6 Tips Produktif dengan Aplikasi Manajemen Tugas

Banyak orang mungkin masih meremehkan pentingnya manajemen tugas. Namun seiring dengan waktu kita sendiri juga merasakan dengan manajemen tugas yang baik, akan ada lebih banyak pekerjaan yang bisa diselesaikan.

Bukan itu saja, manajemen tugas yang baik juga akan membantu kita untuk bisa memberikan hasil yang lebih baik.

Karena manajemen tugas memberikan kita kesempatan dan waktu untuk merencanakan semua pekerjaan yang ada dengan lebih baik.

Saya Mau Coba Gratis Talenta Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Talenta Sekarang!

Dalam sebuah tim yang terdiri dari berbagai jenis individu, manajemen tugas punya fungsi yang sangat penting.

Mungkin kita suka menunda, atau malah menghabiskan banyak waktu untuk mengerjakan tugas yang tidak berdampak. Hal ini tentu bisa dikurangi.

Singkatnya, manajemen tugas yang baik bisa membantu baik individu maupun tim untuk mencapai level produktivitas yang dibutuhkannya.

Apa Itu Manajemen Tugas?

Manajemen tugas adalah proses dan upaya untuk mengelola tugas yang menjadi tanggung jawab kita, meliputi perencanaan, pelacakan, pelaporan, dan evaluasi.

Manajemen tugas bukan hanya penting bagi kinerja dalam tim, untuk memastikan tim berjalan secara efektif namun juga penting bagi individu.

Manajemen tugas yang baik adalah fondasi bagi alur kerja yang efisien dalam sebuah organisasi.

Oleh karena itu, penting untuk memilih aplikasi manajemen tugas yang mendukung ketiga tujuan di atas.

Tips Produktif Menggunakan Aplikasi Manajemen Tugas

Untuk mendukung ketiga tujuan yang disebutkan di atas, biasanya aplikasi manajemen tugas dilengkapi dengan fitur penugasan, pelaporan, terintegrasi dengan KPI, hingga pelacakan waktu.

Akan lebih memudahkan lagi jika aplikasi manajemen tugas juga dilengkapi dengan berbagai fitur yang akan memudahkan terutama untuk pelaporan dan evaluasi.

Lalu bagaimana aplikasi ini bisa membantu HRD untuk meningkatkan produktivitas timnya?

Merencanakan dengan lebih baik

Memilih aplikasi manajemen tugas yang baik bisa membantu tim dan masing-masing anggota tim untuk bisa menyusun rencana sehingga semua pekerjaan yang harus dilakukan punya alokasi waktu.

Pepatah menyebutkan bahwa gagal merencanakan sama dengan merencanakan kegagalan.

Oleh karena itu, penting sekali untuk memastikan rencana alokasi waktu dan sumber daya manusia dalam suatu proyek terpetakan dengan baik.

Menurut data dari SaaSList, ada 20% pekerja yang merasa beban kerjanya tidak bisa tertangani menjadi penyebab nomor satu burnout.

Dalam hal ini, dengan adanya aplikasi dan sistem manajemen tugas dari perusahaan tentu bisa dikurangi.

Sebabnya, manajemen tugas yang baik juga bisa mempertimbangkan beban kerja masing-masing anggota tim sehingga mencegah burnout.

Visualisasi rencana

Visualisasi akan membantu tim untuk bisa melacak kemajuan yang telah dilakukan. Ada beberapa cara yang biasa dilakukan pada aplikasi manajemen tugas. Beberapa menggunakan metode Kanban, ada juga yang menggunakan progress bar.

Dengan adanya visualisasi kemajuan ini harapannya karyawan bisa lebih efisien dalam melacak kemajuan kerjanya.

Dampaknya, analisis bisa dilakukan lebih cepat sehingga bisa meningkatkan produktivitas pekerja.

Dalam kerja tim pun, adanya visualisasi ini bisa membantu tim untuk bisa berkolaborasi dengan lebih baik.

Salah satunya, ketika ada proyek bersama dengan target capaian bersama maka visualisasi akan menjadi salah satu alat bantu untuk menunjang produktivitas tim.

Baca Juga : Fitur HRIS yang Harus Ada di Aplikasi Karyawan

Membagi pekerjaan

Dalam sebuah proyek yang dijalankan tentu perlu partisipasi dari lintas departemen. Artinya, individu yang terlibat pun tentu tidak sedikit.

Penting sekali, bagi leader untuk membagi pekerjaan yang besar dan rumit ini ke dalam bagian-bagian yang lebih kecil sesuai dengan peran masing-masing departemen dan individu.

Sering kali, dalam kondisi ini, untuk menyelesaikan pekerjaan setiap anggota tim seperti sedang melakukan lari estafet dibanding sama-sama mengerjakan sebuah puzzle besar.

Misalnya untuk bisa menayangkan sebuah campaign, mulai dari riset, membuat konsep, menulis copy hingga pembuatan visual semua hal dilakukan oleh orang yang berbeda seperti saling mengoper tongkat estafet.

Di titik inilah, manajemen tugas sekaligus komunikasi menjadi kunci dari kesuksesan sebuah proyek.

Baca Juga : Contoh Aplikasi HRIS Dengan Fitur Yang Bisa Gantikan Tugas HR

Instruksi yang jelas

Komunikasi menjadi salah satu masalah yang sering dianggap sebelah mata, termasuk dalam memberikan instruksi yang detail dan jelas dalam pembagian kerja.

Namun sayangnya, data dari SaaS List menyebutkan bahwa 59% di Amerika menyebutkan komunikasi menjadi hambatan kerja mereka. Hal ini juga yang kemudian membuat proyek tidak bisa berjalan sesuai dengan rencana.

Instruksi yang jelas dan detail selain membuat jalannya proyek lebih mulus, juga membantu pengerjaan yang lebih efektif dan efisien.

Anggota tim tidak perlu mengerjakan suatu tugas berulang-ulang hanya karena tidak ada instruksi yang jelas.

Selain itu, instruksi yang jelas juga bisa menghemat waktu untuk mempertanyakan hal yang sama berulang-ulang.

Fokus mengerjakan satu pekerjaan

Di poin sebelumnya kita sudah membahas akibat bila kurang komunikasi dalam manajemen tugas.

Namun terlalu banyak komunikasi juga bisa menjadi distraksi.

Beberapa pekerjaan membutuhkan konsentrasi tinggi sehingga munculnya notifikasi dari aplikasi pesan, meskipun bertujuan untuk koordinasi tetap bisa menjadi gangguan yang tidak diinginkan.

Selain distraksi dari notifikasi, banyak orang merasa bahwa menyelesaikan beberapa pekerjaan sekaligus akan membuat pekerjaan lebih cepat selesai. Namun, nyatanya tidak demikian.

Untuk manajemen tugas, yang terbaik adalah menyusun prioritas pekerjaan dan kerjakan satu per satu. Dengan demikian, fokus kita pada satu pekerjaan tidak terbagi.

Hal ini justru menjadi cara yang lebih efektif, baik itu jika ingin hasil yang baik maupun waktu pengerjaan yang cepat.

Menyusun prioritas

Seperti yang sudah sedikit disinggung di poin sebelumnya, penting bagi kita untuk menyusun prioritas sehingga bisa memudahkan kita untuk fokus pada satu hal di satu waktu.

Apakah kita menyelesaikan pekerjaan yang mudah terlebih dulu sehingga ada lebih banyak pekerjaan yang bisa diselesaikan? Atau sebaliknya, dari pekerjaan yang paling sulit, yang paling tidak ingin kita sentuh?

Menjadi kecenderungan kita adalah menghindari situasi yang sulit, atau dalam hal ini pekerjaan yang menantang.

Pilihan sebenarnya di tangan Anda sendiri, namun pertimbangkan ini: ketika kita berhasil menyelesaikan satu pekerjaan yang sulit kita akan punya motivasi lebih untuk menyelesaikan yang lain.

Ketika tenaga dan fokus masih penuh, kerjakan yang paling sulit sehingga sisa hari bisa lebih ringan.

Baca Juga : Sistem HRIS: Manfaat dan Pentingnya bagi Perusahaan

Aplikasi Manajemen Tugas Talenta

Temukan fitur-fitur manajemen tugas yang Anda butuhkan di aplikasi Mekari Talenta pada fitur Performance Management.

Fitur ini juga telah terintegrasi dengan Key Performance Indicator (KPI) management.

Dengan begitu, harapannya meskipun sedang bekerja jarak jauh seperti sekarang ini pun produktivitas tetap terjaga.

Saya Mau Coba Gratis Talenta Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Talenta Sekarang!

Baik karyawan maupun manajer juga dapat saling memantau tugas yang sedang mereka kerjakan. Sehingga performa tetap terkontrol, dan KPI juga tetap terjaga.

Lebih dari itu, Mekari Talenta telah terintegrasi dengan HRIS yang akan kian memudahkan pengelolaan sumber daya manusia di perusahaan.

Jika Anda tertarik untuk mencoba berbagai fitur aplikasi manajemen tugas dari Mekari Talenta, bisa daftarkan diri Anda untuk mendapatkan demo gratisnya di sini.

Jangan ragu untuk konsultasikan berbagai masalah HR di perusahaan Anda dengan Talenta.