Contoh Cara Membuat Laporan Perjalanan Dinas yang Efektif

Karyawan kerap diminta perusahaan untuk melakukan perjalanan dinas ke berbagai daerah. Terkadang, setelah mereka melakukan perjalanan dinas, mereka kerap diminta untuk membuat laporan perjalanan dinas agar perusahaan mengetahui tujuan perjalanan mereka.

Apa itu pengertian laporan perjalanan dinas dan bagaimana membuatnya? Simak penjelasannya berikut ini.

Apa Itu Laporan Perjalanan Dinas?

Laporan perjalanan dinas adalah dokumen yang memuat detail tentang kegiatan perjalanan yang dilakukan oleh karyawan perusahaan, termasuk tujuan perjalanan, tanggal perjalanan, rincian biaya, seperti transportasi, akomodasi, dan pengeluaran lainnya, serta laporan mengenai kegiatan yang dilakukan selama perjalanan tersebut.

Laporan ini biasanya digunakan oleh perusahaan untuk tujuan akuntansi, penggantian biaya, dan pelaporan atas aktivitas perjalanan dinas.

Pentingnya Laporan Perjalanan Dinas

Laporan perjalanan dinas sangat penting bagi HR dan perusahaan karena menjadi laporan pertanggungjawaban bagi karyawan selama melakukan perjalanan bisnis. Berikut adalah beberapa manfaat lainnya.

Pengelolaan Keuangan

Laporan ini memberikan gambaran lengkap tentang biaya yang dikeluarkan selama perjalanan dinas, termasuk transportasi, akomodasi, dan pengeluaran lainnya. Ini membantu HR dan departemen keuangan dalam mengelola anggaran dan mengevaluasi efisiensi biaya perjalanan.

Pelacakan Pengeluaran

Dengan laporan ini, HR dapat melacak dan memverifikasi pengeluaran yang diajukan oleh karyawan untuk penggantian biaya. Ini membantu memastikan bahwa pengeluaran yang diajukan sesuai dengan kebijakan perusahaan dan tidak melebihi batas yang ditetapkan.

Kepatuhan Terhadap Regulasi

Laporan perjalanan dinas membantu perusahaan mematuhi regulasi terkait perjalanan dinas, seperti kebijakan perusahaan, peraturan pajak, atau persyaratan perpajakan yang berlaku. Ini membantu mencegah pelanggaran peraturan dan mengurangi risiko potensial terkait masalah kepatuhan.

Dengan demikian, laporan ini menjadi instrumen yang penting bagi HR dan perusahaan dalam mengelola keuangan, memastikan kepatuhan terhadap regulasi, dan memantau pengeluaran perjalanan dinas secara efektif.

Baca juga: Contoh Surat Tugas Perjalanan Dinas

Jenis-jenis Laporan Perjalanan Dinas

Berikut adalah beberapa jenis laporan perjalanan dinas yang sering dibutuhkan:

Laporan Pengeluaran: Detail biaya yang dikeluarkan selama perjalanan, termasuk biaya transportasi, akomodasi, makanan, dan pengeluaran lainnya yang relevan dengan perjalanan.

Laporan Kegiatan: Ringkasan kegiatan yang dilakukan selama perjalanan dinas, termasuk pertemuan, acara, atau kegiatan bisnis lainnya yang relevan dengan tujuan perjalanan.

Laporan Rincian Itinerary: Rincian lengkap tentang jadwal perjalanan, termasuk tanggal, waktu, dan lokasi setiap kegiatan atau pertemuan yang dijadwalkan selama perjalanan.

Laporan Verifikasi: Dokumen yang menyatakan bahwa pengeluaran yang diajukan dalam laporan perjalanan dinas telah diverifikasi dan disetujui oleh pihak yang berwenang dalam perusahaan.

Laporan Kebijakan dan Kepatuhan: Laporan yang memastikan bahwa perjalanan dinas dilakukan sesuai dengan kebijakan perusahaan dan kepatuhan terhadap regulasi yang berlaku, seperti kebijakan perjalanan, peraturan pajak, atau kebijakan pengeluaran.

Laporan Evaluasi: Evaluasi atau umpan balik dari karyawan yang melakukan perjalanan dinas terkait dengan pengalaman mereka selama perjalanan, fasilitas akomodasi, transportasi, atau masalah lain yang mungkin memengaruhi kinerja atau kenyamanan mereka.

Setiap jenis laporan ini memiliki peran yang penting dalam pengelolaan perjalanan dinas dan membantu perusahaan dalam pengelolaan keuangan, pengawasan, dan kepatuhan.

Struktur dan Format Laporan Perjalanan Dinas yang Baik

Struktur atau format standar yang biasanya digunakan dalam laporan bisnis mencakup beberapa bagian utama, seperti:

Informasi Dasar

Ini mencakup detail dasar tentang perjalanan dinas, seperti nama karyawan, jabatan, departemen, tanggal perjalanan, dan tujuan perjalanan.

Tujuan Perjalanan

Bagian ini menjelaskan tujuan atau tujuan dari perjalanan dinas tersebut, baik itu pertemuan bisnis, pelatihan, konferensi, atau kegiatan lainnya yang relevan.

Rincian Itinerary

Ini mencakup jadwal perjalanan yang terperinci, termasuk tanggal, waktu, lokasi, dan deskripsi singkat dari setiap kegiatan atau pertemuan yang dijadwalkan selama perjalanan.

Rincian Pengeluaran

Bagian ini mencantumkan semua biaya yang dikeluarkan selama perjalanan, termasuk biaya transportasi, akomodasi, makanan, transportasi lokal, dan pengeluaran lainnya. Setiap biaya harus diuraikan dengan jelas dan disertakan dengan bukti pembayaran yang sah jika diperlukan.

Baca juga: Cara Membuat Project Timeline yang Benar

Kegiatan yang Dilakukan

Ini adalah bagian di mana karyawan menjelaskan kegiatan atau kegiatan yang dilakukan selama perjalanan, termasuk pertemuan, presentasi, diskusi, atau kegiatan bisnis lainnya yang relevan dengan tujuan perjalanan.

Kesimpulan atau Evaluasi

Bagian terakhir dari laporan ini biasanya berisi kesimpulan atau evaluasi dari perjalanan tersebut. Ini bisa mencakup umpan balik tentang pengalaman selama perjalanan, evaluasi atas fasilitas akomodasi, transportasi, atau kegiatan yang dilakukan, serta saran untuk perjalanan masa depan.

Format standar ini membantu menyajikan informasi perjalanan dinas secara terstruktur dan rapi, memudahkan HR atau departemen terkait dalam mengevaluasi dan memverifikasi perjalanan, serta memfasilitasi proses penggantian biaya yang efisien.

Jika ingin membuat dokumen resmi lebih cepat, Anda bisa menggunakan template Surat Perjalanan Dinas dari Mekari Talenta yang siap diunduh dan diedit sesuai kebutuhan perusahaan.

[Download Template Surat Perjalanan Dinas di sini]

Contoh Laporan Perjalanan Dinas

Berikut adalah dua contoh laporan perjalanan dinas yang bisa Anda tiru.

Contoh Laporan 1

Contoh Laporan 2

Panduan Membuat Laporan Perjalanan Dinas

Berikut adalah langkah-langkah detail tentang cara membuat laporan perjalanan dinas.

Pengumpulan Data

Karyawan yang melakukan perjalanan dinas mengumpulkan semua informasi terkait perjalanan, termasuk tujuan perjalanan, tanggal perjalanan, rincian itinerari, dan rincian pengeluaran selama perjalanan.

Pengisian Formulir

Karyawan mengisi formulir laporan sesuai dengan format yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Formulir tersebut biasanya mencakup bagian-bagian seperti informasi dasar, tujuan perjalanan, rincian itinerari, rincian pengeluaran, kegiatan yang dilakukan, dan kesimpulan atau evaluasi.

Peninjauan Ulang

Karyawan meninjau ulang laporan untuk memastikan bahwa semua informasi yang disediakan akurat dan lengkap. Mereka juga memverifikasi bahwa semua bukti pembayaran atau dokumen pendukung telah disertakan jika diperlukan.

Pengajuan kepada Pihak Berwenang

Setelah laporan selesai diisi dan ditinjau ulang, karyawan mengajukan laporan tersebut kepada pihak yang berwenang, seperti atasan langsung atau departemen HR, sesuai dengan prosedur yang ditetapkan oleh perusahaan.

Pemeriksaan dan Persetujuan

Pihak yang berwenang memeriksa laporan untuk memastikan kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan dan kepatuhan terhadap regulasi yang berlaku. Jika laporan memenuhi persyaratan, pihak yang berwenang memberikan persetujuan untuk penggantian biaya perjalanan sesuai dengan kebijakan perusahaan.

Penggantian Biaya

Setelah laporan disetujui, departemen keuangan atau bagian yang bertanggung jawab akan mengurus penggantian biaya perjalanan sesuai dengan rincian yang disediakan dalam laporan. Ini mungkin melibatkan proses pembayaran langsung kepada karyawan atau penggantian biaya melalui sistem akuntansi yang telah ditetapkan oleh perusahaan.

Itulah tadi tips dalam membuat laporan perjalanan dinas karyawan. Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, perjalanan dinas karyawan dapat dikelola dengan efisien dan transparan, memastikan bahwa semua pengeluaran terkait perjalanan dinas tercatat dengan benar dan sesuai dengan kebijakan perusahaan.

Salah satu hal yang perlu diperhatikan dalam membuat laporan ini adalah reimbursement. Untuk membuat proses reimbursement lebih mudah, Anda bisa menggunakan Mekari Talenta.

Fitur reimbursement otomatis di Mekari Talenta lebih praktis dibanding reimbursement manual. Selain itu, HR juga dapat mengatur batas reimbursement agar dapat menekan biaya.

Konsultasi lebih lanjut dengan tim kami seputar kebutuhan HR Anda lainnya dan coba gratis demo aplikasinya sekarang juga.