Administrasi kepegawaian adalah manajemen pegawai negeri sipil dan dipelajari sebagai untuk mempelajari proses perekrutan sumber daya manusia hingga pemberhentian.Â
Manajemen kepegawaian pemerintah juga dapat digambarkan sebagai proses manajemen politik kepegawaian dan tujuan yang terkait dengan tenaga kerja personel yang diadopsi dalam upaya kolaboratif untuk mencapai tujuan tertentu. Secara fungsional, administrasi kepegawaian adalah pemanfaatan tenaga kerja manusia sebagai upaya kolaboratif dalam mengembangkan tujuan.
Pahami Pengertian Administrasi Kepegawaian
Sesuai dengan namanya, istilah administrasi kepegawaian adalah gabungan dari dua kata manajemen atau administrasi dan kepegawaian atau sumber daya manusia. Dalam bukunya manajemen perkantoran, Liang Gie menggambarkan manajemen sebagai keseluruhan proses kerja sama dalam kelompok orang untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.Â
Administrasi Kepegawaian adalah segala kegiatan yang berkaitan dengan pengelolaan atau penggunaan pegawai untuk mencapai tujuan tertentu. Jika sebuah perusahaan memiliki manajemen sumber daya manusia, tentu mencapai tujuan perusahaan yang telah ditetapkan. Sementara itu, manajer berusaha untuk mengatur dan mengendalikan semua kegiatanÂ
Mulai dari untuk mempertahankan, melatih, menarik, atau menyebarkan karyawan sesuai dengan beban kerja mereka. Ini membantu Anda mencapai tujuan yang ditentukan dengan baik dari organisasi atau perusahaan Anda. Fungsi dari adanya administrasi kepegawaian adalah sangat beragam dan secara umum dibagi menjadi 2 yaitu fungsi manajerial dan fungsi teknis
Sistem yang Diterapkan Administrasi Kepegawaian
Sistem manajemen kepegawaian merupakan bagian dari pemerintahan negara dan kebijakannya ditentukan oleh tujuan yang ingin dicapai. Pola politik, apakah federal atau tunggal tergantung pada bentuk pemerintahan yang diadopsi oleh negara. Kebijakan dasar sistem manajemen kepegawaian Indonesia mengacu pada UU No. 43 Tahun 1999.Â
Undang-undang tersebut merupakan bentuk pembaruan dari mengubah UU No. 8 Tahun 1974 tentang Prinsip Ketenagakerjaan. Hukum bertindak sebagai pegawai negeri sipil yang memberikan pelayanan yang adil sebagai pegawai negeri sipil dalam rangka mematuhi hukum dan mencapai tujuan nasional untuk mencapai masyarakat sipil yang modern, beradab, demokratis, adil dan bermoral.Â
Bentuk sistem kepegawaian yang diterapkan selalu didasarkan pada pancasila dan juga undang undang dasar 1945. Dengan penggunaan prinsip tersebut anda akan mengetahui berbagai sistem administrasi kepegawaian adalah sesuai dengan aturan yang berlaku di Indonesia. Aturan ini perlu diikuti sesuai dengan ketetapan yang ada dan harus dianut seluruh warga sipil.
Dalam negara kesatuan, setiap pegawai dari segala jenis pegawai pusat dan wilayah memiliki rumus peraturan hukum yang sama. Kebijaksanaan didasarkan pada tujuan Mempromosikan atau kenaikan jabatan dengan tujuan persatuan dan integritas yang terjadi di antara karyawan maka perkembangannya tidak tertutup karena adanya faktor politik.Â
Tujuan Administrasi KepegawaianÂ
Tujuan utama dari adanya manajemen dalam administrasi kepegawaian adalah untuk menyeimbangkan jumlah karyawan dengan kebutuhan perusahaan dan beban kerja yang ada dengan jumlah karyawan. Hal ini dilakukan untuk memastikan bahwa persentase atau kemampuan kerja setiap karyawan sesuai dengan kemampuan dan beban kerjanya.Â
Tentu saja, tujuan utamanya adalah untuk meningkatkan produktivitas karyawan dan menyelesaikan pekerjaan dengan baik dan tepat waktu dalam pengelolaan SDM dan jumlah staf serta koordinasi beban kerja. Hal ini menjadikan tujuan atau sasaran perusahaan bisa tercapai dan menghasilkan hasil kinerja yang memuaskan bagi perusahaan dan pegawai.
Tujuan akhirnya adalah untuk meningkatkan produktivitas karyawan melalui pengelolaan sumber daya manusia dan koordinasi personel dan beban kerja, serta bekerja secara tepat dan tepat waktu untuk mencapai tujuan atau sasaran perusahaan. Efisiensi, efektivitas dan produktivitas organisasi untuk mencapai tingkat tertinggi adalah tujuan utama manajemen.Â
Untuk mencapai tujuan administratif tersebut diperlukan peran sumber daya manusia dan sumber daya non manusia. Untuk itu, segala bentuk perencanaan juga perlu dilakukan untuk bisa memprediksi peluang keberhasilan dan kerugian yang diperoleh dari sistem administrasi kepegawaian yang diterapkan oleh perusahaan tempat anda bekerja.Â
Tujuan dari administrasi kepegawaian adalah untuk peningkatan sistem perencanaan dan pengembangan pegawai, dan pemenuhan atau rekrutmen sesuai dengan kebutuhan. tujuan berikutnya yaitu untuk pengembangan sistem manajemen informasi kepegawaian serta meningkatkan kualitas sumber daya perangkat yang dibutuhkan oleh perusahaan.Â
Syarat dalam Administrasi Kepegawaian
Organisasi manajemen personalia adalah bagian dari kendali negara dan pengetahuannya berasal dari niat untuk dipublikasikan. Pola pengetahuan tergantung pada contoh negara yang dianut oleh negara, federal, atau serikat pekerja. Pengetahuan dasar organisasi pekerja di suatu negara mengacu pada Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999Â
Undang-undang tersebut berisi tentang Pengalihan Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1947 tentang Dasar-dasar Ketenagakerjaan. Undang-undang ini sesuai dengan hukum masyarakat sipil dan merupakan unsur organisasi nasional tempat pegawai negeri sipil bekerja sebagai pegawai negeri yang selalu sehubungan dengan berbagai pencapaian tujuan nasionalÂ
Tujuan administrasi kepegawaian adalah untuk menciptakan peradaban modern yang demokratis, adil dan bermoral tinggi. Selain itu, para pegawai juga harus mampu memberikan pelayanan yang adil dan tidak memihak serta mendukung persatuan dan kesatuan bangsa dengan penuh keutuhan dan kesetiaan yang didasarkan kepada Pancasila dan UUD 1945.
Fungsi Teknis Administrasi Kepegawaian
Ruang lingkup kepegawaian pada dasarnya diketahui memenuhi dua fungsi yaitu fungsi manajemen administrasi dan juga fungsi operasi atau teknis. Fungsi manajemen atau administrasi yang berkaitan dengan mind work atau mind use mental meliputi perencanaan karyawan, pengorganisasian, pengarahan, sampai dengan bagaimana pengendalian pegawaiÂ
Sedangkan untuk Fungsi teknis administrasi kepegawaian adalah lebih mengacu pada kegiatan yang dilakukan secara fisik termasuk pengadaan karyawan, pengembangan, kompensasi, integrasi, pemeliharaan, dan pemutusan hubungan kerja. Anda perlu mengetahui perbedaan fungsi antara keduanya untuk bisa mengetahui berbagai aspeknya
Fungsi Manajerial Administrasi Kepegawaian
- Melakukan Perencanaan Pegawai
Perencanaan talenta dapat didefinisikan sebagai proses penentuan kebutuhan talenta masa depan berdasarkan perubahan yang terjadi dan penawaran tenaga kerja yang ada. Perencanaan bakat adalah ruang lingkup kepegawaian atau bagian penting dan kontributor dari proses perencanaan strategis karena membantu organisasi menentukan sumber daya apa yang dibutuhkanÂ
Selain itu anda juga perlu melakukan apa yang sebenarnya dapat dicapai dengan sumber daya yang tersedia. Rencana tenaga kerja yang baik dapat meningkatkan pemanfaatan karyawan, mengkoordinasikan kegiatan karyawan dan kebutuhan masa depan secara efisien, meningkatkan efisiensi rekrutmen untuk karyawan baru, dan mendukung kegiatan operasional dan unit lainnya
Tujuan Perencanaan administrasi kepegawaian adalah untuk mengidentifikasi kesenjangan dan kebutuhan sehingga Anda dapat secara proaktif mengelola rekrutmen, promosi, dan transfer sehingga tidak mengganggu aktivitas organisasi Anda. Untuk bisa memperoleh rencana personel harus mempertimbangkan adanya beberapa faktor internal dan eksternal organisasi.Â
Selain itu, Anda perlu mengetahui langkah-langkah yang harus Anda ambil. Menurut Miller Burack dan Maryann. Pengorganisasian Personil adalah langkah dimana anda menentukan, mengklasifikasikan, dan mengatur berbagai jenis kegiatan yang mungkin diperlukan, untuk menentukan tugas dan wewenang, dan mendelegasikan wewenang untuk mencapai tujuan.Â
Organisasi menyediakan semua sumber daya dasar seperti manusia dan non-manusia dalam pola tertentu, memungkinkan orang-orang yang bekerja dalam organisasi untuk bekerja sama secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan yang ditetapkan. Salah satu ruang lingkup kepegawaian atau konsekuensi organisasi adalah terbentuknya struktur organisasi untuk mengungkapkan hubunganÂ
Dengan kata lain bahwa struktur organisasi mempengaruhi alur kerja, pendelegasian wewenang dan tanggung jawab, sistem kontrol dan pemantauan, serta alur ketertiban dan tanggung jawab. Oleh karena itu, banyak faktor yang perlu diperhatikan dalam merancang struktur organisasi departemen sumber daya manusia seperti yang dijelaskan dalam kegiatan pembelajaran.
- Melakukan pengarahan Pegawai
Ada banyak teori dan keyakinan tentang apa yang memotivasi karyawan. Secara keseluruhan, tidak ada kesepakatan motif. Oleh karena itu, sangat sulit bagi sebuah organisasi untuk mencapai kebijakan dan pendekatan yang membuat semua karyawan senang. Selain itu, tidak mungkin bagi organisasi untuk menganalisis motivasi setiap karyawan secara rinci.Â
Namun, setidaknya ada beberapa aturan praktis yang dapat Anda ikuti untuk memotivasi karyawan Anda dan meningkatkan kepuasan kerja pegawai. Jelaskan implikasi kinerja yang efektif bagi karyawan dan pastikan pegawai memahami apa yang diharapkan dari pegawai. Pastikan ada hubungan yang jelas antara kinerja dan kompensasi atau penghargaanÂ
Segala bentuk hubungan tersebut dikomunikasikan kepada karyawan. Pastikan semua karyawan diperlakukan secara adil dan penilaian kinerja bersifat objektif. Jika memungkinkan, kembangkan berbagai jenis penghargaan. Tidak semua orang bisa dipromosikan atau dipasarkan dan tidak ada yang perlu dipromosikan atau dipasarkanÂ
Selain itu anda juga perlu menumbuhkan semangat fleksibilitas dalam lingkungan kerja dan mengembangkan gaya kepemimpinan yang dapat beradaptasi dengan orang dan lingkungan sebagai ruang lingkup kepegawaian. Mengembangkan segala bentuk sistem manajemen kinerja atau setidaknya menetapkan tujuan yang dapat dicapai tetapi ramah pertumbuhan.Â
Mempertimbangkan semua faktor lingkungan dan sosial termasuk kenyamanan dan perlengkapan lingkungan kerja, interaksi sosial antar karyawan dan pada dasarnya semua faktor yang dapat menyebabkan ketidakpuasan. Jadi anda perlu memahami dengan baik bagaimana cara untuk bisa melakukan berbagai pengarahan terhadap para pegawai
- Pengorganisasian Kepegawaian
Pengorganisasiandalam administrasi kepegawaian adalah langkah menentukan, mengklasifikasikan, dan mengatur berbagai jenis kegiatan yang mungkin diperlukan, menetapkan kewajiban dan kekuasaan, dan mendelegasikan kekuasaan untuk mencapai tujuan. Organisasi harus mampu menyediakan sumber daya manusia dan non-manusia dalam pola aturan tertentu
Selain itu organisasi juga memungkinkan orang-orang yang bekerja dalam organisasi untuk bekerja sama secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan yang ditetapkan. Salah satu konsekuensi organisasi adalah terbentuknya struktur organisasi dan struktur organisasi lah yang nantinya akan mengungkapkan hubungan antara satu unit dengan unit lainnya.Â
Dengan kata lain, struktur organisasi mempengaruhi alur kerja, pendelegasian wewenang dan tanggung jawab, sistem kontrol dan pemantauan, serta alur ketertiban dan tanggung jawab. Oleh karena itu, dalam merancang struktur organisasi departemen sumber daya manusia perlu memperhatikan berbagai faktor seperti dalam ruang lingkup kepegawaian
- Pengarahan Pegawai
Ada banyak teori dan keyakinan tentang memotivasi karyawan. Secara keseluruhan, tidak ada kesepakatan motif. Oleh karena itu, sangat sulit bagi sebuah organisasi untuk mencapai kebijakan dan pendekatan yang membuat semua karyawan senang. Selain itu, tidak mungkin bagi organisasi dari semua ukuran untuk menganalisis motivasi setiap karyawan secara rinci.Â
Namun, administrasi kepegawaian adalah praktis yang setidaknya dapat Anda ikuti untuk memotivasi karyawan Anda dan meningkatkan kepuasan kerja pegawai. Jelaskan implikasi kinerja yang efektif bagi karyawan dan pastikan mereka memahami apa yang diharapkan dari pegawai. Pastikan ada hubungan yang jelas antara kinerja dan penghargaan pegawai
Hubungan tersebut dikomunikasikan kepada para karyawan. Pastikan semua karyawan diperlakukan secara adil dan penilaian kinerja bersifat objektif. Jika memungkinkan, kembangkan berbagai jenis penghargaan. Tidak semua orang bisa dinaikkan pangkat atau dipromosikan, dan bahkan diperlukan kenaikan tingkat oleh para pegawai atau karyawanÂ
Menumbuhkan semangat fleksibilitas dalam lingkungan kerja dan mengembangkan gaya kepemimpinan yang dapat beradaptasi dan beradaptasi dengan orang dan lingkungan. Mengembangkan sistem manajemen kinerja atau ruang lingkup kepegawaian dan setidaknya menetapkan tujuan yang dapat dicapai tetapi ramah pertumbuhan.Â
Mempertimbangkan semua faktor lingkungan dan sosial, termasuk kenyamanan dan perlengkapan lingkungan kerja, interaksi sosial antar karyawan, dan pada dasarnya semua faktor yang dapat menyebabkan ketidakpuasan. Pastikan anda paham dengan baik bagaimana cara yang tepat untuk bisa menentukan bagaimana pengarahan pegawai
- Pengendalian Pegawai
Pengawasan sebagai bagian dari manajemen adalah proses mengukur dan menilai tingkat efisiensi kerja karyawan dan tingkat efisiensi dalam menggunakan fasilitas kerja untuk berkontribusi pada pencapaian tujuan organisasi. Kegiatan pengawasan membutuhkan metrik atau kriteria untuk mengukur kinerja pekerjaan yang disebut standar tenaga kerja dalam penilaian kinerja.Â
Standar administrasi kepegawaian adalah model standar dalam ruang lingkup kepegawaian yang dibandingkan dengan hasil sebenarnya. Ada banyak jenis standar yang dapat digunakan untuk mengelola pengembangan sumber daya manusia. Saat mengelola unit atau departemen SDM, pimpinan perlu dapat menemukan titik kendali strategis memantau penyimpangan
Tahap Pengadaan Pegawai
- Perencanaan dan Rekrutmen
Salah satu fitur staf adalah pengadaan karyawan. Dalam pengadaan karyawan ini, Anda perlu tahu apakah Anda memiliki formasi gratis dan memeriksa persyaratan sumber daya manusia, jumlah kebutuhan dan pekerjaan. Setelah Anda harus formulir gratis, banyak kegiatan akan ditangkap untuk menangkap karyawan yang memenuhi kebutuhan dan kualifikasi.Â
Selama adopsi, file pengurangan administrasi kepegawaian adalah penukaran untuk jumlah kandidat yang dapat menarik sebagai karyawan yang berkomitmen untuk kegiatan yang berbeda. Adopsi yang efektif secara konseptual memiliki beberapa kendala yang tersedia dari pedoman organisasi dan perencanaan personel organisasi tergabung dalam lingkup kepegawaian.Â
Ketentuan dalam UU Kepegawaian antara lain ketentuan yang mengatur tentang pendidikan pada SK Nomor 54 Tahun 2003 tentang Pendidikan Pegawai Negeri Sipil. Untuk menentukan jumlah dan kualitas personil yang dibutuhkan suatu unit organisasi, unit organisasi ditentukan dalam jangka waktu tertentu berdasarkan jenis, sifat, dan kuantitas pekerjaanÂ
- Seleksi, Orientasi, dan Pengangkatan
Kegiatan seleksi tidak hanya proses pemilihan karyawan dari sejumlah besar pelamar yang dipekerjakan melalui proses rekrutmen, tetapi juga proses pemilihan karyawan yang dapat diikuti oleh organisasi. Karyawan yang lolos seleksi akan mengutamakan keikutsertaan dalam kegiatan orientasi sebelum dipekerjakan dan mulai bekerja dalam suatu organisasi.Â
Orientasi dalam administrasi kepegawaian adalah hal penting bagi karyawan baru. Bagaimanapun, apa yang Anda capai saat pertama kali bergabung di perusahaan sangat berdampak saat jadi karyawan. Orientasi adalah upaya untuk menyampaikan nilai-nilai organisasi, pekerjaan dan rekan kerja kepada karyawan baru dan dicapai melalui program formal atau informal.Â
Berdasarkan pemaparan di atas dapat disimpulkan bahwa aparatur pemerintah menggunakan tenaga kerja manusia sebagai upaya kolaboratif dalam mengembangkan tujuan, sasaran pokok kebijakan, dan organisasi untuk melaksanakan tujuan atau kebijakan utama yang nantinya akan bertanggung jawab untuk mengatur dan mengelola.Â
Administrasi Kepegawaian Adalah Penting untuk Dikelola dengan Mekari Talenta
Talenta adalah salah satu merk HRIS (human resources information system) yakni software (perangkat lunak) untuk manajemen sumber daya manusia. Software HRIS online bertujuan mengurangi beban kerja administrasi di bidang penggajian, perpajakan karyawan, absensi, dan performance appraisal.
Selain itu, Talenta juga menyediakan fitur mobile friendly yang disebut aplikasi ess yang dapat memudahkan karyawan untuk mengakses Talenta melalui smartphone yang bisa diakses pada tauatan berikut: https://www.talenta.co/fitur/employee-self-service-ess/. Fitur-fitur yang disediakan Talenta juga dilengkapi dengan detail-detail sehingga memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan. Misalnya, pada fitur payroll, komponen seperti bonus, tunjangan, pajak, insentif, dan lain-lain ditambahkan. Dengan demikian perhitungan akan menjadi lebih efisien dan efektif.
Kelebihan Mekari Talenta
1. Fitur yang disajikan sangat berlimpah
Keunggulan dari Talenta By Mekari ini salah satunya adalah fitur yang dibawakan sangat banyak dan berlimpah. Mulai dari halaman aplikasi sistem kepegawaian, halaman recruitment, halaman cuti custom, hingga pengumuman karyawan pun disediakan oleh Talenta By Mekari ini, berikut ini detail fiturnya
- Fitur payroll, fitur ini membantu perusahaan menghitung dan bisa membayar payroll karyawan secara otomatis setiap bulannya. Proses payroll lebih efektif dan efisien karena tidak harus dilakukan di kantor.
- Fitur manajemen waktu, maka tim HR perusahaan bisa dengan mudah melakukan otomatisasi proses cuti karyawan dan lemburan yang dilakukan.
- Fitur absensi mobile, maka seluruh karyawan bisa melakukan absensi dengan mudah kapan dan dimana saja. Dan fitur ini juga memudahkan tim HR dalam melakukan pengawasan pada absensi karyawan sewaktu-waktu.
- Fitur database karyawan, dapat membantu HR dalam melakukan pengelolaan data dan informasi terkait karyawan. Mulai dari data personal, informasi tunjangan, hingga fasilitas yang berhak diterima karyawan sesuai kontrak kerjanya.
- Fitur sistem informasi manajemen kepegawaian yang akan mempermudah pengelolaan pegawai dan operasional HR perusahaan dengan sistem berbasis cloud yang mudah, aman, dan fleksibel. Untuk lebih lengkapnya fitur simpeg ini dapat Anda akses pada tautan berikut: https://www.talenta.co/fitur/aplikasi-simpeg/.
2. Kostumisasi yang sangat terperinci
Semua hal yang diatur di dalam Talenta diatur secara sangat terperinci, Di sini bahkan bisa membuat rumus cuti sendiri dan rumus denda sendiri.
3. Tim Support yang efektif dan responsive
Tidak usah bergelut dengan BOT ketika memberikan keluhan atau komplain, CS dari Talenta akan dengan sigap membantu dalam hitungan menit saja.
Dengan adanya fitur-fitur ini maka tentu saja pengelolaan sumber daya di dalam perusahaan jauh lebih baik dan lebih optimal. Talenta dapat diakses dengan mudah di https://Talenta.co. Tunggu apa lagi? Coba Talenta sekarang juga.
