Membandingkan Fitur dan Harga Mesin Absensi dan Software Absensi

Salah satu pertimbangan ketika Anda hendak menyusun sistem absensi perusahaan adalah membeli mesin absensi. Fitur dan harga mesin absensi pun juga menjadi pertimbangan selanjutnya.

Namun tidak sampai di situ, belakangan-yang sepertinya mulai menjadi tren ketika WFH-software absensi otomatis ternyata perlahan menggeser mesin absensi pegawai yang Anda kenal saat ini.

Banyak perusahaan yang menambahkan software absensi otomatis pada mesin absensinya bahkan sama sekali menggantinya.

Bagi Anda yang hendak membeli mesin absensi, artikel ini mencoba membantu Anda memberikan gambaran perbandingan keduanya baik dari segi harga dan fitur.

Kapan Waktu yang Tepat untuk membeli Mesin Absensi?

Sebelum membeli sebuah mesin absensi baik dengan harga yang mahal atau murah. Tanyakan pada tim, seberapa butuh tempat Anda memiliki mesin absensi?

Perlu diingat, tidak semua jenis usaha membutuhkan mesin absensi, karena mempertimbangkan harga. Ketika usaha Anda hanya memiliki 2 hingga 3 karyawan. Anda belum membutuhkan mesin absensi.

Anda bisa menggunakan cara yang lebih konvensional. Misalnya, melalui Google Docs, Spreadsheet, atau Google Form.

Karyawan yang masih sedikit tentu memiliki pengelolaan absensi yang lebih sederhana sehingga belum memiliki dampak apa pun kepada bottom-line bisnis Anda.

Selain itu, menghabiskan uang untuk keperluan yang belum dirasa memberikan dampak langsung pada bottom-line bisnis akan berdampak sebaliknya bagi keuangan perusahaan Anda.

Bottom-line adalah bagian yang memengaruhi langsung pada proses produksi atau operasional usaha

Intinya, Pada awal Anda mendirikan usaha, fokus terhadap bottom-line adalah yang utama dibanding harus membeli mesin absensi mempertimbangkan harga mesinnya.

Lantas, kapan waktu yang tepat untuk membeli mesin absensi dengan mempertimbangkan harga?

• Karyawan Anda bertambah 10 hingga 15 karyawan dalam kurun waktu satu tahun.
• Proses produksi atau operasional usaha yang semakin padat. Misalnya diversifikasi produk, penambahan unit kerja, bertambahnya klien dan meningkatnya jumlah produk yang dijual.
• Jika tahun perusahaan sebelumnya ada alokasi biaya tambahan, Anda bisa menggunakannya untuk membeli absensi.
• Ketika tugas administrasi tercampur dengan tugas HR pada satu karyawan

Ketika Anda sudah menemui hal-hal tersebut, barulah Anda bisa mempertimbangkan untuk membeli sebuah mesin absensi.

Pertimbangan Memilih Mesin Absensi: Konvensional atau Otomatis?

Selanjutnya, yang menjadi pertanyaan adalah, “pilih mana, mesin absensi konvensional atau otomatis?”

Dulu, orang-orang atau perusahaan akan langsung memilih mesin absensi yang Anda dikenal umumnya saat ini meski harga mesin absensi mahal. Misalnya, harga fingerprint absensi, mesin absensi kartu, dan sebagainya.

Namun belakangan, kebutuhan mesin absensi yang lebih fleksibel dan ringkas seperti software absensi otomatis menjadi pertimbangan yang cukup menarik, mengingat harga software bisa lebih murah.

Ditambah ketika pemberlakuan WFH saat pandemi, tidak sedikit perusahaan yang kebingungan untuk mengakomodasi model kerja dari rumah tersebut.

Sebagai guideline, berikut beberapa perbandingan kemampuan dan harga ketika Anda bingung untuk memilih dua jenis mesin absensi tersebut.

Kapasitas Mesin Absensi

Mesin absensi konvensional biasanya memiliki kapasitas pengguna yang terbatas. Baik dari pemindaian sidik jari maupun kapasitas data yang ditampung.

Beberapa mesin absensi bahkan hanya bisa menampung ratusan data dan sidik jari. Namun belakangan banyak juga mesin absensi yang mampu menampung hingga ribuan data.

Begitu juga kapasitas transaksi. Biasanya pada mesin absensi sidik jari, kapasitas transaksi sangat terbatas sehingga tiap bulannya Anda perlu mereset transaksi agar mesin tetap berjalan dengan normal.

Sedangkan, software mesin absensi otomatis biasanya tidak terbatas pada kapasitas. Berapa pun data yang masuk akan tetap bisa diproses dalam software tersebut.

Pertimbangan kapasitas ini bukanlah hal yang cukup bisa diremehkan apalagi ketika Anda memiliki jumlah karyawan yang cukup banyak.

Tingkat Kecepatan dan Error

Mesin absensi konvensional bergantung dengan kapasitas. Apabila kapasitas sudah mendekati maksimum, maka kecepatan pengolahan data nya pun akan semakin melambat.

Selain itu, beberapa mesin absensi sidik jari sangat rentan dengan kondisi eksternal. Misalnya debu atau air yang sering ikut terbawa pada sidik jari.

Apabila tidak dibersihkan atau dirawat secara berkala, mesin absensi sidik jari bisa jadi mengalami error. Entah benar-benar rusak atau kesulitan untuk membaca sidik jari.

Sedangkan software absensi otomatis biasanya apabila mengalami error, itu berasal dari penggunanya. Selain itu, tingkat kecepatan juga hanya dipengaruhi oleh koneksi internet bukan karena kapasitas data.

Saya Mau Coba Gratis Talenta Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Talenta Sekarang!

Fitur Pendukung

Mesin absensi sidik jari memiliki fitur keamanan yang cukup baik di mana pola sidik jari manusia yang unik sulit untuk ditiru.

Itulah kenapa fingerprint solution masih dipercaya oleh banyak perusahaan sebagai mesin absensi utama meski harga investasinya bisa lebih mahal.

Selain itu, fitur mesin absensi sidik jari juga memiliki fitur pengunci ruangan yang membuat kantor Anda menjadi lebih aman.

Sedangkan software mesin absensi otomatis hanya mengandalkan akurasi berdasarkan waktu dan data kekaryawanan.

Namun software absensi otomatis biasanya terintegrasi dengan payroll yang mempermudah Anda dalam menghitung payroll secara otomatis.

Harga Mesin Absensi Konvensional dan Otomatis

Terakhir, dari segi harga, Mesin absensi konvensional dan otomatis memiliki harga yang cukup kompetitif.

Mesin absensi konvensional biasanya dibanderol dari Rp300.000 hingga Rp8.000.000. Harga terendah biasanya memiliki kapasitas data dan transaksi yang terbatas.

Sedangkan software absensi biasanya dihitung per-karyawan atau per-paket fitur. Misalnya paket bisnis Talenta yang harganya dimulai dari Rp20.000 per karyawan per bulan.

Dengan harga itu, biasanya software mesin absensi otomatis sudah termasuk pada sistem HRIS, payroll, dan  employee self-service.

Baca juga: Apa Keuntungan Absensi Online Dibandingkan Absensi Konvensional?

Kesimpulan dan Harga yang Harus Dibayar Ketika Memilih Absensi Konvensional dan Otomatis

Dari penjelasan dan perbandingan di atas, apa yang menjadi pilihan Anda ketika memilih jenis mesin absensi? Kembali lagi, sesuaikan dengan bujet dan kebutuhan usaha Anda

Biasanya, perusahaan yang lebih banyak beroperasi di kantor akan lebih memilih mesin absensi konvensional karena memiliki fitur biometrik absensi selfie dan pengunci ruangan.

Sedangkan, mesin absensi otomatis, digunakan oleh perusahaan mana pun yang memang mulai beradaptasi dengan persaingan di era digital.

Di mana urusan HRIS dan payroll bukan lagi tentang pekerjaan teknis namun lebih pada sisi pembangunan humanis.

• Ketika menggunakan mesin absensi konvensional, Anda akan kesulitan menerapkan kerja yang lebih lean atau fleksibel sehingga berdampak pada kepuasan kerja karyawan.
• Potensi risiko adanya error, keterbatasan kapasitas, dan mesin absensi itu sendiri membuat Anda bisa lebih membayar harga yang lebih mahal.
• Penginputan data yang tidak real-time membuat mesin absensi konvensional memiliki potensi risiko kecurangan atau keakuratan dalam merekap absensi.
• Software absensi membutuhkan kesiapan budaya kerja dan sistem manajemen HR yang mumpuni.
• Software absensi bisa menjadi disrupsi negatif apabila tidak dimanfaatkan dengan baik oleh penggunanya.

Berdasarkan risiko-risiko tersebut, Anda setidaknya sudah bisa memilih sistem absensi apa yang akan Anda pilih mengingat harga keduanya berbeda, mesin absensi konvensional atau otomatis?

Namun jika melihat dari sisi fitur yang lebih komprehensif, software mesin absensi otomatis bisa menjadi investasi jangka panjang bagi perusahaan karena harga bisa lebih murah dibanding mesin absensi konvensional.

Anda tidak lagi terdistraksi dengan masalah-masalah rutin pada HR dan bisa berfokus pada pengembangan SDM itu.

Apalagi software absensi seperti Talenta sudah dilengkapi dengan manajemen cuti, lembur, dan memungkinkan karyawan bisa melakukan check-in melalui smartphone mereka.

Namun, kembali lagi, pertimbangankan baik-baik mesin absensi yang Anda pilih sesuai harga dan kebutuhan Anda.

Saya Mau Coba Gratis Talenta Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Talenta Sekarang!