Mengenal Pengertian dan Fungsi Administrasi Kepegawaian

Salah satu kegiatan perusahaan yang dilakukan yaitu dengan menjalankan fungsi administrasi kepegawaian dengan menggunakan sistem manajemen yang sudah mapan. 

Pada dasarnya, sistem manajemen administrasi dilakukan dengan tujuan untuk memenuhi fungsi administrasi kepegawaian secara manajerial dan operatif atau teknis. Peran fungsi manajerial dilakukan terkait pekerjaan penggunaan pikiran (mental) meliputi perencanaan, Sehubungan dengan kegiatan yang dilakukan secara fisik termasuk pengadaan pegawai.

Memahami Pengertian dan Fungsi Administrasi Kepegawaian

Ketika mendengar istilah administrasi kepegawaian, Anda pastinya akan memikirkan sebuah sistem yang terpasang di perusahaan. Namun pada kenyataannya, materi manajemen SDM sangat penting untuk dipelajari tidak hanya bagi kita yang ingin meniti karir di perusahaan, tetapi juga bagi setiap orang yang ingin memulai bisnis atau memulai bisnis. 

Sesuai dengan namanya, istilah administrasi kepegawaian merupakan gabungan dari dua kata manajemen atau administrasi dan kepegawaian atau sumber daya manusia. Dalam bukunya Manajemen Perkantoran, Liang Gie menggambarkan manajemen sebagai keseluruhan proses kerja sama dalam kelompok orang untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. 

Di sisi lain, dalam buku Administrasi kepegawaian disebutkan bahwa Saksono mendefinisikan kepegawaian sebagai setiap orang yang dipekerjakan oleh suatu instansi tertentu, baik pemerintah maupun swasta. Menggabungkan kedua definisi tersebut, anda dapat menyimpulkan terkait pengertian dari Fungsi Administrasi kepegawaian dalam lingkungan kerja

Kepegawaian diartikan sebagai kegiatan yang berkaitan dengan masalah penggunaan sumber daya manusia untuk mencapai tujuan tertentu. Menurut sumber lain, manajemen sumber daya manusia adalah keseluruhan kegiatan yang juga terkait dengan masalah mempekerjakan karyawan sebagai pekerja untuk mencapai tujuannya dengan baik. 

Pengelolaan SDM adalah segala kegiatan yang berkaitan dengan pengelolaan atau penggunaan pegawai untuk mencapai tujuan tertentu. Jika sebuah perusahaan memiliki manajemen sumber daya manusia, tentu mencapai tujuan perusahaan yang telah ditetapkan. Sementara itu, manajer berusaha untuk mengatur dan mengendalikan semua kegiatan 

Mulai dari untuk mempertahankan, melatih, menarik, atau menyebarkan karyawan sesuai dengan beban kerja mereka. Ini membantu Anda mencapai tujuan yang ditentukan dengan baik dari organisasi atau perusahaan Anda. Fungsi Administrasi kepegawaian ini sangat beragam dan secara umum dibagi menjadi 2 yaitu fungsi administrasi kepegawaian manajerial dan fungsi administrasi kepegawaian teknis

Tujuan dari Adanya Fungsi Administrasi kepegawaian

Tujuan utama dari adanya manajemen dalam administrasi kepegawaian adalah untuk menyeimbangkan jumlah karyawan dengan kebutuhan perusahaan dan beban kerja yang ada dengan jumlah karyawan. Hal ini dilakukan untuk memastikan bahwa persentase atau kemampuan kerja setiap karyawan sesuai dengan kemampuan dan beban kerjanya. 

Tentu saja, tujuan utamanya adalah untuk meningkatkan produktivitas karyawan dan menyelesaikan pekerjaan dengan baik dan tepat waktu dalam pengelolaan SDM dan jumlah staf serta koordinasi beban kerja. Hal ini menjadikan tujuan atau sasaran perusahaan bisa tercapai dan menghasilkan hasil kinerja yang memuaskan bagi perusahaan dan pegawai

Tujuan akhirnya adalah untuk meningkatkan produktivitas karyawan melalui pengelolaan sumber daya manusia dan koordinasi personel dan beban kerja, serta bekerja secara tepat dan tepat waktu untuk mencapai tujuan atau sasaran perusahaan. Efisiensi, efektivitas dan produktivitas organisasi untuk mencapai tingkat tertinggi adalah tujuan utama manajemen. 

Untuk mencapai tujuan administratif tersebut diperlukan peran sumber daya manusia dan sumber daya non manusia. Untuk itu, segala bentuk perencanaan juga perlu dilakukan untuk bisa memprediksi peluang keberhasilan dan kerugian yang diperoleh dari sistem administrasi kepegawaian yang diterapkan oleh perusahaan tempat anda bekerja 

Tujuan dari manajemen sumber daya manusia adalah untuk peningkatan sistem perencanaan dan pengembangan pegawai, dan pemenuhan atau rekrutmen sesuai dengan kebutuhan. Tujuan berikutnya yaitu untuk pengembangan sistem manajemen informasi kepegawaian serta meningkatkan kualitas sumber daya perangkat yang dibutuhkan perusahaan. Mekari Talenta hadir sebagai jawaban akan kebutuhan sistem informasi kepegawaian yang bisa diakses melalui https://www.talenta.co/fitur/aplikasi-simpeg/.

Mengenal Fungsi Administrasi Kepegawaian secara Teknis

Ruang lingkup kepegawaian pada dasarnya diketahui memenuhi dua fungsi yaitu fungsi manajemen administrasi dan juga fungsi operasi atau teknis. Fungsi manajemen atau Fungsi Administrasi kepegawaian ini yang berkaitan dengan mind work atau mind use mental meliputi perencanaan karyawan, pengorganisasian, pengarahan, sampai dengan bagaimana pengendalian pegawai 

Sedangkan untuk Fungsi administrasi kepegawaian secara operasional atau teknis lebih mengacu pada kegiatan yang dilakukan secara fisik termasuk pengadaan karyawan, pengembangan, kompensasi, integrasi, pemeliharaan, dan pemutusan hubungan kerja. Anda perlu mengetahui perbedaan fungsi antara keduanya untuk bisa mengetahui berbagai jenis aspeknya

Fungsi Administrasi Kepegawaian yang Utama

1. Melakukan Perencanaan Pegawai

Perencanaan talenta dapat didefinisikan sebagai proses penentuan kebutuhan talenta masa depan berdasarkan perubahan yang terjadi dan penawaran tenaga kerja yang ada. Perencanaan bakat adalah Fungsi Administrasi kepegawaian  atau bagian penting dan kontributor dari proses perencanaan strategis karena membantu organisasi menentukan sumber daya apa yang dibutuhkan 

Selain itu anda juga perlu melakukan apa yang sebenarnya dapat dicapai dengan sumber daya yang tersedia. Rencana tenaga kerja yang baik dapat meningkatkan pemanfaatan karyawan, mengkoordinasikan kegiatan karyawan dan kebutuhan masa depan secara efisien, meningkatkan efisiensi rekrutmen untuk karyawan baru, dan mendukung kegiatan operasional dan unit lainnya

Fungsi Administrasi kepegawaian ini untuk mengidentifikasi kesenjangan dan kebutuhan sehingga Anda dapat secara proaktif mengelola rekrutmen, promosi, dan transfer sehingga tidak mengganggu aktivitas organisasi Anda. Untuk bisa memperoleh rencana personel harus mempertimbangkan adanya beberapa ruang lingkup kepegawaian faktor internal dan eksternal organisasi. 

Selain itu, Anda perlu mengetahui langkah-langkah yang harus Anda ambil. Menurut Miller Burack dan Maryann. Pengorganisasian Personil adalah langkah dimana anda menentukan, mengklasifikasikan, dan mengatur berbagai jenis kegiatan yang mungkin diperlukan, untuk menentukan tugas dan wewenang, dan mendelegasikan wewenang untuk mencapai tujuan. 

Organisasi menyediakan semua sumber daya dasar seperti manusia dan non-manusia dalam pola tertentu, memungkinkan orang-orang yang bekerja dalam organisasi untuk bekerja sama secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan yang ditetapkan. Fungsi Administrasi kepegawaian  atau konsekuensi organisasi adalah terbentuknya struktur organisasi untuk  mengungkapkan hubungan 

Dengan kata lain bahwa struktur organisasi mempengaruhi alur kerja, pendelegasian wewenang dan tanggung jawab, sistem kontrol dan pemantauan, serta alur ketertiban dan tanggung jawab. Oleh karena itu, banyak faktor yang perlu diperhatikan dalam merancang struktur organisasi departemen sumber daya manusia seperti yang dijelaskan dalam kegiatan pembelajaran.

2. Melakukan Pengarahan Pegawai

Ada banyak teori dan keyakinan tentang apa yang memotivasi karyawan. Secara keseluruhan, tidak ada kesepakatan motif. Oleh karena itu, sangat sulit bagi sebuah organisasi untuk mencapai kebijakan dan pendekatan yang membuat semua karyawan senang. Selain itu, tidak mungkin bagi organisasi untuk menganalisis motivasi setiap karyawan secara rinci. 

Namun, setidaknya ada beberapa aturan praktis yang dapat Anda ikuti untuk memotivasi karyawan Anda dan meningkatkan kepuasan kerja pegawai. Jelaskan implikasi kinerja yang efektif bagi karyawan dan pastikan pegawai memahami apa yang diharapkan dari pegawai. Pastikan ada hubungan yang jelas antara kinerja dan kompensasi atau penghargaan dalam Fungsi Administrasi kepegawaian

Segala bentuk hubungan tersebut dikomunikasikan kepada karyawan. Pastikan semua karyawan diperlakukan secara adil dan penilaian kinerja bersifat objektif. Jika memungkinkan, kembangkan berbagai jenis penghargaan. Tidak semua orang bisa dipromosikan atau dipasarkan dan tidak ada yang perlu dipromosikan atau dipasarkan 

Selain itu anda juga perlu menumbuhkan semangat fleksibilitas dalam lingkungan kerja dan mengembangkan gaya kepemimpinan yang dapat beradaptasi dengan orang dan lingkungan sebagai Fungsi Administrasi kepegawaian. Mengembangkan segala bentuk sistem manajemen kinerja atau setidaknya menetapkan tujuan yang dapat dicapai tetapi ramah pertumbuhan. 

Mempertimbangkan semua faktor lingkungan dan sosial termasuk kenyamanan dan perlengkapan lingkungan kerja, interaksi sosial antar karyawan dan pada dasarnya semua faktor yang dapat menyebabkan ketidakpuasan. Jadi anda perlu memahami dengan baik bagaimana cara untuk bisa melakukan berbagai pengarahan terhadap para pegawai

3. Pengorganisasian Kepegawaian

Pengorganisasian adalah langkah menentukan, mengklasifikasikan, dan mengatur berbagai jenis kegiatan yang mungkin diperlukan, menetapkan kewajiban dan kekuasaan, dan mendelegasikan kekuasaan untuk mencapai tujuan. Dalam Fungsi Administrasi kepegawaian, Organisasi harus mampu menyediakan semua sumber daya dasar manusia dan non-manusia dalam pola aturan tertentu

Selain itu organisasi juga memungkinkan orang-orang yang bekerja dalam organisasi untuk bekerja sama secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan yang ditetapkan. Salah satu konsekuensi organisasi adalah terbentuknya struktur organisasi dan struktur organisasi lah yang nantinya akan mengungkapkan hubungan antara satu unit dengan unit lainnya. 

Dengan kata lain, struktur organisasi mempengaruhi alur kerja, pendelegasian wewenang dan tanggung jawab, sistem kontrol dan pemantauan, serta alur ketertiban dan tanggung jawab. Oleh karena itu, dalam merancang struktur organisasi departemen sumber daya manusia perlu memperhatikan berbagai faktor seperti dalam ruang lingkup kepegawaian

4. Pengarahan Pegawai

Ada banyak teori dan keyakinan tentang memotivasi karyawan. Secara keseluruhan, tidak ada kesepakatan motif. Oleh karena itu, sangat sulit bagi sebuah organisasi untuk mencapai kebijakan dan pendekatan yang membuat semua karyawan senang. Selain itu, tidak mungkin bagi organisasi dari semua ukuran untuk menganalisis motivasi setiap karyawan secara rinci. 

Namun, Fungsi Administrasi kepegawaian praktis yang setidaknya dapat Anda ikuti untuk memotivasi karyawan Anda dan meningkatkan kepuasan kerja pegawai. Jelaskan implikasi kinerja yang efektif bagi karyawan dan pastikan mereka memahami apa yang diharapkan dari pegawai. Pastikan ada hubungan yang jelas antara kinerja dan penghargaan atau reward pegawai

Hubungan tersebut dikomunikasikan kepada para  karyawan. Pastikan semua karyawan diperlakukan secara adil dan penilaian kinerja bersifat objektif. Jika memungkinkan, kembangkan berbagai jenis penghargaan. Tidak semua orang bisa dinaikkan pangkat atau dipromosikan, dan bahkan diperlukan kenaikan tingkat oleh para pegawai atau karyawan 

Menumbuhkan semangat fleksibilitas dalam lingkungan kerja dan mengembangkan gaya kepemimpinan yang dapat beradaptasi dan beradaptasi dengan orang dan lingkungan. Mengembangkan sistem manajemen kinerja atau ruang lingkup kepegawaian dan setidaknya menetapkan tujuan yang dapat dicapai tetapi ramah pertumbuhan. 

Mempertimbangkan semua faktor lingkungan dan sosial, termasuk kenyamanan dan perlengkapan lingkungan kerja, interaksi sosial antar karyawan, dan pada dasarnya semua faktor yang dapat menyebabkan ketidakpuasan. Pastikan anda paham dengan baik bagaimana cara yang tepat untuk bisa menentukan bagaimana pengarahan pegawai

5. Pengendalian Pegawai

Pengawasan sebagai bagian dari Fungsi Administrasi kepegawaian adalah proses mengukur dan menilai tingkat efisiensi kerja karyawan dan tingkat efisiensi dalam menggunakan fasilitas kerja untuk berkontribusi pada pencapaian tujuan organisasi. Kegiatan pengawasan membutuhkan metrik atau kriteria untuk mengukur kinerja pekerjaan yang disebut standar tenaga kerja 

Standar adalah model standar dalam ruang lingkup kepegawaian yang dibandingkan dengan hasil sebenarnya. Ada banyak jenis standar yang dapat digunakan untuk mengelola pengembangan sumber daya manusia. Saat mengelola unit atau departemen SDM, pimpinan perlu dapat menemukan titik kendali strategis yang dapat memantau penyimpangan yang dilakukan.

Fungsi Pengadaan Pegawai

1. Perencanaan dan Rekrutmen

Salah satu fitur staf adalah pengadaan karyawan. Dalam pengadaan karyawan ini, Anda perlu tahu apakah Anda memiliki formasi gratis dan memeriksa persyaratan sumber daya manusia, jumlah kebutuhan dan pekerjaan. Setelah Anda harus formulir gratis, banyak kegiatan akan ditangkap untuk menangkap karyawan yang memenuhi kebutuhan dan kualifikasi. 

Selama adopsi, file pengurangan adalah penukaran untuk jumlah kandidat yang dapat menarik sebagai karyawan yang berkomitmen untuk kegiatan yang berbeda. Adopsi yang efektif secara konseptual memiliki beberapa kendala yang tersedia dari pedoman organisasi dan perencanaan personel organisasi tergabung dalam suatu Fungsi Administrasi kepegawaian. 

Ketentuan dalam UU Kepegawaian antara lain ketentuan yang mengatur tentang pendidikan pada SK Nomor 54 Tahun 2003 tentang Pendidikan Pegawai Negeri Sipil. Untuk menentukan jumlah dan kualitas personil yang dibutuhkan suatu unit organisasi, unit organisasi ditentukan dalam jangka waktu tertentu berdasarkan jenis, sifat, dan kuantitas pekerjaan 

2. Seleksi, Orientasi dan pengangkatan

Kegiatan seleksi tidak hanya proses pemilihan karyawan dari sejumlah besar pelamar yang dipekerjakan melalui proses rekrutmen, tetapi juga proses pemilihan karyawan yang dapat diikuti oleh organisasi. Karyawan yang lolos seleksi akan mengutamakan keikutsertaan dalam kegiatan orientasi sebelum dipekerjakan dan mulai bekerja dalam suatu organisasi. 

Orientasi sangat penting terutama bagi karyawan baru. Bagaimanapun, apa yang Anda capai saat pertama kali bergabung dengan perusahaan sangat mengesankan dan berdampak pada karyawan Anda. Orientasi adalah upaya untuk menyampaikan nilai-nilai organisasi, pekerjaan dan rekan kerja kepada karyawan baru dan dicapai melalui program formal atau informal. 

Orientasi juga diperlukan bagi eksekutif lama yang mengisi departemen baru. Calon pegawai dapat mempelajari terlebih dahulu ruang lingkup kepegawaian dan tanggung jawab apa yang dikerjakan serta skill apa yang harus dimiliki. Kuasai Fungsi Administrasi kepegawaian untuk bisa meningkatkan peluang diterima sebagai salah satu anggota pegawai yang dipercaya memegang tanggung jawab

Syarat Administrasi Kepegawaian

Organisasi manajemen personalia adalah bagian dari kendali negara dan pengetahuannya berasal dari niat untuk dipublikasikan. Pola pengetahuan tergantung pada contoh negara yang dianut oleh negara, federal, atau serikat pekerja. Pengetahuan dasar organisasi pekerja di suatu negara mengacu pada Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999 

Undang-undang tersebut berisi tentang Pengalihan Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1947 tentang Dasar-dasar Ketenagakerjaan. Undang-undang ini sesuai dengan hukum masyarakat sipil dan merupakan unsur organisasi nasional tempat pegawai negeri sipil bekerja sebagai pegawai negeri yang selalu sehubungan dengan berbagai pencapaian tujuan nasional 

Fungsi Administrasi kepegawaian untuk menciptakan peradaban modern yang demokratis, adil dan bermoral tinggi. Selain itu, para pegawai juga harus mampu memberikan pelayanan yang adil dan tidak memihak serta mendukung persatuan dan kesatuan bangsa dengan penuh keutuhan dan kesetiaan yang didasarkan kepada Pancasila dan UUD 1945.

Berdasarkan pemaparan diatas, anda akan dapat memahami tentang berbagai fungsi dari administrasi kepegawaian baik secara manajerial atau umum dan juga secara teknis. Dengan memahami hal ini, maka secara tidak langsung anda juga bisa tahu tentang tujuan dari pembentukan sistem ini. anda juga perlu mengetahui syarat yang diperlukan calon pegawai.

Kelola dan Pahami Fungsi Administrasi Kepegawaian dengan Mekari Talenta

Talenta adalah salah satu merk HRIS (human resources information system), yakni software (perangkat lunak) untuk manajemen sumber daya manusia. Software HRIS online biasanya bertujuan mengurangi beban kerja administrasi di bidang penggajian, perpajakan karyawan, absensi, dan performance appraisal.

Selain itu, sistem informasi kepegawaian online Talenta juga menyediakan fitur mobile friendly yang disebut mobile employee self service yang dapat memudahkan karyawan untuk mengakses Talenta melalui smartphone atau gadget masing-masing. Fitur-fitur yang disediakan Talenta juga dilengkapi dengan detail-detail sehingga memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan. Misalnya, pada fitur payroll, komponen seperti bonus, tunjangan, pajak, insentif, dan lain-lain ditambahkan. Dengan demikian perhitungan akan menjadi lebih efisien dan efektif. Employee self service dari Mekari Talenta ini bisa diakses detail informasinya lewat https://www.talenta.co/fitur/employee-self-service-ess/.

Kelebihan Mekari Talenta

1. Fitur yang disajikan sangat berlimpah

Keunggulan dari Mekari Talenta ini salah satunya adalah fitur yang dibawakan sangat banyak dan berlimpah. Mulai dari pinjaman tunai, halaman recruitment, halaman cuti custom, hingga pengumuman karyawan pun disediakan oleh Mekari Talenta ini, berikut ini detail fiturnya

• Fitur payroll, fitur ini membantu perusahaan menghitung dan bisa membayar payroll karyawan secara otomatis setiap bulannya. Proses payroll lebih efektif dan efisien karena tidak harus dilakukan di kantor.
• Fitur manajemen waktu, maka tim HR perusahaan bisa dengan mudah melakukan otomatisasi proses cuti karyawan dan lemburan yang dilakukan.
• Fitur absensi mobile, maka seluruh karyawan bisa melakukan absensi dengan mudah kapan dan dimana saja. Dan fitur ini juga memudahkan tim HR dalam melakukan pengawasan pada absensi karyawan sewaktu-waktu.
• Fitur database karyawan, dapat membantu HR dalam melakukan pengelolaan data dan informasi terkait karyawan. Mulai dari data personal, informasi tunjangan, hingga fasilitas yang berhak diterima karyawan sesuai kontrak kerjanya.

2. Kostumisasi yang sangat terperinci

Semua hal yang diatur di dalam Talenta diatur secara sangat terperinci, Di sini bahkan bisa membuat rumus cuti sendiri dan rumus denda sendiri.

3. Tim Support yang efektif dan responsive

Tidak usah bergelut dengan BOT ketika memberikan keluhan atau komplain, CS dari Talenta akan dengan sigap membantu dalam hitungan menit saja.

Dengan adanya fitur-fitur ini maka tentu saja pengelolaan sumber daya di dalam perusahaan jauh lebih baik dan lebih optimal. Talenta dapat diakses dengan mudah di https://Talenta.co. Tunggu apa lagi? Coba Talenta sekarang juga.