Di era teknologi seperti saat ini, banyak perusahaan yang sudah mulai beralih ke sistem absensi online, salah satunya dengan menggunakan handphone. Jika zaman dahulu, perusahaan menggunakan mesin absen sidik jari, kini banyak perusahaan yang sudah mulai menggunakan aplikasi absensi online berbasis Android maupun yang lainnya.
Sistem ini dianggap lebih simpel dan mudah digunakan, juga memiliki biaya pembelian maupun maintenance yang lebih murah. Bukan hanya itu, aplikasi ini juga dinilai lebih menguntungkan bagi karyawan dan perusahaan.
Kini, karyawan tidak perlu lagi datang ke kantor ketika ingin melakukan absensi, ini akan mempermudah ketika mereka memiliki jadwal meeting dengan klien maupun orang lainnya. Selain itu, perusahaan juga dapat dengan mudah memonitor laporan absensi karyawan kapan dan di mana saja, meski mereka tidak ada di kantor.
Lalu, aplikasi absensi online seperti apa yang cocok bagi perusahaan?
1. Absensi Dilakukan Kapan dan di Mana Saja
Poin ini sudah dibahas sedikit di bagian atas. Dengan menggunakan aplikasi absensi online karyawan Anda dapat melakukan absensi kapan dan di mana saja sesuai kebutuhan pekerjaannya. Ini sangat cocok bagi perusahaan yang memiliki kebijakan kerja secara fleksibel dan bagi karyawan dinas luar seperti sales, marketing, ataupun teknisi.
Dengan aplikasi absensi ini, karyawan bisa menghemat banyak waktu, karena mereka tidak perlu lagi datang ke kantor dan memberikan informasi kepada HR jika mereka harus melakukan meeting di luar saat itu. Selama smartphone karyawan terkoneksi dengan internet, mereka bisa melakukan absensi dengan mudah dan cepat.
2. Mengetahui Posisi Pekerja Secara Akurat Melalui Teknologi GPS
Ketika karyawan Anda melakukan absensi melalui aplikasi, sistem akan membantu Anda memperkirakan dan mengetahui posisi karyawan secara akurat melalui GPS. Fitur ini berfungsi untuk memberitahu perusahaan sebagai konfirmasi ketika karyawan melakukan kerja di luar kantor atau saat sedang melakukan meeting. Dengan begitu, karyawan bisa tenang dan mengurangi risiko ‘kecurangan’ karyawan.
Baca Juga: Absensi Mudah dengan Fitur ESS dari Aplikasi Mekari Talenta
3. Memberi Informasi Jam Kerja yang Direkomendasikan
Dengan aplikasi absensi karyawan online, Anda bisa menggunakan pengaturan mengenai jam kerja yang direkomendasikan perusahaan, sehingga karyawan bisa datang dan pulang tepat waktu. Hal ini akan sangat berguna untuk menghindari penuntutan jam lembur, padahal saat itu perusahaan tidak merekomendasikan karyawan untuk melakukan lembur.
Selain itu, aplikasi absensi online yang baik juga bisa membantu karyawan untuk melakukan absen secara rutin dengan bantuan pengingat absensi. Sehingga, karyawan pun tidak akan mengalami kerugian pemotongan gaji jika lupa melakukan absensi.
4. Mempermudah Perhitungan Gaji Sesuai Data yang Valid
Dengan membuat sistem absen online, semuanya bisa dilakukan secara otomatis, termasuk dalam penghitungan gaji karyawan. Aplikasi absensi online yang baik akan membantu perusahaan untuk menghitung gaji karyawan dengan mengambil data-data absensi yang akurat karena terintegrasi.
Selain itu. perhitungan gaji di dalamnya juga sudah termasuk data-data opsional berupa ketidakhadiran, keterlambatan, cuti karyawan tidak berbayar dan variabel lain yang mungkin bisa memengaruhi besar-kecilnya gaji yang akan diterima karyawan.
Dengan begitu, Anda sebagai HR tidak perlu lagi menghabiskan waktu hanya untuk menghitung gaji karyawan, dan karyawan Anda pun dapat menerima gaji sesuai jam kerjanya.
5. Foto sebagai Bukti Absensi
Aplikasi absensi yang baik, biasanya juga memiliki fitur tambahan yang bisa membantu Anda untuk menghindari kecurangan-kecurangan lainnya, yaitu fitur foto pekerja karyawan saat melakukan absensi.
Dengan cara tersebut, karyawan akan sulit mangkir dari pekerjaannya, di mana foto tersebut bisa menjadi alat bukti, bahwa mereka benar-benar sedang berada di tempat yang ditentukan selama bertugas. Ini akan sangat berguna bagi karyawan dinas luar.
Baca Juga: 5 Manfaat Menerapkan Sistem Kehadiran Online Bagi HR
6. Membuat Catatan Khusus
Ada banyak hal yang memengaruhi keterlambatan karyawan dalam melakukan absensi, mulai dari ban bocor, kendaraan mogok, macet, banjir, kebakaran, dan sebagainya. Dengan fitur, karyawan bisa menuliskan catatan khusus yang berisi alasan mengenai keterlambatannya tersebut.
Selain keterlambatan, karyawan juga bisa mengajukan lupa absen disertai dengan alasannya. Dengan catatan inilah, HR maupun pemimpin perusahaan bisa menilai, apakah alasannya ini bisa dijadikan untuk mengurangi atau tidak mengurangi upah sama sekali.
7. Manajemen Cuti dan Izin
Fitur ini memungkinkan karyawan untuk mengajukan cuti atau izin secara online, dan manajer bisa menyetujui atau menolak pengajuan tersebut langsung di aplikasi. Fitur ini memudahkan pengelolaan cuti, mencatat saldo cuti, dan memastikan karyawan serta tim HR memiliki catatan yang transparan.
8. Notifikasi dan Pengingat Otomatis
Notifikasi membantu mengingatkan karyawan tentang jadwal masuk atau keluar, serta menginformasikan status pengajuan cuti atau izin. Dengan adanya notifikasi, aplikasi dapat meningkatkan disiplin kehadiran serta mempermudah komunikasi antara karyawan dan tim HR.
Baca Juga: Cara Kelola Absensi Online Saat WFH Lebih Efisien dengan Mekari Talenta
9. Laporan Kehadiran Real-Time
Fitur ini memungkinkan HR atau manajemen untuk mengakses data kehadiran karyawan secara real-time, baik dalam bentuk laporan harian, mingguan, atau bulanan. Ini memudahkan pemantauan kehadiran secara keseluruhan serta membantu dalam analisis data untuk kebutuhan manajemen.
10. Multi-Platform Accessibility
Kemudahan akses aplikasi di berbagai perangkat, seperti smartphone dan komputer, memastikan bahwa aplikasi bisa digunakan kapan saja dan di mana saja. Ini sangat penting untuk memastikan kemudahan absensi bagi semua karyawan, termasuk yang bekerja remote.
Baca Juga: Contoh Laporan Absensi Kehadiran Karyawan, Berikut Penjelasannya
11. Dashboard untuk Pengawasan Kinerja
Dashboard yang menampilkan data kehadiran dan produktivitas dalam bentuk grafik atau statistik memudahkan HR dan manajer untuk menganalisis kehadiran karyawan. Informasi ini berguna untuk mengevaluasi kinerja dan menyusun strategi peningkatan produktivitas.
Jadi, ketika perusahaan Anda ingin membeli atau menggunakan aplikasi absensi online, pastikan aplikasi tersebut telah memiliki beberapa fitur di atas. Dengan begitu, Anda sebagai HR akan dipermudah dalam mengelola absensi kapan dan di mana saja, hingga membantu proses penggajian lebih cepat.
Mekari Talenta Merupakan Rekomendasi Aplikasi Absensi Online dengan Fitur Lengkap
Fitur absensi online dari Mekari Talenta memiliki beberapa keunggulan yang membuat pengelolaan kehadiran karyawan lebih efisien dan akurat.
Salah satu keunggulan utama adalah fitur absensi berbasis lokasi (GPS) dan foto, yang memastikan karyawan melakukan absensi di lokasi kerja yang ditentukan serta mencegah kecurangan seperti “titip absen.”
Dengan adanya pelacakan lokasi dan foto, perusahaan dapat memperoleh data absensi yang akurat, terutama untuk karyawan yang bekerja di luar kantor atau lokasi yang berpindah-pindah. Selain itu, Mekari Talenta memiliki integrasi langsung dengan fitur Payroll miliknya yang memudahkan perhitungan gaji berdasarkan jam kerja, lembur, atau absensi karyawan secara otomatis.
Hal ini sangat membantu HR dalam menyusun laporan payroll karena dapat terhitung secara otomatis dan memastikan pembayaran gaji yang akurat setiap bulannya. Fitur manajemen cuti dan izin juga memungkinkan karyawan untuk mengajukan izin dengan mudah serta memantau saldo cuti mereka, sehingga administrasi cuti lebih transparan dan tertata.
Laporan kehadiran yang tersedia secara real-time memberi manajemen akses cepat ke data kehadiran dan produktivitas karyawan, serta memudahkan dalam melakukan evaluasi kinerja. Fitur notifikasi otomatis juga memberi pengingat pada karyawan untuk absen sesuai waktu, sehingga kedisiplinan dan keteraturan semakin terjaga.
Dengan akses multi-platform, aplikasi Mekari Talenta dapat digunakan baik dari desktop maupun mobile, mempermudah absensi bagi karyawan yang bekerja remote atau memiliki mobilitas tinggi.
Tertarik menggunakan Mekari Talenta sebagai software HR perusahaan Anda? Diskusikan kebutuhan Anda bersama tim sales kami sekarang juga dan coba gratis demo aplikasinya.
