Bagaimana Sistem Payroll Online Membantu Keuangan Perusahaan

Bagaimana sistem payroll online membantu keuangan perusahaan bisa menjadi pertanyaan penting bagi pengusaha pemula.

Sudah seharusnya hal ini diketahui dengan tepat oleh beberapa orang yang bekerja dan bergelut di dunia perusahaan terutama di bidang HR dan keuangan. Sebab divisi ini pada dasarnya bergelut di bidang penggajian karyawan sehingga berkaitan dengan payroll.

Sebenarnya apa itu payroll? Payroll sendiri merupakan suatu skema penggajian yang dilakukan oleh perusahaan kepada para karyawannya untuk jangka waktu tertentu. Biasanya tanggal pencairannya sudah ditentukan atau dijadwalkan. Pencairan gaji sendiri selalu menjadi saat yang ditunggu-tunggu bagi setiap karyawan sebagai hasil atas kinerjanya selama periode tertentu pada perusahaan.

Jika di masa lalu penerapan sistem payroll dilakukan secara manual maka untuk sekarang ini ada yang berbeda. Di masa sekarang yang identik dengan era digital rupanya payroll bisa diterapkan dengan menggunakan media digital pula menggunakan payroll software. Salah satunya dalam bentuk payroll online yang saat ini diterapkan di semakin banyak perusahaan, sehingga bisa melakukan perhitungan gaji karyawan dengan tepat.

Di samping itu ada keuntungan lainnya pula yang bisa diperoleh dari penerapan payroll online terutama pada keuangan perusahaan. Payroll online yang memang bisa membantu perusahaan untuk menghitung perhitungan gaji secara tepat. Mulai dari cara menghitung gaji pokok sampai dengan insentif dan juga perhitungan PPh pasal 21 bisa dilakukan dengan menggunakan sistem payroll online. Untuk dapat menjalankan sistem payroll online ini maka perlu dilalui berbagai proses secara bertahap seperti misalnya berikut ini.

Melakukan Input Data

Hal pertama terkait bagaimana sistem payroll online membantu keuangan perusahaan adalah dengan melakukan proses input data. Tentu saja dalam hal ini data yang diinput adalah data karyawan yang bekerja di perusahaan terkait. Untuk menambahkan atau menginput data karyawan hanya diperlukan cara yang cukup mudah. Cukup klik tombol atau opsi tambah saja yang tertera pada aplikasi lalu setelah itu Anda bisa menambahkan data karyawan perusahaan yang memang ingin ditambahkan.

Melengkapi Data dan Informasi

Setelah itu lengkapi detail informasi pribadi atas masing-masing karyawan yang bersangkutan. Informasi mengenai karyawan ini sebisa mungkin harus diisi dengan benar dan sesuai dengan data dari karyawan. Isilah data karyawan sesuai dengan apa yang diminta pada kolom yang tersedia. Termasuk pula melakukan pengisian nomor telepon karyawan yang biasanya harus dilakukan dengan suatu ketentuan. Misalnya saja pengisian nomor telepon menggunakan kode negara namun tanpa spasi atau simbol. Hal ini haruslah menjadi perhatian bagi Anda saat mengisinya.

Sebaiknya lakukan aktivitas melengkapi informasi lainnya yang berkaitan dengan karyawan. Selain itu sertakan pula detail atas karyawan sesuai dengan apa yang diminta dalam sistem payroll online. Anda bisa menambahkan seluruh informasi yang dibutuhkan sehingga data karyawan nantinya bisa terisi secara lengkap.

Mengisi Detail Perhitungan Karyawan

Langkah selanjutnya adalah mengisi detail perhitungan untuk karyawan. Detail perhitungan ini juga sudah seharusnya dilakukan dengan tepat dan rinci seperti misalnya di bagian rincian gaji. Seluruh detail dan rincian gaji bisa diinput atau dimasukkan secara online agar nantinya bisa dihitung dan diproses oleh aplikasi atau software secara online.  

Menjalankan Sistem Payroll Online

Jika Anda telah mengisi seluruh detail informasi mengenai karyawan yang bersangkutan maka segeralah berlanjut ke tahapan berikutnya. Tahapan berikutnya dalam menjalankan sistem payroll online adalah klik tombol simpan. Jika memang Anda sudah menekan klik pada tombol simpan ini maka seluruh data yang telah diinput berarti telah tersimpan baik di dalam proses perhitungan online tersebut maupun pada server data.

Untuk melihat rincian perhitungan gaji rupanya Anda juga bisa melihatnya dengan cara menekan klik pada tombol lihat hasil atau tombol ya. Dari sini nantinya Anda bisa melihat dan melakukan pengecekan kembali terhadap data yang telah diinput.

Setelah detail perhitungan atas masing-masing karyawan telah sesuai maka silahkan berlanjut ke tahapan berikutnya yaitu menekan tombol menu daftar gaji. Anda juga bisa berlanjut ke menu payroll sehingga Anda dapat melihat total gaji yang sudah dibayarkan. Selanjutnya Anda juga bisa melihat sisa gaji yang harus dibayarkan dan juga melihat secara jelas mengenai gaji yang sudah dijadwalkan ataupun gaji yang mungkin sedang menunggu konfirmasi dari pihak bank. Singkat kata Anda dapat melihat seluruh total gaji dari semua karyawan yang memang harus dibayarkan.

Dengan menggunakan sistem payroll online, Anda akan dengan mudah melakukan proses penghitungan gaji karyawan secara tepat dan cepat. Selain itu, Anda juga meminimalisir kesalahan penghitungan dibandingkan dengan menggunakan sistem manual. Salah satu sistem payroll online yang menawarkan berbagai keuntungan tersebut adalah Talenta, Anda dapat menemuka keuntungan lainnya dengan mengunjungi tautan berikut: https://www.talenta.co/fitur/software-payroll/.

Melakukan Pembayaran

Lanjutkan aktivitas Anda dengan melakukan klik pada menu atau opsi lanjutkan pembayaran. Selain itu jangan lupa pula untuk menekan klik pada tombol atau opsi konfirmasi pembayaran. Dengan menekan seluruh tombol tersebut maka Anda bisa melakukan cek kembali terhadap pembayaran yang telah dilakukan. Jadi peluang terjadinya kesalahan dalam melakukan pembayaran gaji pada masing-masing karyawan semakin kecil dan bahkan bisa diantisipasi.

Setelah itu pilih bank untuk dapat melakukan proses transfer dana. Kemudian ikuti pula seluruh instruksi yang dapat menghantarkan Anda pada aktivitas melakukan transaksi dana. Namun untuk melakukannya pastikan bahwa saldo yang akan digunakan untuk melakukan proses transaksi telah tersedia secara cukup. Sebab jika tidak cukup maka proses transaksi akan terhambat atau terkendala.

Setelah selesai melakukan proses transfer dana maka Anda bisa beralih ke langkah selanjutnya yaitu menekan klik pada tombol lanjutkan pembayaran dan juga tombol konfirmasi pembayaran. Selain itu untuk melakukan penjadwalan untuk pembayaran gaji nantinya Anda bisa mengisi tanggal yang diinginkan. Tidak hanya tanggalnya saja namun Anda juga bisa mengisi jumlah gaji yang harus dibayarkan pada seluruh karyawan perusahaan. Pengisiannya juga harus dilakukan dengan tepat dan jangan sampai terjadi kesalahan agar tidak sampai merugikan pihak karyawan.

Melihat Status Pembayaran

Jika proses di atas telah selesai selanjutnya Anda akan melihat status berhasil. Keberhasilan ini tampak dari adanya tulisan pembayaran dijadwalkan yang bisa Anda lihat di layar perangkat. Jadi jika Anda telah melihat tulisan ini berarti apa yang telah dilakukan pada sistem payroll online telah sukses. Di bagian akhir nantinya hal yang bisa Anda lakukan tepatnya setelah melakukan seluruh proses di atas adalah menunggu hingga status pembayaran Anda berhasil,

Bagaimana sistem payroll online membantu keuangan perusahaan mungkin jika dibayangkan secara sekilas saja rasanya cukup rumit. Padahal sebenarnya penerapan sistem payroll online ini cukup mudah. Justru penerapan payroll online ini dapat dilakukan dengan sangat praktis dan cepat sehingga tidak membuang banyak waktu dan tenaga bagi siapa saja yang menjalankannya.

Dengan adanya seluruh tahapan yang bisa dilalui dalam menerapkan sistem payroll online maka tentunya prosesnya akan lebih cepat. Hasilnya pun bisa dipastikan tepat dan jauh dari kesalahan yang mungkin bisa terjadi jika perhitungan gaji dilakukan secara manual. Kehadiran sistem payroll online memang dapat bersifat menguntungkan bagi perusahaan termasuk pula di bidang keuangannya.