Insight Talenta

Aplikasi Fingerprint Vs Absensi Online, Kelebihan, Kekurangannya

Aplikasi fingerprint saat ini adalah alat absen sidik jari yang lazim digunakan oleh banyak perusahaan untuk mencatat absensi elektronik secara online atau dengan memanfaatkan mesin presensi.

Alat ini dinilai lebih baik daripada sistem pencatatan kehadiran secara manual, menggunakan buku absen manual, yang mana karyawan harus memberikan tanda tangan sebagai data kehadiran.

Namun, seiring berkembangnya zaman, terutama karena adanya pandemi, trend remote working kini banyak digunakan perusahaan sebagai yang lebih efektif dan efisien untuk karyawan.

Sebagai salah satu metode yang cukup populer dibandingkan dengan aplikasi fingerprint / absen sidik jari adalah sebuah sistem kehadiran secara daring yang lazimnya dikenal sebagai aplikasi absensi karyawan online.

Berikut ini adalah penjabaran kelebihan dan kekurangan dari masing-masing aplikasi.

Kelebihan Aplikasi Fingerprint Absensi

Berikut beberapa kelebihannya.

Menghindari Kecurangan

Penggunaan aplikasi absensi fingerprint meminimalisasi kecurangan, karena dengan metode ini karyawan tidak dapat melakukan pemalsuan data kehadiran seperti pada metode presensi manual seperti mesin absensi ceklok.

Karyawan tidak dapat melakukan titip absen ketika terlambat atau bolos kerja.

Hal ini karena proses verifikasi kehadiran yang menggunakan sidik jari karyawan masing-masing.

Aplikasi Fingerprint Meningkatkan Kedisiplinan

Penggunaan aplikasi absensi fingerprint juga dinilai dapat meningkatkan disiplin karyawan secara tidak langsung.

Karyawan menjadi lebih bijak dalam menggunakan waktu bekerja karena dituntut untuk hadir tepat waktu.

Hal ini dapat terjadi apabila catatan atas data kehadiran karyawan dijadikan perusahaan sebagai salah satu bahan dalam penilaian terhadap karyawan.

Baca juga: 5 Manfaat Penggunaan Mesin Absensi Fingerprint dan Cara Mengoptimalkannya

Kekurangan Aplikasi Pengunci Sidik Jari

Aplikasi Fingerprint Vs Absensi Online, Kelebihan, Kekurangannya

Biaya Infrastruktur dan Maintenance Aplikasi Fingerprint Relatif Mahal

Penggunaan aplikasi absensi sidik jari untuk perusahaan biasanya dipatok dengan harga yang beragam tergantung jenis mesin fingerprint yang diinginkan, kemudian ditambah biaya instalasi pertama kali.

Biaya kedua muncul untuk maintenance mesin fingerprint secara rutin.

Perawatan atau maintenance secara rutin diperlukan agar mesin absensi dapat bekerja dengan baik, terutama pada bagian scanner yang berfungsi untuk identifikasi sidik jari.

Kegagalan dalam Proses Identifikasi

Kelemahan lain dari mesin fingerprint adalah seringnya terjadi kegagalan dalam proses identifikasi pada saat pemindaian sidik jari.

Kegagalan dapat berupa kesalahan identifikasi atau bahkan sidik jari sama sekali tidak teridentifikasi.

Masalah ini bisa terjadi dikarenakan mesin fingerprint kotor, sistem scanner-nya telah mengalami penurunan fungsi atau karena memang tidak sensitif dalam mendeteksi sidik jari tertentu yang tipis.

Penarikan Data Aplikasi Fingerprint Dilakukan Secara Manual.

Data karyawan pada mesin absensi fingerprint memang sudah berupa data elektronik namun bentuk datanya biasanya masih berupa file spreadsheet yang harus diolah lebih lanjut secara manual.

Hal ini akan merepotkan apabila suatu saat diperlukan laporan secara real time.

Baca juga: Cara Tarik Data dari Mesin Finger Print ke Komputer dengan Mudah

Beberapa Rekomendasi Jenis Aplikasi Absensi Fingerprint

Berikut adalah beberapa aplikasi absensi fingerprint yang umum digunakan oleh banyak perusahaan.

1. ZKTime Net

ZKTime Net 3.3 merupakan sebuah aplikasi untuk manajemen waktu kehadiran.

Aplikasi ini mampu terintegrasi dengan sistem kehadiran fingerprint perusahaan dan juga akses terhadap kontrol pintu.

Melalui aplikasi ini, Anda dapat menggunakannya untuk laporan kehadiran hingga manajemen karyawan yang dapat diatur langsung.

2. InAct

Bagi perusahaan yang menggunakan mesin fingerprint dari InterActive Fingerprint, software ini akan membantu Anda menghubungkan mesin tersebut di berbagai cabang.

Karena dibantu software, hal ini akan meminimalisir kecurangan terkait absensi terutama ketika proses transfer data absensi dari mesin ke dalam sistem.

Baca Juga : Keuntungan Menggunakan Aplikasi Software Attendance Management

Kelebihan Aplikasi Absensi Online Dibandingkan dengan Aplikasi Fingerprint Absen Dengan Sidik Jari

Kelebihan Aplikasi Absensi Online Dibandingkan dengan Aplikasi Fingerprint Absen Dengan Sidik JariBiaya Infrastruktur dan Maintenance Relatif Murah

Aplikasi absensi digital dapat diunduh secara gratis pada Play Store (android) atau App Store (iOS) melalui ponsel pintar yang dimiliki masing-masing karyawan.

Integrasi Data dengan Aplikasi HRIS

Aplikasi absensi online dapat diintegrasikan dengan aplikasi Human Resource Information System ( HRIS ) sehingga data absen sidik jari / fingerprint yang terekam, dapat masuk ke aplikasi HRIS secara otomatis tanpa perlu adanya pemindahan data secara manual.

Mengakomodasi Kebutuhan dan Fleksibilitas Remote Working

Memudahkan pengelolaan karyawan yang memiliki jam kerja fleksibel.

Aplikasi absensi online seperti Talenta juga mengakomodasi kebutuhan karyawan yang bekerja secara remote, karena mereka tidak perlu hadir ke kantor hanya untuk absen sidik jari.

Akurasi Data Tinggi dan Dapat Diandalkan Dibanding Software Absensi Sidik Jari

Pencatatan data lokasi serta waktu check-in / check-out dapat dipastikan akurat, karena aplikasi ini memanfaatkan fitur clock dan absensi berbasis GPS tracking pada masing-masing gawai.

Baca juga: 8 Peran Penting GPS di Aplikasi Absensi Online

Kekurangan Aplikasi Absensi Online

Biaya Infrastruktur dan Maintenance sistem absen online relatif murah dibanding dengan metode sidik jari.

Tergantung dengan Kamera Gawai yang Dimiliki Karyawan

Kamera gawai karyawan harus berfungsi dengan baik, karena proses pencatatan kehadiran memerlukan absensi selfie untuk identifikasi identitas, lokasi dan juga waktu kehadiran.

Dipengaruhi oleh Sinyal Internet

Tidak seperti aplikasi fingerprint yang ada pada mesin, karyawan akan mengalami kesulitan dalam melakukan pencatatan kehadiran apabila berada di tempat yang memiliki keterbatasan sinyal internet.

Segala kekurangan aplikasi absensi online masih lebih sedikit dibandingkan dengan kelebihannya sehingga penerapan absensi online pegawai layak jadi pertimbangan.

Aplikasi absensi digital dengan fitur Employee Self Service (ESS) tentu sangat memudahkan perusahaan karena hasil absensi dari tiap karyawan akan terekam secara otomatis di dalam database karyawan.

Sehingga bila perusahaan memerlukan data absensi karyawan untuk keperluan tertentu tidak kesulitan dalam mencari data tersebut.

Salah satu aplikasi absensi atau absen karyawan online yang terintegrasi dengan aplikasi HRIS dan penggunaannya dapat juga disinergikan dengan metode absensi fingerprint / absen sidik jariadalah aplikasi Talenta.co.

Untuk mengetahui informasi lebih lanjut tentang aplikasi absen karyawan yang juga mempunyai sistem informasi cuti pegawai ini, Anda dapat mengisi formulir registrasi demo interaktif Talenta gratis.

Saya Mau Coba Gratis Talenta Sekarang!

 

Perlu Insight Lebih Lanjut, Absensi Online VS Aplikasi Fingerprint, Mana yang Terbaik?

Saat ini ada dua sistem absensi yang banyak digunakan oleh perusahaan; sistem dengan cara absensi online berbasis aplikasi, dan juga mesin absensi fingerprint / absen sidik jari yang terintegrasi dengan sistem online atau tidak.

Kedua sistem absensi tersebut banyak digunakan karena masih menjadi sistem absensi baik untuk karyawan maupun anggota organisasi untuk merekam kehadiran.

Keduanya juga dipakai sebagai akses kredensial pada kelompok atau perusahaan secara efektif.

Sebenarnya, kedua jenis absensi tersebut bersifat komplementer.

Itu artinya keduanya tidak bisa dibandingkan namun bisa menjadi pelengkap dan saling melengkapi.

Namun nyatanya, banyak perusahaan yang belum memahami fungsi dari absensi online.

Hal ini dibuktikan ketika work from home sedari Maret tahun 2020 akibat pandemi COVID-19.

Di mana masih banyak perusahaan yang lebih memilih mengambil risiko untuk tetap mempekerjakan karyawannya di tengah pandemi.

Ada pula yang memberlakukan work from home, namun dengan sistem absensi yang tidak efektif misalnya menggunakan aplikasi Zoom, Google Form, bahkan melalui Whatsapp.

Ini sama seperti yang dialami Nadya, salah satu HR operation di salah satu perusahaan swasta yang mengeluhkan ribet-nya absensi melalui Whatsapp saat work from home.

Ia perlu menggeser dan mendata satu per-satu karyawannya yang berjumlah 80 orang dari chat Whatsapp.

Ada juga Mukti, salah satu pegawai swasta di Jakarta yang mengeluhkan sulitnya absensi melalui aplikasi Zoom saat WFH.

Ia perlu menangkap layar Zoom dan mengirimnya ke bagian HRD melalui email.

Masalah-masalah tersebut sebenarnya bisa diatasi dengan mengintegrasikan mesin absensi manual atau aplikasi fingerprint dengan sistem absensi online.

Lewat artikel ini, Talenta akan memberitahu Anda mengenai perbandingannya.

Absen sidik jari bisa terintegrasi dengna sistem online Mekari Talenta.

Berikut hal-hal yang perlu Anda ketahui:

Tidak perlu berlama-lama lagi, berikut perbandingan apa yang bisa dilakukan oleh mesin absensi dengan aplikasi fingerprint dan absensi mobile online.

Eksesif, Fleksibilitas, dan Kedisiplinan

Sejatinya, ada empat perilaku umum karyawan saat bekerja di kantor: eksesif, normatif, dan tidak disiplin.

Pertama adalah eksesif dimana karyawan akan memaksakan dirinya untuk bekerja sampai batas waktu pekerjaannya.

Sedangkan normatif adalah karyawan yang biasa-biasa saja dan cenderung mengikuti aturan yang berlaku.

Terakhir, tidak disiplin. Karyawan yang tidak disiplin biasanya lahir dari karyawan normatif karena adanya motif tertentu.

Misalnya faktor lingkungan, malas, desakan ekonomi, atau bahkan ingin meraih reward tertentu dari perusahaan yang mengakibatkan karyawan melakukan kecurangan salah satunya mencurangi absensi.

Perilaku eksesif dan tidak disiplin keduanya merupakan perilaku negatif yang seharusnya diredam oleh karyawan.

Keduanya sama-sama memberikan dampak negatif baik bagi perusahaan maupun karyawan.

Di sinilah peran sistem absensi selain regulasi perusahaan berperan untuk mengurangi perilaku eksesif karyawan dan mempertahankan karyawan normatif agar tidak masuk ke jurang ketidak-disiplinan.

Menurut Ochuka Dasimaka, CEO Career Heights Consulting dan Angela Persaud, CEO G/O media menuturkan untuk mengurangi sikap eksesif dan mempertahankan sikap disiplin karyawan adalah dengan membangun sistem absensi yang baik dan fleksibel.

Meningkatkan fleksibilitas dan membangun sistem absensi adalah dengan melakukan digitalisasi HR salah satunya penerapan pengganti absensi finggerprint ke absensi online.

Hal ini tentu tidak bisa dilakukan hanya dengan mengandalkan aplikasi absensi sidik jari atau fingerprint.

Namun juga perlu pelengkap seperti sistem absensi online.

Lalu, bagaimana sistem absensi online tingkatkan fleksibilitas?

Salah satu contoh fleksibilitas yang diberikan sistem absensi online adalah ketika WFH.

Anda tidak perlu lagi sibuk menggeser dan menangkap layar untuk mencatat dan check in absensi.

Bagi karyawan, absensi online bisa dilakukan hanya dengan sekali klik sedangkan bagi personalia memudahkan perekaman absensi secara otomatis dan real-time.

Contoh lainnya ketika Anda memiliki karyawan mobile atau bekerja di lapangan.

Karyawan tidak perlu lagi kembali ke kantor atau kantor cabang terdekat hanya untuk melakukan check out absensi fingerprint karena sudah bisa online dengan aplikasi.

Sekarang hal itu bisa dilakukan ketika Anda sudah ada di rumah.

Fleksibilitas ini tentu bisa mengurangi sikap eksesif karyawan.

Karena biasanya sikap eksesif karyawan muncul karena tekanan dari perusahaan atau jadwal kerja yang tidak cukup hanya nine-to-five.

Selain itu, fleksibilitas karyawan juga merupakan impian bagi setiap karyawan apalagi work-life balance di era yang serba cepat ini sulit untuk didapatkan.

Fleksibilitas juga bisa mengurangi risiko stres karyawan dan juga mengurangi sikap mikro manajemen atasan.

Itulah mengapa absensi sidik jari saja tidak cukup, namun juga membutuhkan teknologi yang lebih fleksibel seperti absensi online.

Baca juga: Turnover Karyawan Jadi Masalah Menakutkan Perusahaan, Apa Solusinya?

Bukan Sekedar Absensi Biasa

Pernahkah Anda mendengar istilah employee self-service atau ESS?

Istilah tersebut mengacu pada bagaimana sebuah sistem mampu memberikan keleluasaan kepada karyawan untuk mengatur dan juga mengoperasikan aktivitas HR secara mandiri.

Tidak seperti aplikasi absensi fingerprint, absensi online bukan hanya berperan sebagai mesin check in-check out atau identifikasi kredensial namun lebih jauh lagi absensi online menyediakan layanan mandiri karyawan atau ESS.

Employee self-service (ESS) meliputi pengajuan cuti, lembur, perubahan absensi, data karyawan, dan juga fitur lainnya misalnya employee beneficial seperti pinjaman atau reimbursement.

ESS bukan hanya menguntungkan karyawan namun juga menguntungkan bagi personalia atau HR.

Menguntungkan bagi karyawan karena setiap kebutuhan karyawan bisa diakses secara mandiri oleh karyawan tanpa harus terhalang tembok birokrasi atau batasan komunikasi.

Menguntungkan bagi HR karena pekerjaan administratif HR dapat dilakukan dengan cepat dan efisien.

Karena dalam ESS, pengolahan data karyawan secara otomatis akan diolah dalam suatu sistem penyimpanan cloud.

HR hanya perlu menginput, menerima, dan memverifikasi data dari karyawan.

Di era yang serba cepat, menciptakan arus pekerjaan yang ramping menjadi keharusan bagi setiap perusahaan untuk bisa beradaptasi.

Pentingnya Integrasi Sistem Absensi Fingerprint Dengan Absensi Online

Seperti yang telah disebutkan pada awal artikel, absensi online dan juga absensi sidik jari merupakan sebuah komplementer.

Dimana keduanya saling melengkapi tidak seperti mesin absen ceklok.

Integrasi ini dibutuhkan untuk menerapkan double authentication salah satunya autentikasi masuk ke ruang kerja yang hanya bisa dilakukan oleh mesin absensi fingerprint.

Selain itu, misalnya Anda lupa check out menggunakan mesin absensi dengan aplikasi fingerprint.

Anda bisa melakukan check out dengan aplikasi absensi online.

Jadi absensi online bukan sebagai pengganti, namun pelengkap yang membuat mesin absensi fingerprint menjadi lebih efisien dan efektif.

Selain integrasi dengan mesin absensi sidik jari, aplikasi absensi online juga bisa diintegrasikan dengan perhitungan gaji karyawan.

Biasanya, absensi online juga dilengkapi dengan software perhitungan payroll.

Data pada absensi online bisa langsung terhitung secara otomatis dan terintegrasi dengan perhitungan gaji.

Misalnya berapa kali karyawan A lembur dan mengambil cuti, berapa pinjaman yang dilakukan oleh karyawan A selama satu bulan, dan berapa banyak disburse yang harus dikeluarkan.

Hal tersebut penting bagi HR untuk mempermudah pekerjaan personalia terutama dalam perhitungan gaji.

Baca juga: Apa itu HRIS (Human Resource Information System)?

Gunakan Mekari Talenta Yang Bisa Terintegrasi Dengan Data Aplikasi Fingerprint

Kesimpulannya, tidak ada yang terbaik di antara aplikasi absen sidik jari, absensi online dan juga fingerprint.

Keduanya merupakan pelengkap yang saling melengkapi.

Namun dari kemudahan yang diberikan absensi online, penting bagi perusahaan untuk berinvestasi pada sistem absensi online yang terintegrasi dengan software HRIS dan payroll daripada hanya mengandalkan absen sidik jari.

Salah satu software HRIS yang bisa Anda gunakan untuk kebutuhan absensi online adalah software attendance management dari Talenta.

Saya Mau Coba Gratis Talenta Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Talenta Sekarang!

Fitur yang disematkan Talenta cukup lengkap untuk memenuhi kebutuhan perusahaan di masa depan.

Misalnya absensi yang dilengkapi GPS, time tracking secara live, penyusunan jadwal, sistem absensi karyawan, employee self-service, dan juga perhitungan gaji karyawan yang disertai dengan pajak dan tunjangan lain.

Simak fitur lengkapnya di website resmi Talenta. Anda juga dapat mengajukan konsultasi dan demo secara gratis dengan mengisi formulir berikut.

Atau anda juga bisa Coba Gratis aplikasi absensi online Talenta sekarang dengan klik gambar dibawah ini.

Coba Gratis Talenta Sekarang!


PUBLISHED24 Nov 2022
Emanuelle
Emanuelle