Salah satu tips untuk melaksanakan rekrutmen yang lancar dan mendapatkan kandidat berkualitas adalah dengan melakukan background check. Hal ini bertujuan untuk memverifikasi keabsahan CV dari kandidat serta memastikan background mereka sesuai dengan nilai serta budaya perusahaan.
Bagaimana caranya melaksanakan background check dengan baik? Simak selengkapnya di artikel berikut ini.
Apa Itu Background Check?
Dalam konteks rekrutmen, background check adalah proses verifikasi informasi calon karyawan untuk memastikan keakuratan data serta mengevaluasi kecocokan mereka dengan posisi yang ditawarkan.
Proses ini dilakukan oleh perusahaan atau pihak ketiga dengan tujuan memeriksa riwayat calon karyawan, termasuk aspek pendidikan, pengalaman kerja, referensi profesional, serta catatan kriminal, jika diperlukan.
Background check membantu memastikan bahwa kandidat memenuhi syarat untuk posisi tersebut dan memiliki rekam jejak yang sesuai dengan nilai serta etika perusahaan.
Proses background check biasanya dimulai setelah kandidat melewati tahap wawancara dan dianggap memenuhi kriteria untuk pekerjaan.
Informasi yang diverifikasi selama proses ini dapat mencakup pencapaian akademik, riwayat pekerjaan sebelumnya, keterampilan khusus, serta catatan keuangan atau kriminal, tergantung pada kebutuhan dan kebijakan perusahaan.
Di beberapa negara, background check diatur oleh hukum untuk melindungi privasi kandidat, sehingga perusahaan perlu mendapatkan izin dari kandidat sebelum melakukan pemeriksaan.
Background check memiliki peran penting dalam mengurangi risiko perusahaan, seperti meminimalkan kemungkinan adanya informasi palsu dalam CV atau menghindari perekrutan kandidat yang berpotensi membahayakan keamanan atau reputasi perusahaan.
Dengan hasil pemeriksaan ini, tim rekrutmen dapat membuat keputusan perekrutan yang lebih tepat dan memastikan bahwa kandidat terpilih tidak hanya kompeten, tetapi juga dapat memberikan kontribusi positif di lingkungan kerja.
Baca juga: Tipe-Tipe Karyawan di Kantor dan Karakteristik yang Perlu Dikenali HR
Kenapa Employee Background Check Ini Penting?
Employee background check menjadi sangat penting dalam proses rekrutmen karena membantu perusahaan menghindari risiko rekrutmen yang buruk.
Rekrutmen yang tidak tepat bisa mengakibatkan konsekuensi negatif bagi organisasi, seperti rendahnya kinerja, konflik di tempat kerja, atau bahkan dampak finansial akibat penggantian karyawan dalam waktu singkat.
Dengan background check, perusahaan dapat memverifikasi informasi yang diberikan kandidat, seperti pengalaman kerja, pendidikan, dan keterampilan.
Hal ini memungkinkan perusahaan memilih kandidat yang benar-benar sesuai dan kompeten untuk posisi yang ditawarkan, sehingga meminimalkan potensi masalah di masa depan.
Selain itu, background check penting untuk menjaga keamanan dan reputasi perusahaan.
Melalui proses ini, perusahaan dapat memastikan bahwa calon karyawan memiliki catatan bersih, tidak terlibat dalam pelanggaran hukum, atau memiliki masalah lain yang berpotensi merusak nama baik perusahaan.
Terutama bagi posisi-posisi strategis atau yang berkaitan dengan informasi sensitif, memiliki pegawai dengan integritas dan latar belakang baik adalah prioritas utama dalam upaya menjaga lingkungan kerja yang aman dan dapat dipercaya.
Background check juga membantu perusahaan menghindari risiko terkait penipuan atau informasi palsu dalam proses rekrutmen. Sayangnya, ada beberapa kasus di mana kandidat memalsukan pengalaman atau kualifikasi demi mendapatkan pekerjaan.
Dengan proses verifikasi yang teliti, perusahaan bisa mendeteksi ketidakjujuran sejak awal sehingga terhindar dari potensi kerugian akibat rekrutmen yang kurang tepat.
Apa Saja Tujuan Background Check?
Tujuan dari background check dalam proses rekrutmen sangat beragam dan penting untuk memastikan keputusan rekrutmen yang tepat. Berikut adalah beberapa di antaranya.
1. Memastikan Kredibilitas Karyawan
Background check memungkinkan perusahaan untuk memverifikasi kredibilitas kandidat dengan mengecek kebenaran informasi yang mereka berikan, seperti riwayat pekerjaan, pendidikan, serta keterampilan yang relevan.
Hal ini membantu HR untuk menghindari rekrutmen kandidat yang tidak memenuhi syarat atau mengandung informasi palsu, sehingga memastikan kredibilitas mereka sejak awal bergabung.
2. Menjaga Keamanan Lingkungan Kerja
Salah satu tujuan utama background check adalah untuk menciptakan lingkungan kerja yang aman. Dengan mengecek apakah kandidat memiliki catatan kriminal atau perilaku yang dapat membahayakan, perusahaan dapat memastikan keamanan bagi semua karyawan.
Hal ini penting terutama dalam industri di mana interaksi antar-karyawan sangat tinggi atau dalam posisi-posisi yang memiliki akses ke informasi sensitif.
3. Mendapatkan Referensi dari Pekerjaan Sebelumnya
Melalui background check, HR dapat meminta referensi dari pemberi kerja sebelumnya untuk mendapatkan gambaran tentang kinerja, sikap, dan etika kerja kandidat.
Umpan balik dari rekan atau atasan sebelumnya bisa menjadi indikator yang baik mengenai bagaimana kandidat kemungkinan besar akan beradaptasi di perusahaan baru dan apakah ia dapat memenuhi ekspektasi peran yang ditawarkan.
4. Menghindari Kesalahan Rekrutmen
Background check juga berfungsi sebagai alat pencegahan untuk mengurangi kemungkinan kesalahan rekrutmen.
Dengan proses verifikasi ini, HR dapat mengidentifikasi kandidat yang mungkin tidak sesuai dengan posisi atau budaya perusahaan sehingga mengurangi turnover yang terjadi akibat ketidaksesuaian.
Bagaimana Cara Melakukan Background Check?
Berikut adalah langkah-langkah umum yang dilakukan dalam proses background check pada rekrutmen.
1. Verifikasi Pendidikan
Verifikasi pendidikan merupakan langkah awal yang penting dalam background check untuk memastikan keaslian informasi akademik kandidat. HR biasanya memeriksa ijazah dan transkrip akademik langsung ke institusi pendidikan yang mengeluarkannya.
Hal ini memastikan bahwa kandidat benar-benar memiliki kualifikasi pendidikan sesuai yang tercantum di CV mereka. Langkah ini juga dapat membantu HR menghindari perekrutan yang tidak sesuai dengan kualifikasi minimum yang diperlukan.
2. Verifikasi Pengalaman Kerja
Langkah ini melibatkan pemeriksaan riwayat pekerjaan kandidat untuk memastikan bahwa pengalaman kerja dan jabatan yang tertera dalam CV adalah benar.
HR akan menghubungi perusahaan tempat kandidat pernah bekerja untuk memverifikasi posisi, tanggal kerja, dan mungkin tanggung jawab yang pernah dijalankan.
Verifikasi pengalaman kerja membantu HR memastikan kandidat memiliki keterampilan dan keahlian yang sesuai dengan peran yang ditawarkan, serta melihat stabilitas karir kandidat sebelumnya.
3. Pengecekan Referensi
Pengecekan referensi biasanya dilakukan dengan menghubungi atasan atau rekan kerja dari pekerjaan sebelumnya untuk mendapatkan umpan balik mengenai performa kandidat.
Langkah ini memberikan wawasan tambahan terkait etos kerja, kepribadian, dan kemampuan kandidat untuk beradaptasi dalam lingkungan kerja.
Feedback dari referensi sebelumnya juga membantu HR untuk memahami apakah kandidat memiliki potensi untuk berkembang atau jika ada tantangan yang perlu diperhatikan.
4. Pengecekan Catatan Kriminal
Untuk memastikan keamanan dan reputasi perusahaan, HR dapat melakukan pengecekan riwayat hukum atau kriminal kandidat, terutama untuk posisi yang membutuhkan tingkat kepercayaan tinggi atau berisiko.
Proses ini melibatkan pencarian catatan kriminal kandidat melalui lembaga yang berwenang. Langkah ini penting untuk menjaga lingkungan kerja yang aman dan mengurangi risiko internal perusahaan.
5. Pemeriksaan Catatan Keuangan
Pengecekan catatan keuangan atau riwayat kredit terkadang dilakukan untuk posisi yang berhubungan langsung dengan pengelolaan keuangan atau informasi keuangan perusahaan.
Langkah ini bertujuan untuk menilai tanggung jawab finansial kandidat dan memastikan kepercayaan dalam peran yang membutuhkan integritas keuangan.
Riwayat kredit yang baik bisa menjadi indikator bahwa kandidat memiliki pengelolaan keuangan pribadi yang bertanggung jawab, yang menjadi nilai tambah untuk posisi tersebut.
Setiap langkah dalam proses background check dilakukan dengan kehati-hatian dan persetujuan kandidat, mengikuti aturan hukum yang berlaku, untuk menjaga kerahasiaan dan menghormati privasi.
Baca juga: Pengertian Shortlisted Dalam Rekrutmen Kerja dan Cara Menentukan Kandidat Terbaik
Tips Persiapan Background Check untuk HR
Berikut adalah beberapa tips bagi HR dalam melakukan background check agar proses berjalan lebih efektif dan akurat.
1. Kenali Ciri-Ciri Kandidat Berbohong
Salah satu keterampilan penting bagi HR adalah kemampuan untuk mendeteksi tanda-tanda kandidat yang mungkin memberikan informasi palsu.
Ciri-ciri ini bisa terlihat dari jawaban yang tidak konsisten saat wawancara, respons yang terlalu umum saat diminta detail pekerjaan, atau riwayat pekerjaan yang tampak terlalu sempurna tanpa kesenjangan waktu.
Memperhatikan tanda-tanda kecil ini dapat membantu HR dalam melakukan investigasi lebih lanjut untuk memastikan keaslian data kandidat.
2. Cara Menghindari Kandidat yang Berbohong
Untuk menghindari informasi yang salah dari kandidat, HR dapat menerapkan beberapa langkah preventif saat melakukan pengecekan referensi.
Pertama, tanyakan kepada pemberi referensi terkait posisi dan tanggung jawab kandidat di perusahaan sebelumnya, dan bandingkan dengan informasi di CV.
Jika ada ketidaksesuaian, lakukan konfirmasi ulang atau mintalah kandidat untuk memberikan referensi tambahan. Dengan pendekatan ini, HR dapat lebih akurat mengidentifikasi kandidat yang jujur dan berkualitas.
3. Gunakan Software atau Layanan Verifikasi Pihak Ketiga
Menggunakan software atau layanan verifikasi pihak ketiga bisa sangat membantu dalam mempercepat dan memudahkan background check.
Layanan ini biasanya memiliki akses lebih luas dan prosedur standar yang mengutamakan keakuratan data, seperti verifikasi pendidikan, riwayat pekerjaan, catatan hukum, dan lainnya.
Dengan teknologi ini, HR dapat menghemat waktu dan memastikan semua informasi yang diterima telah melalui proses validasi yang ketat.
4. Lakukan Background Check yang Sesuai Kebutuhan Posisi
Background check yang komprehensif tidak selalu diperlukan untuk setiap posisi. Untuk posisi dengan tanggung jawab yang lebih rendah, seperti entry-level, background check bisa lebih sederhana dan fokus pada verifikasi data umum.
Namun, untuk posisi strategis atau dengan akses ke informasi sensitif, background check yang lebih mendalam diperlukan, termasuk pengecekan riwayat kriminal dan keuangan.
Dengan menyesuaikan latar belakang cek sesuai kebutuhan, HR dapat menjaga efisiensi tanpa mengorbankan kualitas rekrutmen.
Dengan tips ini, HR dapat memastikan background check yang lebih akurat dan efisien, serta mendapatkan kandidat yang terbaik untuk perusahaan.
Tips Persiapan Menghadapi Background Check untuk Calon Karyawan
Berikut adalah beberapa tips bagi calon karyawan untuk mempersiapkan diri menghadapi background check secara percaya diri dan sukses.
1. Jujur dalam Memberikan Informasi
Kejujuran adalah kunci penting dalam setiap proses rekrutmen. Kandidat sebaiknya memberikan informasi yang akurat dan jujur mengenai riwayat pendidikan, pengalaman kerja, dan keterampilan di CV dan saat wawancara.
HR sering kali melakukan verifikasi silang, sehingga jika ada informasi yang kurang akurat atau dilebih-lebihkan, hal ini dapat berdampak negatif pada peluang kandidat. Dengan bersikap jujur, kandidat akan membangun reputasi yang baik sejak awal proses seleksi.
2. Persiapkan Dokumen Pendukung
Kandidat sebaiknya menyiapkan salinan dokumen yang relevan seperti ijazah, sertifikat pelatihan, dan surat referensi dari perusahaan sebelumnya.
Dokumen-dokumen ini dapat memperkuat informasi yang diberikan dan menunjukkan profesionalisme. Memiliki dokumen pendukung yang lengkap juga menunjukkan kesiapan kandidat dalam menghadapi proses background check.
3. Periksa Referensi dari Pekerjaan Sebelumnya
Pastikan bahwa referensi yang diberikan dapat mendukung profil Anda dan memahami tanggung jawab serta pencapaian Anda sebelumnya. Sebaiknya informasikan kepada pemberi referensi bahwa mereka mungkin akan dihubungi oleh pihak rekrutmen.
Memiliki referensi yang solid dapat memberikan HR gambaran yang lebih akurat mengenai etos kerja dan kontribusi Anda di posisi terdahulu.
4. Pastikan Tidak Ada Catatan Kriminal yang Tersembunyi
Untuk posisi tertentu, perusahaan sering kali melakukan pengecekan catatan kriminal sebagai bagian dari background check. Kandidat yang memiliki catatan hukum sebaiknya siap menjelaskan situasinya secara jujur apabila diminta.
Namun, jika tidak ada catatan kriminal, kandidat dapat merasa lebih tenang dan yakin selama proses verifikasi berlangsung. Menjaga rekam jejak yang bersih menjadi hal penting dalam menjaga reputasi di dunia kerja.
Itulah tadi beberapa penjelasan mengenai background check pada karyawan. Dengan mengikuti tips ini, calon karyawan dapat mempersiapkan diri lebih baik menghadapi background check, menunjukkan profesionalisme, dan meningkatkan peluang lolos dalam proses rekrutmen.
Untuk membantu tim HR dalam melaksanakan rekrutmen, Anda juga bisa menggunakan software HRIS Mekari Talenta yang memiliki fitur Recruitment agar prosesnya menjadi lebih efisien.
Mekari Talenta dapat mempermudah proses rekrutmen, memahami tipe-tipe karyawan, dan melakukan penilaian yang lebih komprehensif sehingga perusahaan Anda dapat merekrut karyawan yang tepat sesuai dengan budaya dan kebutuhan bisnis.
Dengan fitur Recruitment, Anda dapat memantau proses tahapan masing-masing pelamar dalam satu dashboard terintegrasi. Hal ini membuat proses rekrutmen jadi lebih mudah dilacak.
Mekari Talenta juga memiliki job portal yang memungkinkan perusahaan memiliki halaman tersendiri untuk mem-posting lowongan pekerjaan. Selain itu, lowongan pekerjaan yang di-post juga dapat terintegrasi dengan LinkedIn untuk memudahkan penyaringan pelamar kerja.
Tertarik menggunakan fitur Recruitment dari Mekari Talenta? Hubungi tim sales kami sekarang juga dan coba gratis demo aplikasinya.
