- Database karyawan merupakan kumpulan data terintegrasi yang memuat berbagai informasi penting pegawai untuk mendukung operasional divisi personalia perusahaan.
- Pengelolaan database menggunakan aplikasi HRD bermanfaat mempercepat pencarian informasi, mengotomatisasi hitungan payroll, serta memfasilitasi fitur employee self-service.
Menggunakan aplikasi HRD atau aplikasi pengelolaan manfaat karyawan akan memudahkan untuk mengelola database pegawai. Kenapa demikian? Insight Talenta akan menjelaskannya.
Database karyawan adalah sekumpulan data yang memuat berbagai informasi terkait karyawan yang saling terhubung satu dengan yang lain.
Pada sistem manual, database dikelola dengan aplikasi excel. Sistem demikian sudah melibatkan teknologi, namun cara ini sudah tidak lagi dapat memenuhi tuntutan jaman.
Peningkatan efektivitas pengelolaan database karyawan kini memanfaatkan aplikasi HR.
Penggunaan aplikasi HR menjadi ujung tombak dalam peningkatan efisiensi waktu dalam mengurus administrasi karyawan.
Berikut adalah manfaat yang bisa didapatkan oleh perusahaan Anda dengan mengelola database karyawan menggunakan aplikasi HR Mekari Talenta.
Baca juga: 22 Aplikasi dan Software HRIS Terbaik untuk Membantu HRD
Manfaat Aplikasi Pengelolaan Karyawan untuk HR
1. Pengelolaan Database Sistematis
Dengan aplikasi HR, data karyawan dapat dikelola dan disimpan dengan sistematis.
Keuntungan praktisnya adalah pencarian data karyawan akan menjadi lebih cepat dan mudah.
Anda tidak perlu menyortir dokumen satu persatu, melainkan dapat menggunakan fitur pencarian dengan kata kunci yang dimiliki saat itu.
Memudahkan perusahaan ketika membutuhkan suatu informasi untuk pengambilan keputusan.
Misalnya untuk keputusan mutasi pegawai atau untuk keputusan promosi.
Bagian HRD hanya perlu melakukan beberapa langkah pencarian, dan query terkait data pribadi, kinerja, maupun catatan administrasi lainnya dapat tersedia dalam waktu yang relatif singkat.
Baca juga: Bagaimana Software HR Bantu Atur shift Kerja Call Center?
2. Integrasi Data Kepegawaian dalam Aplikasi HRD
Proses yang paling memakan waktu dan dilakukan berulang kali setiap periode dalam Bagian HRD adalah proses penghitungan gaji.
Proses ini memakan waktu yang cukup banyak mengikat perhitungan gaji melibatkan proses rekapitulasi kehadiran, perhitungan upah lembur, perhitungan pajak penghasilan masing-masing pegawai, potongan BPJS, potongan hukuman disiplin, dll.
Dengan menggunakan aplikasi pengelolaan manfaat karyawan, proses-proses tersebut dapat dilakukan secara otomatis karena terdapat fitur-fitur terkait yang terintegrasi.
Rekapitulasi kehadiran pegawai misalnya, HR dapat download sesuai format yang dibutuhkan, tanpa perlu melakukan rekapitulasi manual.
Data rekapitulasi kehadiran dapat langsung diolah sebagai dasar perhitungan upah lembur, deduksi, atau insentif pegawai.
Dalam perhitungan gaji, HR juga tidak perlu menginput data pegawai, seperti jabatan, yang menentukan besaran gaji pokok dan tunjangan, karena fitur ini telah terintegrasi dengan masterfile kepegawaian yang berisi data-data tersebut.
Integrasi data dalam aplikasi HR tidak hanya bermanfaat dalam perhitungan gaji. Dalam proses lainnya seperti pengajuan cuti, manfaat ini pun akan terasa memudahkan bagi HRD.
Baca juga: Panduan Praktis untuk Analisis SWOT Diri Sendiri
3. Aktualitas Data Karyawan
Aplikasi HRD juga memudahkan perusahaan untuk melakukan pembaruan data karyawan.
Jika sebelumnya pembaruan data karyawan dilakukan oleh HR secara manual.
Maka dengan aplikasi HR, perusahaan dapat memberikan akses update data ini kepada karyawan masing-masing untuk kemudian divalidasi oleh Bagian HRD.
Dengan demikian,pelaksanaan pembaruan data akan menjadi lebih cepat, serta aktualitas data karyawan menjadi lebih terjamin.
4. Memudahkan Compliance terhadap Peraturan
Penggunaan aplikasi pengelolaan manfaat karyawan juga akan memudahkan perusahaan untuk melakukan penyesuaian terhadap perubahan peraturan.
Peraturan Ketenagakerjaan yang sering mengalami perubahan dan menjadi sorotan pemilik usaha adalah terkait upah minimum regional, peraturan terkait pajak penghasilan, iuran BPJS, THR, dll.
Perubahan yang terjadi pada peraturan, akan dengan mudah diinput dan diaplikasikan ke dalam aplikasi, dibandingkan dengan sistem database karyawan yang masih manual.
Tentu saja hal ini sangat penting bagi kelangsungan perusahaan, karena menghindarkan perusahaan dari sanksi yang dijatuhkan pemerintah dan juga tuntutan hukum dari pihak lainnya.
Baca juga: Perbedaan Aplikasi HRIS Berbasis Cloud dengan On-Premise
5. Fitur Employee Self Service dalam Aplikasi HR
Employee self-service (ESS) adalah suatu fitur dalam aplikasi pengelolaan manfaat karyawan yang dapat digunakan oleh karyawan untuk mengakses data mereka terkait pekerjaan dan HR lainnya secara mandiri.
Data atau informasi yang dapat diakses biasanya berupa personalisasi data pribadi, uraian jabatan dan tugas harian, data absensi dan cuti karyawan, hingga slip gaji daring.
Dengan fitur employee self-service ini, memungkinkan karyawan untuk mengajukan, memberikan feedback, serta mempersonalisasikan data dalam kewenangannya.
Contohnya adalah permohonan cuti atau pengajuan koreksi absensi. Hal ini dipercaya dapat meningkatkan kepuasan serta retensi karyawan dalam suatu organisasi.
Dengan demikian, aplikasi Mekari Talenta benar-benar memaksimalkan dan meningkatkan pengelolaan database karyawan.
Bahkan, tidak hanya mengelola database, Mekari Talenta menghadirkan solusi lain bagi perusahaan seperti absensi online, benefit karyawan hingga perhitungan payroll bersama BPJS dan pajak penghasilan.
Coba demo gratis aplikasi Mekari Talenta dan rasakan mudahnya mengelola karyawan di era digital.
