Penjelasan Lengkap Soal HRIS yang Harus Dipahami HR

Penjelasan Lengkap Soal HRIS yang Harus Dipahami HR

Peran Human Resource Information System atau HRIS sangat penting saat ini. HRIS dapat membantu divisi HR mengelola karyawan dengan efisien.

Seperti diketahui, karyawan merupakan aset terbesar perusahaan. Mereka yang memiliki kompeten serta loyalitas tinggi dapat meningkatkan performa perusahaan.

Untuk itu, perusahaan perlu mengelola karyawan dengan memiliki manajemen yang bagus. Salah satu cara yang bisa dilakukan adalah dengan membentuk divisi Human Resource Management (HRM).

Adapun manfaat dari terbentuknya divisi HRM ini. Di antaranya adalah menarik karyawan yang berkompeten untuk menjadi bagian dari perusahaan, meningkatkan kepuasan karyawan, hingga menurunkan tingkat turnover karyawan.

Tidak hanya itu saja, tugas HRM di sebuah perusahaan tentu tidak lepas dari fungsi administrasi yang berhubungan dengan karyawan. Misalnya absensi, penggajian, cuti, dan lainnya. Semua memang terlihat mudah namun ternyata menyita waktu cukup banyak.

Note : Baca artikel Aplikasi Fingerprint Vs Absensi Online, Ini Kelebihan dan Kekurangannya

Bagi perusahaan kecil, pengelolaan HR terbilang mudah mengingat jumlah karyawan yang relatif masih sedikit. Sedangkan bagi perusahaan skala besar, pengelolaan ini cukup memakan banyak waktu.

Sehingga bisa saja terjadi hal-hal yang tidak diinginkan. Misalnya terjadi kesalahan dalam pencatatan. Kesalahan ini tidak bisa dipandang sederhana karena dampaknya bisa pada kesejahteraan karyawan.

Oleh karena itu, seiring dengan berkembangnya teknologi kini cara kerja divisi HR dalam mengelola administrasi karyawan dan perusahaan sudah banyak berubah. Pekerjaan yang berhubungan dengan pengelolaan karyawan sudah bisa dikerjakan dengan bantuan sistem.

Dikenal dengan nama Human Resource Information System atau HRIS, perangkat ini dapat digunakan untuk menghemat waktu bagi pekerjaan HR. Berikut ini penjelasan lengkap HRIS dari Talenta by Mekari.

5 Aplikasi HRIS Terbaik 2020, Ada yang Asli Indonesia

Table of Contents

Pengertian HRIS

HRIS atau Human Resources Information System secara umum dapat diartikan sebagai perangkat lunak atau software untuk melakukan pekerjaan yang berhubungan dengan input, pelacakan, dan rekapitulasi berbagai data serta informasi dalam bidang HR.

Beberapa fitur yang terdapat pada Human Resource Information System dapat diaplikasikan pada divisi keuangan, akuntansi, hingga pihak manajemen. Hal ini mengingat administrasi karyawan itu sendiri tidak hanya dipegang oleh divisi HR saja.

Sistem HRIS akan memberlakukan sistem yang sama untuk semua karyawan pada beberapa bidang. Contohnya adalah saat karyawan pertama kali masuk, perlu memasukkan data pribadi yang akan tersimpan pada database perusahaan.

Ketika perusahaan Anda sudah menggunakan HRIS, maka database yang sudah ada dapat digunakan untuk sistem operasional.

Note : Baca artikel Absensi Employee Self Service: Cara Terbaik Memantau Kehadiran Karyawan

Peran Penting HRIS bagi Perusahaan

Biasanya, sebuah Human Resource Information System juga didukung oleh aplikasi atau software yang membuat prosesnya menjadi otomatis dan juga digital. HRIS ini sangat dibutuhkan oleh semua jenis perusahaan karena akan lebih mudah untuk berbagi informasi yang menunjang performa dari perusahaan tersebut.

Menurut Aggarwal dan Kapoor dalam Adoption of Human Resource Information System (2013)

HRIS tidak hanya membantu divisi HR tetapi juga karyawan dalam beberapa cara. HRIS juga dianggap mampu meningkatkan efisiensi pengambilan keputusan secara keseluruhan untuk pengelolaan perusahaan.

HRIS biasanya mencakup beberapa fungsi seperti database, rekrutmen, training, human resources reporting, dan management. Misalnya, dalam kasus penyimpanan data pegawai. File yang tersimpan secara manual relatif lebih mudah dilihat oleh oknum yang tidak berwenang.

Sementara dalam HRIS online, terdapat sistem otorisasi yang memungkinkan data tersebut bersifat personal dan hanya dapat diakses oleh orang yang memiliki wewenang. Sehingga risiko kebocoran data dapat diminimalisasi.

Selain itu, penyimpanan data pegawai dalam HRIS pun dilakukan secara terpusat, sehingga meminimalisasi hilangnya data, atau kesulitan pencarian data yang dibutuhkan.

Note : Baca artikel 4 Jenis Software HRIS Ini Paling Laris di Indonesia, Apa Saja Keunggulannya?

Berikut ini peran penting HRIS bagi perusahaan:

Pekerjaan Berulang Dapat Diotomasi

Pekerjaan tim personalia yang berulang seperti perekapan absen, proses pendistribusian gaji, perhitungan pajak, perhitungan payroll, dan lain-lain dapat dilakukan secara otomatis. Hal ini tentu akan membuat pekerjaan menjadi lebih cepat serta praktis.

Mempermudah Kontrol terhadap Kinerja Pegawai

Dalam HRIS ini, dapat dibuat suatu sistem penilaian kinerja. Sehingga Manajer HR dapat mengontrol kinerja pegawai serta membandingkan kinerja tersebut dengan target atau key performance indicator yang sebelumnya juga telah ditetapkan dalam HRIS.

Biaya Operasional Menjadi Lebih Kecil

Dengan sistem HRIS yang baik, biaya operasional seperti penggunaan kertas atau aplikasi-aplikasi lainnya dan biaya lembur akan berkurang secara drastis.

Memudahkan Proses Penerimaan Karyawan Baru

Di dalam HRIS akan tampak, bagian mana yang membutuhkan pegawai baru, apa kriteria yang diperlukan dan lain-lain. Sehingga akan memudahkan manajer HR dalam proses pemilihan pegawai, sampai dengan penempatannya di organisasi perusahaan.

Membantu dalam Proses Pengambilan Keputusan

Sistem informasi terkait sumber daya manusia yang baik dapat memberikan informasi yang tepat sekaligus cepat, karena sifatnya yang terpusat dan otomatis. Sehingga manajer HR dapat mengakses informasi yang diperlukan dalam pengambilan keputusan kapanpun dengan segera.

Mengurangi Human Error

Dengan menggunakan aplikasi HRIS, kesalahan perhitungan yang sering terjadi pada perhitungan manual dapat diminimalisasi.

Fleksibel dalam Akses Data

Aplikasi pendukung HRIS, biasanya adalah aplikasi yang terhubung secara online. Oleh karena itu, data dapat diakses dimanapun dan kapanpun. Anda sebagai pemilik perusahaan atau manajer HR dapat melakukan control atau pemeriksaan dengan fleksibel dan leluasa.

Meningkatkan Kepuasan Karyawan

Karyawan dapat meningkat kepuasan kerjanya, karena melalui Human Resource Information System komunikasi antara pegawai dengan tim personalia dapat dilakukan dengan lebih mudah dan transparan. Selain itu minimnya kesalahan dalam perhitungan gaji dan pajak, tentu akan meningkatkan kepercayaan pegawai kepada perusahaan yang pada akhirnya akan meningkatkan motivasi pegawai dalam bekerja.

Note : Baca artikel HR Sistem, Transformasi Digital yang Harus Dilakukan HR 

Apa itu HRIS (Human Resources Information System)?

Fungsi HRIS

Human Resource Information System memiliki banyak fungsi yang membuat pekerjaan divisi HR menjadi lebih efisien. Dengan adanya HRIS yang merupakan sebuah software atau sistem sangat membantu para HR untuk meningkatkan produktivitas mereka dalam bekerja.

Ada 5 fungsi utama HRIS yang bisa dimanfaatkan oleh HR. Kelima fungsi utama HRIS tersebut adalah:

Absensi

Untuk perusahaan yang masih menggunakan absensi manual, tentu saja pencatatannya harus dilakukan setiap hari. Penggunaan mesin absensi tetap harus dipantau untuk menghasilkan data rekapitulasi absen yang akurat.

Aktivitas memonitor absensi karyawan setiap hari sangatlah menyita waktu apalagi bagi perusahaan yang menerapkan tunjangan karyawan dan denda bagi karyawan yang terlambat. Dengan adanya HRIS, kini kegiatan absensi beserta rekapitulasinya menjadi lebih mudah dan aktual.

Beberapa software absensi menawarkan fitur yang lebih mudah yaitu dengan sidik jari hingga face id. Data yang dihasilkan lebih akurat sehingga divisi HR tinggal menarik data di akhir periode.

Penggajian

Berdasarkan aturan Undang Undang Ketenagakerjaan, perusahaan wajib mengeluarkan slip gaji bagi masing-masing karyawannya. Sementara nominal dari gaji bersih yang diterima oleh karyawan meliputi gaji pokok, tunjangan, hingga potongan pajak dan iuran bulanan.

Jika hal ini dilakukan secara manual, maka risiko terjadinya kesalahan atau human error pasti sangat tinggi. Kesalahan yang terjadi pada saat menghitung nominal gaji, pengaruhnya sangat besar karena menyangkut hak yang diterima oleh karyawan.

Tidak heran jika mendekati tanggal gajian, biasanya divisi HR dan finance harus lembur untuk memastikan tidak ada yang kekurangan atau kelebihan gaji. Untuk menghindarinya, HRIS dapat membantu perusahaan untuk menghitung gaji karyawan secara online.

Segala tunjangan dan potongan dapat diterapkan sehingga pekerjaan yang berkaitan dengan penggajian akan lebih ringan dan cepat selesai.

Note : Baca artikel Menyusun Program Benefit Karyawan yang Efektif dan Pentingnya Peran HRIS

Rekrutmen Karyawan

Proses rekrutmen karyawan zaman dulu sangat erat kaitannya dengan surat lamaran lembaran cv yang menumpuk untuk diseleksi divisi HR. Rekrutmen karyawan tidak bisa sembarangan dilakukan karena hal ini menyangkut sumber daya manusia yang akan menjadi aset berharga perusahaan.

Beberapa perusahaan memang lebih menerima dokumen lamaran berupa soft file dan menyimpannya secara digital di komputer. Selanjutnya divisi HR akan mereview dan mengelompokkan lamaran berdasarkan jenis pekerjaan dan memastikan datanya lengkap. Inilah yang membuat proses rekrutmen menjadi lama dan rumit.

Dengan adanya software HRIS, akan mempermudah pelacakan data dan calon kandidat yang mendekati kriteria perusahaan.

Laporan Izin Cuti

Mengajukan izin cuti atau izin tidak masuk karena sebab lainnya kini menjadi lebih mudah dengan adanya HRIS. Karyawan bisa mengajukan cuti atau izin secara online dan dapat dilakukan di mana saja asalkan ada akses internet.

Pihak atasan atau manajer juga dapat langsung memberikan izin melalui software HR yang digunakan. Sistem ini nantinya akan terintegrasi dengan penghitungan gaji serta sisa cuti yang dimiliki oleh karyawan.

Manajemen Data

Pengelolaan data karyawan secara manual sangat merepotkan tugas divisi HR. Terlebih lagi jika perusahaan Anda termasuk dalam kategori perusahaan besar. Inilah yang menjadi alasan mengapa perusahaan membutuhkan HRIS.

HRIS dapat membantu Anda untuk menyimpan dan mengelola data karyawan secara rapi dan aman. Dengan begitu, pencarian data akan semakin mudah dilakukan.

Jenis HRIS

Sebagai salah satu inovasi yang memberikan banyak manfaat terhadap perkembangan HR, HRIS tidak dapat dipandang sebelah mata. Sementara itu, ada beberapa jenis HRIS yang paling banyak digunakan di Indonesia.

Tentunya jenis HRIS ini diperlukan HR dalam mengelola kebutuhan karyawan. Berikut ini jenisnya.

HRIS Operational

Jenis HRIS yang pertama adalah HRIS Operational. Seperti namanya, HRIS jenis ini sangat berkaitan dengan pemenuhan kebutuhan tim HR dalam melakukan pengelolaan hal-hal yang bersifat operasional.

Untuk HRIS jenis ini, HR memegang akses penuh dalam melihat data seluruh karyawan dan melakukan pengambilan keputusan yang berkaitan dengan karyawan tersebut.

Terdapat 5 (lima) komponen penting dalam HRIS Operational, yaitu:

Employee Information System

Employee Information System memuat semua data karyawan yang tercantum ke dalam sistem. Mulai dari nama hingga pengalaman kerja karyawan dapat dimasukkan ke dalam komponen ini.

Position Control System

Pada komponen ini, semua data posisi karyawan dalam sebuah perusahaan dapat termonitor dengan baik. Komponen sistem tersebut dapat memudahkan tim HR dan Leader dalam menemukan posisi kosong dan melakukan ketentuan hiring karyawan baru.

Performance Management Information System

Seperti namanya, komponen ini berkaitan dengan penilaian kinerja setiap karyawan pada perusahaan. Sehingga tim HR dan para Leader bisa melihat tingkat kinerja setiap karyawan.

Applicant Selection and Placement Information System

Komponen ini berfungsi dalam proses recruitment karyawan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Government Reporting and Compliance System

Komponen ini dapat membantu tim HR dalam melakukan pengelolaan terhadap peraturan pemerintah terkait dengan ketenagakerjaan.

Note : Baca artikel Cara Kerja Sistem HRIS agar Memudahkan HR Mengelola Karyawan

6 Panduan Memilih Aplikasi HRIS sesuai Kebutuhan Perusahaan

HRIS Tactical

Jenis software HRIS yang kedua adalah HRIS Tactical. Pada HRIS jenis ini, tim HR akan dimudahkan dalam melakukan pengambilan keputusan dalam tujuan misalnya manpower planning, recruitment dan juga training.

Terdapat 4 (empat) komponen utama dalam HRIS Tactical ini, yaitu:

Job Analysis and Design Information System

Pada komponen ini HR dapat menyimpan data terkait dengan tugas dan tanggung jawab masing-masing karyawan.

Recruiting Information System

Pada komponen ini HR bisa membuat strategi dalam proses recruitment karyawan sehingga proses hiring dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.

Compensation and Benefit Information System

Pada komponen ini HR memungkinkan dalam melakukan perencanaan dan pembuatan strategi hingga keputusan yang berkaitan dengan kompensasi dan tunjangan karyawan melalui sistem.

Employee Training and Development System

Pada komponen ini berkaitan dengan pelatihan karyawan dimana tim HR dimudahkan dalam menentukan dan melakukan proses training kepada karyawan.

HRIS Strategic

Yang ketiga adalah HRIS Strategic. HRIS jenis ini berfungsi untuk menyamakan strategi perusahaan dengan karyawannya sehingga perusahaan dapat mendukung pekerjaan setiap karyawannya.

Terdapat 3 (tiga) komponen utama dalam HRIS Strategic, yaitu:

Information System Supporting Workforce Planning

Komponen ini dapat membantu perusahaan dalam melakukan perencanaan jangka panjang karena dapat menyediakan informasi mengenai kualitas dari SDM itu sendiri.

Specialized Human Resource Information System Software

Komponen ini berguna untuk mendukung fungsi manajemen HR.

Information System Supporting Labor Negotiation

Komponen ini bisa memudahkan tim HR dalam melakukan negosiasi dengan pihak ketiga seperti vendor, serikat pekerja, dan juga manajemen perusahaan secara keseluruhan dengan lebih mudah.

HRIS Comprehensive

Jenis HRIS yang terakhir adalah HRIS Comprehensive yang dapat mengintegrasikan seluruh data karyawan seperti data karyawan, penggajian, attendance, pelatihan karyawan, recruitment hingga regulasi pemerintah yang berkaitan dengan ketenagakerjaan.

Strategi dan Kunci Sukses Menerapkan HRIS

Menerapkan sistem HRIS (Human Resource Information System) adalah hal yang sangat penting bagi perusahaan dengan skala besar. Sistem ini berfungsi untuk meningkatkan kualitas kinerja karyawan serta efisiensi pengambilan keputusan dalam sebuah perusahaan.

Fungsi HRIS terdiri dari database, rekrutmen, training, HR reporting, dan management. Dengan adanya sistem ini, perusahaan akan lebih mudah memberikan informasi untuk meningkatkan performa kerja.

Umumnya, dalam menerapkan sebuah sistem pada perusahaan akan membutuhkan waktu dan beberapa faktor yang memengaruhi. Karakteristik perusahaan dan juga kesiapan SDM yang ada untuk menggunakan teknologi sangat berpengaruh pada keberhasilan HRIS.

Tidak ketinggalan juga faktor lingkungan yang terdiri dari kebijakan pemerintah dan karakteristik industri berperan pada sukses atau tidaknya sebuah sistem.

Lalu, bagaimana caranya agar sistem HRIS dapat sukses diterapkan di perusahaan? Bagaimana sistem mampu membentuk kualitas kinerja sumber daya manusia? Berikut ini adalah tips suksesnya!

Mempersiapkan Sumber Daya Manusianya

Pertama kali yang harus disiapkan ketika akan menerapkan HRIS sistem di perusahaan adalah sumber daya manusia atau para pekerjanya. Hal ini karena sumber daya manusia adalah komponen terpenting dalam penerapannya. Sumber daya manusia merupakan bagian dari sistem itu sendiri. Sistem akan menjadi tidak berguna jika tidak ada sumber daya manusia yang menggerakkan.

Persiapkan SDM perusahaan dengan cara mengadakan pertemuan atau pelatihan HRIS sistem yang baru. Dengan begitu, semua SDM perusahaan memiliki bekal dalam mengoperasikan HRIS sistem.

Anda juga dapat melibatkan karyawan yang memang sudah paham dengan sistem untuk membantu karyawan lain yang kesulitan.

Penerapan Sistem dan Teknologi yang Kompeten

Selain sumber daya manusia, teknologi juga memegang peran penting dalam pelaksanaan kerja yang optimal. Untuk menunjang berjalannya HRIS sistem di sebuah perusahaan, dibutuhkan infrastruktur teknologi yang kompeten.

Teknologi yang kompeten adalah teknologi yang mampu memaksimalkan kerja sistem HRIS di perusahaan. Misalnya saja teknologi komputasi awan atau cloud yang banyak digunakan sebagai wadah penyimpanan data perusahaan.

Cloud sangat membantu penerapan HRIS secara optimal karena telah terbukti efektif menyimpan data secara digital dengan server virtual.

Menjaga Rahasia Perusahaan dengan Baik

Teknologi yang kompeten tetap harus dijalankan oleh manusia sebagai penggerak utamanya. Ketika sistem ini sudah diimplementasikan pada perusahaan, data yang tersimpan sifatnya adalah rahasia dan harus dijaga dengan baik oleh SDM yang menjalankan.

Tidak peduli secanggih apapun teknologi dan sistem yang digunakan, peran SDM dalam menjaga data perusahaan sangatlah penting. Dibutuhkan integritas yang tinggi dalam menjalankan sistem ini agar dapat sesuai dengan tujuan perusahaan.

Mempertahankan Kualitas Teknologi

Kunci sukses penerapan HRIS sistem yang terakhir adalah mempertahankan kualitas teknologi yang digunakan. Seperti yang diketahui bahwa teknologi akan selalu mengalami pembaharuan. Adaptasi dibutuhkan agar perusahaan bisa berkembang mengikuti perubahan yang berlaku.

Artinya adalah sistem harus selalu diperbaharui dan dikembangkan. Hal ini bertujuan untuk menjaga kualitas teknologi sehingga tidak mengganggu jalannya aktivitas perusahaan.

Penerimaan terhadap HRIS secara penuh sangat dibutuhkan pada saat pengimplementsian sistem. Maksudnya adalah SDM di perusahaan harus paham mengenai manfaat yang dirasakan sebelum dan sesudahnya.

Talenta, Aplikasi HRIS Perusahaan dengan Fitur Terlengkap

Human Resource Information System atau HRIS merupakan kunci dari terbentuknya sistem kerja yang mumpuni dalam manajemen karyawan. Banyak pekerjaan HR yang bisa dihandle dengan HRIS. Maka, banyak perusahaan yang memanfaatkan software atau aplikasi HRIS.

Talenta yang merupakan software HRIS yang berangkat dari kebutuhan-kebutuhan perusahaan dengan tujuan menjadi solusi dari pengelolaan SDM pada perusahaan dengan fitur-fitur mumpuni. Salah satu keunggulan software HRIS Talenta adalah berbasis cloud dimana tim HR dan karyawan dapat mengakses informasi dan data pribadi dimana saja dan kapan saja dengan lebih mudah.

Berikut ini fitur-fitur yang dimiliki oleh software HRIS Talenta adalah:

Note : Baca artikel Panduan Lengkap Cuti Karyawan dan Bagaimana HRIS Bisa Membantu Prosesnya

aplikasi gaji online

Payroll

Fitur yang pertama adalah payroll dimana fitur ini dapat memudahkan tim HR dalam melakukan proses payroll bagi seluruh karyawan dengan lebih mudah karena sudah terintegrasi secara otomatis dengan data kehadiran karyawan.

Live Attendance

Fitur Live Attendance memungkinkan karyawan untuk melakukan proses absensi secara realtime dengan memanfaatkan GPS dan mobile phone-nya sehingga memudahkan karyawan dan tim HR mengumpulkan data kehadiran karyawan yang lebih valid.

My Payslip

Fitur berikutnya adalah fitur My Payslip dimana dengan fitur ini memungkinkan karyawan untuk mengakses informasi payslip dimana saja dan kapan saja.

Mekari Benefit

Dengan fitur Mekari Benefit, tim HR bisa mendapatkan keuntungan dalam hal mempelajari teknis penggunaan software HRIS Talenta itu sendiri serta tersedia live chat yang bisa memudahkan tim HR dalam mendapatkan jawaban dari pertanyaan terkait dengan pengoperasian Talenta.

Reimbursement

Bila sebelumnya proses reimbursement tidak dapat dikatakan singkat dan terkesan sulit, dengan fitur Reimbursement Talenta proses administrasi dalam reimbursement dapat dipangkas sehingga memudahkan karyawan dan juga tim HR.

Time Off

Fitur Time Off memungkinkan karyawan untuk mengatur sendiri pengajuan cutinya kapan saja dan dimana saja hanya dengan mobile phone, bila sebelumnya proses pengajuan cuti melalui banyak proses approval atasan dan tim HR yang memakan waktu maka dengan fitur ini proses tersebut dapat dipersingkat.

Over Time

Pembayaran uang lembur merupakan hak dari karyawan karena telah melakukan pekerjaan di luar dari jam kerjanya, namun kadang isu yang sering terjadi adalah proses pengajuan overtime yang cukup berbelit-belit sehingga menyulitkan karyawan. Dengan fitur Over Time Talenta dapat memudahkan karyawan dalam mengajukan lemburan dan perhitungan uang lembur karyawan bagi tim HR.

Calendar

Informasi mengenai event perusahaan ataupun informasi terkait dengan jam kerja dan waktu libur saat ini dapat diakses karyawan dengan lebih mudah berkat fitur Calendar pada Talenta

aplikasi HRIS Indonesia

Attendance

Data kehadiran karyawan merupakan data penting yang dibutuhkan oleh HR dalam melakukan proses payroll dan sebagai salah satu landasan dalam melakukan kebijakan-kebijakan perusahaan. Oleh karena itu, fitur Attendance dapat membantu tim HR mendapatkan data kehadiran karyawan yang lebih lengkap dan valid.

Sebelum memilih software HRIS yang tepat, tentu tim HR harus memahami terlebih dahulu fitur yang dimiliki oleh software HRIS tersebut. Apakah fitur nya lengkap dan dapat memenuhi kebutuhan perusahaan.

Talenta adalah software HRIS dan payroll yang dapat mempermudah Anda dalam melakukan pengelolaan data karyawan pada sistem HRIS. Cari tahu selengkapnya mengenai produk Talenta di website Talenta atau isi formulir berikut ini untuk mencoba demo gratis Talenta secara langsung.

Note : Baca artikel HR Manager, Definisi, Fungsi, dan Bagaimana Peran Pentingnya di Perusahaan

CTA Talenta


PUBLISHED27 Aug 2020
Wiji Nurhayat
Wiji Nurhayat