Apa itu Payroll? Bagaimana Hitung Gaji Karyawan Tetap dan Tidak Tetap

Apa itu Payroll? Bagaimana Hitung Gaji Karyawan Tetap dan Tidak Tetap

Payroll merupakan sistem administrasi penggajian atau cara hitung gaji karyawan pada sebuah perusahaan. Sistem payroll memudahkan pekerjaan rutin staf HRD setiap bulannya dalam menghitung gaji yang harus dibayarkan dan dihitung berdasarkan gaji pokok, tunjangan transport, uang makan, dan uang lembur.

Proses hitung gaji karyawan secara manual tentu saja akan menghabiskan banyak waktu, terlebih jika perusahaan memiliki ratusan hingga ribuan karyawan. Oleh karena itu, dengan adanya sistem payroll proses hitung gaji karyawan akan lebih mudah dan praktis. Terdapat beberapa perbedaan untuk menghitung gaji karyawan tetap dan tidak tetap. Simak uraian lengkapnya berikut ini.

Keunggulan & Manfaat Sistem Payroll

Dengan adanya sistem payroll berbasis aplikasi, maka dapat memudahkan HRD dalam melihat performa karyawan dalam satu bulan. Aplikasi payroll biasanya juga akan terintegrasi dengan sistem absensi dan cuti karyawan, sehingga setiap karyawan akan secara otomatis mendapat potongan gaji apabila tidak masuk kerja. Proses hitung gaji karyawan akan dilakukan secara otomatis menggunakan aplikasi ini. Baik itu gaji pokok, tunjangan kerja, bonus, uang makan, uang transportasi, dan lain sebagainya.

Selain dapat menghemat waktu dalam proses hitung gaji karyawan, sistem payroll juga memungkinkan perusahaan untuk lebih menghemat anggaran untuk gaji staf HRD. Bagaimana tidak? Untuk menghitung gaji 100 pegawai dalam satu hari misalnya, akan membutuhkan jumlah staf HRD 3 hingga 5 orang. Dengan adanya sistem payroll gaji, maka perusahaan hanya akan membutuhkan 1 sampai 2 orang staf HRD saja.

Perbedaan Hitung Gaji Karyawan Tetap dan Tidak Tetap

Berdasarkan perjanjian kerja, karyawan dibagi menjadi dua, yaitu Karyawan Tetap dengan Perjanjian Kerja Waktu Tidak Tertentu (PKWTT) dan Karyawan Kontrak dengan Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT). Berdasarkan Keputusan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi No. 100/MEN/IV.2004, PKWT adalah perjanjian kerja antara pekerja dengan perusahaan untuk mengadakan hubungan kerja dalam waktu tertentu atau untuk pekerja tertentu. Sedangkan, PKWTT adalah perjanjian kerja antara pekerja dengan perusahaan untuk mengadakan hubungan kerja yang bersifat tetap.

Perbedaan antara karyawan tetap dan karyawan tidak tetap pada dasarnya tidak hanya ditinjau dari besarnya penerimaan gaji. Tetapi juga dari cara hitung besaran penghasilan atau gaji tersebut. Proses perhitungan gaji karyawan tetap dan karyawan tidak tetap tidak sama. Perhitungan gaji karyawan biasanya berdasarkan pada masa kerja, jabatan, serta apakah karyawan tersebut termasuk dalam kategori karyawan tetap atau karyawan lepas dengan gaji harian atau bulanan.

Sebelum masuk ke dalam perhitungannya, temukan terlebih dulu perbedaan kedua jenis karyawan melalui tabel di bawah ini.

Indikator PKWT PKWTT
Waktu Dibatasi waktu atau selesainya pekerjaan Tidak ada batasan waktu hingga usia pensiun atau pekerja meninggal dunia
PHK PHK demi hukum (otomatis batal secara hukum) sesuai dengan yang tertera dalam perjanjian, tidak harus melalui proses LPPHI PHK karena alasan tertentu, harus melalui proses LPPHI (Lembaga Penyelesaian Perselisihan Hubungan Industrial)
Kewajiban Ketika PHK PHK sesuai dengan waktu yang diperjanjikan, tidak ada kewajiban perusahaan membayar uang pesangon dan uang penghargaan masa kerja Terjadi PHK, pengusaha wajib memberikan pembayaran (keciali pada PHK tertentu)
Masa Percobaan Tidak boleh ada masa percobaan. Bila diberlakukan, masa percobaan batal demi hukum (batal otomatis secara hukum) Masa percobaan diperbolehkan
Kontrak Kerja Perjanjian kerja harus tertulis dengan huruf latin, dalam bahasa Indonesia Perjanjian kerja bisa tertulis atau lisan
Pencatatan Wajib dicatatkan di instansi Ketenagakerjaan Tidak wajib dicatatkan

Note: Sistem payroll perusahaan selalu bermasalah? Ini Panduan Menghitung Gaji Karyawan

Contoh Perhitungan Gaji Karyawan Tetap

Cara menghitung payroll gaji karyawan tidak tetap setiap bulan adalah dengan menghitung gaji tetap karyawan tersebut kemudian mengurangi dengan PPh pasal 21 setiap bulan. Menghitungnya pun tidak mudah, karena perhitungan gaji dihitung selama satu tahun terlebih dahulu, diambil penghasilan yang tidak kena pajak. Penghasilan kena pajak dikurangi dengan pajak PPh 21, baru perusahaan bisa mengetahui seberapa besar gaji yang harus dibayarkan. Untuk lebih jelasnya, cermati contoh di bawah ini:

1. Contoh perhitungan gaji karyawan tetap (PKWTT) secara bulanan

Edo merupakan karyawan di PT Maju Bersama. Ia sudah menikah dan memiliki tanggungan satu anak. Upah bulanan yang diterima Budi sebesar Rp10.000.000. Berapa gaji bersih yang diterimanya?

Gaji Sebulan Rp10.000.000
Pengurangan dari Biaya Jabatan 5% x Rp10.000.000 (-) Rp500.000
Gaji Netto Sebulan Rp9.500.000
Gaji Netto Setahun 12 x Rp9.500.000 Rp114.000.000
Penghasilan Tidak Kena Pajak (PTKP) (-) Rp 63.000.000*
Penghasilan Kena Pajak (PKP) Rp51.000.000
PPh 21 Terutang 5% x Rp 51.000.000 Rp2.550.000
PPh 21 per Bulan Rp2.550.000 / 12 Rp212.500
Gaji yang Harus Dibayar Rp10.000.000 – Rp 212.500 R9.787.500

*Nilai PTKP sudah ditetapkan oleh pemerintah. Klik di sini untuk melihat nilai PTKP terbaru

2. Contoh perhitungan gaji karyawan tetap (PKWTT) secara prorata

Kondisi ini biasanya terjadi ketika seorang karyawan belum memiliki saldo cuti, sehingga karyawan mengambil cuti tidak berbayar atau unpaid leave.

Budi merupakan karyawan di PT Kerja Bersama. Ia belum menikah dengan upah bulanan sebesar Rp8.000.000, kemudian ia mengambil cuti unpaid leave selama 3 hari. Berapa gaji bersih yang diterimanya?

 

Gaji = (jumlah hari kerja :  jumlah hari kerja sebulan) x gaji satu bulan

 

Dalam contoh di atas, misalnya Budi hanya bekerja selama 22 hari dari 25 hari dalam 1 bulan. Berarti perhitungan gajinya adalah

(22/25) x Rp8.000.000 = Rp7.040.000

Dari hasil inilah Anda bisa mulai perhitungan gaji bersih Budi dengan rumus sama seperti di atas. Bedanya hanyalah pada PTKP Budi, di mana jika karyawan belum menikah dan tidak memiliki tanggungan, maka PTKPnya adalah sebesar Rp54.000.000.

Contoh Perhitungan Gaji Karyawan Tidak Tetap

Peraturan Dirjen Pajak Nomor 31/PJ/2009 menerangkan bahwa karyawan tidak tetap yaitu karyawan yang mendapatkan penghasilan hanya jika karyawan tersebut bekerja berdasarkan jumlah hari kerja, unit hasil pekerjaan, atau penyelesaian pekerjaan yang sifatnya sementara. Sehingga, karyawan tidak tetap ini bisa mendapatkan gaji secara bulanan atau harian. Di bawah ini adalah beberapa contoh perhitungan gaji karyawan tidak tetap yang harus Anda ketahui.

1. Contoh perhitungan gaji karyawan tidak tetap (PKWT) Bulanan

Bedanya dengan perhitungan gaji karyawan tetap adalah pada potongan biaya jabatan. Misalnya, Rudi merupakan karyawan tidak tetap di PT Untung Bersama. Saat ini, Rudi belum menikah dan memiliki upah bulanan sebesar Rp6.000.000. Berapa gaji Rudi yang diterima tiap bulannya?

Upah Setahun Rp6.000.000 x 12 Rp72.000.000
Penghasilan Tidak Kena Pajak (PTKP) (-) Rp54.000.000*
Penghasilan Kena Pajak (PKP) Rp18.000.000
PPh 21 per tahun 5% x Rp18.000.000 Rp900.000
PPh 21 per bulan Rp900.000 / 12 Rp75.000
Gaji yang Harus Dibayar Rp6.000.000 – Rp74.000 Rp5.925.000

*Gaji di bawah Rp4.500.000 tidak dikenakan pajak

 

2. Contoh perhitungan gaji karyawan tidak tetap (PKWT) Harian

Karena alasan tertentu, ada beberapa perusahaan yang melakukan pembayaran upah karyawannya secara harian. Untuk kasus ini, pemerintah juga sudah mengeluarkan kebijakan yang berbeda. Sebelum menghitung gaji karyawan secara harian, perhatikan terlebih dulu 4 (empat) kondisi perhitungan PPh di bawah ini:

Penghasilan Sehari Penghasilan Kumulatif Sebulan PPh Terutang
<Rp450.000 <Rp4.500.000 Tidak ada pemotongan PPh 21
>Rp450.000 <Rp4.500.000 5% x (Upah-Rp450.000)
>Rp450.000
<Rp450.000
>Rp4.500.000 5% x (Upah-PTKP/360)
>Rp450.000
<Rp450.000
>Rp10.200.000 Tarif Pasal 17 x PKP disetahunkan


Dari tabel di atas dapat dilihat bahwa seseorang dengan penghasilan sehari kurang dari Rp450.000 dan jika diakumulasikan per bulan tidak sampai Rp4.500.000, ia tidak akan mendapatkan potongan pajak. Jika seorang pekerja menghasilkan lebih dari Rp450.000 sehari dan akumulasinya kurang dari Rp4.500.000 sebulan, ia akan mendapatkan gaji dengan potongan pajak 5% kali total upah yang telah dikurangi Rp450.000.

Berbeda dengan seseorang yang akumulasi penghasilan sebulan lebih dari Rp4.500.000, maka akan mendapatkan gaji yang telah dikurangi pajak 5% dari PKP-nya. Nah, jika penghasilan kumulatif sebulan lebih dari Rp10.200.000, gaji akan dikurangi pajak pasal 17 x PKP disetahunkan.

Untuk lebih jelasnya, di bawah ini adalah contoh perhitungan gaji karyawan tidak tetap.
Misalnya ada seorang karyawan bernama Dino yang dibayar harian untuk 25 hari kerja dengan upah sebesar Rp5.000.000. 

a. Pada hari ke-1 hingga ke-22 berlaku kondisi pertama, sehingga upah Dino tidak dipotong pajak

Total penghasilan sebulan = Rp5.000.000

Penghasilan Sehari Rp5.000.000/25 Rp 200.000
Penghasilan 22 hari Rp200.000 x 22 Rp4.400.000
PKP
PPh 21 Terutang
Upah yang Diterima per Hari Rp200.000


b. Pada hari ke-23 berlaku kondisi ketiga dengan pemotongan PTKP yang sebenarnya sebanyak jumlah hari kerja karena total penghasilan Dino telah melebihi batas Rp4.500.000

Penghasilan Sehari Rp5.000.000/25 Rp200.000
Total Penghasilan Rp200.000 x 23 Rp4.600.000
PTKP yang Sebenarnya Rp54.000.000/360×23 (-) Rp3.450.000
PKP Hingga Hari ke-23 Rp1.150.000
PPh 21 5% x Rp1.150.000 Rp57.500
Upah yang Diterima Hari ke-23 Rp200.000 – 57.500 Rp142.500


c. Pada hari ke-24 juga berlaku kondisi ketiga

Penghasilan Sehari Rp5.000.000/25 Rp200.000
Penghasilan Kumulatif Rp200.000 x 24 Rp4.800.000
PTKP yang Sebenarnya Rp54.000.000/360 x 24 (-) Rp3.600.000
PKP Hingga Hari ke-24 Rp1.200.000
PPh 21 Terutang 5% x Rp1.200.000 Rp60.000
PPh 21 yang Telah Dibayar Hingga Hari ke-23 (-) Rp57.500
PPh 21 Rp2.500
Upah yang Diterima Hari ke-24 Rp200.000 – 2.500 Rp197.500


d. Pada hari ke-25 juga berlaku kondisi ketiga

Penghasilan Sehari Rp5.000.000/25 Rp200.000
Penghasilan Kumulatif Rp200.000 x 25 Rp5.000.000
PTKP yang Sebenarnya Rp54.000.000/360 x 25 (-) Rp3.750.000
PKP Hingga Hari ke-25 Rp1.250.000
PPh 21 Terutang 5% x Rp1.250.000 Rp62.500
PPh 21 yang Telah Dibayar Hingga Hari ke-24 (-) Rp60.000
PPh 21 Rp2.500
Upah yang Diterima Hari ke-25 Rp200.000 – 2.500 Rp197.500

 
Jadi, total gaji yang diterima Dino dalam satu bulan dengan 25 hari kerja adalah:

  1. Hari ke 1-22 = 22 x Rp200.000 = Rp4.400.000
  2.  Hari ke 23 = 1 x Rp142.500 = Rp142.500
  3. Hari ke 24 = 1 x Rp197.500 = Rp197.500
  4. Hari ke 25 = 1 x Rp197.500 = Rp197.500

Jadi, total pendapatan Dino selama 1 bulan adalah Rp 4.937.500

Kosakata: Apa itu HRIS (Human Resource Information System)?


3.
Contoh Perhitungan gaji karyawan tidak tetap (PKWTT) secara prorata

Karena kebutuhan yang mendesak, terkadang perusahaan merekrut karyawan dan memintanya langsung bekerja di pertengahan bulan.  Perhitungan gaji karyawan yang masuk di pertengahan bulan biasanya digunakan metode prorata atau hitung proporsional. Perhitungan prorata dibagi menjadi 2 (dua) yaitu perhitungan gaji prorata berdasarkan hari kerja dan jam kerja.

a. Contoh perhitungan gaji karyawan prorata berdasarkan jumlah hari kerja

Karena jumlah hari kerja tidak penuh jadi gaji yang dibayar juga tidak bulat. Anda hanya perlu membayar gaji sesuai jumlah hari kerja pegawai tersebut.

Metode perhitungan gaji karyawan prorata berdasarkan hari kerja:

Gaji = (jumlah hari kerja :  jumlah hari kerja sebulan) x gaji satu bulan

Contoh:

Misalnya Santo bekerja di PT Merdeka Bersama per tanggal 15 Oktober dengan gaji per bulan Rp7.500.000. Perusahaan ini memiliki 5 hari kerja dalam 1 minggu dan perusahaan melakukan tutup absen tiap tanggal 25.

Hal pertama yang harus Anda lakukan adalah menghitung total hari kerja dalam 1 bulan. Misalnya dalam bulan Oktober terdapat hari kerja 22 hari.

Kemudian dari tanggal 15 oktober (hari pertama karyawan masuk kerja) hingga tanggal 25 Oktober (tutup absen perusahaan), Santo telah bekerja selama 7 hari kerja, maka gaji yang diterima Santo di bulan Oktober adalah

(7/22) x Rp7.500.000 = Rp 2.386.363

b. Contoh Perhitungan gaji karyawan prorata berdasarkan jumlah jam kerja

Perhitungan gaji karyawan prorata dapat dihitung berdasarkan jumlah jam kerja. Dasar perhitungannya yaitu upah per jam.

Upah per jam = 1/173 x upah satu bulan

Perhitungan ini lebih rumit dari pada perhitungan pertama karena harus menghitung upah per jam, lalu mengalikan dengan jumlah jam kerja karyawan.

Contoh

Elisa merupakan karyawan di PT Bintang Persada yang mulai bekerja tanggal 10 Oktober 2019 dengan gaji per bulan Rp5.000.000. Perusahaan ini memiliki waktu kerja 6 hari per minggu dan melakukan tutup absen tiap tanggal 25.

Pertama, hitung upah per jam Elisa

Upah per jam = 1/173 x Rp5.000.000 = Rp28.901

Dari tanggal 10 Oktober, Elisa bekerja selama 17 hari

15 hari bekerja 8 jam / hari

2 hari bekerja 7 jam / hari

Maka perhitungan gaji prorata Elisa berdasarkan jam kerja adalah =

= (15 hari x 8 jam x Rp28.901) + (2 hari x 7 jam x Rp28.901)
= Rp3.468.120 + Rp404.614
= Rp3.872.734

Jadi, gaji Elisa yang diterima di bulan Oktober adalah Rp3.872.734

Penghitungan gaji karyawan memang cukup merepotkan. Ada banyak komponen yang harus dihitung. Jika terjadi kesalahan, bukan hanya merugikan karyawan, tapi juga bisa merugikan perusahaan. Karena itulah penting bagi Anda memahami dengan benar cara perhitungan dan juga komponen penting didalamnya, seperti Pajak, Tunjangan, BPJS Kesahatan dan Ketenagakerjaan, dan masih banyak lagi.

Namun, proses hitung gaji karyawan menggunakan sistem akan memudahkan perusahaan dalam memberikan gaji karyawan dengan perhitungan yang tepat. Pastikan perusahaan Anda mematuhi seluruh ketentuan penggajian karyawan, seperti PPh 21, BPJS Kesehatan, dan BPJS Ketenagakerjaan. Ingin penggajian seluruh karyawan dapat diselesaikan dengan cepat, tepat, dan praktis? Anda bisa manfaatkan bantuan software HR seperti Talenta yang akan memudahkan seluruh pekerjaan staf HRD.

Dengan Talenta, Anda dapat menghitung absensi karyawan serta payroll gaji secara lebih akurat dengan fitur input data penghasilan netto dan total pajak yang dibayarkan per karyawan.

Talenta juga menyediakan Laporan yang dapat memberi gambaran apabila terdapat perubahan penggajian di bulan ini dan bulan lalu. Seluruh data yang ada di Talenta akan dienskripsi dan disimpan pada server dengan keamanan kelas dunia. Bahkan, data perusahaan Anda akan di-backup secara rutin setiap hari dan setiap minggu. Tunggu apa lagi? Ajukan demo Talenta sekarang!


PUBLISHED19 Nov 2019
Ervina
Ervina