Aplikasi remote working menjadi salah satu alat kerja yang sangat penting saat ini.
Kerja jarak jauh dianggap menjadi masa depan dunia kerja. Apalagi semenjak pandemi Covid-19 yang menjadi katalis percepatan adopsi kebiasaan ini, banyak kantor yang sering menerapkan WFH walaupun pandemi sudah usai.
Sejak pandemi merebak di Indonesia, perusahaan yang sebelumnya belum terpikir untuk menggunakan sistem kerja jarak jauh pun ‘dipaksa’ untuk siap menghadapi perubahan ini.
Jika untuk perusahaan yang sudah lama menerapkan sistem ini pun, kerja jarak jauh masih menjadi tantangan yang tidak mudah. Apalagi bagi perusahaan yang terpaksa mempercepat proses perpindahan ke sistem kerja jarak jauh karena pandemi.
Tantangan kerja jarak jauh bervariasi, mulai dari masalah komunikasi, distraksi, kesulitan dengan manajemen waktu, mungkin beberapa yang paling sering ditemui. Namun tentu saja tantangan untuk menerapkan kerja jarak jauh tidak hanya terbatas sampai di situ saja.
Oleh karena itu, penting sekali bagi perusahaan untuk memilih aplikasi remote working yang bisa membantu tim untuk mengatasi tantangan-tantangan di atas.
Salah satu tujuan penggunaan aplikasi remote working adalah menjaga tim tetap produktif serta tetap menjaga employee engagement, terlepas dari lokasi kerja yang tidak berada dalam satu tempat.
Dalam artikel Mekari Talenta kali ini, kita akan membahas mengenai fitur-fitur apa saja yang dibutuhkan dalam aplikasi remote working sehingga bisa menunjang produktivitas tim.
Fitur Penting dalam Aplikasi Penunjang Remote Working
1. Manajemen waktu
Merencanakan dan mengatur waktu dengan baik merupakan sesuatu yang sangat penting selama bekerja dari rumah.
Perusahaan juga ingin memastikan bahwa meskipun tidak saling bertemu muka namun semua anggota tim tetap memenuhi jam kerjanya yang seharusnya.
Apalagi di awal berlakunya sistem ini, tidak jarang kita mendengar keluhan produktivitas menurun karena masih ada yang menganggap bekerja dari rumah semacam liburan.
Untuk menghindari hal-hal seperti itu, sehingga produktivitas maupun deadline dari setiap proyek yang ada bisa ditepati adalah dengan menyertakan fitur yang satu ini dalam aplikasi remote working.
Selain untuk merencanakan dan melacak penggunaan waktu kerja juga bisa termasuk dengan absensi karyawan.
Baca juga: Tips Jaga Komunikasi Kantor dalam Sistem Kerja Remote
2. Memastikan produktivitas
Dilema kerja jarak jauh adalah, kita hanya bisa melakukan komunikasi secara virtual. Artinya, akan ada banyak distraksi dari notifikasi yang masuk.
Namun, kita juga tidak bisa menutup mata demi fokus. Betul bahwa bekerja jarak jauh membutuhkan disiplin tingkat tinggi dipadukan dengan keterampilan untuk mengatur jadwal.
Untuk memudahkan, akan sangat baik jika aplikasi remote working yang digunakan memiliki berbagai fitur untuk membantu kita fokus pada pekerjaan. Salah satu contohnya dengan menyediakan fitur untuk mengatur notifikasi yang masuk sehingga ketika butuh konsentrasi penuh.
3. Manajemen tugas dan proyek
Fitur manajemen tugas dan proyek ini ibarat jantungnya dari aplikasi remote working. Melalui fitur ini, tim yang sama-sama bekerja secara virtual bisa bekerja dengan efektif karena bisa mengatur pekerjaan yang tugas-tugas yang ada.
Dalam fitur ini, termasuk di dalamnya fitur penjadwalan, kolaborasi, dokumentasi dan evaluasi. Akan lebih baik lagi jika di dalamnya, ada fitur untuk memvisualisasikan cakupan kerja proyek dan progress yang telah dibuat oleh masing-masing anggota tim.
4. Chatting
Salah satu tantangan terbesar dalam bekerja jarak jauh adalah keterbatasan komunikasi. Apalagi sebagian besar komunikasi dilakukan via teks yang seringkali mereduksi nada dan makna sebenarnya.
Ketika semua tim bekerja secara virtual, salah satu kebutuhan yang paling penting adalah kemudahan untuk bisa berkomunikasi secara real-time seperti halnya ketika sama-sama bekerja di kantor.
Dengan kemajuan teknologi yang sekarang kita nikmati, tantangan komunikasi menjadi sesuatu yang bisa dengan mudah diatasi. Namun demikian, pastikan bahwa aplikasi remote working yang dipilih perusahaan memiliki fitur komunikasi yang mudah digunakan oleh semua anggota tim.
5. Berbagi dokumen
Fitur berbagi dokumen ini secara tidak langsung juga akan membuat proses kolaborasi antar anggota tim bisa berjalan dengan lebih baik.
Jika sedang mencari aplikasi remote working, pastikan termasuk mengecek apakah fitur yang satu ini tersedia.
6. Panggilan video
Sebenarnya, fitur yang satu ini juga bisa dimasukkan dalam fitur komunikasi, namun lebih khusus untuk melakukan pertemuan dengan partisipan yang lebih banyak. Untuk fitur panggilan video dari fitur komunikasi kadang kala masih ada batasan jumlah partisipan yang bisa terlibat.
Ketika semua anggota tim melakukan pekerjaan jarak jauh maka pertemuan-pertemuan virtual jadi salah satu bagian penting yang tidak bisa dikesampingkan.
Panggilan video atau fitur video conferencing ini juga penting untuk kebutuhan seperti onboarding dan training.
7. Ruang training virtual
Salah satu dampak yang tidak terelakkan dari kondisi bekerja jarak jauh adalah sulitnya untuk menyelenggarakan training internal, baik itu untuk pengembangan karir maupun onboarding.
Training virtual tentu saja bisa dilaksanakan dengan bantuan fitur video conferencing untuk pertemuan-pertemuan dan interaksi. Namun demikian, untuk memudahkan proses training juga dibutuhkan berbagi materi maupun ruang diskusi per tema.
Kedua kepentingan di atas tidak bisa diakomodasi oleh fitur komunikasi maupun video conferencing. Ditambah lagi kalau salah satu yang diusahakan adalah mendukung karyawan untuk bisa menyesuaikan waktu belajarnya dengan jadwalnya yang lain (self-paced).
Learning Management System (LMS) menjadi salah satu fitur yang dicari dalam aplikasi remote working untuk bisa mendukung kegiatan training secara virtual.
Mekari Talenta Pilihan Aplikasi yang Tepat
Bagi perusahaan kondisi bekerja jarak jauh memang menantang, apalagi jika tidak pernah direncanakan sehingga sistem yang ada belum siap.
Tantangan yang dihadapi tentu berkaitan dengan bagaimana sistem kerja jarak jauh ini bisa memiliki tingkat produktivitas yang sama dengan tatap muka
Hal ini kemudian berkaitan juga dengan pengawasan kinerja karyawan ketika bekerja dari rumah.
Di sini lah pentingnya peran aplikasi remote working seperti Mekari Talenta untuk memuluskan proses digitalisasi kerja.
Mulai dari proses absensi yang bisa dilakukan online, kontrol kinerja seperti laporan pekerjaan, to-do list hingga progress pekerjaan bisa dipantau semua secara online.
Hal ini karena Mekari Talenta telah dilengkapi dengan fitur manajemen tugas dan proyek yang terintegrasi dengan manajemen KPI. Hal ini bisa membuat perusahaan tetap bisa memantau kinerja karyawan meskipun secara virtual.
Jika perusahaan Anda sudah siap menyongsong era baru kerja, jangan ragu mendaftar di sini untuk mendapatkan demo gratis dengan kami. Selain itu, Anda juga bisa berkonsultasi masalah HR dengan kami.
