Contoh Cara Menghitung Gaji Karyawan Bulanan Lengkap

Bagaimana contoh rumus hitung upah, hingga cara menghitung gaji karyawan bulanan termasuk perhitungan gaji pokok baik karyawan tetap maupun tidak tetap? Baca penjelasannya di artikel Mekari Talenta berikut ini.

Gaji merupakan kewajiban penting yang harus dikeluarkan oleh perusahaan dalam rangka memenuhi kebutuhan dan hak karyawannya.

Oleh karena itu penting bagi perusahaan untuk mengetahui cara hitung perhitungan gaji sesuai dengan kebutuhan dan hak karyawan.

Dalam menghitung gaji, banyak hal yang harus dipertimbangkan dalam prosesnya.

Misalnya nilai yang dimiliki karyawan, struktur dan skala upah, komponen gaji hingga kemampuan perusahaan dalam menawarkan gaji kepada karyawan.

Untuk itu, mari simak artikel tentang menghitung gaji karyawan berikut ini.

Cara Menentukan Nilai Gaji Pokok Seorang Karyawan

Tahukah Anda bahwa penentuan gaji pokok seorang karyawan sudah diatur oleh undang-undang tepatnya UU Ketenagakerjaan No. 13 Tahun 2003.

Menurut ketentuan, besaran gaji pokok itu minimal sebesar 75 persen dari total upah karyawan di mana terdiri dari gaji bersih ditambah dengan tunjangan.

Kemudian, nilainya sendiri ditentukan sesuai dengan posisi, keahlian, pengalaman, dan lain sebagainya.

Nah, berikut adalah beberapa hal yang perlu diperhatikan ketika menentukan gaji pokok:

Mengetahui Pasaran Gaji Pada Posisi yang Ditawarkan

Sebelum Anda menentukan gaji pokok pada karyawan di posisi tertentu, Anda perlu mengetahui gaji pasarannya terlebih dahulu.

Memang, pada dasarnya Anda tiap perusahaan punya gaji yang berbeda pada satu posisi yang sama.

Tapi dari gaji rata-rata, Anda bisa menentukan apakah akan menaikan gaji di atas rata-rata pasaran atau tidak.

Lalu, Anda juga perlu memperhatikan UMR yang berlaku.

Pengalaman Kerja Karyawan

Selain melihat pasaran gaji, pengalaman kerja karyawan juga perlu menjadi bahan pertimbangan.

Seseorang yang memiliki pengalaman 3 tahun bekerja di bidang yang sama tentu harus penentuan gaji pokoknya lebih besar dari seorang fresh graduate.

Seberapa Besar Posisi Tersebut Berperan Penting

Terakhir, Anda perlu mengukur apakah posisi tersebut punya kontribusi besar di perusahaan.

Misalnya, posisi manajerial atau posisi strategis yang menentukan untung rugi perusahaan, Anda bisa memberikan gaji pokok yang lebih tinggi.

Komponen Gaji Karyawan

Sebelum menghitung gaji karyawan, Anda harus tahu mengenai komponen gaji karyawan.

Misalnya dalam menghitung gaji karyawan, perusahaan juga perlu memahami tentang dasar penggajian yaitu gaji pokok.

Lalu dibawah ini adalah gambar tampilan pengelolaan gaji atau payroll dengan menggunakan aplikasi Talenta yang bisa permudah Anda menghitung gaji karyawan di perusahaan Anda.

Saya Mau Bertanya ke Sales Mekari Talenta Sekarang

Gaji Pokok

Gaji pokok adalah sebagai imbalan dasar yang wajib dibayarkan oleh perusahaan kepada pekerja menurut tingkat dan jenis pekerjaan yang disepakati oleh kedua belah pihak baik perusahaan maupun karyawan.

Berdasarkan UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan, besaran gaji pokok sekurang-kurangnya 75% dari upah pekerja yang terdiri dari gaji pokok ditambah tunjangan tetap.

Bagaimana dengan Upah Minimum, apakah sama dengan gaji pokok?

Sejatinya gaji pokok dan upah minimum adalah dua hal yang berbeda namun saling berkaitan.

Bisa dibilang gaji pokok adalah komponen penyusun upah minimum.

Sedangkan komponen upah minimum adalah alat ukur perusahaan untuk memberikan upah yang layak kepada karyawannya.

Kembali ke gaji pokok. Sejatinya gaji pokok sendiri dihitung secara proporsional sesuai skala yang ditetapkan dalam aturan pemerintah dan juga kebijakan perusahaan.

Bisa berdasarkan golongan jabatan, frekuensi dan intensitas pekerjaan, atau nilai dari pekerjaan itu sendiri.

Berikut penjelasan lengkapnya terkait gaji pokok yang merupakan komponen perhitungan gaji karyawan.

Nilai Pekerjaan

Nilai pekerjaan yang dimaksud adalah kualifikasi pendidikan, pengalaman pekerjaan, dan juga faktor geografis.

Misalnya saja, perusahaan akan menawarkan gaji berbeda pada kualifikasi pendidikan sama namun pengalaman berbeda atau pengalaman dan pendidikan sama namun lokasi geografis berbeda.

Misalnya Budi dan Adi bekerja sebagai SEO specialist dengan pengalaman sama.

Namun Budi bekerja di Jakarta sedangkan Adi bekerja di Yogyakarta.

Karena upah minimum di jakarta lebih besar dibandingkan dengan Yogyakarta maka Budi bisa saja mendapatkan gaji pokok yang lebih besar.

Baca juga: Upah Karyawan Berdasarkan Jenjang Pendidikan

Kesesuaian Skala Upah

Tiap perusahaan pasti memiliki skala upah yang diterapkan dan tentu berdasarkan aturan pemerintah.

Skala upah sangat erat kaitannya dengan kemampuan perusahaan untuk membayar gaji sesuai jabatan dan kemampuan yang dimiliki oleh karyawan.

Anda harus mampu mengukur kemampuan perusahaan Anda dalam menawarkan gaji.

Anda bisa melakukan trade off. Misalnya mengurangi kualifikasi dan spesifikasi skill dan melengkapi gaji pokok dengan paket kompensasi atau bonus.

Kontribusi

Anda juga dapat menentukan gaji pokok berdasarkan nilai kontribusi bidang pekerjaan tersebut terhadap perusahaan.

Jika posisi tersebut sangat vital bagi ketahanan usaha Anda, maka Anda perlu mempertimbangkan besaran gajinya.

Contoh Perhitungan Gaji Karyawan

Penerapan cara menghitung gaji karyawan bukan hanya sekedar gaji untuk karyawan tetap.

Banyak perusahaan yang menggunakan jasa karyawan lepas, karyawan tidak tetap, atau karyawan musiman.

Sehingga perusahaan perlu memahami ragam perhitungan gaji karyawan.

Karyawan tetap adalah pegawai yang bekerja di suatu instansi atau perusahaan yang mendapatkan penghasilan dalam jumlah tertentu secara terus-menerus sesuai dengan kesepakatan kontrak kerja antara karyawan dan perusahaan di mana karyawan turut mengelola perusahaan secara langsung.

Berbeda dengan karyawan tetap, karyawan tidak tetap adalah karyawan yang bekerja berdasarkan jumlah hari bekerja, jumlah unit hasil yang sifatnya sementara dalam satu periode tertentu.

Sehingga cara penggajian karyawan tidak tetap bisa dihitung berdasarkan jumlah hari, minggu, atau bulanan.

Selain sistem penggajian,untuk perhitungan PPh 21 pegawai tidak tetap juga memiliki cara hitung tersendiri dibandingkan karyawan tetap.

Baca juga: Kontrak Kerja Adalah Kesepakatan, Hindari 4 Hal Ini!

Rumus Cara Perhitungan Gaji Karyawan Tetap Bulanan

Contoh: Budi seorang karyawan tetap di perusahaan A dengan upah tiap bulannya adalah Rp5.000.000.

Budi saat ini belum menikah dan belum memiliki tanggungan apapun.

Berikut contoh perhitungan gaji Budi:

*) Biaya jabatan adalah 5% dari upah bulanan sebelum pajak

**) PTKP disesuaikan dengan tanggungan. karena Budi belum menikah dan belum memiliki tanggungan maka tarif PTKP masuk golongan TK/0 yang dikenalan sebesar Rp54.000.000. Selengkapnya dapat Anda lihat di sini

Baca juga: Pusing Menghitung PPH 21? Permudah dengan Aplikasi Gaji Karyawan!

Contoh Perhitungan Gaji karyawan Tidak Tetap

Contoh: Andi seorang karyawan lepas yang bekerja selama satu bulan oleh perusahaan ABC dengan upah bulanan-nya sebesar Rp7.000.000 dan belum menikah.

Contoh Perhitungan Gaji Karyawan Tidak Tetap Harian

Beberapa perusahaan ada yang mempekerjakan karyawan harian.

Perhitungan upah karyawan harian sebenarnya sangat mudah.

Hanya saja perusahaan perlu memperhatikan peraturan yaitu apabila karyawan memiliki penghasilan kurang dari Rp4.500.000 maka karyawan tersebut terbebas dari beban pajak penghasilan.

Sebelum mengetahui cara hitung karyawan harian Anda perlu memahami kondisi perhitungan PPh 21 di tabel berikut:

Contoh kasus cara menghitung gaji : Adi dan Joni sama-sama bekerja sebagai pekerja lepas harian masing-masing mendapatkan jatah upah perbulannya ( katakanlah dalam satu bulan ada 26 hari kerja ) sebesar Rp5.000.000.

Bedanya, Adi bekerja hanya 15 hari sedangkan Joni bekerja 25 hari.

Adi dan Joni keduanya belum menikah dan belum memiliki tanggungan.

Begini contoh perhitungan gaji Adi.

Baca juga: Cara Mudah Perhitungan PPh 21 Terbaru Excel dan Aplikasi

Contoh Perhitungan Gaji Karyawan Prorata

Banyak perusahaan yang memerlukan tenaga kerja secara mendesak dan bahkan mereka merekrut karyawan di tengah bulan.

Nah, perhitungan gaji untuk karyawan yang masuk di tengah bulan ini disebut dengan cara hitung gaji prorata atau proporsional.

Adapun perhitungan gaji prorata dibagi menjadi dua yaitu berdasarkan jumlah hari kerja dan jumlah jam kerja.

Contoh Perhitungan Gaji Karyawan Berdasarkan Hari Kerja Bulanan

Contoh, Ali bekerja pada 15 Januari 2020, dengan gaji tiap bulannya adalah Rp4.000.000 per-bulan dengan jumlah hari kerja 5 hari seminggu.

Maka rumus perhitungan gaji Ali = (Jumlah Hari Kerja/Jumlah Hari kerja dalam 1 bulan) x Gaji Satu Bulan

Langkah pertama, hitung jumlah hari kerja dalam sebulan.

Misal di bulan Januari tahun 2020 ada 20 hari kerja.

Ali bekerja selama bulan Januari selama 12 hari hingga akhir bulan. Maka gaji yang diterima Ali adalah:

Gaji Ali  = (12/20) x Rp. 4.000.000 =  2.400.000

Contoh Cara Menghitung Gaji Karyawan Berdasarkan Jam Kerja

Perhitungan gaji karyawan prorata juga bisa dihitung berdasarkan jumlah jam kerja.

Dasar perhitungan upah per-jam adalah 1/173 x upah satu bulan.

Perhitungan ini sebenarnya jarang terjadi.

Selain karena rumit, tidak banyak karyawan yang merekrut karyawan di akhir-akhir bulan karena perhitungan berdasarkan jam kerja biasanya digunakan untuk gaji karyawan yang masuk di akhir-akhir bulan.

Contoh: Ina bekerja mulai tanggal 20 Januari 2020, dengan gaji Rp4.000.000 dengan jumlah hari kerja 5 hari/minggu.

Dari tanggal 20 Januari 2020 hingga akhir Januari 2020, Ina telah bekerja selama 9 hari. Maka:

1/173 x 4.000.000 = 23.121

= (jumlah hari x jam per-hari x upah hasil dari perhitungan dasar)

= 9 x 8 x 23.121 = 1.664.712

Maka Ina menerima gaji prorata sebesar Rp1.664.712

Baca Juga: Jam Kerja Karyawan Indonesia Sesuai Jenis Usaha

Cara Menghitung Gaji Karyawan Menggunakan Excel

Anda juga bisa mempermudah pekerjaan dengan menghitung gaji karyawan menggunakan aplikasi seperti Microsoft Excel untuk bulanan, harian atau yang lainnya.

Anda hanya perlu memasukkan semua data komponen gaji karyawan, dan rumus Excel akan membantu Anda.

Misalnya, karyawan A memiliki gaji sebesar Rp300.000 per hari.

Jika jumlah hari kerja dalam sebulan sebanyak 25 hari, maka rumus yang digunakan pada Excel bisa seperti rumus =A2*B2.

Contoh Cara Hitung Kenaikan Gaji

Cara menghitung kenaikan gaji sebenarnya cukup sederhana dimana gaji sebelumnya dikalikan dengan persentase kenaikan gaji berdasarkan faktor-faktor berikut:

• Penilaian – Perusahaan biasanya melakukan penilaian kinerja karyawan pada periode tertentu yang dapat mempengaruhi kenaikan gaji seorang karyawan. Penilaian bisa didasari dengan kualitas pekerjaan yang dihasilkan atau performa pekerjaan.
• Tingkat Risiko – perusahaan juga biasanya menaikkan gaji jika karyawan tersebut memiliki penambahan risiko dalam pekerjaannya. Misalnya, karyawan A dipindah-tugaskan untuk bekerja di daerah cabang rawan konflik atau krisis pangan.
• Peraturan Pemerintah – Gaji juga bisa naik karena peraturan yang digulirkan pemerintah misalnya saja pajak ditanggung pemerintah atau kenaikan upah minimum tiap daerah.
• Kemampuan dan Regulasi Perusahaan – Untuk meningkatkan engagement, perusahaan biasanya menaikkan gaji karyawan pada periode dan masa kerja tertentu.

Lantas bagaimana cara perhitungan kenaikan gaji karyawan?

Katakan persentase kenaikan gaji karyawan Anda sebesar 5% yang dipengaruhi faktor-faktor tersebut dan karyawan Anda memiliki gaji Rp6.000.000 tiap bulannya maka perhitungannya seperti ini:

6.000.000 x 5% = 300.000

Maka kenaikan gaji karyawan Anda sebesar 300.000 dan gaji karyawan Anda saat ini sebesar Rp6.300.000.

Baca juga: Begini Cara Menghitung Kenaikan Gaji Berkala Karyawan yang Benar

Langkah Cara Menghitung Cut Off gaji Karyawan

Menghitung cut off gaji melibatkan penentuan periode waktu tertentu untuk menghitung gaji karyawan. Biasanya, cut off gaji merujuk pada rentang waktu di antara dua tanggal tertentu, di mana semua transaksi gaji (penghasilan dan potongan) selama periode tersebut akan dihitung dan dibayarkan pada gaji karyawan.

Berikut adalah langkah-langkah umum untuk menghitung cut off gaji:

1. Tentukan Periode Cut Off: Pertama-tama, Anda perlu menentukan periode cut off yang akan digunakan. Misalnya, periode cut off dapat berlangsung dari tanggal 1 hingga tanggal 15 setiap bulan.
2. Kumpulkan Data Transaksi: Selama periode cut off, kumpulkan semua data transaksi yang relevan untuk perhitungan gaji karyawan. Ini termasuk absensi, jam kerja, lembur, tunjangan, potongan, dan elemen penghasilan lainnya.
3. Hitung Penghasilan Karyawan: Hitung total penghasilan karyawan selama periode cut off. Ini melibatkan menghitung gaji pokok, tunjangan, dan elemen penghasilan lainnya yang berlaku untuk karyawan.
4. Hitung Potongan: Selanjutnya, hitung semua potongan yang diterapkan pada gaji karyawan, seperti potongan pajak penghasilan, potongan iuran sosial, potongan pinjaman karyawan, dan lain-lain.
5. Lakukan Perhitungan Total Gaji Bersih Karyawan: Setelah menghitung total penghasilan dan potongan, kurangkan total potongan dari total penghasilan untuk mendapatkan total gaji bersih karyawan.
6. Verifikasi Data: Pastikan semua data yang digunakan dalam perhitungan akurat dan tepat. Verifikasi jumlah jam kerja, lembur, tunjangan, dan potongan untuk memastikan keakuratan perhitungan.
7. Buat Slip Gaji: Setelah perhitungan selesai, buat slip gaji untuk masing-masing karyawan. Slip gaji harus mencantumkan detail penghasilan, potongan, dan total gaji bersih selama periode cut off.
8. Proses Pembayaran: Setelah slip gaji dibuat, proses pembayaran gaji kepada karyawan sesuai dengan metode pembayaran yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Ini bisa berupa transfer bank, cek, atau metode pembayaran lainnya.
9. Rekapitulasi dan Pelaporan: Setelah proses pembayaran selesai, rekapitulasikan semua data transaksi gaji dalam bentuk laporan. Ini akan membantu dalam melacak dan mengelola keuangan perusahaan serta untuk keperluan pelaporan pajak.
10. Siklus Berikutnya: Setelah cut off gaji berakhir, proses ini akan diulang pada periode cut off berikutnya. Pastikan bahwa setiap periode cut off dihitung dengan akurat dan tepat waktu.

Penting untuk diingat bahwa cara menghitung cut off gaji dapat bervariasi tergantung pada kebijakan perusahaan, peraturan pemerintah setempat, dan sistem pengelolaan gaji yang digunakan.

Penting juga untuk memastikan bahwa Anda memahami semua elemen yang terlibat dalam perhitungan gaji agar dapat melakukan perhitungan dengan benar dan adil bagi karyawan.

Beberapa Tips Cara Menentukan Gaji Karyawan Untuk HR

Berikut ini adalah beberapa tips tersebut yang bisa juga dipakai untuk acuan cara menghitung gaji karyawan bulanan.

1. Riset untuk Mengetahui Nilai Pekerjaan di Pasar

Ketika perusahaan Anda baru berdiri, Anda dapat melakukan riset untuk melihat struktur dan skala upah dari perusahaan lain yang memiliki karakteristik hampir sama atau setidaknya ada dalam 1 bidang.

Perhatikan juga wilayah perusahaan yang menjadi tolok ukur.

Atau apabila perusahaan Anda sudah lama berdiri namun memiliki bidang atau divisi yang baru saja dibentuk, maka butuh survei skala gaji dari perusahaan lain dengan posisi atau bidang yang sama.

Karena memang berbeda divisi berbeda pula besaran gajinya.

Selain itu, survei ini juga akan mencegah adanya kesenjangan gaji dengan perusahaan lain dalam satu kota atau kabupaten.

Biasanya faktor geografi tempat perusahaan berdiri juga menjadi pengaruh dalam penentuan gaji.

Perusahaan dengan bidang yang sama namun memiliki keterjangkauan yang jauh berbeda, juga akan memiliki gaji pokok yang berbeda.

Misalnya, perusahaan tambang di Jawa yang keterjangkauannya mudah bisa jadi memiliki gaji pokok yang lebih kecil daripada perusahaan tambang di Kalimantan atau pedalaman hutan.

Itulah kenapa UMP setiap provinsi juga berbeda-beda.

2. Menentukan Metode Perhitungan Gaji Karyawan

Sistem kerja yang digunakan perusahaan sangat mempengaruhi cara menghitung gaji karyawan juga besarnya gaji yang akan diterima secara bulanan.

Sistem kerja shift, misal, tentu memiliki pembagian jumlah gaji yang berbeda dengan sistem kerja waktu penuh atau nine to five.

Apalagi jika karyawan dibayar dengan satuan hasil, bukan satuan waktu.

Gaji atau upah memiliki 2 standar dalam pemberiannya, yaitu diberikan atas satuan waktu bekerja dan/atau satuan hasil.

Satuan waktu berarti perusahaan akan menggaji karyawannya berdasarkan waktu tertentu dia bekerja, biasanya 1 bulan sekali.

Sedangkan satuan hasil berarti menggaji karyawan berdasarkan proyek atau pekerjaan yang sudah mereka selesaikan meskipun tidak ada waktu pastinya.

Semua tergantung pada sistem penggajian perusahaan tersebut.

Jadi perusahaan dapat menggunakan salah satu sistem tersebut atau mencampurkan keduanya.

Tips ini bisa digunakan untuk acuan cara menghitung gaji oleh HR.

3. Sesuaikan Kemampuan Perusahaan dengan Skala Upah

Ketika Anda sudah mengetahui dua atau lebih perbandingan gaji dari perusahaan lain, Anda dapat mengambil rata-rata atau kisarannya.

Yaitu yang tidak terlalu tinggi dan membebani perusahaan, namun tidak terlalu rendah agar karyawan berproduksi dengan baik.

Tentukan batas dasar dan batas atas besaran gaji untuk setiap posisi, sebagai patokan bagi karyawan baru nantinya.

Pada dasarnya kemampuan keuangan perusahaan menjadi faktor utama dalam menentukan gaji, apakah di atas rata-rata atau dibawah rata-rata perusahaan lain.

Apabila upah atau gaji terlalu tinggi atau terlalu rendah, akan ada dampak negatif secara jangka panjangnya.

Yaitu merusak keseimbangan proporsionalitas upah, sehingga hubungan antar karyawan menjadi tidak sehat.

4. Tidak Menutup Negosiasi dengan Karyawan

Perusahaan harus terbuka dengan perhitungan juga negosiasi gaji dengan karyawan.

Karena tidak dapat dipungkiri bahwa karyawan akan meminta kenaikan gaji, sedikitnya setahun sekali yang biasanya bertepatan dengan hari buruh.

Ditambah dengan fakta bahwa kebutuhan sehari-hari pasti meningkat setiap tahunnya.

Penyesuaian standar hidup ini tentu akan mempertahankan kestabilan produktivitas karyawan dan perusahaan.

Sementara bagi karyawan baru, Anda bisa menentukan gaji mereka seperti Anda menentukan gaji karyawan lama yang memiliki pekerjaan atau tugas sejenis.

Anda juga dapat menentukannya dari hasil masa percobaan yang ia jalani.

Jika Anda melihat potensi besar dari karyawan tersebut yang bisa mempengaruhi perkembangan perusahaan, tidak ada salahnya Anda memberinya gaji yang sedikit lebih tinggi.

Kemudian gaji  tersebut Anda evaluasi setiap tahun jika memang prestasi dan kontribusi mereka kepada perusahaan semakin besar.

Dengan memperhatikan keempat hal diatas, Anda akan semakin paham bagaimana cara menentukan gaji.

Pengelolaan gaji memang menjadi salah satu pekerjaan Anda yang membutuhkan tingkat ketelitian yang tinggi.

Aplikasi Payroll untuk Permudah Cara Menghitung Gaji Karyawan

Setelah Anda mengetahui cara hitung perhitungan gaji karyawan yang dapat diterapkan pada perusahaan.

Perhitungan gaji sejatinya bisa Anda lakukan menggunakan software pengolah data.

Namun menggunakan software pengolah data seperti Excel rawan terjadinya human error.

Oleh karena itu, bagi Anda sangat disarankan untuk menggunakan aplikasi payroll sebagai cara menghitung gaji yang bisa dengan mudah diintegrasikan dengan aplikasi absensi online secara profesional seperti Mekari Talenta.

Saya Mau Bertanya ke Sales Mekari Talenta Sekarang

Alasan pertama, menggunakan aplikasi payroll dapat mempermudah dan mempercepat pekerjaan penggajian, membantu mempermudah dan meringankan tugas HRD di perusahaan.

Kedua, Anda tidak perlu lagi khawatir adanya data yang hilang bahkan potensi adanya fraud yang dilakukan karyawan.

Anda juga tidak perlu khawatir adanya faktor human error yang dapat mempengaruhi perhitungan gaji perusahaan Anda.

Terlebih, aplikasi payroll juga dapat diintegrasikan dengan absensi karyawan perusahaan dan komponen gaji lainnya.

Talenta menjadi aplikasi payroll yang dapat bantu Anda menghitung gaji secara profesional dan mudah dengan fitur yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan penggajian perusahaan Anda.

Cari tahu selengkapnya tentang fitur dan solusi yang ditawarkan Mekari Talenta atau coba demo gratis attendance management software dari Talenta sekarang.