Tugas HR lebih dari sekadar mengurus absensi dan menghitung gaji karyawan. Salah satu tugas HR yang tidak kalah penting adalah merencanakan sumber daya manusia (SDM).
Bagaimana perencanaan SDM di perusahaan yang tepat? Simak penjelasan lengkapnya berikut ini.
Apa Itu Perencanaan Sumber Daya Manusia (SDM)?
Perencanaan sumber daya manusia (SDM) adalah proses strategis yang bertujuan untuk mengidentifikasi, mengelola, dan memenuhi kebutuhan tenaga kerja perusahaan dalam jangka pendek maupun panjang.
Proses ini bertujuan untuk memastikan bahwa perusahaan memiliki jumlah karyawan yang tepat, dengan keterampilan dan kompetensi yang sesuai, untuk mencapai tujuan bisnis secara efektif.
Dalam dunia kerja yang terus berubah, perencanaan SDM kini harus memperhatikan beberapa hal berikut.
1. Perkembangan Teknologi
Otomasi dan penggunaan kecerdasan buatan (AI) telah mengubah kebutuhan keterampilan dalam berbagai industri. Maka dari itu, perusahaan perlu mengidentifikasi keterampilan digital yang relevan untuk mempersiapkan tenaga kerja masa depan.
2. Digitalisasi
Penggunaan alat digital dalam manajemen SDM, seperti perangkat lunak perencanaan tenaga kerja, platform pelatihan online, dan sistem manajemen kinerja. Digitalisasi memudahkan pengelolaan data karyawan dan analisis kebutuhan tenaga kerja.
3. Model Kerja Fleksibel
Kombinasi bekerja dari kantor dan jarak jauh seperti hybrid working mempengaruhi perencanaan ruang kerja, alat kerja, dan produktivitas.
Anda juga bisa memperluas peluang rekrutmen lewat kebijakan kerja fleksibel karena perusahaan dapat mempekerjakan kandidat dari lokasi mana pun, tetapi membutuhkan strategi untuk membangun budaya kerja jarak jauh.
Baca juga: Panduan Lengkap Pelatihan Karyawan: Manfaat, Jenis, dan Tujuan
Apa Fungsi dan Tujuan Perencanaan SDM?
Fungsi Utama Perencanaan SDM
1. Menyelaraskan Kebutuhan Tenaga Kerja dengan Strategi Bisnis
Perencanaan SDM membantu memastikan bahwa kebutuhan tenaga kerja sesuai dengan visi, misi, dan tujuan strategis perusahaan. Dengan memahami arah bisnis, perusahaan dapat menentukan jumlah dan jenis tenaga kerja yang dibutuhkan untuk mencapai target jangka pendek dan panjang.
2. Mencegah Kekurangan atau Kelebihan Tenaga Kerja
Dengan perencanaan yang baik, perusahaan dapat menghindari situasi kekurangan tenaga kerja yang dapat menghambat operasional atau kelebihan tenaga kerja yang membebani biaya.
Perencanaan ini memungkinkan perusahaan untuk mengelola sumber daya manusia secara efisien dan menyesuaikan kebutuhan tenaga kerja berdasarkan perubahan pasar atau kondisi internal.
3. Mengidentifikasi Kebutuhan Pelatihan dan Pengembangan Karyawan
Perencanaan SDM membantu mengidentifikasi kesenjangan keterampilan dalam organisasi. Dengan mengetahui kebutuhan pelatihan, perusahaan dapat merancang program pengembangan untuk meningkatkan kompetensi karyawan, sehingga mereka dapat beradaptasi dengan perubahan teknologi atau tanggung jawab baru.
Tujuan Perencanaan SDM
1. Meningkatkan Produktivitas Perusahaan
Dengan memastikan bahwa perusahaan memiliki tenaga kerja yang tepat dengan keterampilan yang relevan, perencanaan SDM berkontribusi langsung pada peningkatan efisiensi operasional dan produktivitas keseluruhan.
2. Mengurangi Biaya Perekrutan yang Tidak Perlu
Perencanaan yang matang membantu menghindari pengeluaran yang tidak efisien dalam proses rekrutmen, seperti biaya untuk mengganti karyawan yang sering keluar masuk atau perekrutan mendadak yang disebabkan oleh kurangnya tenaga kerja.
3. Mendukung Pertumbuhan Perusahaan melalui Pengelolaan Talenta yang Tepat
Perusahaan dapat merancang strategi jangka panjang untuk mengidentifikasi, menarik, dan mempertahankan talenta terbaik. Ini mendukung inovasi dan keberlanjutan pertumbuhan perusahaan dengan memastikan bahwa tenaga kerja yang dimiliki selalu relevan dengan kebutuhan pasar dan tujuan perusahaan.
Dengan memahami fungsi dan tujuan ini, perusahaan dapat lebih proaktif dalam mengelola sumber daya manusia dan menghadapi tantangan pasar dengan tenaga kerja yang terampil, adaptif, dan efisien.
Bagaimana Proses Perencanaan SDM yang Benar?
1. Analisis Kebutuhan SDM
Proses ini melibatkan penilaian posisi yang diperlukan dan jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan untuk mendukung tujuan jangka panjang perusahaan. Beberapa hal yang dianalisis:
- Perubahan bisnis, seperti ekspansi atau restrukturisasi.
- Peran baru yang dibutuhkan untuk mengikuti perkembangan industri atau teknologi.
- Kompetensi yang dibutuhkan untuk mencapai target strategis perusahaan.
2. Evaluasi Karyawan Saat Ini
Langkah ini mencakup analisis terhadap tenaga kerja yang sudah ada, termasuk:
- Jumlah karyawan di setiap divisi.
- Kualitas dan kompetensi mereka, seperti keterampilan teknis dan soft skills.
- Tingkat produktivitas dan kinerja individu maupun tim.
Evaluasi ini membantu memahami apakah sumber daya manusia yang ada sudah memadai atau memerlukan penyesuaian.
3. Identifikasi Kesenjangan SDM
Setelah melakukan analisis kebutuhan dan evaluasi tenaga kerja saat ini, perusahaan dapat mengidentifikasi kesenjangan, seperti:
- Kekurangan tenaga kerja di posisi tertentu.
- Kebutuhan akan keterampilan baru yang belum dimiliki karyawan saat ini.
- Posisi atau peran yang sudah tidak relevan atau terlalu berlebihan.
Identifikasi ini memungkinkan perusahaan untuk memprioritaskan area yang membutuhkan intervensi.
Perusahaan harus merancang strategi untuk memenuhi kebutuhan tenaga kerja yang telah diidentifikasi. Strategi ini dapat meliputi:
- Rekrutmen Baru: Menarik kandidat eksternal dengan keterampilan yang dibutuhkan.
- Pelatihan dan Pengembangan: Meningkatkan keterampilan karyawan saat ini agar sesuai dengan kebutuhan baru.
- Promosi Internal: Memberikan kesempatan kepada karyawan untuk mengisi posisi yang lebih tinggi berdasarkan kinerja dan potensi mereka.
- Penggunaan Teknologi: Mengintegrasikan otomatisasi untuk mengurangi kebutuhan tenaga kerja manual di area tertentu.
5. Monitoring dan Evaluasi
Proses ini memastikan rencana SDM tetap relevan dengan perubahan dalam bisnis atau pasar. Monitoring melibatkan:
- Peninjauan berkala terhadap rencana SDM untuk menyesuaikan dengan kebutuhan terkini.
- Evaluasi keberhasilan strategi yang diterapkan, seperti efektivitas pelatihan atau hasil rekrutmen baru.
- Penyusunan laporan dan pembaruan rencana berdasarkan hasil evaluasi.
Baca juga: Pentingnya Konsistensi dalam Bekerja dan Cara Meningkatkannya
Faktor yang Perlu Dipertimbangkan dalam Perencanaan Sumber Daya Manusia (SDM)
Faktor Internal
1. Kondisi Keuangan Perusahaan
Kondisi keuangan perusahaan menjadi dasar utama dalam perencanaan SDM. Keputusan terkait perekrutan, pengembangan karyawan, dan strategi pemenuhan tenaga kerja sangat bergantung pada kemampuan anggaran perusahaan.
Jika kondisi keuangan stabil, perusahaan dapat lebih fleksibel dalam investasi SDM, seperti pelatihan atau perekrutan.
2. Budaya Organisasi
Budaya organisasi memengaruhi bagaimana perusahaan mengelola dan mengembangkan tenaga kerja. Perencanaan SDM harus selaras dengan nilai-nilai perusahaan, seperti kolaborasi, inovasi, atau keberagaman. Ini membantu menciptakan lingkungan kerja yang mendukung produktivitas dan keterlibatan karyawan.
3. Ketersediaan Pelatihan dan Pengembangan Internal
Program pelatihan internal yang efektif membantu perusahaan mengatasi kesenjangan keterampilan tanpa perlu melakukan perekrutan eksternal yang mahal. Ketersediaan pelatihan juga memungkinkan perusahaan untuk mengembangkan karyawan dari dalam, meningkatkan loyalitas, dan mempertahankan talenta.
Faktor Eksternal
1. Perubahan Regulasi Ketenagakerjaan
Perubahan hukum atau peraturan terkait tenaga kerja, seperti kebijakan upah minimum, jam kerja, atau tunjangan, harus diperhitungkan dalam perencanaan SDM. Perusahaan perlu memastikan bahwa kebijakan SDM mereka mematuhi hukum yang berlaku untuk menghindari risiko hukum.
2. Persaingan di Pasar Tenaga Kerja
Persaingan di pasar tenaga kerja memengaruhi kemampuan perusahaan untuk menarik dan mempertahankan talenta terbaik. Dalam kondisi persaingan tinggi, perusahaan mungkin perlu menawarkan kompensasi lebih kompetitif atau memberikan fasilitas tambahan seperti model kerja fleksibel.
3. Tren Global seperti Digitalisasi atau Model Kerja Hybrid
Tren seperti digitalisasi dan kerja hybrid mengubah kebutuhan tenaga kerja dan cara bekerja. Perencanaan SDM harus mempertimbangkan pergeseran ini dengan mencari talenta yang mampu bekerja dengan teknologi terkini dan memanfaatkan model kerja fleksibel untuk meningkatkan efisiensi.
Baca juga: Apa Itu Talent Acquisition? Panduan Lengkap untuk HR dan Pencari Karier
Teknologi Pendukung
Pemanfaatan Software HRIS Mekari Talenta
Software seperti Mekari Talenta menjadi software penting dalam perencanaan SDM modern. Teknologi ini membantu perusahaan dalam banyak hal seperti Attendance Management hingga Recruitment.
Selain itu lewat Performance Management, Anda juga bisa memantau kinerja karyawan untuk menentukan kebutuhan pelatihan atau pengembangan mereka dengan menyesuaikan kompetensi masing-masing.
Dengan mempertimbangkan faktor-faktor ini, perusahaan dapat menyusun perencanaan SDM yang komprehensif dan adaptif, sehingga mendukung pertumbuhan bisnis secara berkelanjutan.
Kemudian jika Anda tertarik mengetaui fitur-fitur Mekari Talenta lainnya lebih lanjut, hubungi tim sales untuk berdiskusi mengenai kebutuhan Anda sekarang juga.