Karyawan baru merupakan anggota perusahaan yang butuh pendampingan. Sudah menjadi tugas Anda sebagai tim HR perusahaan untuk memberi pengantar bagi karyawan baru. Pengantar ini biasa disebut dengan orientasi karyawan.
Proses orientasi karyawan baru ini biasanya berlangsung selama beberapa hari, dan dimulai dari hari pertama karyawan baru masuk bekerja. Pada proses ini, karyawan baru akan mendapat informasi dasar mengenai visi misi perusahaan, lingkungan bekerja, dan sebagainya.
Setelah proses orientasi karyawan selesai, dilanjutkan dengan tahap onboarding karyawan baru.
Tahap onboarding adalah proses penyesuaian diri karyawan baru dengan perusahaan. Proses ini dilakukan untuk memastikan karyawan baru mengenal tujuan perusahaan, budaya kerja, peraturan perusahaan, dan informasi lain yang akan memudahkan karyawan lebih cepat beradaptasi dengan pekerjaan.
Onboarding yang baik akan mempersiapkan karyawan untuk beradaptasi dengan cepat dan mendukung kesuksesannya di dalam perusahaan dalam jangka panjang.
Tahap onboarding sendiri harus dipersiapkan dengan baik, mengingat agenda yang Anda lakukan sebagai HR tidak sedikit. Apa saja yang harus dipersiapkan? Bagaimana tips melaksanakan onboarding dengan berkualitas?
Persiapan Onboarding Karyawan Baru
Kontrak Kerja
Mempersiapkan kontrak kerja berarti mulai dari pembuatannya, sosialisasi kepada karyawan tersebut, hingga mendapatkan kesepakatan dengan karyawan. Penjelasan ketentuan kontrak kerja kepada karyawan harus jelas bagi mereka agar tidak muncul kesalahpahaman dikemudian hari.
Hal ini merupakan hak karyawan sebelum menandatangani kontrak. Setelah kontrak selesai ditandatangani, beri 1 dokumen untuk karyawan dan 1 dokumen lagi akan menjadi arsip Anda.
Tempat Kerja
Tempat kerja karyawan baru juga harus dipersiapkan. Di mana letaknya, apakah disediakan komputer atau laptop dari kantor atau tidak, software atau alat lainnya sebagai pendukung kerja.
Termasuk memberitahu karyawan lama yang ada disekitarnya bahwa akan ada karyawan baru serta peran mereka dalam membimbing karyawan baru.
Dengan begitu, interaksi diantara mereka akan terbangun secara natural. Anda juga harus mengantar karyawan baru tersebut ke tempat kerja mereka agar mereka lebih percaya diri.
Tugas Awal
Dalam mempersiapkan tugas awal yang akan dikerjakan karyawan baru, Anda harus konsultasi pada atasannya atau tim kerja yang lain. Anggota tim tersebut akan memilihkan tugas dari yang paling mudah dan meningkat secara bertahap nantinya.
Dengan begitu, karyawan baru tidak akan kaget dan lebih mudah beradaptasi.
Tata Cara Absensi
Karena setiap perusahaan memiliki sistem absensi yang berbeda-beda, pastikan mereka paham betul cara melakukan absensi. Apakah dengan mesin finger print atau dapat melalui aplikasi absensi online. Termasuk mendaftarkan sidik jari karyawan baru ke finger print scanner atau membuat akun aplikasi absensi online tersebut.
Data Diri dan Rekening
Selain persiapan-persiapan di atas, Anda juga perlu menghimpun informasi data diri karyawan baru. Baik secara online maupun yang berupa dokumen hardcopy seperti fotokopi KTP, Kartu Keluarga, NPWP, Kartu Peserta BPJS (jika sudah punya), dan sebagainya. Termasuk data nomor rekening mereka untuk dimasukkan dalam sistem payroll.
Tips Onboarding yang Berkualitas
Lakukan Proses Secara Interaktif
Proses pengenalan yang interaktif dapat Anda siasati dengan melakukannya saat briefing pagi. Disitu para karyawan akan berkumpul dan Anda dapat membuka ruang untuk karyawan baru bertanya.
Jika proses tanya jawab berjalan lancar dan interaktif, karyawan baru akan merasa diterima dengan baik. Selain itu, karyawan baru juga akan lebih mudah membangun komunikasi dan teamwork dengan karyawan lain.
Perhatikan Beban Kerja Mereka
Dalam masa percobaan, sebaiknya karyawan baru tidak diberi tugas dan pekerjaan yang terlalu berat. Meskipun dengan alasan karyawan baru akan belajar lebih banyak nantinya.
Beban kerja yang terlalu berat akan membuat ia kaget dan produktivitas menurun. Apalagi bagi karyawan baru, motivasi kerja dapat menurun karena merasa pekerjaan mereka sulit dan menumpuk.
Berikan tugas-tugas secara bertahap. Dengan memberikan tugas secara bertahap dari sisi derajat kesulitannya, karyawan baru dapat memupuk kepercayaan dirinya sehingga motivasinya dapat meningkat.
Ikut Sertakan dalam Perbincangan
Karyawan baru biasanya dianggap belum mengerti banyak hal tentang perusahaan sehingga tidak diikutkan dalam pengambilan keputusan tertentu. Namun hal ini harus dibenahi.
Dengan mengikutkan mereka dalam perbincangan, diskusi, penyelesaian konflik, dan sebagainya akan membuat mereka semakin banyak belajar terkait perusahaan sehingga dapat lebih cepat beradaptasi dan dapat memberikan nilai tambah dengan lebih cepat.
Selain itu, mereka juga akan terasah kemampuannya dalam menghadapi problema pekerjaan, termasuk manajemen konflik. Karyawan baru juga akan merasa memiliki peran yang besar terhadap perkembangan perusahaan sehingga loyalitas mereka juga akan meningkat.
Tahap onboarding tidak bisa diremehkan dan perlu dilakukan dengan serius. Karena masa awal bekerja bagi karyawan baru akan berpengaruh pada produktivitas mereka kedepan. Tentu hal ini juga akan berpengaruh pada keberhasilan perusahaan juga.
Karyawan baru juga akan menggantikan karyawan lama yang sudah banyak pengalaman, misal karena pensiun. Itulah kenapa karyawan baru harus didampingi.
Jika Anda menggunakan aplikasi karyawan seperti Mekari Talenta, tugas onboarding dapat dipastikan lebih cepat selesai. Mekari Talenta memiliki fitur untuk mempersiapkan onboarding dengan adanya list of task. Dengan begitu, Anda akan dibantu memastikan persiapan onboarding dengan lebih mudah.
Yuk coba demo gratis Mekari Talenta untuk mempermudah pekerjaan Anda.
