Panduan HR Mengelola Karyawan dan HRIS Mempermudah Prosesnya

Panduan HR Mengelola Karyawan dan HRIS Mempermudah Prosesnya

Mengelola karyawan merupakan salah satu tugas divisi Human Resources (HR) yang cukup menantang. Pasalnya, tidak ada aturan tertulis, atau manual yang baku. Semua rinciannya harus dikembangkan oleh HR seiring waktu, dan disesuaikan dengan visi misi perusahaan.

Sebagai HR, Anda harus memastikan karyawan tetap bisa produktif dan memberi hasil yang maksimal bagi perusahaan. Di samping itu, HR juga harus memiliki program guna meningkatkan kompetensi karyawan, misalnya dengan melakukan training dan program pengembangan lainnya. Kompensasi dan benefit yang didapat karyawan juga harus diperhatikan.

Jadi, sebagai HR tugas mengelola karyawan sangat penting, tidak hanya sebatas bertugas mengurus administrasi saja. Oleh karena itu, diperlukan HR yang profesional yang mengerti bagaimana mengelola karyawan dengan cara terbaik termasuk menggunakan Human Resource Information System untuk memudahkan prosesnya.

Berikut ini penjelasannya dari Talenta by Mekari.

Note : Baca artikel Bagaimana Cara Mendesain HR di Masa Depan?

Table of Contents

Definisi Human Resources

Di dalam perusahaan, pasti tidak asing dengan akronim HR. HR adalah  Human Resources.

HR atau banyak yang menyebut juga HRD atau Human Resources Department merupakan bagian terpenting dari perusahaan. Beberapa kalangan menilai HR adalah nyawa perusahaan. Apa benar?

HR adalah satu divisi atau departemen khusus yang memiliki tugas utama dalam proses rekrutmen atau pencarian karyawan. Untuk tugas ini bisa dibilang sangat berat karena tahapannya panjang seperti mencari kandidat terbaik, melakukan sesi wawancara atau interview, sampai proses penyeleksian. 

Selain tugas itu, HR juga bertanggung jawab penuh dalam mengelola dan menggali kemampuan karyawan. HR harus mengembangkan potensi para karyawan yang biasanya diukur dengan kinerja atau KPI (Key Performance Index), memberikan pelatihan atau training, dan keterampilan lainnya.

Dengan tugas tersebut, ada sebutan HR adalah tulang punggung dan aset terbesar perusahaan. Penilaiannya sederhana, apabila perusahaannya sukses pasti kinerja HR sangat baik. Kalau perusahaan terpuruk, ya bisa dinilai sendiri oleh Anda.

 

Peranan HR dalam Mengelola Karyawan

HR menggambarkan mereka yang bekerja dalam sebuah perusahaan atau organisasi yang bertanggung jawab dalam pengelolaan karyawan. Istilah HR muncul pertama kali pada tahun 1960-an ketika hubungan kerja antara karyawan dan perusahaan terbentuk.

Human Resources Edu memberikan pengertian lain tentang HR.

HR merupakan sebuah payung besar dalam pengelolaan dan pengembangan karyawan dalam sebuah perusahaan atau bahasa kunonya manajemen personalia.

HR ini punya tugas utama yaitu mengawasi hal-hal yang berkaitan dengan pengelolaan karyawan. Ada beberapa fokus utama yang mereka harus kerjakan, yaitu :

Note ; Baca artikel HR Manager, Definisi, Fungsi, dan Bagaimana Peran Pentingnya di Perusahaan

– Perekrutan dan penempatan staf,

– Menghitung gaji, tunjangan, dan kesejahteraan bagi karyawan,

– Pencatatan kehadiran

– Pengaturan waktu kerja

– Pengaturan cuti

– Memberikan pelatihan dan pengembangan,

– Menciptakan hubungan yang harmonis antara karyawan dan perusahaan,

Karena banyaknya bidang manajemen karyawan, HR dituntut harus memiliki keahlian khusus. Misalnya :

– Spesialis pengembangan pelatihan karyawan,

– Manajer HR,

– Spesialis administrasi,

– Kemampuan umum,

– Bidang ketenagakerjaan,

– Spesialis kompensasi dan analisis pekerjaan,

– Pelatihan dan pengembangan karyawan,

– Rekrutmen,

– Konsultan karyawan,

– Analis personalia.

Perekrutan dan Penempatan Staf

Salah satu peran HR yang sangat krusial adalah bertanggung jawab dalam merekrut serta menempatkan karyawan di perusahaan. Untuk tugas ini, HR memerlukan strategi perekrutan yang tepat agar bisa mendapatkan karyawan terbaik sesuai kebutuhan perusahaan.

Namun ternyata menemukan karyawan yang berkompeten bukanlah hal yang mudah. Ada banyak kendala dan masalah yang dihadapi oleh perusahaan dalam melakukan proses rekrutmen. Masalah yang sering kali muncul adalah tidak sesuainya kualifikasi pelamar kerja dengan standarisasi perusahaan.

Oleh karena itu, ada tahapan yang bisa dilakukan HR agar menemukan kandidat karyawan terbaik dan menempatkan mereka di posisi yang tepat. Berikut ini tahapannya.

Menganalisa Kebutuhan dan Merencanakan Perekrutan

Perusahaan harus melakukan identifikasi terhadap adanya kebutuhan karyawan baru. Selain itu, perusahaan juga harus menentukan spesifikasi yang jelas dari kebutuhan karyawan baru dalam perusahaan, baik berdasarkan jumlah, tingkat keahlian, tingkat pendidikan dan tenggang waktu untuk pemenuhan kebutuhan tersebut.

Kemudian, perusahaan harus membuat perencanaan untuk perekrutan karyawan sesuai dengan posisi yang dibutuhkan. Jangan lupa untuk menentukan personel dari tim HR yang akan menjadi penanggung jawab untuk melakukan proses rekrutmen, memonitor proses, memilah pelamar, melakukan interview, hingga pada akhirnya memberikan penawaran kerja.

Note : Baca artikel Seluk Beluk HR Manager, Berikut Hal-hal yang Wajib Diketauhi

Menentukan Metode Rekrutmen dan Memproses Lamaran

Ada beberapa metode untuk melakukan perekrutan karyawan, diantaranya adalah memanfaatkan lembaga pendidikan, iklan, departemen tenaga kerja, perusahaan pencari tenaga kerja, dan masih banyak lagi.

Tidak hanya satu metode saja, perusahaan dapat memilih dan menentukan lebih dari satu metode untuk mendapatkan karyawan dengan kualitas terbaik. Setelah lokasi pencarian kandidat dan metode rekrutmen ditentukan, langkah selanjutnya adalah memproses lamaran kerja yang masuk.

Jangan lupa untuk menyiapkan kriteria pilihan untuk membantu proses eliminasi, jika kandidat pelamar yang masuk terlalu banyak. Untuk mempersingkat proses rekrutmen, hanya pelamar yang sesuai dengan kriteria dan memenuhi syarat lah yang akan dihubungi.

Seluruh surat lamaran kerja yang masuk harus disaring guna menyisihkan kandidat pelamar yang tidak memenuhi syarat berdasarkan kualifikasi-kualifikasi pekerjaan.

Melakukan Seleksi Pelamar Kerja

Biasanya, tim HR akan menggunakan telepon untuk melakukan wawancara singkat atau pra-wawancara untuk meyakinkan bahwa pelamar yang lolos seleksi berkas memang sesuai untuk diundang wawancara langsung. Informasikan kepada pelamar bahwa sebelum wawancara mereka harus mengisi formulir lamaran kerja, dan lain sebagainya.

Selain itu, tim HR juga harus memeriksa referensi dan latar belakang pelamar kerja. Setelah itu, barulah siap untuk memilih dan menentukan kandidat pelamar kerja mana yang paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Membuat Penawaran Kerja

Setelah proses rekrutmen selesai, maka tim HR dapat menentukan posisi jabatan untuk setiap kandidat pelamar kerja terpilih. Persiapkan penawaran dan kontrak kerja yang sesuai dengan posisi jabatan tersebut.

Tim HR dapat membuat surat pemberitahuan dan ucapan terima kasih kepada para kandidat yang belum diterima bekerja. Hal tersebut penting dilakukan untuk membuat citra baik perusahaan dimata pelamar kerja.

Dalam proses pemberian penawaran kerja, perusahaan tetap membutuhkan calon pengganti kandidat sebagai salah satu upaya menghadapi penolakan dari kandidat yang pertama.

Menerima Karyawan Baru dan Menentukan Masa Orientasi

Akhir dari proses rekrutmen adalah menerima karyawan baru. Perusahaan sebaiknya menyambut karyawan baru dengan ramah.

Impresi pertama yang baik akan menentukan hubungan kerja antara karyawan baru dengan perusahaan. Kemudian, tim HRD masih bertugas untuk memberikan orientasi kepada karyawan baru.

Orientasi ini penting untuk dilakukan dengan tujuan dapat memperkenalkan lingkungan kerja perusahaan, memberikan pelatihan atau training dan memantau kinerja karyawan baru tersebut. Dengan diberikannya masa orientasi ini, setiap karyawan baru diharapkan dapat mampu mengikuti kinerja karyawan senior lainnya.

Agar proses orientasi karyawan baru berjalan lancar, HR bisa menggunakan aplikasi HRIS seperti Talenta yang bisa support untuk proses onboarding karyawan. Tahapan onboarding di layanan Talenta juga dapat disesuaikan dengan regulasi yang berlaku di perusahaan.

Note : Baca artikel Dear HR Manager, Ini Pentingnya Gunakan HRIS

aplikasi gaji online

Menghitung Gaji, Tunjangan, dan Kesejahteraan Karyawan

Sebagai HR, setiap staff, dan juga Anda tentunya, memiliki tanggung jawab besar untuk mengoptimalkan sumber daya manusia yang dimiliki perusahaan. Urusan teknis seperti pengembangan potensi, peningkatan kinerja hingga peninjauan hasil kerja selama periode waktu tertentu jadi tugas utama.

Ada juga yang tidak boleh dilupakan, yaitu menghitung gaji karyawan.

Meski tidak bisa dikatakan sebagai sesuatu yang rumit dan membutuhkan waktu banyak, penghitungan gaji setiap karyawan harus dilakukan secara cermat. Hal ini karena gaji merupakan hak karyawan yang tercantum dalam Undang Undang Ketenagakerjaan. Sehingga jumlah dan penghitungannya harus tepat sesuai aturan yang berlaku.

Di samping itu HR juga perlu memahami kebijakan perusahaan yang diterapkan terkait gaji karyawan ini. Dengan demikian, penghitungan gaji setiap karyawan bisa dilakukan secara tepat sesuai regulasi dalam UU dan kebijakan perusahaan.

Note : Baca artikel Panduan Lengkap Penghitungan Gaji Karyawan Sesuai Regulasi Pemerintah

Dalam melakukan proses hitung gaji karyawan, terdapat banyak variabel yang harus masukkan ke dalam penghitungannya. Misalnya saja gaji pokok, tunjangan, insentif, hitungan lembur, hitungan absensi, bonus atas prestasi tertentu, reimbursement ketika melakukan dinas luar kota, hingga denda dan pajak serta asuransi ketenagakerjaan.

Untuk mempermudah prosesnya, HR bisa menggunakan Human Resource System Information atau HRIS seperti Talenta. Dengan bantuan Talenta, proses penghitungan gaji atau payroll jadi jauh lebih mudah dan cepat. Pelajari selengkapnya Talenta di sini.

Pencatatan Kehadiran Karyawan

Kedisiplinan karyawan dapat dinilai salah satunya melalui tingkat kehadirannya di kantor. Setiap perusahaan tentu saja memiliki standar sendiri untuk kehadiran setiap karyawan. Ini yang menjadi tugas berat seorang HR.

Sistem absensi perlu dibuat HR agar ada pencatatan dan bukti hadir atau tidaknya seorang karyawan setiap harinya. Sistem absensi karyawan dapat menjadi faktor penting yang dapat mempengaruhi profitabilitas keseluruhan operasi bisnis dan prospek pertumbuhan di masa depan.

Saat ini, HR sudah menggunakan banyak sistem absensi. Yang paling banyak digunakan adalah mesin absensi karyawan seperti fingerprint.

Selain mesin fingerprint, penggunaan aplikasi absensi online seperti Talenta justru dinilai lebih praktis. Perusahaan yang menerapkan sistem absensi online, tidak perlu membeli mesin absensi.

Hanya bermodalkan software atau aplikasi absensi yang dapat di-install dan dapat diakses pada smartphone karyawan. Tentu saja cara ini akan menghemat biaya perusahaan.

Kelebihan lainnya adalah biaya yang dibutuhkan untuk membeli software absensi online tidak besar. Harga software absensi online berlisensi tidak begitu mahal dan sangat variatif. Tentu saja dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.

Manfaat Penggunaan Sistem Absensi Online

Banyaknya kerumitan yang dapat ditimbulkan dari sistem absensi yang dilakukan secara manual, menjadikan perusahaan kini banyak beralih untuk menggunakan sistem online melalui aplikasi. Sistem absensi jenis ini dianggap jauh lebih mudah dan efektif.
Berikut ini ada beberapa manfaat dari sistem absensi online yang bisa Anda dapatkan:

  1. Sistem absensi online tentu saja akan memudahkan tim HR perusahaan dalam melakukan pencatatan dan rekapitulasi data. Begitu juga dalam absensi online, data kehadiran, ketidakhadiran, hingga keterlambatan karyawan akan langsung tercatat secara otomatis tanpa harus memindahkan data secara manual. Apalagi, sistem online dapat membentuk suatu integrasi antar data sehingga perubahan data yang satu akan langsung mengubah data lainnya.
  2. Melalui sistem absensi online, hanya karyawan yang bersangkutan yang dapat mengakses akunnya sendiri. Hal ini dapat menjadikan peluang kecurangan akan lebih kecil dan sulit. Data yang didapat melalui absensi online juga dapat diolah secara langsung dan real-time sehingga hasilnya dapat langsung terdata.
  3. Karena sistem absensi dilakukan secara online, maka waktu yang digunakan juga otomatis sesuai dengan waktu sebenarnya yang berlaku di semua perangkat. Hal tersebut akan membuat perhitungan jam kerja menjadi lebih akurat dan tidak dapat diprotes oleh karyawan. Apalagi bagi perusahaan yang memberlakukan kebijakan gaji berdasarkan keterlambatan, maka sistem absensi online akan sangat membantu.
  4. Apabila sistem penggajian di dalam perusahaan ditentukan oleh tingkat kehadiran, maka sistem online dapat membantu perusahaan untuk melakukan validasi jumlah kehadiran. Hal ini juga berlaku bagi karyawan yang mengambil jam lembur. Dengan demikian, mereka akan mendapatkan upah lembur sesuai dengan data yang sudah tersimpan pada sistem.

aplikasi HRIS Indonesia

Pengaturan Waktu Kerja

Salah satu tugas berat lainnya HR dalam mengelola kebutuhan karyawan adalah pengaturan jam kerja. Jam kerja di Indonesia, termasuk di dalamnya waktu istirahat kerja dan lembur, telah diatur dalam pasal 77 hingga pasal 85 Undang Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan.

Jam kerja adalah waktu untuk melakukan pekerjaan, dapat dilaksanakan siang hari dan/atau malam hari.

Untuk karyawan yang bekerja 6 hari dalam seminggu, jam kerjanya adalah 7 jam/hari dan 40 jam/minggu. Sedangkan untuk karyawan dengan 5 hari kerja dalam seminggu, kewajiban bekerja mereka 8 jam/hari dan 40 jam/minggu.

Pasal 77 ayat 1, UU No 13 Tahun 2003 mewajibkan setiap pengusaha untuk melaksanakan ketentuan jam kerja. Ketentuan jam kerja ini telah diatur dalam 2 sistem seperti yang telas disebutkan diatas yaitu:

1. 7 jam kerja dalam 1 hari atau 40 jam kerja dalam 1 minggu untuk 6 hari kerja dalam 1 minggu; atau
2. 8 jam kerja dalam 1 hari atau 40 jam kerja dalam 1 minggu untuk 5 hari kerja dalam 1 minggu.

Pada kedua sistem jam kerja tersebut juga diberikan batasan jam kerja yaitu 40 jam/minggu. Apabila melebihi dari ketentuan waktu kerja tersebut, maka waktu kerja biasa dianggap masuk sebagai waktu kerja lembur, sehingga karyawan berhak atas upah lembur.

Untuk mempermudah perhitungan jadwal dan jam kerja karyawan, HR membutuhkan software HRIS seperti Talenta. Dengan software ini, HR bisa mengatur hingga melacak jam kerja karyawan. Lebih mudah bukan.

Pengaturan Cuti

Salah satu hak karyawan dalam bekerja adalah mendapatkan cuti. Adapun cuti karyawan di Indonesia terdiri dari berbagai jenis. Ini yang harus dipahami HR.

Kebijakan pemberlakukan aturan cuti pun berbeda-beda di setiap perusahaan. Namun kebijakan tersebut tidak boleh bertentangan dengan Undang Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan, dimana salah satu pasalnya mengatur soal cuti.

Note : Baca artikel Panduan Lengkap Cuti Karyawan dan Bagaimana HRIS Bisa Membantu Prosesnya

Sistem cuti karyawan yang sangat kompleks bisa dikelola dengan cepat dan mudah, yaitu dengan menggunakan aplikasi HRIS seperti Talenta. Jika biasanya pengajuan cuti secara manual memakan waktu yang cukup lama, melalui aplikasi HRIS pengajuan cuti bisa dilakukan dengan cepat.

Karyawan bisa menyerahkan pengajuan cuti lewat aplikasi tentunya dengan layanan self service. Kemudian pihak HR bisa segera memeriksa pengajuan tersebut.

Memberikan Pelatihan dan Pengembangan Karyawan

Pelatihan dan pengembangan merupakan usaha yang dilakukan untuk membentuk karyawan yang berkualitas dengan memiliki keterampilan, kemampuan kerja dan loyalitas kerja kepada perusahaan. Dalam memberikan pelatihan dan pengembangan kepada karyawannya, HR tidak boleh asal.

Perlu menggunakan metode-metode yang terintegritas dan mengikuti perkembangan zaman. Misalnya membuat desain program pelatihan, kursus dan kurikulum yang dibutuhkan dalam memenuhi kebutuhan pelatihan. Adapun tujuan dari pelatihan dan pengembangan karyawan sebagai berikut:

1. Meningkatkan kinerja para karyawan.
2. Meningkatkan kemampuan kerja para karyawan.
3. Dapat memiliki jiwa tanggung jawab kepada perusahaan.
4. Memiliki sikap yang lebih baik.
5. Meningkatkan keterampilan para karyawan.
6. Menggali potensi yang dimiliki individu.
7. Para karyawan diharapkan mampu memecahkan masalah secara rasional.
8. Untuk mengembangkan karier.

Menciptakan Hubungan yang harmonis Karyawan – Perusahaan

Membangun hubungan industrial yang harmonis sangat diperlukan dalam peningkatan kondisi kerja, produktivitas, daya saing, dan kualitas kerja.

Hubungan industrial dalam arti yang lebih luas berarti adanya hubungan antara semua pihak yang terkait ataupun memiliki kepentingan atas suatu proses produksi di suatu perusahaan sehingga hubungan industrial yang perlu dibangun tidak hanya antara pengusaha dengan karyawan tetapi juga mencakup hubungannya dengan pemerintah serta masyarakat yang dalam hal ini bisa supplier, vendor, pembeli ataupun pelanggan.

Dengan adanya hubungan industrial yang dinamis serta harmonis, semua pihak yang terlibat dalam sistem produksi akan mendapatkan keuntungan.

Dalam membangun dan membesarkan suatu perusahaan, HR perlu menjalin suatu hubungan industrial yang harmonis dengan karyawan. Sehingga tidak akan ada pihak yang merasa dirugikan.

Dalam menciptakan hubungan industrial yang dinamis, harmonis, dan kondusif, HR perlu melakukan beberapa strategi seperti di bawah ini.

Lebih Memahami Perilaku Karyawan

Setiap karyawan yang bekerja di perusahaan tentu memiliki perilaku dan tujuan ataupun kepentingan masing-masing. Adanya perbedaan persepsi dari pihak manajemen perusahaan, karyawan, dan serikat pekerja seringkali memicu adanya permasalahan yang berujung pada kerusuhan, pemogokan, ataupun lainnya.

Untuk bisa menjalin hubungan yang baik perlu dibangun suatu komunikasi yang bisa menjadi jembatan yang menghubungkan masing-masing pihak agar tercipta suasana damai yang nantinya bisa lebih memahami kepentingan dan keinginan dari masing-masing pihak. Hal ini akan sangat berguna untuk bisa menciptakan suasana dan lingkungan kerja yang baik sehingga kualitas dan produktivitas pun akan semakin meningkat.

Menyediakan Fasilitas Terbaik Kepada Karyawan

Banyak permasalahan ataupun konflik di perusahaan timbul akibat adanya rasa kurang puas dari pekerja atas fasilitas yang diberikan perusahaan. Para karyawan merasa bekerja di bawah tekanan namun gaji ataupun fasilitas yang diberikan tidak sesuai dengan apa yang mereka lakukan.

Untuk bisa mengembangkan dan membesarkan perusahaan, menyediakan dan memberikan fasilitas terbaik bisa menjadi salah satu langkah untuk bisa membangun hubungan industrial yang harmonis di antara pengusaha dan pekerja.

Memberikan Keterbukaan dan Hubungan Baik dengan Bawahan

Meskipun pengusaha memiliki kedudukan dan peran yang lebih tinggi dibandingkan para pekerja, namun, menjaga hubungan baik sangat perlu untuk dilakukan. Dengan menyediakan sarana dan wadah yang bisa membantu para bawahan dalam menyampaikan aspirasi, pemikiran, ekspresi, dan kebebasan akan membuat keterbukaan dan hubungan baik dengan bawahan bisa terjalin.

Ada berbagai masalah yang timbul dalam hubungan industrial akibat kurang harmonisnya antara atasan dan bawahan sehingga menimbulkan ketegangan yang berujung pada konflik besar.

Note : Baca artikel Menyusun Program Benefit Karyawan yang Efektif dan Pentingnya Peran HRIS

Cara Kerja Sistem HRIS agar Memudahkan HR Mengelola Karyawan

Mungkin banyak yang sudah tidak asing lagi dengan istilah HRIS. Namun apakah Anda tahu bagaimana cara kerja sistem HRIS dalam membantu HR mengelola karyawan?

Era digital tentu berkaitan erat dengan perkembangan teknologi. Salah satu bentuk teknologi modern yang tengah populer di sejumlah perusahaan adalah sistem HRIS.

HRIS merupakan singkatan dari Human Resources Information System atau Sistem Informasi Sumber Daya Manusia. Lebih jelasnya, HRIS bisa diartikan sebagai perangkat lunak yang bertujuan menyederhanakan pengelolaan administrasi perusahaan.

Divisi HR yang bertanggung jawab atas urusan personalia perusahaan sangat terbantu dengan adanya sistem HRIS. Semua pekerjaan yang sebelumnya dilakukan secara manual dan menyita waktu, kini menjadi lebih mudah dan dapat selesai dalam waktu singkat.

Note : Baca artikel Penjelasan Lengkap Soal HRIS yang Harus Dipahami HR

Jenis HRIS

Sebagai salah satu inovasi yang memberikan banyak manfaat terhadap perkembangan HR, HRIS tidak dapat dipandang sebelah mata. Sementara itu, ada beberapa jenis HRIS yang paling banyak digunakan di Indonesia.

Tentunya jenis HRIS ini diperlukan HR dalam mengelola kebutuhan karyawan. Berikut ini jenisnya.

HRIS Operational

Jenis HRIS yang pertama adalah HRIS Operational. Seperti namanya, HRIS jenis ini sangat berkaitan dengan pemenuhan kebutuhan tim HR dalam melakukan pengelolaan hal-hal yang bersifat operasional.

Untuk HRIS jenis ini, HR memegang akses penuh dalam melihat data seluruh karyawan dan melakukan pengambilan keputusan yang berkaitan dengan karyawan tersebut.

Terdapat 5 (lima) komponen penting dalam HRIS Operational, yaitu:

Employee Information System

Employee Information System memuat semua data karyawan yang tercantum ke dalam sistem. Mulai dari nama hingga pengalaman kerja karyawan dapat dimasukkan ke dalam komponen ini.

Position Control System

Pada komponen ini, semua data posisi karyawan dalam sebuah perusahaan dapat termonitor dengan baik. Komponen sistem tersebut dapat memudahkan tim HR dan Leader dalam menemukan posisi kosong dan melakukan ketentuan hiring karyawan baru.

Performance Management Information System

Seperti namanya, komponen ini berkaitan dengan penilaian kinerja setiap karyawan pada perusahaan. Sehingga tim HR dan para Leader bisa melihat tingkat kinerja setiap karyawan.

Applicant Selection and Placement Information System

Komponen ini berfungsi dalam proses recruitment karyawan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Government Reporting and Compliance System

Komponen ini dapat membantu tim HR dalam melakukan pengelolaan terhadap peraturan pemerintah terkait dengan ketenagakerjaan.

HRIS Tactical

Jenis software HRIS yang kedua adalah HRIS Tactical. Pada HRIS jenis ini, tim HR akan dimudahkan dalam melakukan pengambilan keputusan dalam tujuan misalnya manpower planning, recruitment dan juga training.

Terdapat 4 (empat) komponen utama dalam HRIS Tactical ini, yaitu:

Job Analysis and Design Information System

Pada komponen ini HR dapat menyimpan data terkait dengan tugas dan tanggung jawab masing-masing karyawan.

Recruiting Information System

Pada komponen ini HR bisa membuat strategi dalam proses recruitment karyawan sehingga proses hiring dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.

Compensation and Benefit Information System

Pada komponen ini HR memungkinkan dalam melakukan perencanaan dan pembuatan strategi hingga keputusan yang berkaitan dengan kompensasi dan tunjangan karyawan melalui sistem.

Employee Training and Development System

Pada komponen ini berkaitan dengan pelatihan karyawan dimana tim HR dimudahkan dalam menentukan dan melakukan proses training kepada karyawan.

HRIS Strategic

Yang ketiga adalah HRIS Strategic. HRIS jenis ini berfungsi untuk menyamakan strategi perusahaan dengan karyawannya sehingga perusahaan dapat mendukung pekerjaan setiap karyawannya.

Terdapat 3 (tiga) komponen utama dalam HRIS Strategic, yaitu:

Information System Supporting Workforce Planning

Komponen ini dapat membantu perusahaan dalam melakukan perencanaan jangka panjang karena dapat menyediakan informasi mengenai kualitas dari SDM itu sendiri.

Specialized Human Resource Information System Software

Komponen ini berguna untuk mendukung fungsi manajemen HR.

Information System Supporting Labor Negotiation

Komponen ini bisa memudahkan tim HR dalam melakukan negosiasi dengan pihak ketiga seperti vendor, serikat pekerja, dan juga manajemen perusahaan secara keseluruhan dengan lebih mudah.

HRIS Comprehensive

Jenis HRIS yang terakhir adalah HRIS Comprehensive yang dapat mengintegrasikan seluruh data karyawan seperti data karyawan, penggajian, attendance, pelatihan karyawan, recruitment hingga regulasi pemerintah yang berkaitan dengan ketenagakerjaan.

apa itu hris (human resources information system)?

Cara Kerja Sistem HRIS

Cara kerja sistem HRIS umumnya cukup sederhana dan mudah dipahami oleh orang-orang awam sekalipun, sehingga tidak perlu memiliki keahlian khusus untuk mengoperasikannya.

Berbasis internet, HRIS memungkinkan seluruh informasi karyawan terkelola dan tersimpan secara otomatis dengan aman dan rapi di dalam satu sistem atau database. Karyawan hanya perlu masuk ke akun yang telah terdaftar pada sistem dan mengakses layanan atau informasi yang diperlukan. Berikut beberapa cara kerja fitur yang ada pada sistem HRIS.

Dapat dengan Mudah Mengelola Absensi Online

Selain mencatat kehadiran, absensi dapat digunakan sebagai alat untuk mengukur indikator kinerja karyawan. Pengaplikasian absensi online yang ada pada sistem HRIS sangat berguna bagi karyawan dan tim HR.

Absensi online dapat diakses melalui ponsel pintar masing-masing. Hal ini tentunya memudahkan tak hanya karyawan yang bekerja di kantor tetapi juga mereka yang bekerja secara remote.

Menginput data absensi secara manual sangat rumit dan memakan waktu lama. Dengan absensi online pada sistem HRIS, pihak HR akan mudah rekapitulasi data absensi karyawan yang tercatat secara otomatis dan real time.

Menghitung Gaji Karyawan dengan Cepat dan Akurat

Setelah absensi online, fitur berguna lainnya pada HRIS adalah sistem payroll atau penggajian. Sistem payroll dapat memudahkan HR dalam menghitung serta mendistribusikan gaji karyawan dengan cepat serta akurat.

Sistem payroll ini terintegrasi dengan sistem absensi dan cuti, sehingga penghitungan gaji akan disesuaikan secara otomatis dengan catatan kehadiran karyawan. Dengan begitu, karyawan akan menerima gaji sesuai dengan kontribusinya.

Karyawan Dapat dengan Mudah Mengajukan Cuti dan Reimbursement

Karyawan bisa mengajukan cuti dan klaim reimbursement dengan mudah melalui sistem HRIS.

Pengajuan cuti yang dilakukan secara online akan lebih sederhana tanpa melalui proses yang birokratis. Sebelum mengajukan cuti, karyawan dapat mencocokkannya dengan jadwal kerja yang tertera pada sistem.

Setelah cuti diajukan, atasan bisa menyetujuinya secara real time, sehingga karyawan akan segera tahu hasilnya tanpa menunggu lama. HR pun tidak perlu mencatat sisa jatah cuti karyawan karena sudah tercatat otomatis oleh sistem.

Begitu juga dengan reimbursement. Dengan sistem HRIS, mengajukan klaim reimbursement tidak perlu repot. Karyawan hanya perlu mengunggah bukti transaksi seperti kuitansi atau struk berisi biaya yang dikeluarkan, lalu akan mendapat notifikasi dari pihak perusahaan.

Karyawan Dapat dengan Mudah Mengakses Tugas Harian

Selain fitur-fitur di atas, HRIS juga menghadirkan sistem ESS (Employee Self Service). Sistem ESS membuat karyawan dapat mengakses tugas-tugas harian yang telah dijadwalkan secara mandiri melalui ponsel masing-masing. Hal ini memberikan tingkat fleksibilitas yang tinggi bagi karyawan.

Selain tugas, informasi atau data yang berkaitan dengan urusan personalia seperti absensi, cuti, dan slip gajian juga dapat diakses langsung oleh karyawan.

Setelah mengetahui cara kerja sistem HRIS, sekarang saatnya memilih software HRIS yang tepat bagi perusahaan Anda. Sebagai HR, anda harus mempertimbangkan dengan baik software HRIS seperti apa yang akan Anda jadikan mitra.

Talenta merupakan salah satu penyedia software HR terbaik di Indonesia. Dibekali berbagai fitur canggih mulai dari absensi, cuti hingga perhitungan payroll, Talenta dapat dijadikan solusi membantu mengelola administrasi perusahaan dengan lebih praktis. Tunggu apa lagi? Dapatkan demo Talenta di sini dan konsultasikan masalah HR Anda kepada kami!


PUBLISHED01 Sep 2020
Wiji Nurhayat
Wiji Nurhayat