Apa Keuntungan Sistem Absensi Online Dibandingkan Konvensional?

By Dewi MaharaniPublished 06 Jan, 2022 Diperbarui 20 Maret 2024

Tentu saja ada banyak keuntungan sistem aplikasi absensi online berbasis android mobile atau web yang bisa didapatkan perusahaan. Seperti untuk memonitor karyawan dan mempermudah perhitungan gaji bersih, sehingga tanpa perlu menggunakan aplikasi excel.

Lalu apa lagi yang lainnya? Simak selengkapnya hanya di Insight Talenta.

Absensi adalah hal vital yang diperlukan di setiap perusahaan. Baik karyawan atau Anda yang memiliki perusahaan, absensi adalah sesuatu yang tidak boleh terlupakan begitu saja.

Bagi seorang karyawan, absensi atau presensi adalah tanda kehadiran bahwa mereka telah datang bekerja sesuai dengan ketentuan yang ditentukan.

Sementara itu bagi pemilik perusahaan, absensi digunakan sebagai alat analisis untuk melihat kinerja dari setiap karyawan.

Bayangkan, jika tidak ada absensi tentunya produktivitas seorang karyawan akan sulit terlihat.

Di era seperti sekarang ini, absensi sudah disulap untuk tidak lagi dilakukan secara manual, seperti dengan kertas atau fingerprint layaknya absensi yang diterapkan di banyak perusahaan.

Saat ini, sudah banyak aplikasi absensi online yang tentunya akan lebih memudahkan karyawan untuk melakukan absen.

Meskipun demikian, masih banyak saja perusahaan yang menggunakan sistem absensi konvensional karena dianggap lebih mudah digunakan.

Apa Itu Pengertian Absensi Online?

Semenjak tren remote working, aplikasi absensi online gratis atau absensi mobile berbasis website atau android sekarang menjadi metode yang banyak digunakan perusahaan menggantikan absensi manual pegawai. Di mana salah satu contoh absensi online tersebut adalah bisa menggunakan web Google Forms.

Seperti yang Anda tahu, absensi adalah aktivitas pencatatan jam kerja karyawan yang meliputi waktu masuk dan keluar, dan waktu istirahat.

Aktivitas absensi umumnya dilakukan melalui alat perekam absensi berupa mesin absen sidik jari, kartu absensi dan aplikasi absensi seperti Mekari Talenta

Cara kerjanya, perusahaan akan menyimpan data karyawan pada mesin absensi dan akan merekam

Dengan kata lain aktivitas absensi merupakan aktivitas credential di mana hanya orang-orang yang memiliki akses yang dapat melakukan absensi.

Sedangkan daring atau online adalah jaringan internet yang menghubungkan perangkat lunak.

Jadi bisa dikatakan absensi online adalah metode absensi yang dilakukan melalui jaringan internet atau menggunakan perangkat lunak (software) berbasis website ataupun aplikasi di Android maupun iOS.

Itu artinya dengan menggunakan program absensi online gratis tersebut, karyawan bisa melakukan absensi jarak jauh seperti ketika menggunakan aplikasi absen digital berbayar yang ada di pasaran.

Apa Itu Pengertian Absensi Konvensional?

Pengertian absensi konvensional adalah metode tradisional atau konvensional yang digunakan untuk mencatat kehadiran karyawan di tempat kerja.

Dalam sistem absensi konvensional, karyawan harus secara manual mencatat waktu kedatangan dan kepergian mereka menggunakan metode seperti buku absensi, kartu absensi, atau lembar absensi yang disediakan oleh perusahaan.

Biasanya, dalam absensi konvensional, karyawan harus mencatat waktu masuk dan keluar mereka dengan menandai atau mencatatkan tanda tangan pada lembar absensi atau kartu absensi yang telah disediakan.

Data absensi ini kemudian dihitung dan diolah oleh pihak HR atau bagian administrasi untuk perhitungan gaji, pemantauan kehadiran, dan pemenuhan kebutuhan administratif lainnya.

Meskipun absensi konvensional masih digunakan di beberapa perusahaan, namun dengan berkembangnya teknologi, metode absensi konvensional semakin digantikan oleh sistem absensi digital yang lebih canggih seperti mesin absensi sidik jari, kartu akses, atau aplikasi absensi berbasis smartphone. Sistem absensi digital ini lebih efisien, akurat, dan memudahkan pengolahan data absensi karyawan.

Apa Keuntungan Absensi Online Dibandingkan Absensi Konvensional?

Sebenarnya, mana sih yang lebih mudah dan praktis digunakan?

Untuk menjawab pertanyaan tersebut, artikel ini akan membahas absensi online dan konvensional lebih  lanjut.

Absensi Online dan Konvensional

Apa Keuntungan Absensi Online Dibandingkan Absensi Konvensional?

Jika dilihat dari pengertian dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, absensi adalah ketidakhadiran.

Namun, absensi yang akan dibahas di sini adalah kegiatan pengambilan data untuk mengetahui kehadiran pegawai yang bekerja di suatu perusahaan.

Pada umumnya, perusahaan menerapkan sistem absensi dengan fingerprint, di mana mesinnya terpasang di setiap pintu masuk.

Namun, pada zaman sekarang ini tentunya teknologi sudah semakin canggih yang pada akhirnya menghasilkan proses absen yang lebih cepat dan mudah.

Seperti aplikasi absensi karyawan online. Lalu untuk memahami keuntungan absensi online, Anda harus paham dulu mengenai dua jenis absensi tersebut.

Baca juga: Sistem ESS VS Sistem Konvensional, Mana yang Lebih Baik?

a. Absensi Online

Absensi online adalah solusi pencatatan kehadiran yang menggunakan sistem cloud dan sudah terhubung dengan database secara realtime.

Sistem cloud memungkinkan penyimpanan data absensi dilakukan secara otomatis.

Selain itu, data absensi ini dapat diakses di mana pun dan kapan pun selama terhubung dengan koneksi internet.

Dari sistem yang dipaparkan, tentu saja keuntungan absensi online ini ada banyak sekali.

b. Absensi Konvensional 

Lalu absensi konvensional adalah sistem pencatatan kehadiran dengan sistem manual.

Di mana sistem tidak memakai teknologi internet atau hanya menggunakan teknologi elektronik sederhana untuk pengoperasiannya.

Bahkan masih ada perusahaan yang menerapkan sistem absen manual seperti ceklok hingga amano absensi untuk mencatat kehadiran karyawan.

Sistem absensi ini dianggap cara terkuno untuk mendapatkan data absensi karyawan karena memerlukan satu atau lebih tenaga untuk memasukkan data kehadiran.

Cara ini dianggap tidak efektif diterapkan pada perusahaan dengan jumlah karyawan yang banyak.

Karena waktu yang dibutuhkan untuk mendapatkan dan memasukkan data kehadiran akan sangat banyak.

Selain itu, sistem ini juga lebih berisiko terjadinya human error karena data dihitung secara manual.

Sekilas memahaminya, sudah tentu keuntungan absensi online jauh lebih banyak daripada sistem absensi konvensional dan tradisional.

Baca Juga : Keuntungan Menggunakan Aplikasi Software Attendance Management

Manfaat Absensi Online

Manfaat Absensi Online

Kehadiran absensi online dinilai memiliki banyak manfaat bagi perusahaan dan karyawannya. Apa sajakah?

Lebih Hemat Biaya

Absensi online tidak membutuhkan perangkat fisik mesin absensi ataupun pemasangan sistem seperti jenis mesin absen fingerprint.

Tentu saja, cara ini akan menghemat pengeluaran dari perusahaan itu sendiri.

Namun, mesin manual masih banyak digunakan oleh banyak perusahaan di Indonesia.

Hal ini dikarenakan harga mesin fingerprint dan alat absensi lainnya cukup beragam.

Meskipun begitu, kehadiran absensi online akan memberikan fleksibilitas sehingga Anda hanya perlu mendaftar, mengunduh aplikasi, serta memakai smartphone atau laptop untuk mengakses sistem absensi secara elektronik.

Sistem ini tentunya sangat memudahkan karyawan yang bekerja secara mobile karena mereka tidak perlu harus datang ke kantor untuk melakukan absensi.

Minim Kecurangan

Salah satu keuntungan absensi online umumnya didukung dengan aplikasi absensi online dengan lokasi atau Global Positioning System (GPS) dan biometrik yang meminimalkan kecurangan.

Teknologi ini akan memverifikasi kehadiran karyawan di  suatu tempat.

Selain itu, posisi pengguna aplikasi juga akan memberi informasi keberadaannya yang dengan mudah terlacak oleh GPS.

Oleh karena itu, karyawan tidak bisa memanipulasi data karena data digital dienkripsi serta disimpan dengan aman.

Baca juga: Mengapa Anda Harus Segera Menerapkan Kehadiran Online

Dipantau Real Time 

Software slip gaji terkoneksi dengan internet sehingga kemampuan memantau data dilakukan dengan realtime.

Keunggulan ini memudahkan kinerja dan tugas bagian HRD dalam memproses data kehadiran serta keterlambatan karyawan.

Selain itu, sinkronisasi jadi lebih mudah karena tersimpan otomatis dengan sistem cloud.

Perhitungan Jam Kerja yang Akurat 

Sistem absensi dilakukan online yang akan membuat perhitungan jam kerja akurat karena waktu yang dipakai tersinkron otomatis dengan waktu yang berlaku di semua perangkat.

Cara ini sangat efektif karena perhitungannya dinilai lebih akurat.

  • Rekapitulasi Lebih Mudah 

Lalau salah satu keuntungan cara membuat daftar hadir online yang lainnya adalah memudahkan pencatatan serta rekapitulasi data karyawan.

Begitupun dengan data kehadiran, ketidakhadiran, dan keterlambatan tercatat otomatis tanpa perlu memindahkannya secara manual.

Terlebih, sistem online juga biasanya sudah terintegrasi antar data sehingga perubahan data akan dilakukan secara otomatis dan akurat.

Sehingga dengan bantuan aplikasi HRD atau personalia akan lebih efisien dalam bekerja.

Apa Kelebihan dan Kekurangan Absensi Online dan Konvensional?

Apa sajakah kelebihan dan kekurangan absensi online dan konvensional?

a. Keuntungan Absensi Konvensional

Absensi konvensional sudah lama digunakan sebagai sistem absensi.

Dalam sistem operasionalnya, absensi ini menggunakan daftar atau kertas yang tercantum informasi nama karyawan, jam berapa karyawan datang.

Metode ini akan mencatat data kehadiran karyawan, tapi harus dilakukan dengan konsisten dan fair.

Apa sajakah kelebihan absensi konvensional?

Penerapannya Sederhana dan Administrasi Kecil

Perusahaan yang menerapkan sistem absensi konvensional biasanya diasumsikan memiliki jumlah karyawan yang tidak terlalu besar.

Sehingga sistem ini lebih mudah untuk diimplementasikan pada kantor.

Selain itu, sistem absensi ini memiliki admnistrasi yang sederhana.

Tidak Memerlukan Pengeluaran Terkait Teknologi Absen

Dengan menggunakan metode konvensional, perusahaan tidak perlu mengeluarkan dana yang besar untuk membeli aplikasi absensi online seperti Mekari Talenta.

Saya Mau Coba Gratis Talenta Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Talenta Sekarang!

Hal ini dikarenakan absensi konvensional akan lebih mengandalkan tenaga manusia.

Oleh karena itu, sistem absensi ini tidak memerlukan pengeluaran untuk teknologi seperti perangkat elektronik atau perangkat lunak tertentu.

b. Kekurangan Absensi Konvensional

Di balik kelebihannya, tentu saja absensi konvensional memiliki kekurangan yang utama, yaitu mudahnya terjadi human error.

Sistem ini juga rentan kecurangan terkait data waktu kehadiran karena karyawan yang akan mengoperasikan absensi sendiri.

Selain itu, cara manual ini juga dianggap sulit untuk diintegrasikan dengan hal lain.

 c. Keuntungan Absensi Online 

Berbeda dengan absensi konvensional, sistem absensi online memiliki banyak kelebihan.

Absensi ini dianggap praktis dan mudah karena hanya bermodalkan smartphone yang memungkinkan karyawan melakukan absen tanpa harus antre.

Apa sajakah kelebihannya?

Perampingan Tenaga Kerja

Keuntungan menggunakan sistem absensi online adalah perampingan tenaga kerja karena absensi dilakukan secara otomatis.

Oleh karena itu, perusahaan tidak memerlukan banyak tenaga kerja hanya untuk mengurus absensi.

Akurasi Data yang Tinggi

Sistem absensi online memiliki akurasi data tinggi dalam hal merekap.

Selain itu, tingkat kesalahan juga akan cenderung lebih minim karena sistem absensi online menggunakan aplikasi dan program khusus.

Penggunaan sistem absensi online akan mengurangi kesalahan yang sering terjadi karena faktor manusia.

Terintegrasi dengan Sistem Lain

Absensi online akan terintegrasi dengan sistem lain.

Penggunaan data terekam secara online sehingga data yang dicatat akan lebih mudah dimanfaatkan untuk keperluan lain.

d. Kekurangan Sistem Absensi Online

Memang, sistem absensi online memiliki banyak keuntungan, tapi tentunya ada saja kekurangan yang dimilikinya.

Kekurangannya terletak pada pengeluaran yang dibutuhkan untuk membeli perangkat yang diperlukan dengan harga yang terkadang mahal.

Selain itu, sistem absensi online ini juga akan sangat bergantung pada jaringan internet.

Namun banyak sistem absensi untuk kebutuhan presensi secara online yang kini hadir dengan harga terjangkau.

YouTube video
Jadi, setelah Anda mengetahui apa saja yang membedakan antara sistem absensi konvensinal dan online, manakah yang kira-kira lebih Anda sukai?

Sebagai rekomendasi, jika Anda kerap bekerja secara remote, sebaiknya pilihlah absensi online seperti yang ada pada Talenta.

Karena sistem ini cenderung lebih mudah, praktis, terintegrasi dengan HRIS dan tentu saja lebih menguntungkan.

Saya Mau Coba Gratis Talenta Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Talenta Sekarang!

Dashboard operasional HR yang tersedia di dalam aplikasi & software HR dengan sistem HRD terbaik di Indonesia

Talenta merupakan sistem HRIS dengan fitur payroll juga aplikasi absensi yang dapat mempermudah Anda dalam mengelola absensi karyawan dengan lebih mudah dan cepat.

Tertarik untuk mencoba Talenta? Isi formulir ini untuk jadwalkan demo Talenta dengan sales kami dan konsultasikan masalah HR Anda kepada kami!

Anda juga bisa coba gratis Talenta sekarang dengan klik gambar dibawah ini.

Coba Gratis Aplikasi HRD HRMS HRIS Talenta Sekarang!

Dewi Maharani