Insight Talenta 8 min read

Sistem Manajemen Kinerja: Pengertian, Fungsi, dan Manfaat

By Mekari TalentaPublished 20 Jun, 2023 Diperbarui 20 Maret 2024

Sistem Manajemen Kinerja, Apa itu? Sebenarnya, manajemen dan kinerja memiliki pengertian sendiri-sendiri.

Manajemen berarti pengaturan, sedangkan kinerja memiliki maknanya sendiri.

Untuk penjelasan yang lebih detail, berikut merupakan beberapa penjelasan mengenai manajemen dan kinerja dalam satu kesatuan.

Pengertian Kinerja

manajemen kinerja

Kinerja merupakan hasil yang hendak dicapai, terutama oleh pihak individu, yang ditetapkan berdasarkan peraturan yang berlaku, didasarkan pada bentuk pengerjaan yang tengah dilakukan.

Mangkunegara, sebagai ahli yang menggeluti bidang ini, mengatakan bahwa kinerja adalah hasil pekerjaan yang telah dihasilkan oleh seorang pegawai, guna mencapai tujuan yang diinginkan.

Setelah mengetahui pengertian kinerja, kini dilanjutkan dengan keterangan mengenai manajemen kinerja dalam bentuk yang padu.

Secara umum, dapat diambil pengertian bahwa ia merupakan kegiatan yang digunakan untuk memastikan untuk mencapai tujuan, dengan cara yang efektif, efisien dan konsisten.

Selain itu, diterangkan pula bahwa makna dari performance management ini adalah kegiatan yang dilakukan untuk memastikan bahwa sasaran dan target perusahaan atau organisasi terpenuhi secara berkelanjutan.

Kegiatan tersebut dimulai dari tahap proses perencanaan, pelaksanaan, evaluasi, dan terakhir evaluasi kinerja perangkat atau pihak input-output.

Talenta blog banner

Sistem Manajemen Kinerja: Membawa Karyawan dan Organisasi Menuju Keberhasilan

Dalam dunia bisnis yang kompetitif, sistem manajemen kinerja memainkan peran krusial dalam mengoptimalkan kinerja karyawan dan mencapai tujuan organisasi.

Sistem ini melibatkan serangkaian proses dan praktik yang dirancang untuk mengukur, mengevaluasi, dan mengelola kinerja individu, tim, dan organisasi secara keseluruhan.

Dalam artikel ini, kita akan menjelajahi lebih dalam mengenai sistem manajemen kinerja dan bagaimana hal tersebut dapat memberikan keuntungan bagi perusahaan.

Penetapan Tujuan dan Sasaran

Sistem manajemen kinerja dimulai dengan penetapan tujuan dan sasaran yang jelas baik untuk individu maupun tim.

Tujuan ini harus terkait dengan tujuan strategis organisasi dan dapat diukur secara objektif.

Dengan memiliki tujuan yang terdefinisi dengan baik, karyawan memiliki panduan yang jelas untuk bekerja menuju pencapaian yang diharapkan.

Pengukuran Kinerja

Pengukuran kinerja adalah langkah penting dalam sistem manajemen kinerja.

Ini melibatkan pengumpulan data dan informasi tentang kinerja karyawan berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan sebelumnya.

Pengukuran ini dapat dilakukan melalui evaluasi rutin, feedback dari atasan, dan alat pengukuran kinerja lainnya seperti KPI (Key Performance Indicators).

Data yang diperoleh dari pengukuran kinerja membantu dalam mengevaluasi sejauh mana karyawan mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan.

Evaluasi dan Umpan Balik

Setelah pengukuran kinerja dilakukan, evaluasi kinerja dan pemberian umpan balik merupakan langkah selanjutnya dalam sistem manajemen kinerja.

Evaluasi ini melibatkan analisis terhadap data kinerja yang terkumpul untuk mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan karyawan.

Umpan balik yang diberikan kepada karyawan membantu mereka memahami sejauh mana kinerja mereka memenuhi harapan dan memberikan kesempatan untuk memperbaiki kinerja di masa depan.

Pengembangan dan Perbaikan Kinerja

Sistem manajemen kinerja juga harus mencakup langkah-langkah pengembangan dan perbaikan kinerja.

Ini melibatkan penyediaan pelatihan, pembinaan, atau program pengembangan karyawan untuk meningkatkan keterampilan, pengetahuan, dan kemampuan mereka.

Dengan memberikan kesempatan pengembangan kepada karyawan, perusahaan dapat memaksimalkan potensi mereka dan meningkatkan kinerja individu serta keseluruhan organisasi.

Penghargaan dan Pengakuan

Penghargaan dan pengakuan terhadap kinerja yang baik juga merupakan bagian penting dari sistem manajemen kinerja.

Ini mencakup pengakuan atas pencapaian, pemberian insentif, promosi, atau penghargaan lainnya kepada karyawan yang telah berkinerja baik.

Penghargaan ini dapat memberikan motivasi tambahan bagi karyawan untuk terus meningkatkan kinerja mereka.

Dalam keseluruhan, sistem manajemen kinerja menciptakan kerangka kerja yang jelas dan terstruktur untuk mengelola kinerja karyawan.

Dengan melibatkan karyawan dalam proses evaluasi, pengembangan, dan penghargaan, sistem ini membantu menciptakan lingkungan kerja yang positif, mendorong pertumbuhan individu, dan meningkatkan efektivitas organisasi secara keseluruhan.

Tujuan Sistem Manajemen Kinerja: Mendorong Keberhasilan Karyawan dan Organisasi

Sistem Manajemen Kinerja (SMK) memiliki beberapa tujuan yang mendasar untuk mencapai keberhasilan karyawan dan organisasi secara keseluruhan.

Berikut adalah beberapa tujuan utama dari Sistem Manajemen Kinerja:

Mengartikulasikan Tujuan dan Harapan

SMK bertujuan untuk mengartikulasikan tujuan dan harapan yang jelas bagi karyawan dan organisasi.

Dengan menetapkan tujuan yang terukur dan terhubung dengan strategi perusahaan, karyawan memiliki panduan yang jelas tentang apa yang diharapkan dari mereka dan bagaimana kinerja mereka akan diukur.

Sistem Manajemen Kinerja Meningkatkan Kinerja Individu dan Tim

Tujuan utama dari SMK adalah meningkatkan kinerja individu dan tim.

Dengan mengukur kinerja secara objektif dan memberikan umpan balik yang konstruktif, sistem ini membantu mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan karyawan serta memfasilitasi pengembangan keterampilan dan peningkatan kinerja.

Meningkatkan Transparansi dan Akuntabilitas

SMK bertujuan untuk menciptakan transparansi dan akuntabilitas dalam organisasi.

Dengan adanya sistem yang terstruktur dan objektif, setiap karyawan dapat memahami bagaimana kinerja mereka dinilai dan bagaimana mereka berkontribusi terhadap tujuan organisasi.

Hal ini menciptakan keadilan dan kejelasan dalam pengambilan keputusan terkait promosi, penghargaan, dan pengembangan karir.

Sistem Manajemen Kinerja Mendorong Pengembangan Karir

SMK dapat menjadi alat untuk mendorong pengembangan karir karyawan.

Dengan mengidentifikasi kebutuhan pengembangan dan memberikan pelatihan atau pembinaan yang tepat, sistem ini membantu karyawan dalam mencapai potensi maksimal mereka dan merencanakan jalur karir yang jelas.

Meningkatkan Komunikasi dan Kolaborasi

SMK juga bertujuan untuk meningkatkan komunikasi dan kolaborasi antara karyawan dan manajemen.

Melalui proses evaluasi dan umpan balik yang terstruktur, karyawan dan manajemen dapat saling berinteraksi, berdiskusi tentang kinerja, dan merencanakan tindakan perbaikan secara bersama-sama.

Mendorong Motivasi dan Keterlibatan Karyawan

SMK bertujuan untuk mendorong motivasi dan keterlibatan karyawan.

Dengan memberikan penghargaan dan pengakuan atas kinerja yang baik, serta memberikan kesempatan pengembangan dan pertumbuhan, sistem ini menciptakan lingkungan kerja yang positif yang memotivasi karyawan untuk memberikan yang terbaik dan terlibat secara aktif dalam pencapaian tujuan organisasi.

Secara keseluruhan, tujuan utama dari Sistem Manajemen Kinerja adalah menciptakan lingkungan kerja yang mendukung pertumbuhan karyawan, meningkatkan kinerja individu dan tim, serta mendorong keberhasilan organisasi secara keseluruhan.

Tahapan Sistem Manajemen Kinerja: Proses yang Terstruktur untuk Mencapai Keberhasilan

Sistem Manajemen Kinerja (SMK) melibatkan serangkaian tahapan yang dirancang untuk memastikan bahwa proses manajemen kinerja berjalan dengan baik dan memberikan hasil yang diharapkan.

Berikut adalah beberapa tahapan penting dalam Sistem Manajemen Kinerja:

Penetapan Tujuan dan Perencanaan

Tahap awal adalah penetapan tujuan dan perencanaan.

Pada tahap ini, tujuan yang spesifik dan terukur ditetapkan baik untuk individu maupun tim.

Tujuan ini harus terkait dengan tujuan organisasi secara keseluruhan.

Manajer dan karyawan berkolaborasi untuk merumuskan rencana tindakan yang jelas untuk mencapai tujuan tersebut.

Pembuatan Standar Kinerja

Pada tahap ini, standar kinerja yang jelas ditetapkan.

Standar ini mencakup kriteria dan harapan yang spesifik terkait dengan kualitas kerja, produktivitas, efisiensi, dan faktor kinerja lainnya.

Standar ini menjadi acuan dalam mengevaluasi kinerja karyawan.

Pencatatan dan Pengumpulan Data Kinerja

Tahap berikutnya adalah mencatat dan mengumpulkan data kinerja.

Data ini mencakup informasi tentang pencapaian tujuan, hasil kerja, kontribusi, dan pencapaian lainnya yang relevan dengan kinerja karyawan.

Data ini dapat diperoleh melalui pengamatan langsung, laporan kinerja, dan umpan balik dari rekan kerja atau atasan.

Evaluasi Kinerja

Tahap evaluasi kinerja melibatkan penilaian terhadap pencapaian karyawan terhadap tujuan dan standar kinerja yang ditetapkan.

Evaluasi dapat dilakukan melalui metode seperti penilaian kualitatif, penilaian kuantitatif, penilaian 360 derajat, atau kombinasi dari beberapa metode.

Evaluasi kinerja dilakukan secara objektif dan adil, dengan memberikan umpan balik yang konstruktif kepada karyawan.

Umpan Balik dan Pembinaan

Setelah evaluasi kinerja dilakukan, tahap berikutnya adalah memberikan umpan balik kepada karyawan.

Umpan balik harus jelas, terstruktur, dan berfokus pada pengakuan atas prestasi yang baik dan identifikasi area yang perlu diperbaiki.

Umpan balik ini dapat digunakan sebagai dasar untuk mengembangkan rencana pembinaan yang tepat guna meningkatkan kinerja karyawan.

Penghargaan dan Pengakuan

Pada tahap ini, penghargaan dan pengakuan diberikan kepada karyawan yang mencapai kinerja yang baik.

Penghargaan ini dapat berupa insentif, bonus, promosi, atau pengakuan publik.

Penghargaan dan pengakuan ini bertujuan untuk memotivasi karyawan dan mendorong kinerja yang lebih baik di masa depan.

Perencanaan Pengembangan Kinerja

Tahap terakhir adalah perencanaan pengembangan kinerja.

Berdasarkan hasil evaluasi dan umpan balik, rencana pengembangan kinerja dibuat untuk membantu karyawan dalam mengatasi kelemahan dan meningkatkan keahlian dan kompetensi mereka.

Rencana ini mencakup pelatihan, pembinaan, mentoring, atau pengalaman kerja yang dapat membantu karyawan dalam mencapai potensi maksimal mereka.

Dengan mengikuti tahapan-tahapan ini, Sistem Manajemen Kinerja dapat diimplementasikan secara efektif dan efisien, memastikan bahwa kinerja karyawan terus meningkat dan berkontribusi pada keberhasilan organisasi.

Proses Sistem Manajemen Kinerja

Manajemen kinerja memiliki beberapa proses dalam pelaksanaannya, sehingga ia tidak bisa dilakukan dengan sembarangan.

Tata cara yang sesuai tersebut, kemudian akan memberikan hasil akhir yang lebih maksimal dan dapat dirasakan manfaatnya.

Masukan

Manajerial kinerja perusahaan memerlukan berbagai masukan, baik input maupun output, yang berguna untuk meraih tujuan serta bersinergi dengan oganisasi ataupun perusahaan.

Beberapa masukan yang diperlukan diantaranya adalah sumber daya manusia, modal,material, metode dan mekanisme kerja, hingga peralatan dan teknologi guna menunjang kinerja kayawan.

Sebagai sebuah konsep, manajerial kinerja memerlukan masukan berupa kapabilitas dan kemampuan kerja SDM yang telah mereka rekrut, baik sebagai seorang individu maupun kumpulan kelompok.

Kapabilitas tersebut dapat dilihat dari pengetahuan, kompetensi, keterampilan dan skill lainnya.

Proses

Selanjutnya merupakan proses. Proses sendiri berawal dari perencanaan tentang bagaimana mencapai tujuan yang hendak dicapai oleh perusahaan tersebut.

Selain itu, dalam proses, dirancang pula sumber daya maupun aktivitas penunjang yang bisa membantu meraih tujuan tersebut.

Dalam manajemen kinerja, proses penilaian serta pengkajian ulang keputusan yang telah diambil, maupun langkah yang telah diambil, ditinjau dan dievaluasi ulang, guna mengetahui apakah proses tersebut memang sesuai untuk meraih tujuan yang sebelumnya telah ditetapkan.

Proses seharusnya dilakukan secara jujur untuk menghindari berbagi hal yang sekiranya akan merugikan perusahaan kedepannya.

Keluaran

Keluaran merupakan hasil praktis yang didapatkan dari kinerja yang telah dilakukan perusahaan maupun organisasi, baik dalam bentuk barang jadi maupun jasa.

Hasil tersebut kemudian harus dibandingkan dengan tujuan yang telah ditetapkan, untuk dilihat apakah keluaran yang dihasilkan sudah sesuai, lebih rendah ataupun lebih tinggi dari tujuan tersebut.

Apabila lebih rendah, maka diperlukan evaluasi agar kinerja yang akan datang membaik.

Umpan balik atau feedback akan berkontribusi dalam perencanaan ulang tujuan, serta guna mengimplementasikan kinerja yang telah dilakukan oleh karyawan dan manajer.

Manfaat

Proses terakhir dari manajemen kinerja adalah pengambilan manfaat.

Dampak atau manfaat yang telah dihasilkan harusnya memberikan dampak yang positif terhadap kinerja atau pengembangan organisasi.

Misalnya, keberhasilan karyawan dalam mencapai target yang telah ditetapkan, akan meningkatkan motivasi agar kinerja perusahaan semakin tinggi.

Namun, dalam permisalan yang disebutkan sebelumnya, terdapat dampak negatif yang akan mengikuti, apabila karyawan tidak berada di lingkungan yang kondusif, yakni sombong hati, semaunya sendiri serta bermalas-malasan sebab telah berhasil mencapai target.

Karena itu, lingkungan kerja yang positif dan saling mendukung diperlukan untuk memberikan manfaat yang lebih maksimal.

Aspek Sistem Manajemen Kinerja

Terdapat beberapa aspek dari kinerja yang harus ada, guna hasil yang lebih optimal.

Menurut Blumenthal dalam karyanya di tahun 2003 mengenai aspek kinerja, ia menjelaskan bahwa peningkatan suatu kerja merupakan hasil dari perbaikan aspek. Aspek tersebut, diantaranya adalah sebagai berikut.

Stabilitas organisasi

Stabilitas dalam organisasi ini memiliki makna bahwa apapun yang terkait dengannya.

Memberikan layanan secara konsisten diberikan oleh organisasi tersebut, serta dihantarkan dengan baik pada pelanggan secara berkelanjutan.

Stabilitas finansial

Dalam manajemen kinerja, stabilitas ini terkait dengan kemampuan organisasi untuk memenuhi berbagai kewajiban jangka pendek, ataupun jangka panjang untuk beberapa kasus tertentu.

Misalnya, organisasi ataupun perusahaan mampu membayar tagihan berbagai produk yang mereka gunakan.

Dalam pembangunan kapasitas, stabilitas finansial merupakan hal ynag penting untuk diperhatikan.

Kualitas program

Baik berupa produk maupun layanan, kualitas program pada suatu organisasi didasarkan pada dampak yang telah dihasilkan.

Termasuk dalam hal tersebut program mana yang sekiranya efektif, serta sistem pengeluaran seperti apa yang harusnya di adaptasi oleh organisasi tersebut.

Pertumbuhan organisasi

Pertumbuhan ini dapat dilihat dari perkembangan perusahaan atau organisasi untuk mendapatkan sumber daya yang dibutuhkan.

Kemudian dilanjutkan dengan menyediakan lebih banyak produk keluaran, baik jasa maupun produk fisik. Secara umum, pertumbuhan organisasi tidak terikat dengan indikator kinerja karyawan.

Manfaat Sistem Manajemen Kinerja

Manajemen kinerja seharusnya memberikan dampak positif, bermanfaat, tidak hanya untuk karyawan, manajer, ataupun perusahaan dan organisasi itu sendiri.

Manfaat tersebut didapatkan dengan proses manajerial yang baik, serta kinerja karyawan yang berperan penting dalam peningkatan produk ataupun jasa yang sebelumnya telah ditargetkan.

Manfaat manajerial kinerja, secara umum, dibagi dalam tiga bagian, yakni manfaat bagi individu, organisasi serta manajer maupun atasan.

Manfaat Sistem Manajemen Kinerja Untuk organisasi

Bagi organisasi maupun perusahaan, manajerial kinerja karyawan bermanfaat sebagai referensi untuk menyesuaikan tujuan organisasi dengan tujuan yang telah ditargetkan untuk tim maupun individu, guna meningkatkan kinerja karyawan pada umumnya.

Selain itu, dengan lingkungan kinerja yang baik, komitmen antara karyawan dengan organisasi akan semakin tinggi.

Manfaat lainnya adalah mendukung program perubahan budaya dan kultur di tempat kerja agar kondusif dan tidak stagnan.

Ia juga bermanfaat untuk mendasarkan perencanaan karir tiap karyawan di depannya, meningkatkan keterampilan karyawan, serta sebagai upaya untuk terus meningkatkan dan mengembangkan keadaan organisasi.

Manfaat Sistem Manajemen Kinerja Bagi manajer atau atasan

Selanjutnya merupakan manfaat manajemen kinerja bagi atasan atau manajer.

Sebagai pihak evaluator dan pengawas, manfaat yang diterima oleh manajer terkait dengan manajerial kerja karyawannya adalah pengklasifikasian kinerja serta eksitasi perilaku dari karyawannya.

Dengan demikian, ia mampu memberikan penilaian yang efektif kedepannya.

Dalam manajerial karyawan tersebut, manajer juga bisa memberikan imbalan non-finansial kepada bawahannya, menawarkan peluang penggunaan waktu yang lebih berkualitas, serta upaya untuk memotivasi semangat dan kinerja tim maupun individu.

Manajer juga bisa membuat kerangka kerja yang berguna untuk meninjau ulang kompetensi dan kinerja karyawannya.

Manfaat untuk karyawan

Bagi karyawan terdapat manfaat yang bisa diambilnya dari manajerial karyawan.

Misalnya untuk mendapatkan informasi mengenai peran serta tujuan yang harus dicapai, mendukung dan mendorong kinerja karyawan lain serta lingkungan tempat kerja.

Karyawan juga dapat memanfaatkan peluang kerja untuk peluang memanfaatkan waktu yang lebih berkualitas, mengembangkan kinerja dan skillnya, serta membantunya untuk fokus mencapai tujuan.

Mekari Talenta Software Penunjang Sistem Manajemen Kinerja yang Optimal

Mekari Talenta adalah salah satu software HRIS untuk manajemen sumber daya manusia.

Software HRIS biasanya bertujuan mengurangi beban kerja administrasi di bidang penggajian, perpajakan karyawan, absensi online, dan performance appraisal.

Dengan aplikasi penilaian kinerja karyawan dari Mekari Talenta, HR akan lebih mudah dalam review kinerja karyawan secara objektif karena tersedianya berbagai metode review komprehensif dari Talenta.

Mekari Talenta memberikan solusi dengan menghadirkan aplikasi HR yang dapat diakses secara online juga dilengkapi dengan dashboard KPI yang akan semakin mempermudah HR dalam memantau kinerja karyawan sudah sejalan dengan tujuan perusahaan.

Tertarik mencoba demo Mekari Talenta secara gratis? Konsultasi bersama tim sales Mekari Talenta sekarang juga.

Image
Mekari Talenta
Temukan artikel-artikel terbaik seputar HR dari tim editorial Mekari Talenta. Kami mengumpulkan, menyusun, dan membagikan insight-insight menarik untuk membantu bisnis mengelola serta mengembangkan talenta-talenta unggulan.