Sebagaimana divisi dalam sebuah perusahaan, tugas HRD wajib memberikan rencana kerja dan laporan HRD terkait pengelolaan karyawan yang biasanya dibuat di Microsoft Excel. Contoh laporan HRD di Excel biasanya memuat banyak jenis laporan.
Misalnya, terkait absensi kehadiran kerja, penggajian, atau laporan cuti.
Melalui laporan HRD tersebut, perusahaan kemudian bisa membuat keputusan-keputusan tertentu untuk perbaikan ke depannya.
Lalu, seperti apakah laporan HRD di Excel dan bagaimana contohnya? Mari simak artikel blog Mekari Talenta berikut ini.
Apa Itu Laporan HRD
Laporan HRD (Human Resources Development) adalah dokumen yang disusun oleh departemen Sumber Daya Manusia (SDM) untuk memberikan informasi mengenai berbagai aspek manajemen sumber daya manusia dalam sebuah perusahaan atau organisasi.
Laporan ini dapat mencakup berbagai hal, seperti data kehadiran karyawan, evaluasi kinerja, rekruitmen, pelatihan, dan pengembangan, hingga perhitungan gaji, tunjangan, dan bonus.
Laporan HRD biasanya digunakan untuk membantu manajemen dalam mengambil keputusan strategis terkait pengelolaan tenaga kerja.
Dengan laporan ini, perusahaan bisa lebih memahami kebutuhan pelatihan, mengevaluasi kinerja karyawan, serta mengidentifikasi masalah terkait kepuasan atau produktivitas.
Selain itu, laporan HRD juga bermanfaat untuk mendokumentasikan pencapaian atau tantangan SDM, memastikan kepatuhan terhadap peraturan ketenagakerjaan, serta menyusun rencana peningkatan kinerja dan pengembangan karyawan ke depan.
Contoh Laporan HRD untuk Absensi Karyawan
Contoh absensi karyawan bulanan dalam bentuk Excel biasanya dibutuhkan, terutama ketika HR ingin menghitung payroll karyawan setiap bulannya.
Pada laporan ini, pihak HR biasanya akan merekap jumlah absen karyawan dalam periode satu bulan.
Selain itu, laporan absensi karyawan juga berpengaruh untuk melihat produktivitas karyawan.
Dilihat dari clock in dan clock out karyawan tersebut, HR bisa menilai bagaimana karyawan tersebut bekerja.
Yang nantinya, perusahaan dapat menilai performa mereka.
Berikut merupakan contoh rencana kerja laporan HRD di Excel untuk absensi karyawan.
Namun, jika Anda ingin memiliki sistem absensi serta laporan yang lebih mudah diaplikasikan, Anda dapat menggunakan fitur Attendance yang ada pada aplikasi HRIS Mekari Talenta.
Dengan fitur ini, karyawan bisa melakukan absensi secara online dan data absensi tersebut secara otomatis akan terdata di dalam sistem.
Jadi, Anda tidak perlu merekapnya lagi secara manual.
Fungsi Laporan HRD
Fungsi laporan HRD adalah sebagai alat yang memberikan gambaran lengkap mengenai berbagai aspek pengelolaan sumber daya manusia di perusahaan. Berikut adalah beberapa fungsi utama laporan HRD:
1. Mendukung Pengambilan Keputusan
Laporan HRD menyediakan data dan informasi mengenai kehadiran, kinerja, tingkat retensi, dan kepuasan karyawan yang membantu manajemen membuat keputusan strategis, seperti perencanaan tenaga kerja, promosi, atau peningkatan kesejahteraan karyawan.
2. Memantau Kinerja Karyawan
Laporan ini berisi informasi tentang evaluasi kinerja dan produktivitas karyawan, yang dapat digunakan untuk mengidentifikasi karyawan yang unggul atau yang memerlukan pengembangan lebih lanjut, sehingga memudahkan dalam menentukan kebutuhan pelatihan atau pemberian penghargaan.
3. Mengoptimalkan Proses Rekrutmen dan Pengembangan
Laporan HRD mencakup data tentang proses rekrutmen, efektivitas pelatihan, dan pengembangan kompetensi karyawan. Hal ini membantu HRD memastikan bahwa perusahaan memiliki tenaga kerja yang sesuai dengan kebutuhan dan siap berkembang bersama organisasi.
4. Menyediakan Dokumentasi yang Terintegrasi
Laporan ini berfungsi sebagai dokumentasi formal yang mencakup catatan berbagai aktivitas SDM, seperti catatan kehadiran, pembayaran gaji, dan keluhan karyawan, yang bisa digunakan dalam audit dan kepatuhan terhadap regulasi ketenagakerjaan.
Jenis Laporan HRD
1. Laporan Kehadiran dan Absensi
Laporan ini berisi data tentang kehadiran, ketepatan waktu, cuti, dan ketidakhadiran karyawan. Fungsi laporan ini adalah untuk memantau kedisiplinan, menghitung upah berdasarkan jam kerja, serta mendeteksi pola ketidakhadiran yang mungkin mempengaruhi produktivitas.
2. Laporan Kinerja Karyawan
Laporan ini mencakup penilaian kinerja, produktivitas, dan kontribusi setiap karyawan. Biasanya, laporan ini digunakan untuk menentukan promosi, bonus, atau pelatihan tambahan bagi karyawan yang berkinerja baik atau yang membutuhkan pengembangan.
3. Laporan Rekrutmen
Laporan ini memberikan informasi tentang proses perekrutan, mulai dari jumlah pelamar, kandidat yang lolos seleksi, hingga waktu yang dibutuhkan untuk menutup posisi yang terbuka. Laporan rekrutmen membantu mengukur efektivitas proses perekrutan serta memastikan bahwa kebutuhan tenaga kerja perusahaan terpenuhi.
4. Laporan Pelatihan dan Pengembangan
Laporan ini mencatat program pelatihan yang telah diadakan, jumlah peserta, evaluasi hasil pelatihan, dan dampaknya terhadap kinerja karyawan. Laporan ini membantu memastikan bahwa karyawan memiliki keterampilan yang sesuai dan siap menghadapi tuntutan kerja.
5. Laporan Kepuasan dan Engagement Karyawan
Laporan ini berisi data tentang tingkat kepuasan karyawan, motivasi, serta engagement terhadap perusahaan. Ini biasanya dikumpulkan melalui survei atau feedback rutin dan berguna untuk mengevaluasi budaya kerja dan merencanakan inisiatif yang mendukung retensi karyawan.
6. Laporan Gaji dan Kompensasi
Laporan ini berisi informasi tentang pembayaran gaji, tunjangan, bonus, dan insentif lainnya. Ini memastikan bahwa pembayaran dilakukan dengan tepat waktu dan sesuai ketentuan, serta mendokumentasikan setiap perubahan dalam struktur kompensasi.
Contoh Laporan HRD untuk Gaji Karyawan
Seorang karyawan butuh mendapatkan laporan berupa slip gaji. Sehingga, mereka bisa mengetahui rincian komponen gaji yang mereka dapatkan seperti apa.
Namun, perusahaan juga membutuhkan laporan gaji karyawan untuk melakukan pembukuan keuangan.
Selain itu, bagian finance perusahaan juga butuh laporan HR ini untuk menghitung pajak penghasilan PPh 21.
Perusahaan juga butuh laporan ini sebagai informasi terkait kondisi keuangan di perusahaan.
Sehingga perusahaan dapat membuat keputusan untuk melakukan penyesuaian ke depannya.
Berikut merupakan contoh sip gaji yang juga merupakan laporan HRD pada format Excel terkait laporan gaji karyawan.
Namun, menggunakan Excel untuk menghitung take home pay karyawan secara manual tentunya bukan pekerjaan yang mudah.
Apalagi jika karyawan di perusahaan Anda cukup banyak.
Proses gaji atau payroll karyawan serta pencatatannya kini juga bisa diautomasi melalui aplikasi HRIS seperti Mekari Talenta.
Aplikasi ini memiliki fitur Payroll yang akan memudahkan pekerjaan juga tugas HRD ketika hendak melakukan payroll setiap bulannya.
Dengan Mekari Talenta, proses payroll di perusahaan bisa dilakukan dalam waktu yang singkat.
Karena sudah terintegrasi oleh sistem, nominal gaji tiap karyawan dapat dihitung secara otomatis menyesuaikan komponen gaji masing-masing.
Selain itu, karyawan juga dapat langsung mengakses payslip mereka setiap bulan melalui aplikasi Mekari Talenta.
Baca Juga: Laporan Penggajian Karyawan, ini Komponen Pentingnya
Contoh Laporan HRD untuk Cuti Karyawan
Pada laporan ini, perusahaan dapat melihat pola karyawan dalam memilih tanggal-tanggal untuk mereka mengajukan cuti.
Mengingat di Indonesia memiliki hari libur yang tersebar di beberapa bulan, masing-masing karyawan tentu memiliki kecenderungan cuti di tanggal-tanggal berbeda mengikuti hari libur agama masing-masing.
Selain untuk karyawan, tentunya laporan cuti juga memiliki kegunaan bagi perusahaan.
Berdasarkan laporan tersebut, mereka juga bisa melakukan evaluasi kebijakan cuti. Misalnya, mengurangi atau menambah jumlah cuti tahunan karyawan.
Perusahaan juga bisa menggunakan laporan ini sebagai pengingat terkait sisa cuti karyawan yang belum digunakan.
Jika karyawan tersebut hendak resign atau terkena PHK, perusahaan bisa menghitung sisa cuti mereka untuk kemudian diuangkan ke dalam payroll terakhir mereka.
Berikut merupakan contoh laporan HRD di Excel terkait laporan cuti karyawan.
Terkait cuti, Mekari Talenta juga memiliki fitur Employee Self-Service (ESS) di mana karyawan dapat mengajukan cutinya sendiri lewat aplikasi HRIS Mekari Talenta.
Perusahaan pun dapat menentukan siapa yang menjadi approval line untuk masing-masing karyawan.
Karyawan pun dapat mengajukan cuti dengan mudah hanya dengan sentuhan jari.
Baca Juga: Seputar Laporan Absensi Karyawan yang Harus HRD Ketahui
Laporan untuk Izin atau Sakit KaryawanÂ
Untuk melengkapi laporan absensi karyawan, HR juga bisa membuat laporan terkait izin atau sakit para karyawan.
Terkait izin, kecenderungan karyawan dalam izin juga bisa mempengaruhi hasil evaluasi mereka.
Dilihat dari alasan mereka izin atau seberapa sering mereka izin, perusahaan dapat memutuskan apakah akan tetap meneruskan kontrak dengan karyawan tersebut atau tidak.
Lewat aplikasi HRIS Mekari Talenta, karyawan yang tidak bisa masuk kantor juga dapat memberikan alasan kenapa ia tidak masuk kantor.
Sehingga ketika tim HR merekap absensi pegawai, mereka bisa memastikan bahwa ada bukti pemberian izin tersebut dari atasan mereka.
Baca Juga: Laporan Gaji Karyawan, Komponen dan Fungsinya!
Kelola Berbagai Aktivitas Pengelolaan Karyawan dengan Mekari Talenta
Itulah tadi beberapa contoh laporan HRD di Excel yang bisa Anda jadikan referensi ketika hendak membuat laporan terkait pengelolaan karyawan.
Bisa dilihat bahwa cukup banyak pekerjaan HR, terutama yang berkaitan dengan proses administrasi karyawan.
Padahal dengan perkembangan zaman yang serba digital saat ini sudah banyak aplikasi manajemen tugas dan proyek yang membantu pengelolaan hal tersebut.
Agar bisa lebih efisien, dibutuhkan adanya sistem HRIS menggantikan pekerjaan-pekerjaan yang masih dilakukan secara manual.
Untuk menjawab permasalahan tersebut, Anda bisa memanfaatkan aplikasi HRIS Mekari Talenta yang dapat membuat pekerjaan HR jadi lebih mudah.
Aplikasi Mekari Talenta memiliki berbagai macam fitur yang bisa membantu Anda membuat rencana kerja hrd, hingga laporan-laporan tersebut lebih mudah dibanding menggunakan Excel.
Kemudian, Mekari Talenta juga memiliki fitur baru pada dashboard HR-nya yakni Custom Dashboard yang dapat membantu Anda dalam membuat keputusan yang lebih strategis berdasarkan analisis data.
Lewat fitur Custom Dashboard Mekari Talenta, Anda dapat mengkustomisasi Dashboard HR Analytics dengan berbagai tipe grafik, memonitor dan menganalisis berbagai hal terkait karyawan, hingga mengoptimalkan strategi pemberdayaan karyawan dengan fokus terhadap KPI mereka.
Hal ini, tentu juga memudahkan HR dalam membuat laporan lainnya yang berkaitan dengan karyawan.
Mekari Talenta memiliki fitur Report Builder yang akan membantu Anda membuat laporan sesuai dengan kebutuhan masing-masing berdasarkan data perusahaan yang sudah tersimpan di dalam sistem.
Pada Report Builder terdapat data-data yang telah disediakan misalnya data personal karyawan, employment, absensi kehadiran, jumlah jam kerja karyawan, dan lain-lain tergantung kebutuhan Anda.
Di dalam fitur Report Builder Mekari Talenta ini, Anda juga bisa mendapatkan fungsi Pivotable Report di mana HR dapat membuat report secara self-service dengan template yang sudah ada khusus untuk report terkait attendance, payroll, dan juga employment.
Melalui Pivotable Report, Anda juga bisa mendapatkan insight yang lebih dalam yang menginformasikan data-data tertentu untuk membuat keputusan.
Karena self-service, ini membuat HR memiliki fleksibilitas terkait data yang ingin dianalisis sehingga dapat merespon cepat terkait adanya perubahan dalam kepegawaian di perusahaan.
Jadi, tunggu apalagi? Jangan lupa untuk isi form berikut untuk mendiskusikan permasalahan HR yang perusahaan Anda alami dengan tim kami di Mekari Talenta.
