Pengertian E Absen dan Manfaat Aplikasi E-Absensi Perusahaan

Apa pengertian e-absen dan manfaat aplikasi e-absensi di perusahaan? Mekari Talenta akan mengulasnya di artikel ini.

E-absen mungkin jadi salah satu metode absensi yang belum sering kita dengar.

Sebelum membahas e-absen lebih lanjut, apakah Anda tahu apa itu absensi?

Secara singkat, arti kata absen atau absensi menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia atau KBBI adalah ketidakhadiran.

Tetapi dalam dunia kerja, istilah absen atau absensi digunakan sebagai bentuk pendataan kehadiran.

Kembali ke e-absen, teknologinya sendiri baru diperkenalkan belakangan ini ketika koneksi internet sudah bisa dengan mudah dijangkau oleh semua orang.

Ada banyak kelebihan yang ditawarkan oleh absen elektronik dibandingkan dengan teknologi absensi yang ada sebelumnya, seperti absensi fingerprint, sidik jari, atau bahkan absen manual dengan kertas.

Apalagi sekarang ini, ketika internet sangat mudah dijangkau baik secara akses maupun harga, sehingga menjadikan e-absen adalah pilihan yang digunakan baik oleh kantor swasta maupun pemerintah.

Artikel di bawah ini akan membahas mulai dari pengertian absensi elektronik hingga bagaimana kita, sebagai HR di perusahaan, menerapkannya untuk meningkatkan produktivitas tim.

Pengertian E-Absen pada Aplikasi E-Absensi

Absen atau absensi merupakan tanda kehadiran kita. Semasa sekolah dulu, untuk melakukan absensi, guru memanggil nama kita satu per satu.

Namun demikian, untuk skala perusahaan dengan jumlah karyawan yang bisa sangat beragam mulai dari puluhan hingga puluhan ribu tentu tidak mungkin mereplikasi metode yang sama.

E absensi atau absensi elektronik dilakukan melalui smartphone maupun desktop dengan check in dengan memanfaatkan GPS.

Karyawan bisa bisa melakukan check in dengan cara mengirimkan selfienya sehingga bisa dideteksi lokasi keberadaannya oleh sistem.

Data yang masuk dalam database dapat diakses dengan transparan oleh karyawan maupun perusahaan.

Bukan itu saja, karena rekaman sudah berupa data digital sehingga lebih mudah diintegrasikan dengan dengan data lain seperti penggajian atau payroll.

Manfaat Menggunakan Aplikasi E-Absensi

Ada beberapa manfaat menggunakan absensi mobile online atau e-absen yang bisa didapatkan, dibandingkan dengan penggunaan absensi dengan metode lain.

Di bawah ini adalah beberapa manfaat dan kelebihannya:

Fleksibilitas

Kita tahu ada berbagai jenis perusahaan dan industri.

Dengan keragaman ini tentu saja mengakibatkan tidak semua perusahaan dan industri bisa cocok menggunakan metode absen konvensional seperti ceklok ataupun finger print.

Sebagai contoh, bagi perusahaan dengan banyak pekerja yang bekerja di lapangan tentu metode absen dengan sidik jari tidak praktis.

Tidak seperti ketika menggunakan aplikasi e-absensi seperti Mekari Talenta, karyawan harus bolak-balik ke kantor hanya untuk melakukan absensi.

Hal ini berbeda dengan jika perusahaan menggunakan metode elektronik absensi, yang mana pekerja bisa melakukan absen kehadiran kantor dari mana saja melalui ponsel atau desktop.

Metode absensi elektronik lebih bisa memfasilitasi kebutuhan akan kerja yang fleksibel saat ini.

Apalagi semenjak pandemi, banyak perusahaan yang memberlakukan sistem kerja dari rumah.

Metode absensi sebelumnya akan cukup sulit untuk mengakomodasi sistem kerja yang ada saat ini.

Lebih Hemat

Aplikasi e-absensi tidak membutuhkan perangkat fisik khusus maupun pemasangan sistem yang mengharuskan instalasi dilakukan mandiri oleh perusahaan.

Biaya untuk perangkat fisik maupun instalasi sudah termasuk dalam paket sehingga bisa lebih menghemat pengeluaran dari perusahaan.

Dengan menggunakan e absen maka perusahaan cukup hanya mendaftar, mengunduh aplikasi, serta menggunakan smartphone atau laptop yang sudah dimiliki untuk penggunaan sehari-hari.

Bagi karyawan yang mobile atau bekerja di lapangan, atau jarak jauh seperti sekarang ini, e absen akan sangat memudahkan.

Hal ini berbanding terbalik, jika Anda memilih memasang absen fingerprint sebagai sistem kehadiran di kantor.

Pasalnya harga absensi sidik jari tersebut terbilang cukup mahal, belum lagi ditambah biaya perawatannya.

Meskipun memiliki harga yang cukup tinggi, mesin fingerprint terbaik masih diminati oleh perusahaan besar.

Mencegah Kecurangan

Ketika memilih sistem absensi yang digunakan salah satu tujuan di kepala adalah tentang meningkatkan produktivitas kerja.

Salah satunya dengan meminimalisir kecurangan yang mungkin terjadi.

Aplikasi E-absensi seperti yang ada di Mekari Talenta didukung dengan teknologi Global Positioning System (GPS) dan biometrik yang jadi sistem keamanan ganda untuk mencegah kecurangan.

Caranya dengan memverifikasi kehadiran karyawan di suatu titik yang telah ditentukan dikombinasikan dengan foto.

Oleh karena itu, karyawan tidak bisa memanipulasi data karena data yang masuk terenkripsi dan disimpan dengan aman.

Saya Mau Bertanya Ke Sales Talenta Sekarang!

Baca juga: 8 Peran Penting GPS di Aplikasi Absensi Online

Data yang Masuk Lebih Akurat

Sistem absensi adalah acuan untuk penghitungan penggajian dan perhitungan hak karyawan yang lainnya.

Oleh karena itu, penghitungan jam kerja melalui e-absen dinilai bisa mempermudah hal ini.

Perhitungan melalui e-absen dinilai lebih akurat apalagi langsung tersinkron otomatis sehingga penghitungannya pun bisa jadi lebih mudah.

Rekapitulasi dan Integrasi Data Lebih Mudah

Salah satu keunggulan aplikasi e-absensi dibandingkan dengan metode lain adalah data yang tersimpan bisa lebih mudah direkapitulasi dan diintegrasikan.

Data kehadiran, data ketidakhadiran, lembur, dan keterlambatan bisa tercatat otomatis dan masuk ke sistem sehingga bisa langsung diintegrasikan dengan data lain.

Untuk HR, keunggulan ini berarti kerja yang lebih efisien.

Bisa Dipantau Secara Real Time

E-absen terhubung dengan internet sehingga memudahkan pemantauan data bisa dilakukan secara realtime.

Keunggulan ini akan memudahkan kinerja HRD untuk bisa memproses data kehadiran online karyawan dengan lebih cepat dan mudah.

Apalagi, data digital dari e-absen langsung tersimpan dan diperbarui otomatis di sistem cloud sehingga terjamin keamanannya.

Alasan Gunakan Aplikasi E-Absensi di Masa Sekarang

E-absen juga merupakan salah satu alat absen yang menunjang di masa kerja jarak jauh seperti sekarang ini.

Banyak perusahaan yang menggabungkan sistem kerja jarak jauh atau remote working dan sebagian karyawan mulai masuk kantor.

E-absen bisa menjadi salah satu bentuk adaptasi perusahaan di kondisi saat ini.

Meskipun bekerja dari rumah, tentu HR maupun perusahaan tetap membutuhkan data administratif.

Misalnya berupa data kehadiran karyawan untuk perhitungan gaji dan hak karyawan lain seperti juga perhitungan uang lembur.

Dengan menggunakan aplikasi e-absensi seperti Mekari Talenta, semua akan terpenuhi dengan mudah.

Saya Mau Coba Gratis Talenta Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Talenta Sekarang!

Mengapa sistem absensi mesti beradaptasi di masa kerja jarak jauh ini?

Sistem absensi menjadi salah satu indikator dalam penilaian kinerja karyawan, tanpa ada sistem absensi yang mumpuni maka hasil dari penilaian kinerja karyawan juga bisa jadi bias.
Sistem absensi menjadi acuan untuk menghitung persentase gaji karyawan sehingga kalau sistem absensi tidak baik maka pengeluaran tetap ( fixed cost ) perusahaan untuk membayar gaji karyawan bisa jadi bocor.

Jika dalam kondisi normal, hal sudah menjadi perhatian apalagi di masa ketika bekerja jarak jauh sehingga butuh sistem pengawasan yang lebih baik karena tidak ada interaksi secara langsung.

Menerapkan Penggunaan Aplikasi E Absen dan Terintegrasi dengan HRIS Mekari Talenta

Lalu bagaimana kalau selama ini sudah menggunakan mesin absen sidik jari dan ingin beralih ke e absen?

Salah satu solusi yang ditawarkan Mekari Talenta adalah integrasi sistem absen sidik jari dengan sistem absensi elektronik yang disediakan Mekari Talenta.

Dengan begitu Anda bisa merasakan semua keunggulan dari e absen namun juga tidak menjadikan mesin sidik jari yang sudah ada mangkrak.

Selain itu, Mekari Talenta juga sudah terintegrasi dengan sistem HRIS secara umum sehingga data kehadiran karyawan bisa disinkronisasi dengan data kepegawaian yang lain, seperti penggajian.

Sebagai HR salah satu hal yang penting untuk diperhatikan adalah evaluasi kinerja karyawan.

Dengan aplikasi e-absensi Mekari Talenta, e-absen akan terintegrasi dengan platform evaluasi kinerja yang tentu saja akan membuat kerja-kerja dan tugas HRD lebih efektif.

Jika Anda ingin merasakan transformasi dalam pengelolaan sistem kehadiran karyawan, fitur e-absen yang disediakan oleh Mekari Talenta melalui Live Attendance adalah pilihan yang tepat.

Jadwalkan dengan tim kami untuk demo gratis dan juga konsultasi seputar masalah HR di perusahaan melalui link di bawah ini.

Saya Mau Coba Gratis Talenta Sekarang!