Cloud HR: Solusi Modern untuk Transformasi Pengelolaan SDM

Mengelola data karyawan, payroll, hingga kehadiran lewat sistem yang terpisah-pisah membuat tim HR kesulitan mendapatkan gambaran utuh sekaligus meningkatkan risiko kesalahan data.

Kombinasi antara kebutuhan efisiensi operasional dan tuntutan keamanan data inilah yang mendorong banyak perusahaan beralih dari sistem HR konvensional ke platform berbasis cloud yang lebih terpusat, aman, dan mudah diakses.

Artikel ini akan membahas apa itu cloud HRIS, perbedaannya dengan sistem HR konvensional, manfaat dan fitur utamanya, serta hal-hal yang perlu dipertimbangkan sebelum memilih sistem yang tepat.

Apa Itu Cloud HR?

Cloud HR adalah sistem pengelolaan sumber daya manusia yang menggunakan teknologi cloud untuk menyimpan, mengelola, dan mengakses data serta proses HR secara online. 

Dengan sistem ini, data dan proses HR tidak harus bergantung pada server atau perangkat yang dikelola secara langsung oleh perusahaan.

Sistem cloud HR umumnya dikelola oleh penyedia layanan, sehingga perusahaan dapat mengakses sistem melalui koneksi internet tanpa perlu membangun dan memelihara infrastruktur IT sendiri. Akses ke sistem juga dapat diberikan kepada HR, manajer, maupun karyawan sesuai dengan kebutuhan dan hak akses masing-masing.

Dalam penerapannya, cloud HR dapat mengintegrasikan berbagai proses HR dalam satu sistem, seperti pengelolaan data karyawan, absensi, cuti, payroll, hingga pengelolaan kinerja. Data yang terpusat membantu HR mengelola proses tersebut secara lebih terstruktur dan memudahkan akses informasi ketika dibutuhkan.

Karakteristik Cloud HR

Beberapa karakteristik yang umum ditemukan dalam sistem cloud HR meliputi:

• Berbasis online, sehingga sistem dapat diakses melalui internet dari perangkat yang mendukung.
• Data terpusat, sehingga informasi HR dapat dikelola dalam satu sistem dan tidak tersebar di berbagai file.
• Dikelola oleh penyedia layanan, termasuk pemeliharaan infrastruktur dan sistem sesuai layanan yang diberikan.
• Memiliki kontrol akses, sehingga HR, manajer, dan karyawan dapat memperoleh akses sesuai peran dan kewenangannya.
• Mendukung integrasi proses HR, sehingga data dari berbagai fungsi HR dapat digunakan dalam proses yang saling berkaitan.

Baca Juga: Apa itu Sistem Cloud-Based HRIS Perusahaan?

Apa Manfaat Cloud HR bagi HR?

Pengelolaan data karyawan, pengajuan cuti, penggajian, hingga proses rekrutmen dapat menyita waktu dan sumber daya jika dilakukan secara manual. 

Penggunaan cloud HR membantu HR mengelola berbagai proses tersebut dalam sistem yang terintegrasi dan dapat diakses secara online.

1. Menghemat Waktu dan Sumber Daya

Cloud HR membantu mengurangi pekerjaan administratif yang sebelumnya dilakukan secara manual, seperti mengelola data karyawan, mencatat absensi, memproses cuti, hingga mengelola penggajian. Otomatisasi pada proses tertentu dapat membantu HR menyelesaikan pekerjaan dengan lebih efisien.

Dengan berkurangnya pekerjaan administratif, HR dapat mengalokasikan lebih banyak waktu untuk pekerjaan yang membutuhkan analisis, perencanaan, dan pengambilan keputusan.

2. Memudahkan Pengelolaan Data Karyawan

Cloud HR memungkinkan data karyawan disimpan dan dikelola secara terpusat dalam satu sistem. HR dapat mengakses informasi yang dibutuhkan tanpa harus mencari data dari berbagai file atau dokumen yang terpisah.

Data yang terpusat juga membantu perusahaan menjaga konsistensi informasi dan memudahkan HR dalam memperbarui data karyawan sesuai kebutuhan.

Baca Juga: 5 Manfaat Mengelola Database Karyawan dengan Aplikasi HR

3. Mempermudah Akses dan Kolaborasi

Karena berbasis cloud, sistem HR dapat diakses secara online oleh pengguna yang memiliki hak akses. Hal ini memudahkan HR, manajer, dan karyawan untuk mengakses informasi atau menjalankan proses HR sesuai dengan peran masing-masing.

Akses tersebut juga dapat mendukung koordinasi antarbagian, terutama ketika perusahaan memiliki beberapa divisi, lokasi kerja, atau cabang.

4. Mengurangi Risiko Kesalahan dalam Proses Manual

Proses HR yang dilakukan menggunakan banyak file dan input manual dapat meningkatkan risiko kesalahan dalam pengelolaan data. Cloud HR dapat membantu mengurangi pekerjaan manual melalui otomatisasi dan integrasi data.

Dengan data yang lebih terstruktur, HR juga dapat menggunakan informasi yang tersedia untuk mendukung proses pengambilan keputusan berdasarkan data.

5. Mendukung Integrasi Berbagai Proses HR

Cloud HR dapat menghubungkan berbagai proses dalam pengelolaan karyawan, seperti data karyawan, absensi, cuti, payroll, hingga proses rekrutmen. Integrasi ini memungkinkan data dari satu proses digunakan dalam proses HR lainnya tanpa harus memasukkan data secara berulang.

Bagi HR, sistem yang terintegrasi dapat membantu menciptakan proses kerja yang lebih terstruktur dan memudahkan pemantauan informasi karyawan.

Bagaimana Cloud HR Mendukung Transformasi HR?

Transformasi HR berarti memanfaatkan teknologi terkini di semua fungsi personalia dan seluruh bagian perusahaan, mulai dari administrasi hingga pengelolaan data karyawan. Penggunaan cloud HR dapat mendukung transformasi tersebut dengan membuat proses HR lebih terintegrasi, otomatis, dan mudah diakses.

1. Mengotomatiskan Proses HR

Sistem HR berbasis cloud dapat membantu perusahaan mengurangi proses administratif yang sebelumnya dilakukan secara manual. Beberapa proses seperti pengelolaan data karyawan, absensi, cuti, hingga payroll dapat dijalankan dalam satu sistem.

Dengan begitu, HR tidak perlu bergantung pada banyak file atau melakukan input data secara berulang untuk menjalankan proses yang saling berkaitan.

2. Mengintegrasikan Data HR

Cloud HR memungkinkan berbagai data dan proses HR dikelola dalam satu sistem yang terintegrasi. Data yang sebelumnya tersebar di berbagai file atau sistem dapat dikelola secara lebih terpusat sehingga lebih mudah digunakan oleh HR.

Integrasi ini juga memungkinkan data dari satu proses digunakan untuk mendukung proses HR lainnya, tanpa harus memindahkan data secara manual.

3. Mendukung Kolaborasi Lintas Lokasi dan Divisi

Sistem HR berbasis cloud dapat diakses secara online oleh pengguna sesuai dengan hak aksesnya. Hal ini memudahkan HR, manajer, dan karyawan untuk menjalankan proses HR tanpa harus berada di lokasi atau perangkat yang sama.

Bagi perusahaan dengan beberapa divisi, cabang, atau anak perusahaan, sistem terpusat juga dapat membantu menyelaraskan pengelolaan data dan proses HR di berbagai lokasi.

4. Mengelola HR Berbasis Data

Data HR yang terpusat dan terintegrasi dapat membantu perusahaan memperoleh informasi yang lebih mudah digunakan untuk analisis. HR dapat memanfaatkan data tersebut untuk memantau kondisi tenaga kerja dan mendukung pengambilan keputusan

Baca Juga: HR Sistem, Transformasi Digital yang Harus Dilakukan HR 

Cloud HR vs On-Premise HR

Cloud HR dan on-premise HR sama-sama dapat digunakan untuk mengelola proses dan data HR, tetapi keduanya memiliki perbedaan dalam cara sistem dikelola dan digunakan oleh perusahaan. 

Perbedaan tersebut dapat dilihat dari infrastruktur, akses, maintenance, implementasi, dan skalabilitas.

1. Infrastruktur

Pada cloud HR, perusahaan menggunakan infrastruktur yang disediakan oleh penyedia layanan. Perusahaan tidak perlu menyediakan dan mengelola server secara langsung untuk menjalankan sistem HR.

Sementara itu, on-premise HR menggunakan infrastruktur yang berada di lingkungan perusahaan. Karena itu, perusahaan perlu menyiapkan sumber daya yang dibutuhkan untuk menjalankan dan memelihara sistem tersebut.

2. Akses

Cloud HR dapat diakses secara online sehingga HR, manajer, maupun karyawan dapat menggunakan sistem dari lokasi yang berbeda selama memiliki akses dan koneksi internet yang sesuai.

Pada on-premise HR, akses sistem lebih bergantung pada infrastruktur dan jaringan yang digunakan perusahaan. Pengaturan akses dari luar lingkungan perusahaan juga dapat membutuhkan konfigurasi tambahan.

3. Maintenance

Dalam cloud HR, pemeliharaan infrastruktur dan sistem umumnya menjadi bagian dari layanan penyedia. Hal ini membuat perusahaan tidak perlu menangani seluruh kebutuhan maintenance infrastruktur secara langsung.

Pada on-premise HR, perusahaan memiliki tanggung jawab lebih besar terhadap pemeliharaan server, infrastruktur, dan sistem yang digunakan. Karena itu, kebutuhan sumber daya IT perlu menjadi salah satu pertimbangan dalam penerapannya.

4. Implementasi

Cloud HR memungkinkan perusahaan menggunakan sistem tanpa harus membangun infrastruktur server sendiri. Proses implementasi tetap membutuhkan konfigurasi dan penyesuaian sesuai kebutuhan perusahaan, tetapi pengelolaan infrastrukturnya ditangani oleh penyedia layanan.

Sementara itu, implementasi on-premise biasanya membutuhkan persiapan infrastruktur, instalasi sistem, konfigurasi jaringan, serta sumber daya untuk mengelolanya di lingkungan perusahaan.

5. Skalabilitas

Cloud HR dapat memberikan fleksibilitas ketika perusahaan perlu menyesuaikan penggunaan sistem dengan perkembangan kebutuhan HR. Penambahan pengguna atau kapasitas dapat dilakukan berdasarkan kemampuan dan model layanan yang disediakan vendor.

Pada on-premise HR, peningkatan kapasitas dapat membutuhkan penambahan server, penyimpanan, atau sumber daya infrastruktur lainnya. Karena itu, perubahan kebutuhan sistem perlu direncanakan dari sisi infrastruktur dan IT perusahaan.

Baca Juga: Software HRIS Cloud vs On-Premise: Mana yang Tepat untuk Bisnis?

Kelola Berbagai Kebutuhan HR dalam Satu Cloud HR Mekari Talenta

Pengelolaan HR melibatkan berbagai proses yang saling berkaitan, mulai dari administrasi karyawan, kehadiran, cuti, hingga payroll. Penggunaan sistem HR berbasis cloud membantu perusahaan mengelola berbagai proses tersebut secara lebih terpusat dan dapat diakses sesuai kebutuhan.

Mekari Talenta hadir sebagai cloud HR system yang membantu perusahaan mengelola berbagai kebutuhan HR dalam satu platform terintegrasi.

Mulai dari manajemen database karyawan, pengelolaan kehadiran dan cuti, hingga payroll, HR dapat mengelola proses administrasi secara lebih terstruktur tanpa harus bergantung pada sistem yang terpisah.

Dengan cloud HR Mekari Talenta, perusahaan dapat:

• Mengelola data karyawan secara terpusat dan lebih mudah diakses
• Memantau kehadiran, cuti, dan jam kerja karyawan
• Mengelola proses payroll dan distribusi slip gaji
• Mendukung berbagai proses HR dalam satu platform terintegrasi
• Mengakses data HR untuk membantu pengambilan keputusan

Dengan pengelolaan HR yang terintegrasi dalam satu sistem berbasis cloud, perusahaan dapat menyederhanakan pekerjaan administratif sekaligus meningkatkan efisiensi proses HR.

Hubungi Mekari Talenta untuk mengetahui solusi cloud HR yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda.