Permudah Menghitung Gaji Karyawan dengan Cara Berikut!

Permudah Menghitung Gaji Karyawan dengan Cara Berikut!

Siapakah yang tidak mengenal kata “gaji”? Bisa dikatakan bahwa gaji merupakan salah satu daya tarik utama dan dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan apabila seseorang hendak melamar suatu pekerjaan. Seorang karyawan yang bekerja akan mendapatkan bayaran pada periode tertentu atas kerja keras yang telah dia lakukan. Gaji atau upah tersebut nantinya akan dimanfaatkan oleh karyawan tersebut guna memenuhi kebutuhan sehari-hari dan ditabung untuk keperluan tidak terduga. Tidak bisa dipungkiri, gaji memang memiliki peran yang penting baik bagi perusahaan maupun karyawan. Oleh karena sifatnya yang sensitif, perusahaan harus berhati-hati dalam menentukan struktur gaji dan memberikannya kepada karyawan. Pemberian gaji atau penggajian ini juga tidak bisa dilakukan secara asal dan sembarangan. Maksudnya, perusahaan harus memerhatikan undang-undang yang mengatur soal pengupahan. Artikel Talenta kali ini akan fokus terhadap bagaimana cara menghitung gaji karyawan dengan baik dan benar.

Tinggalkan HR dan payroll manual, saatnya beralih ke Aplikasi HRIS Talenta dengan fitur absensi online, payroll dan fitur yang mempermudah pekerjaan HRD lainnya.

Mengenal Gaji dan Fungsinya

Gaji bisa jadi merupakan hal yang sangat Anda tunggu-tunggu di setiap bulannya. Sebelum membahas cara menghitung gaji, ada baiknya bila Anda pahami dulu apa itu definisi gaji. Mulyadi (2003) mendefinisikan gaji sebagai metode pembayaran atau penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer, sedangkan upah umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana (buruh). Pendapat lainnya mengenai gaji dinyatakan oleh Andrew F. Sikula (2007) sebagai balas jasa yang berbentuk uang yang diterima oleh karyawan sebagai konsekuensi dari statusnya sebagai karyawan yang memberikan kontribusi untuk mencapai tujuan perusahaan. Kedua pengertian di atas sejalan dengan yang dicetuskan oleh Handoko (2003) bahwa gaji adalah pemberian pembayaran finansial kepada karyawan sebagai balas jasa untuk pekerjaan yang dilaksanakan dan sebagai motivasi pelaksanaan kegiatan di waktu yang akan datang.

Dari berbagai pengertian tersebut, dapat disimpulkan bahwa gaji merupakan suatu hak karyawan yang harus dibayarkan oleh perusahaan atas kontribusinya yang telah diberikan kepada perusahaan, berupa waktu, tenaga dan pikiran. Jika karyawan telah melaksanakan seluruh pekerjaan sesuai dengan yang telah disepakatinya bersama perusahaan dalam perjanjian kerja, maka mereka layak mendapatkan bayaran yang setimpal. Tujuan lain pemberian gaji adalah untuk menjamin sebuah keadilan, dengan memberikan gaji yang sesuai porsinya kepada karyawan. Penggajian ini didasarkan pada sejumlah faktor, yakni kemampuan, kinerja, posisi dan bahkan level pendidikan. Biasanya, gaji dibayarkan pada setiap tanggal tertentu atau sesuai kesepakatan antara perusahaan dan karyawan 

Adapun beberapa fungsi gaji yang perlu Anda ketahui adalah sebagai berikut:

1. Memotivasi Karyawan

Jika gaji dialokasikan kepada karyawan atau sumber daya manusia secara efisien, maka itu akan membantu mendorong para karyawan untuk bekerja dengan lebih baik dan lebih produktif lagi di masa mendatang. Jika karyawan semakin produktif, maka perusahaan tentu saja akan mendapatkan manfaatnya, yakni kinerja perusahaan akan meningkat.

2. Mendorong Stabilitas dan Pertumbuhan Ekonomi

Secara tidak langsung, pemberian gaji yang layak kepada karyawan, sesuai pekerjaan yang mereka lakukan, dapat membantu mendorong stabilitas dan pertumbuhan ekonomi. Oleh karena itu, perusahaan perlu memerhatikan upah minimum dalam membayarkan gaji karyawan. Pembayaran gaji ini tidak boleh lebih rendah dari standar yang telah ditetapkan di masing-masing wilayah. 

3. Mempertahankan Keberadaan Karyawan untuk Jangka Panjang

Penggajian yang sesuai dengan undang-undang dan skala upah juga sangat penting baik bagi karyawan maupun perusahaan itu sendiri. Karyawan akan bertahan lama bekerja di suatu perusahaan apabila perusahaan tersebut memperlakukannya dengan baik, tidak pernah terlambat dalam memberi gaji serta membayarkannya sesuai dengan standar yang berlaku. Jika tidak, maka karyawan tidak segan untuk mundur dari perusahaan itu dan mencari pekerjaan yang lebih baik. Jika turn over berkurang, perusahaan juga yang akan merasakan manfaatnya tanpa perlu repot melakukan perekrutan berulang kali.

Baca juga : Jangan Bingung, Ini Cara Mudah Menghitung PPh 21 Kenaikan Gaji

Komponen-komponen Gaji 

Sebelum menghitung gaji karyawan, Anda perlu mengetahui apa saja komponen-komponen gaji  yang harus diperhatikan perusahaan.

1. Gaji Pokok

Gaji pokok merupakan komponen dasar pendapatan seorang karyawan yang digunakan sebagai standar untuk menghitung komponen lainnya seperti potongan, tunjangan atau insentif, uang lembur dan lain sebagainya. Mengacu pada Undang-Undang No. 13 Tahun 2003 Pasal 94 tentang Ketenagakerjaan, besaran gaji pokok paling kecil adalah 75% dari upah keseluruhan karyawan, berupa gaji netto atau bersih dan tunjangan tetap. Umumnya, besaran gaji pokok harus ditetapkan berdasarkan UMR atau upah minimum regional yang berlaku pada wilayah itu. Selain itu, posisi dan jabatan juga turut berperan dalam menentukan besaran gaji pokok.

2. Tunjangan Tetap

Berdasarkan Surat Edaran Menteri Tenaga Kerja Republik Indonesia Nomor 7 Tahun 1990, tunjungan tetap adalah pembayaran yang teratur berkaitan dengan pekerjaan yang diberikan secara tetap untuk karyawan serta dibayarkan dalam satuan waktu yang sama dengan pembayaran upah pokok. Dengan kata lain, tunjangan tetap dapat diartikan sebagai manfaat atau benefit yang diterima jika Anda bekerja di suatu perusahaan. Besarnya tunjangan tetap dapat berubah apabila karyawan mengalami kenaikan jabatan atau bahkan penurunan. Tunjangan tetap juga tidak dipengaruhi oleh hal-hal seperti ketidakhadiran atau kinerja karyawan. Contohnya antara lain seperti, Tunjangan Istri; Tunjangan Anak; Tunjangan Perumahan; Tunjangan Kemahalan; Tunjangan Daerah dan lain-lain. 

3. Tunjangan Tidak Tetap

Masih menurut surat edaran menteri yang sama, tunjangan tidak tetap adalah suatu pembayaran secara langsung atau tidak langsung berkaitan dengan pekerja, diberikan secara tidak tetap untuk pekerja dan keluarganya serta dibayarkan menurut satuan waktu yang tidak sama dengan waktu pembayaran upah pokok. Bedanya dengan tunjangan tetap, tunjangan tidak tetap dipengaruhi oleh faktor-faktor tertentu seperti kehadiran, keterlambatan, performa karyawan dan lain sebagainya. Contohnya adalah Tunjangan Transportasi dan Tunjangan Makan. 

4. Potongan

Selain tunjangan, komponen gaji yang lainnya ada berupa potongan. Potongan adalah sesuatu yang dapat mengurangi jumlah penghasilan. Potongan tersebut umumnya terdiri dari pajak dan berbagai iuran BPJS baik kesehatan maupun ketenagakerjaan. Di samping potongan-potongan yang disebutkan di atas, ada pula potongan yang tidak bersifat tetap dan bergantung pada kebijakan masing-masing, seperti cicilan utang pada perusahaan, denda keterlambatan atau ketidakhadiran serta sanksi atas pelanggaran peraturan. 

5. Upah Lembur

Lembur adalah pekerjaan yang dilakukan oleh karyawan di luar jam kerja resmi atau bisa dikatakan jam kerja tambahan. Saat karyawan lembur, mereka mendapatkan imbalan untuk itu, yang disebut dengan uang lembur. Setiap perusahaan memiliki besaran uang lembur yang berbeda-beda, disesuaikan dengan kesepakatan antara karyawan dan perusahaan.

6. Bonus

Komponen gaji yang terakhir adalah bonus. Bonus adalah kompensasi yang diberikan perusahaan kepada karyawan atas kinerjanya yang baik serta memberikan dampak baik kepada perusahaan. Yang termasuk dalam kategori bonus adalah THR atau tunjangan hari raya, bonus tahunan dan bonus kinerja. Besaran bonus ditentukan berdasarkan kebijakan masing-masing perusahaan.

Cara Menghitung Gaji Karyawan 

Menghitung gaji karyawan harus dilakukan dengan benar dan akurat karena menyangkut uang yang merupakan hal sensitif. Berbeda status karyawan, maka berbeda pula cara menghitung gajinya, termasuk karyawan tetap, tidak tetap, paruh waktu ataupun penuh waktu. 

1. Menghitung Gaji Karyawan Tetap

Sebelum menghitung gaji karyawan tetap di suatu perusahaan, penting bagi Anda untuk mengetahui berapa besaran masing-masing komponen gaji. Untuk lebih memahaminya, Talenta akan menyuguhkan contoh kasus seperti berikut. Fatih merupakan seorang pegawai swasta berstatus tetap dengan asumsi data terkait penghasilan dan pengeluaran per bulan sebagai berikut:

Komponen Pemasukan Gaji Jumlah 
Gaji pokok 5.000.000
Uang lembur 500.000
Tunjangan tetap 500.000
Total Gaji yang Diterima Rp6.000.000

Selain komponen-komponen pemasukan di atas, terdapat pula pengurang gaji bersih seperti biaya jabatan 5%, iuran BPJS dan pajak penghasilan pasal 21 (PPh 21) seperti yang digambarkan pada tabel berikut:

Komponen Pengurangan Jumlah
Biaya Jabatan  250.000
Iuran BPJS  60.000
PPh pasal 21 97.500
Total Pengurangan Rp407.500

Setelah menghitung komponen pemasukan dan pengurang dari gaji Fatih,  maka kurangkan keduanya untuk melihat seberapa besar gaji yang diterima oleh Fatih per bulan.

Komponen Gaji bersih Jumlah
Total pemasukan 6.000.000
Total pengurangan 407.500
Total Gaji Bersih Rp5.592.000

Berdasarkan perhitungan di atas, gaji bersih yang terima Fatih setiap bulannya adalah Rp5.592.000

2. Menghitung Gaji Karyawan Tidak Tetap

Faktor pembeda perhitungan gaji karyawan tetap dan tidak tetap adalah biaya jabatan. Karyawan tetap harus membayarkan biaya jabatan sebanyak 5% dari total jumlah gajinya sedangkan karyawan tidak tetap tidak perlu membayarkannya. Masih berdasarkan contoh kasus Fatih dengan status sebagai karyawan tidak tetap, berikut adalah tabel perhitungan gaji tanpa dikurangi biaya jabatan.

Komponen Pemasukan Gaji Jumlah 
Gaji pokok 5.000.000
Uang lembur 500.000
Tunjangan tetap 500.000
Total Gaji yang Diterima Rp6.000.000

Komponen pengurang gaji Fatih tidak melibatkan biaya jabatan, sehingga tidak perlu ada pengurangan sebesar 5% dari gajinya, cukup iuran BPJS dan PPh pasal 21 saja.

Komponen Pengurangan Jumlah
Iuran BPJS  60.000
PPh pasal 21 97.500
Total Pengurangan Rp157.500

Seperti sebelumnya, jika selesai menghitung komponen pemasukan dan pengurang dari gaji Fatih,  maka kurangkan keduanya untuk melihat seberapa besar gaji yang diterima oleh Fatih per bulan.

Komponen Gaji bersih Jumlah
Total pemasukan 6.000.000
Total pengurangan 157.500
Total Gaji Bersih Rp5.843.000

Berdasarkan perhitungan di atas, gaji bersih yang terima Fatih setiap bulannya adalah Rp5.843.000

Cara di atas merupakan cara yang umum digunakan untuk menghitung gaji karyawan tetap maupun tidak setiap bulannya. Lalu bagaimana dengan karyawan paruh waktu atau karyawan yang baru masuk pertengahan bulan? Untuk itu diciptakan sebuah metode yang disebut metode prorata. 

3. Menghitung Gaji dengan Metode Prorata 

Metode prorata adalah metode penghitungan gaji yang dilakukan secara proporsional. Biasanya metode ini didasarkan pada jumlah jam kerja/waktu kerja karyawan. Berikut adalah langkah-langkah menghitung gaji dengan metode prorata

  • Hitung jumlah hari kerja dalam satu bulan
  • Hitung gaji pokok dan tunjangan yang telah ditetapkan per bulannya oleh perusahaan 
  • Hitung gaji per jam dengan rumus gaji dibagi dengan jumlah jam kerja 
  • Hitung total upah menggunakan rumus: jumlah hari kerja dalam sebulan x jumlah jam kerja dalam sehari x upah/jam

Contoh kasus:

Ani adalah seorang karyawan swasta yang memiliki gaji sebesar Rp10.000.000 per bulan. Ani bekerja dari Senin hingga Jumat, yang pada umumnya berjumlah 23 hari kerja. Namun, dikarenakan beberapa alasan, Ani hanya bisa masuk 20 hari. Berapakah gaji yang Ani dapatkan?

Hari dan jam kerja : 23 hari dengan 8 jam kerja dalam satu hari.

Gaji selama sebulan : Rp10.000.000 

(Gaji pokok = Rp7.500.000 + Tunjangan = Rp2.500.00)

Gaji per jam :  Gaji/jumlah hari kerja dalam sebulan 

 Rp10.000.000/184 jam  = Rp54.347

Upah sesuai hari kerja : Jumlah hari kerja sebulan x jumlah jam kerja sehari x upah per jam

 20 hari × 8 ×  54.347 =  Rp8.695.000

Jadi gaji yang diterima Ani per bulannya adalah Rp8.695.000 per bulan. Angka tersebut belum termasuk potongan bpjs dan pajak.

Demikianlah beberapa cara yang umum dipakai untuk menghitung gaji karyawan. Kedua cara di atas sama-sama dapat digunakan oleh perusahaan, tergantung seperti apa kondisi dan status dari karyawan itu sendiri.

Baca juga : Pengaruh Kenaikan UMR 2020 Terhadap Gaji Pokok Anda

Mengingat gaji adalah hal krusial, penghitungannya harus dilakukan dengan ekstra hati-hati serta sesuai dengan UU yang berlaku dan tidak boleh dibayarkan terlambat. Namun, selain dengan cara manual, penghitungan gaji juga dapat dilakukan menggunakan software yang lebih efisien seperti Talenta. Talenta menyediakan solusi menyeluruh untuk segala kebutuhan administrasi HR dan payroll dengan cara yang lebih praktis. Dengan menggunakan Talenta, proses penggajian jadi lebih mudah karena semuanya dilakukan secara otomatis dan sesuai dengan kebijakan perusahaan. Dibekali dengan fitur-fitur yang lengkap tentunya akan memudahkan pekerjaan HRD di perusahaan Anda. Seluruh data yang ada di Talenta pun dijamin keamanannya sehingga Anda tidak perlu mengkhawatirkan penyalahgunaan data yang akan dilakukan oleh pihak tidak bertanggung jawab. Tunggu apa lagi? Segera gunakan Talenta dan cari tahu lebih lanjut di sini.

 


PUBLISHED24 Feb 2020
Poppy
Poppy