasti ada kondisi ketika karyawan memerlukan biaya tambahan.
Misalnya ketika ingin bertemu dengan klien, menghadiri acara penting, mengadakan event perusahaan, ataupun untuk kebutuhan pribadinya seperti klaim kesehatan.
Berbagai biaya yang dikeluarkan dan pengembalian uang yang diajukan karyawan, semuanya dapat ditinjau melalui fitur ini.
Kemudian, manajer HR atau Keuangan dapat membuat laporan terkait biaya yang dikeluarkan setiap karyawan setiap waktu.
Hal ini akan membantu perusahaan dalam mengontrol biaya dan pengeluaran bisnis.
Baca juga: Proses Reimburse Atau Reimbursement Adalah Lebih Cepat Dengan Cara Ini
7. Laporan HR
Setiap bulannya, HR diharuskan untuk membuat laporan terkait tenaga kerja seperti gaji, pengeluaran, pajak, kehadiran, penilaian kinerja karyawan, dan lain-lain.
Untuk membuatnya tentu dibutuhkan waktu yang cukup banyak, apalagi ketika karyawan dalam perusahaan tersebut sudah mencapai angka ratusan.
Selain itu, HR dapat membuat laporan ini dalam hitungan detik.
Lalu laporan dapat juga dibuat dalam beberapa format seperti diagram garis, diagram lingkaran, tabel, dan diagram batang.
Apa Saja Tipe-Tipe Software HRIS?
Berdasarkan fungsinya, software HRIS dibagi ke dalam tiga tipe.
Di mana, tipe inilah yang paling banyak dicari oleh perusahaan mulai dari HRIS Operasional, HRIS tactical, dan HRIS strategis.
Apa perbedaan ketiga tipe tersebut?
a. HRIS Operasional
Tipe ini memiliki pilihan modul terintegrasi untuk mengelola kebutuhan HR dalam ruang lingkup operasional seperti administrasi karyawan, aplikasi penilaian kinerja karyawan, pengelolaan absensi dan payroll atau penggajian.
b. HRIS Tactical
Tipe ini tersedia dengan pilihan modul terintegrasi untuk mengelola kebutuhan HR dalam manpower planning, recruitment, leader succession planning, dan training atau development.
c. HRIS Strategic
Software HRIS strategic adalah software yang dilengkapi dengan pilihan modul terintegrasi yang membantu perusahaan menyelaraskan strategi perusahaan dengan karyawannya.
Di mana, strategi ini dilakukan melalui performance review dan goal alignment.
Gunakan Mekari Talenta yang Punya Banyak Manfaat
Itulah beberapa informasi mengenai apa itu software HRIS yang harus Anda ketahui sebagai HR maupun pemilik perusahaan.
Mekari Talenta merupakan software HRIS Indonesia yang dilengkapi dengan seluruh fitur, solusi dan manfaat yang telah dijelaskan di atas.
Mulai dari rekrutmen, cara hitung gaji karyawan, absensi, cuti, hingga karyawan offboarding, semuanya bisa dilakukan dengan mudah melalui software HRIS Mekari Talenta.
Tertarik untuk mencoba aplikasi cuti pegawai online dari Talenta? Isi formulir ini untuk jadwalkan demo Mekari Talenta dengan sales kami dan konsultasikan masalah HR Anda kepada kami!
Anda juga bisa coba gratis attendance management software atau aplikasi attendance online milik Talenta sekarang dengan klik gambar di bawah ini.
