Dalam sebuah perusahaan, delegasi berarti mengalihkan tugas dan tanggung jawab dari satu pihak ke pihak lainnya, yang biasanya antara atasan dengan bawahannya.
Pengalihan tugas ini biasanya dilakukan ketika seorang atasan tidak bisa melakukan tugas tersebut sendirian sehingga membutuhkan bantuan orang lain.
Berikut penjelasan mengenai delegasi selengkapnya.
Apa Itu Pengertian Delegasi?
Delegasi adalah proses pengalihan tanggung jawab, tugas, atau wewenang dari seorang individu, biasanya seorang pemimpin atau manajer, kepada orang lain dalam tim atau organisasi.
Delegasi tidak hanya melibatkan pemberian tugas tetapi juga memberikan wewenang yang sesuai untuk menyelesaikan tugas tersebut, sambil tetap mempertahankan akuntabilitas pada pemberi tugas.
Proses ini adalah bagian integral dari manajemen yang efektif karena memungkinkan distribusi kerja yang lebih efisien dan fokus pada prioritas strategis.
Delegasi yang efektif adalah keterampilan penting dalam kepemimpinan dan manajemen karena memberikan beberapa manfaat utama:
- Meningkatkan Produktivitas dan Efisiensi
- Pengembangan Karyawan
- Peningkatan Kepercayaan dan Motivasi Tim
- Membantu Pemimpin Menghindari Burnout
Delegasi yang baik memerlukan kepercayaan, komunikasi yang jelas, dan pemantauan untuk memastikan tugas-tugas diselesaikan sesuai standar yang diharapkan. Hal ini merupakan keterampilan penting yang mendukung keberhasilan tim dan organisasi.
Pengertian Delegasi Menurut Para Ahli
Charles J. Keating: Delegasi adalah kemampuan pemimpin untuk memberikan wewenang kepada bawahan dengan tetap memegang tanggung jawab akhir.
Utje Selamet: Delegasi adalah proses pendelegasian sebagian tugas kepada bawahan agar tugas dapat diselesaikan secara efisien.
Rusli Jacob: Delegasi adalah pembagian tugas dan tanggung jawab pemimpin kepada anggota tim untuk mencapai tujuan organisasi.
Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI): Delegasi adalah pelimpahan wewenang atau tugas dari atasan kepada bawahan.
Apa Saja Jenis-jenis Delegasi?
1. Delegasi Formal
Delegasi formal adalah pelimpahan tugas dan wewenang yang dilakukan secara resmi, sesuai dengan struktur organisasi atau jabatan. Proses ini biasanya melibatkan dokumen atau pemberitahuan resmi, seperti surat tugas atau mandat dari atasan.
Misalnya, seorang manajer mendelegasikan proyek tertentu kepada kepala tim dengan tanggung jawab yang jelas dan dilengkapi batas waktu serta sumber daya yang diperlukan. Delegasi formal memastikan kejelasan tanggung jawab dan wewenang dalam hierarki organisasi.
2. Delegasi Non-formal
Delegasi non-formal adalah pelimpahan tanggung jawab yang dilakukan secara tidak resmi, sering kali dalam situasi mendesak atau darurat. Misalnya, seorang supervisor yang sedang berhalangan dapat meminta seorang karyawan untuk mewakilinya dalam rapat mendadak tanpa adanya pemberitahuan tertulis.
Delegasi ini biasanya bersifat sementara dan fleksibel, namun tetap memerlukan komunikasi yang baik untuk memastikan pemahaman yang jelas tentang tugas yang diberikan.
3. Delegasi Fungsional
Delegasi fungsional melibatkan pemberian tugas dan tanggung jawab kepada individu berdasarkan keahlian atau kompetensi spesifik yang mereka miliki. Misalnya, seorang ahli IT di dalam tim dapat diberi tanggung jawab untuk mengelola proyek teknologi tertentu karena keahliannya.
Jenis delegasi ini bertujuan untuk memastikan tugas diselesaikan oleh individu yang paling kompeten di bidangnya, sehingga meningkatkan efisiensi dan kualitas hasil kerja.
Baca juga: Apa Itu Talent Acquisition? Panduan Lengkap untuk HR dan Pencari Karir
4. Delegasi Situasional
Delegasi situasional dilakukan berdasarkan kebutuhan atau kondisi tertentu yang mungkin bersifat sementara atau mendesak. Misalnya, dalam kasus proyek yang membutuhkan tambahan tenaga kerja, seorang manajer dapat mendelegasikan sebagian tugas kepada beberapa anggota tim untuk meringankan beban kerja.
Delegasi ini bersifat fleksibel dan mempertimbangkan faktor-faktor seperti beban kerja, urgensi, atau kemampuan individu untuk menangani tugas tertentu.
Masing-masing jenis delegasi memiliki tujuan dan penerapan yang berbeda, namun semuanya bertujuan untuk meningkatkan efisiensi, fleksibilitas, dan efektivitas kerja dalam organisasi.
Unsur-unsur Delegasi
Berikut adalah penjelasan unsur-unsur delegasi.
1. Tugas
Tugas adalah penetapan tanggung jawab yang diberikan oleh atasan kepada bawahan. Dalam proses delegasi, atasan harus menentukan dengan jelas apa yang harus dilakukan, tujuan yang ingin dicapai, dan tenggat waktu untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut.
Penetapan tugas yang spesifik dan terperinci membantu bawahan memahami ekspektasi dan fokus pada pencapaian hasil yang diinginkan.
2. Wewenang
Wewenang adalah pelimpahan hak kepada bawahan untuk mengambil keputusan yang diperlukan dalam melaksanakan tugas yang diberikan. Atasan memberikan kewenangan ini agar bawahan memiliki kebebasan untuk menentukan langkah-langkah atau pendekatan yang sesuai.
Misalnya, seorang bawahan dapat diberi hak untuk mengatur alokasi sumber daya atau menetapkan prioritas kerja. Tanpa pelimpahan wewenang, delegasi menjadi tidak efektif karena bawahan tetap harus bergantung pada atasan untuk setiap keputusan.
3. Tanggung Jawab
Tanggung jawab adalah akuntabilitas yang melekat pada bawahan atas hasil dari tugas yang telah didelegasikan. Bawahan bertanggung jawab untuk menyelesaikan tugas sesuai standar yang telah ditentukan.
Meskipun tanggung jawab diberikan kepada bawahan, atasan tetap memiliki tanggung jawab keseluruhan untuk memastikan bahwa pekerjaan selesai dengan baik. Unsur ini memastikan bahwa bawahan memiliki komitmen untuk menyelesaikan tugas dengan serius.
4. Pengawasan
Pengawasan adalah monitoring yang dilakukan oleh atasan untuk memastikan bahwa tugas berjalan sesuai rencana dan mencapai hasil yang diharapkan.
Pengawasan ini melibatkan pemantauan kemajuan pekerjaan, memberikan umpan balik, serta membantu bawahan jika menghadapi kendala.
Pengawasan yang baik tidak hanya memastikan keberhasilan tugas tetapi juga memberikan peluang untuk pembelajaran dan pengembangan bagi bawahan.
Unsur-unsur ini saling melengkapi untuk menciptakan delegasi yang efektif dan produktif, sehingga mendukung efisiensi kerja dalam organisasi.
Tujuan dan Manfaat Delegasi
Tujuan Delegasi
Mengoptimalkan waktu dan energi seorang pemimpin
Delegasi memungkinkan pemimpin untuk mengalihkan tugas operasional atau rutin kepada bawahan, sehingga mereka dapat fokus pada tanggung jawab strategis yang lebih besar, seperti perencanaan, inovasi, atau pengambilan keputusan penting.
Hal ini juga membantu pemimpin mengelola waktu dan energi mereka secara lebih efisien.
Meningkatkan keterampilan dan kepercayaan diri bawahan
Proses delegasi memberikan kesempatan kepada bawahan untuk mengambil tanggung jawab baru dan belajar melalui pengalaman langsung. Ini membantu meningkatkan kompetensi mereka dalam menyelesaikan tugas dan memberikan rasa percaya diri untuk menangani pekerjaan yang lebih kompleks di masa depan.
Mencapai efisiensi dalam penyelesaian tugas
Dengan mendistribusikan tugas kepada orang yang tepat, pekerjaan dapat diselesaikan dengan lebih cepat dan lebih efisien. Delegasi juga memungkinkan tim untuk bekerja secara lebih terorganisir, mengurangi beban kerja yang berlebihan pada satu individu, termasuk pemimpin.
Manfaat Delegasi
Meningkatkan Produktivitas
Delegasi memungkinkan pemimpin untuk memusatkan perhatian pada tanggung jawab yang lebih strategis dan bernilai tinggi, sementara bawahan menangani tugas-tugas operasional. Hal ini meningkatkan produktivitas tim secara keseluruhan karena tugas didistribusikan sesuai keahlian masing-masing.
Mengembangkan Tim
Melalui delegasi, karyawan diberikan kesempatan untuk belajar keterampilan baru, mengambil tanggung jawab tambahan, dan meningkatkan kapasitas mereka. Ini mendukung pengembangan profesional mereka, memperkuat kompetensi tim, dan mempersiapkan mereka untuk peran yang lebih besar di masa depan.
Meningkatkan Kepercayaan
Dengan memberikan tugas kepada bawahan, pemimpin menunjukkan kepercayaan pada kemampuan tim mereka. Hal ini menciptakan rasa penghargaan di antara anggota tim, meningkatkan motivasi, dan memperkuat hubungan kerja yang saling percaya.
Delegasi yang efektif tidak hanya membantu pemimpin mencapai tujuan organisasi tetapi juga menciptakan tim yang lebih solid dan mandiri.
Contoh Kasus, Tips, dan Teknis Mendelegasikan Tugas
Contoh Kasus
Delegasi tugas kepada tim proyek untuk mengelola event besar perusahaan
Seorang manajer memutuskan untuk mendelegasikan perencanaan dan pelaksanaan sebuah event perusahaan kepada tim proyek. Tugas ini mencakup pengelolaan logistik, komunikasi dengan vendor, dan pengawasan teknis acara.
Tim diberikan tanggung jawab penuh untuk memastikan acara berjalan lancar sesuai dengan visi perusahaan, sementara manajer bertindak sebagai pengawas yang memberikan arahan strategis.
Delegasi tanggung jawab dalam pengambilan keputusan keuangan kepada kepala departemen keuangan
Direktur keuangan mendelegasikan wewenang dalam pengambilan keputusan operasional keuangan kepada kepala departemen keuangan. Ini meliputi penyetujuan anggaran kecil dan keputusan terkait pengelolaan kas harian. Langkah ini memungkinkan direktur untuk lebih fokus pada strategi keuangan jangka panjang.
Baca juga: Apa Itu Layoff? Pengertian, Penyebab, dan Perbedaannya dengan PHK
Tips Mendelegasikan Tugas
1. Identifikasi Tugas yang Dapat Didelegasikan
Pilih tugas-tugas yang tidak memerlukan pengawasan langsung dari pemimpin, seperti pekerjaan operasional, analisis data, atau pelaporan. Fokuskan perhatian pemimpin pada tanggung jawab strategis.
2. Pilih Orang yang Tepat Berdasarkan Kompetensi Mereka
Pastikan bahwa tugas didelegasikan kepada individu yang memiliki keterampilan, pengalaman, dan kapasitas untuk menyelesaikannya. Pilihan ini membantu meminimalkan risiko kesalahan dan meningkatkan efisiensi.
3. Berikan Petunjuk dan Harapan yang Jelas
Jelaskan secara spesifik apa yang harus dilakukan, hasil yang diharapkan, dan sumber daya yang tersedia. Hal ini memberikan panduan yang baik kepada bawahan untuk menyelesaikan tugas dengan sukses.
4. Tetapkan Dadline yang Realistis
Tentukan waktu penyelesaian yang masuk akal berdasarkan kompleksitas tugas dan ketersediaan sumber daya. Ini membantu menjaga kualitas hasil tanpa memberikan tekanan berlebihan.
5. Pantau dan Berikan Feedback secara Konstruktif
Lakukan monitoring secara berkala untuk memastikan tugas berjalan sesuai rencana. Berikan masukan yang membangun untuk membantu bawahan meningkatkan kinerja mereka.
Teknis Mendelegasikan Tugas
1. Buat Daftar Tugas yang Akan Didelegasikan
Inventarisasi semua tanggung jawab yang memerlukan pelimpahan. Pastikan tugas yang dipilih relevan untuk didelegasikan tanpa mengurangi kontrol atas fungsi kritis.
2. Komunikasikan Tujuan dan Prioritas kepada Bawahan
Diskusikan tujuan akhir dari tugas dan urutan prioritasnya. Libatkan bawahan dalam perencanaan untuk meningkatkan pemahaman dan rasa memiliki terhadap tugas tersebut.
3. Gunakan Alat Manajemen Proyek seperti Trello atau Asana untuk Monitoring
Gunakan aplikasi atau platform digital seperti Trello atau Asana untuk memantau perkembangan tugas secara real-time. Alat ini membantu mengidentifikasi kendala lebih awal dan menjaga akuntabilitas di antara anggota tim.
Itulah tadi penjelasan mengenai delegasi. Teknik dan tips ini memastikan delegasi yang efisien, meningkatkan produktivitas tim, dan mendukung pengembangan keterampilan karyawan.
Kemudian untuk membantu HR dalam menyederhanakan operasional HR, Anda bisa menggunakan Mekari Talenta. Software HRIS Mekari Talenta memiliki beragam fitur untuk efisiensi seperti manajemen shift karyawan, pengelolaan kehadiran, hingga fitur penghitungan payroll otomatis.
Ketahui fitur-fitur lainnya lebih jauh dengan berdisksui bersama tim sales kami dan coba gratis demo aplikasi Mekari Talenta sekarang juga.
