Insight Talenta

Mengenal Profesi dan Skill yang Wajib dimiliki oleh HR Assistant Adalah

Pengertian dari HR Assistant adalah salah satu bagian dari HR yang memiliki tugas melakukan support kepada pekerjaan utama HR yaitu mengurus karyawan. Admin HR akan berfokus pada administrasi karyawan dengan perusahaan, sebagai contoh pencatatan cuti, absen karyawan, pinjaman karyawan, dan sebagainya.

Menurut KBBI administrasi berarti usaha dan kegiatan yang meliputi penetapan tujuan serta penetapan cara-cara penyelenggaraan pembinaan organisasi, jadi Administrasi HRD atau HR Assistant adalah bagian dari Hrd yang memiliki fungsi untuk menetapkan tujuan termasuk membuat cara cara penyelenggaraan dan pembinaan organisasi yang didalamnya adalah pegawai.

Setelah kita mengetahui dengan singkat pengertian administrasi HR atau HR Assistant adalah, mari kita bahas apa saja skill wajib dan tanggungjawab dari seorang HR Assistant adalah.

skill untuk profesi hr assistant

Skill yang Wajib Dimiliki HR Assistant Adalah

1. Multitasking

Multitasking tentu saja sudah harus menjadi kemampuan admin HR. Karena begitu banyak pekerjaan yang berhubungan dengan karyawan yang bermacam-macam dan urusan yang berbeda-beda. untuk itu admin HR perlu memiliki catatan khusus untuk dirinya sebagai pengingat pekerjaan mana yang sudah dikerjakan dan belum dikerjakan.  

2. Kerjasama Tim

Seorang admin Hr harus memiliki kemampuan bekerja sebagai team. Hal ini menjadi penting karena perusahaan dan pekerja harus berjalan selaras dan sesuai dengan waktu yang telah ditentukan. Pekerjaan mengenai absensi atau daftar hadir, kontrak kerja dan surat menyurat tentu akan berhubungan dengan macam-macam divisi yang terkait. 

3. Pintar berorganisasi

Organisasi dalam perusahaan tentu akan berhubungan dengan bagaimana mengelola karyawan, Hal ini akan berdampak pada lingkungan kerja yang nyaman dan disiplin untuk itu seorang admin HR harus mampu “berorganisasi” termasuk membuat strategi budaya kerja

4. Profesional

Seorang HR Assistant adalah wajib hukumnya untuk memiliki keprofesionalitasan karena dampaknya yang cukup besar dalam melakukan manajemen pegawai. Pekerjaan harus dapat diselesaikan dengan waktu yang tepat dan sesuai porsinya.

5. Teliti, detail dan fokus

Salah satu tugas HR Assistant adalah merancang peraturan, hal ini memerlukan ketelitian dan sikap detail dalam proses pembuatanya agar dikemudian hari tidak ada celah celah peraturan yang digunakan pihak pihak tertenut untuk keuntungan pribadi.

6. Bernegosiasi

Mampu bernegosiasi dengan baik menjadi penting karena Admin HR berhubungan dengan banyak pihak dan banyak kepentingan. Dengan memiliki keterampilan negosiasi yang baik perusahaan dan pegawai dapat berjalan dengan beriringan.

7. Bertanggung jawab

Skill wajib selanjutnya dari seorang  HR Assistant adalah bertanggung jawab. Bagaimana mungkin perusahaan bisa berjalan dengan benar jika HR Assistant adalah tidak memiliki tanggung jawab dalam menyelesaikan pekerjaannya.

Tugas dan Tanggung Jawab HR Assistant Adalah

1. Laporan Bulanan

Untuk tugas HR assistant adalah Anda akan dihadapkan pada berbagai jenis laporan yang hampir semua datanya harus menunggu hingga akhir bulan, begitu juga dengan batas pelaporannya kepada pihak perusahaan. Laporan tersebut adalah laporan kehadiran karyawan, laporan cuti, laporan gaji, dan laporan lain terkait karyawan pada bulan tersebut. Termasuk laporan kegiatan pengembangan SDM jika memang diadakan pada bulan tersebut.

2. Asuransi dan Dana Pensiun

Asuransi dan dana pensiun karyawan ini nantinya akan disatukan perhitungan akhirnya dalam total gaji setiap bulannya. Di Indonesia, pemerintah sudah memfasilitasi hal ini dengan membuatkan BPJS Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan dengan segala peraturannya. Anda hanya perlu mengurus pendaftaran kepesertaan bagi karyawan baru atau bagi perusahaan Anda jika baru berdiri. Anda harus memahami aturan terkait keduanya agar para karyawan mendapat hak tersebut secara tepat melalui gaji mereka setiap bulan.

3. Memfasilitasi Dinas Luar Kota/Negeri

Perusahaan terkadang harus menugaskan karyawan tertentu untuk melakukan tugas di luar kota atau luar negeri. Anda akan bertugas untuk membuatkan surat pengantar atau surat tugas. Selain itu Anda juga harus mengurus gaji mereka meskipun sedang absen bekerja. Begitu juga dengan akomodasi mereka selama di sana.

4. Mengelola Karyawan Tetap, Kontrak, dan Magang

Bagi perusahaan yang memiliki karyawan dengan status yang bermacam-macam, hak dan kewajiban mereka juga tentunya akan berbeda-beda. Bukan itu saja, ketentuan atau peraturan mempekerjakan ketiga jenis karyawan tersebut juga berbeda. Apabila Anda menggunakan bantuan aplikasi karyawan yang lengkap, Anda akan memiliki fitur pengingat kontrak. Mengingat ketentuan perpanjang kontrak, dan sebagainya harus benar-benar diperhatikan.

5. Evaluasi Kinerja Karyawan

Sebagai tim HR, tugas administrasi terkait evaluasi kinerja karyawan memang tidak terlalu banyak. Salah satunya adalah pembuatan instrumen evaluasi dan membuat laporan terkait hasil evaluasi tersebut. Selebihnya, Anda akan menyerahkan keputusan, kebijakan, dan solusi jika terjadi masalah kepada perusahaan dengan cara rapat, dan sebagainya.

6. Distribusi Tugas Karyawan

Karena setiap karyawan memiliki kemampuan dan keahlian di bidang yang berbeda-beda, Anda berwenang untuk mendistribusikan kemampuan mereka pada bidang-bidang yang sesuai. Anda berhak melakukan mutasi jika memang karyawan tertentu justru lebih produktif ketika, misal berada di bidang kreatif daripada bidang pemasaran. Selain itu, Anda juga berhak melakukan promosi pada karyawan tertentu yang telah terbukti berprestasi. Begitu juga dengan melakukan PHK jika terpaksa karena mediasi sebelumnya dengan karyawan yang bersangkutan tidak membuahkan hasil.

7. Manajemen Remunerasi

Remunerasi meliputi segala hal yang berhubungan dengan gaji, tunjangan, dan upah lembur. Mulai dari menghitung, mengirim, hingga membuat laporan terkait gaji. Selain itu, Anda juga harus memperhatikan komponen-komponen gaji termasuk pajak penghasilan yang harus dikeluarkan setiap karyawan. Serta beberapa macam tunjangan yang juga memiliki banyak fungsi dan besaran. Salah satunya adalah tunjangan insentif bagi karyawan berprestasi, atau Tunjangan Hari Raya dan Gaji 13 yang diberikan setiap satu tahun satu kali.

8. Data Karyawan

Mengelola database karyawan mulai dari mereka yang baru saja menjadi karyawan, hingga mereka yang sudah keluar atau pensiun dari perusahaan Anda tentunya bukanlah pekerjaan yang mudah. Namun, meskipun mengelola database karyawan merupakan pekerjaan yang cukup banyak, ada banyak juga manfaat yang bisa didapatkan dan akan membuat Anda paham betapa pentingnya database karyawan. Hal ini juga meliputi surat menyurat yang menghubungkan karyawan dengan pihak perusahaan. Serta membuat formulir resmi perusahaan untuk mempermudah kegiatan personalia.

9. Rekrutmen Karyawan

Salah satu tugas HR assistant adalah untuk merekrut karyawan merupakan hal yang kompleks. Mulai dari penyebaran informasi pembukaan lowongan, melakukan seleksi CV yang masuk, kemudian mengadakan interview atau wawancara untuk calon karyawan yang lolos tahap pertama. Selain itu tidak berhenti di situ saja, Anda juga harus melakukan orientasi kepada karyawan baru agar mereka lebih mudah beradaptasi dengan lingkungan perusahaan.

Permudah Pekerjaan HR Assistant dengan Mekari Talenta

Talenta adalah salah satu merk HRIS (human resources information system), yakni software (perangkat lunak) untuk manajemen sumber daya manusia. HR software biasanya bertujuan mengurangi beban kerja administrasi di bidang penggajian, perpajakan karyawan, absensi, dan performance appraisal.

Selain itu, Talenta juga menyediakan fitur mobile friendly yang disebut mobile employee-self service yang dapat memudahkan karyawan untuk mengakses Talenta melalui smartphone atau gadget masing-masing. Fitur-fitur yang disediakan Talenta juga dilengkapi dengan detail-detail sehingga memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan. Misalnya, pada fitur payroll, komponen seperti bonus, tunjangan, pajak, insentif, dan lain-lain ditambahkan. Dengan demikian perhitungan akan menjadi lebih efisien dan efektif.

Kelebihan Mekari Talenta:

1. Fitur yang disajikan sangat berlimpah

Keunggulan dari Mekari Talenta ini salah satunya adalah fitur yang dibawakan sangat banyak dan berlimpah. Mulai dari pinjaman tunai, halaman recruitment, halaman cuti custom, hingga pengumuman karyawan pun disediakan oleh Mekari Talenta ini, berikut ini detail fiturnya

  • Fitur payroll, fitur ini membantu perusahaan menghitung dan bisa membayar payroll karyawan secara otomatis setiap bulannya. Proses payroll lebih efektif dan efisien karena tidak harus dilakukan di kantor.
  • Fitur manajemen waktu, maka tim HR perusahaan bisa dengan mudah melakukan otomatisasi proses cuti karyawan dan lemburan yang dilakukan.
  • Fitur attendance management, maka seluruh karyawan bisa melakukan absensi dengan mudah kapan dan dimana saja. Dan fitur ini juga memudahkan tim HR dalam melakukan pengawasan pada absensi karyawan sewaktu-waktu. Software attendance management by Talenta dapat Anda akses pada: https://www.talenta.co/fitur/attendance-management/.
  • Fitur database karyawan, dapat membantu HR dalam melakukan pengelolaan data dan informasi terkait karyawan. Mulai dari data personal, informasi tunjangan, hingga fasilitas yang berhak diterima karyawan sesuai kontrak kerjanya.

2. Kostumisasi yang sangat terperinci

Semua hal yang diatur di dalam Talenta diatur secara sangat terperinci, Di sini bahkan bisa membuat rumus cuti sendiri dan rumus denda sendiri.

3.  Tim Support yang efektif dan responsive

Tidak usah bergelut dengan BOT ketika memberikan keluhan atau komplain, CS dari Talenta akan dengan sigap membantu dalam hitungan menit saja.

Dalam aplikasi Talenta ini juga sering diadakan promo dan diskon yang berakibat pada harga yang bisa lebih murah dari harga normal. Tentu saja hal ini bisa dikatakan angin segar untuk perusahaan yang ingin menggunakan Talenta sebagai sistem payroll mereka namun dengan anggaran yang terbatas.

Apalagi untuk kondisi sekarang ini di mana karyawan lebih sering WFH, menggunakan Talenta tentu akan sangat membantu dalam hal pengkondisian karyawan dengan sistem otomatisnya yang akan sangat membantu perusahaan.

Dengan adanya fitur-fitur ini maka tentu saja pengelolaan sumber daya di dalam perusahaan jauh lebih baik dan lebih optimal.

HR software by Talenta dapat diakses dengan mudah di tautan: https://www.talenta.co/en/. Tunggu apa lagi? Coba Talenta sekarang juga.

 


PUBLISHED23 Jun 2022
Made
Made