Insight Talenta 5 min read

Administrasi Kepegawaian: Pengertian, Tujuan, dan Fungsi

Tayang
12 Oct, 2022
Diperbarui
28 Januari 2025

Pernahkah Anda berpikir tentang betapa pentingnya administrasi kepegawaian dalam sebuah organisasi? 

Akan tetapi, sebenarnya apa sih pengertian dari administrasi kepegawaian?

Yuk, simak penjelasannya lebih lanjut!

Pengertian Administrasi Kepegawaian

Administrasi kepegawaian merujuk pada serangkaian kegiatan dalam organisasi yang berkaitan dengan pengelolaan sumber daya manusia. Kegiatan ini melibatkan pengelolaan, pemanfaatan, dan pengorganisasian pegawai untuk mencapai tujuan tertentu sekaligus memberikan berbagai fungsi penting bagi perusahaan.

Umumnya, perusahaan besar memiliki bagian administrasi yang khusus mengelola berbagai aspek kepegawaian. Bagian ini seringkali dipisahkan dari divisi lainnya karena fokusnya yang spesifik pada pengelolaan sumber daya manusia.

Oleh karena itu, pemahaman tentang konsep ini sangatlah penting karena merupakan salah satu cabang dari ilmu administrasi yang berperan besar dalam mendukung tercapainya tujuan organisasi.

Proses jadi lebih cepat dengan software HR terautomasi Mekari Talenta

Definisi Menurut Para Ahli

Administrasi kepegawaian, yang juga dikenal sebagai personnel administration, adalah cabang administrasi yang banyak digunakan dalam berbagai bidang. Dalam dunia bisnis, istilah yang lebih umum digunakan adalah personnel management.

Beberapa ahli mendefinisikan administrasi kepegawaian sebagai berikut:

  1. Felix A. Nigro
    Menurut Nigro, administrasi kepegawaian adalah seni dalam memilih pegawai baru sekaligus mempekerjakan pegawai lama secara efektif. Dengan demikian, perusahaan dapat memperoleh tenaga kerja yang berkualitas dan menghasilkan layanan yang maksimal.
  2. Glen O. Stahl
    Stahl menjelaskan bahwa administrasi kepegawaian mencakup semua aspek yang berhubungan dengan sumber daya manusia dalam sebuah organisasi. Fokus utamanya adalah mengelola pegawai agar berkontribusi secara optimal terhadap pencapaian tujuan organisasi.
  3. Arifin Abdulrachman
    Dalam pandangan Arifin Abdulrachman, administrasi kepegawaian adalah ilmu yang berhubungan dengan pengelolaan segala persoalan yang menyangkut pegawai, terutama pegawai negara.

Berdasarkan berbagai pendapat di atas, administrasi kepegawaian dapat didefinisikan sebagai serangkaian aktivitas yang berkaitan dengan pengelolaan sumber daya manusia dalam organisasi. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa setiap pegawai dapat bekerja secara optimal demi tercapainya tujuan organisasi.

Dalam konteks perusahaan, administrasi kepegawaian tidak hanya bertujuan untuk mencapai efisiensi kerja, tetapi juga memastikan keadilan dalam pembagian tugas. Salah satu perannya adalah membagi beban kerja secara merata di antara karyawan.

Dengan demikian, tidak ada karyawan yang merasa kewalahan akibat kelebihan beban kerja, sementara yang lain memiliki beban kerja yang terlalu ringan.

Fungsi Administrasi Kepegawaian

Dalam suatu organisasi, fungsi administrasi kepegawaian terbagi menjadi dua kategori utama, yaitu fungsi teknis atau operatif dan fungsi manajerial. Keduanya saling melengkapi dan memiliki peran penting dalam keberlangsungan organisasi. Berikut penjelasannya:

1. Fungsi Teknis (Operatif)

Fungsi teknis mencakup kegiatan administratif yang bersifat praktis dan langsung berkaitan dengan pelaksanaan pengelolaan pegawai. Beberapa kegiatan yang termasuk dalam fungsi teknis adalah:

  • Perekrutan Pegawai: Proses ini melibatkan rekrutmen dan seleksi untuk mendapatkan tenaga kerja yang sesuai dengan kebutuhan organisasi.
  • Pengembangan Pegawai: Dilakukan melalui pelatihan, seminar, atau program pengembangan lainnya untuk meningkatkan kompetensi dan keterampilan pegawai.
  • Kompensasi: Memberikan balas jasa kepada pegawai, termasuk gaji, bonus, insentif, dan tunjangan hari tua, untuk menjaga loyalitas mereka terhadap organisasi.
  • Integrasi: Mendorong kolaborasi yang harmonis antarpegawai sehingga tercipta kerja sama yang efektif dan efisien.
  • Pensiunan: Mengelola hak-hak pegawai yang memasuki masa pensiun, seperti tunjangan hari tua atau pensiun.

Fungsi teknis ini bertujuan memastikan bahwa tenaga kerja organisasi dikelola dengan baik sehingga mampu berkontribusi secara optimal.

2. Fungsi Manajerial

Fungsi manajerial berkaitan dengan aspek pengelolaan yang lebih strategis dan tidak bersifat teknis. Beberapa aktivitas dalam fungsi manajerial meliputi:

  • Perencanaan: Menentukan kebutuhan tenaga kerja, merencanakan pengisian posisi yang akan kosong, serta mengantisipasi perubahan kebutuhan SDM di masa depan.
  • Pengorganisasian: Membagi tugas dan tanggung jawab melalui struktur organisasi yang jelas, sehingga setiap individu memahami perannya masing-masing.
  • Pengarahan: Memberikan arahan untuk meningkatkan kinerja pegawai, misalnya dengan memberikan penghargaan (reward) kepada pegawai yang berprestasi.
  • Pengendalian: Melakukan pengawasan, penilaian, dan evaluasi kinerja pegawai untuk memastikan bahwa setiap individu bekerja sesuai dengan standar yang telah ditetapkan.

Tujuan Administrasi Kepegawaian

Salah satu peran utama dari administrasi kepegawaian adalah memastikan bahwa beban kerja pegawai sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan peran masing-masing.

Dengan kata lain, tujuan utama dari sistem administrasi kepegawaian ini adalah menyeimbangkan antara jumlah karyawan dengan kebutuhan perusahaan. Hal ini juga mencakup penyesuaian beban kerja berdasarkan jumlah pegawai yang ada sehingga kapasitas dan porsi pekerjaan setiap pegawai sesuai dengan kemampuan dan tanggung jawab masing-masing.

Tujuan utama dari penyesuaian jumlah ini adalah meningkatkan produktivitas karyawan. Dengan jumlah dan kebutuhan yang tepat, penyelesaian tugas dapat dikerjakan secara lebih sesuai dan tepat waktu, serta memungkinkan perusahaan mencapai target dan tujuannya.

Proses jadi lebih cepat dengan software HR terautomasi Mekari Talenta

Ruang Lingkup Sistem dalam Pengertian Administrasi Kepegawaian

Ruang lingkup administrasi kepegawaian atau personnel administration mencakup pengelolaan sumber daya manusia di suatu organisasi. Beberapa aspek yang termasuk dalam ruang lingkup ini adalah sebagai berikut:

1. Pengadaan Pegawai

Pengadaan pegawai melibatkan proses rekrutmen yang mempertimbangkan kebutuhan perusahaan. Dalam hal ini, posisi dan tugas yang ada dalam organisasi harus disesuaikan dengan jumlah dan kualifikasi pegawai yang diperlukan.

2. Perencanaan dan Pengorganisasian Pegawai

Ruang lingkup lainnya mencakup perencanaan dan pengorganisasian pegawai. Ini melibatkan penjabaran tanggung jawab, hak, dan kewajiban setiap karyawan. Selain itu, penting untuk menentukan kebutuhan pegawai dan mempersiapkan perubahan yang mungkin terjadi di masa mendatang.

3. Pengembangan Pegawai

Pengembangan pegawai mencakup berbagai kegiatan yang bertujuan untuk meningkatkan kemampuan dan keterampilan pegawai. Kegiatan ini bisa berupa pelatihan dasar, seminar, workshop, dan berbagai program pengembangan lainnya yang dapat memengaruhi kinerja karyawan.

4. Pengarahan dan Pengendalian

Pengarahan dan pengendalian dalam sistem administrasi kepegawaian melibatkan monitoring terhadap kinerja pegawai. Kegiatan ini memiliki tujuan untuk memastikan pegawai tetap berada pada jalur yang benar dalam mencapai tujuan perusahaan. Dengan ini, target yang telah ditetapkan dapat tercapai dengan baik.

5. Jaminan Kesejahteraan Pegawai

Jaminan kesejahteraan pegawai merupakan salah satu aspek penting. Upaya untuk memastikan kesejahteraan ini meliputi penciptaan lingkungan kerja yang kondusif, pemberian kompensasi yang layak, serta jaminan hari tua dan fasilitas lainnya.

Prinsip Administrasi Kepegawaian

Beberapa prinsip dalam administrasi kepegawaian berperan sebagai pedoman untuk merumuskan kebijakan dan melaksanakan berbagai kegiatan. Prinsip-prinsip ini memastikan semua pihak yang terlibat saling diuntungkan dan menghasilkan output yang selaras dengan tujuan organisasi serta nilai-nilai dalam UUD 1945.

Berikut adalah beberapa prinsipnya:

1. Prinsip Wewenang dan Tanggung Jawab

Kegiatan administrasi kepegawaian harus dijalankan dengan membagi wewenang dan tanggung jawab secara jelas.

2. Prinsip “The Right Man on The Right Place”

Prinsip ini menekankan bahwa penempatan pegawai harus sesuai dengan keahlian dan kemampuannya agar dapat berkontribusi secara optimal.

3. Prinsip Equal Pay for Equal Work

Prinsip ini mengharuskan pemberian balas jasa kepada pegawai dilakukan berdasarkan kinerja masing-masing.

4. Prinsip Kemanusiaan

Kebijakan dan kegiatan administrasi harus didasarkan pada prinsip kemanusiaan, di mana setiap pegawai memiliki porsi yang sama dalam hal kehormatan dan hak-hak mereka.

5. Prinsip Demokrasi

Pelaksanaan administrasi harus dilakukan dengan semangat demokrasi, yang mencakup saling menghargai dan menghormati dalam menjalankan kegiatan.

6. Prinsip Efisiensi dan Produktivitas Kerja

Prinsip ini mengacu pada upaya pemanfaatan pegawai secara efektif dan ramah lingkungan, guna meningkatkan produktivitas.

7. Prinsip Kesatuan Tujuan

Semua pihak dalam organisasi harus bekerja sama menuju tujuan yang telah ditetapkan untuk mencapai visi perusahaan.

8. Prinsip Kesatuan Arah

Prinsip ini menekankan bahwa sistem administrasi kepegawaian harus berjalan sesuai dengan arah yang ditetapkan oleh UUD 1945, yaitu untuk mencapai kesejahteraan masyarakat.

Sekian penjelasan seputar administrasi kepegawaian. Semoga Anda dapat menambah informasi dan wawasan terkait administrasi kepegawaian setelah membaca artikel ini.

Kelola Administrasi Kepegawaian dengan Mekari Talenta

Mekari Talenta menawarkan berbagai fitur unggulan yang mendukung prinsip dan fungsi administrasi kepegawaian. 

Dengan sistem rekrutmen yang efisien, modul pengembangan pegawai, serta fitur monitoring kinerja, Mekari Talenta membantu perusahaan dalam mengelola pegawai secara optimal. 

Fitur-fitur ini tidak hanya meningkatkan efisiensi proses administrasi, tetapi juga memastikan kesejahteraan pegawai sehingga Anda dapat mencapai tujuan secara lebih efektif.

Baca info selengkapnya di sini: https://www.talenta.co/fitur/ 

Image
Mekari Talenta
Temukan artikel-artikel terbaik seputar HR dari tim editorial Mekari Talenta. Kami mengumpulkan, menyusun, dan membagikan insight-insight menarik untuk membantu bisnis mengelola serta mengembangkan talenta-talenta unggulan.
WhatsApp Hubungi sales