Fungsi Aplikasi HRM HRMS Human Resources Management System

Aplikasi HRD / HRM / HRMS atau Human Resources Management System adalah merupakan salah satu bentuk inovasi teknologi HR Management System yang hadir untuk memberikan solusi untuk mempermudahi pengelolaan data dan sumber daya manusia di sebuah perusahaan.

Perusahaan berskala besar tentunya memiliki jumlah karyawan yang tidak sedikit. Artinya, tugas-tugas HR yang harus diselesaikan pun menumpuk.

Oleh karena itu, pengaplikasian HRMS sebagai sistem dengan cakupan yang lebih besar sangat dibutuhkan untuk meringankan tugas HRD.

Berbeda dengan Human Resources Information System ( HRIS ), Human Capital Management System (HCMS) ini hadir dengan versi yang lebih mutakhir dan lebih kompleks. Apa saja fungsI-fungsi utama HRMS? Berikut ini penjelasan Mekari Talenta.

Apa Itu Aplikasi Human Resource Management System?

Human Resource Management System (HRMS) adalah perangkat lunak atau sistem berbasis teknologi yang dirancang untuk mengelola dan mengotomatisasi berbagai aspek manajemen sumber daya manusia (SDM) dalam sebuah organisasi.

HRMS digunakan untuk menyederhanakan tugas-tugas administratif terkait pengelolaan karyawan, seperti rekrutmen, penggajian, pengelolaan data karyawan, penilaian kinerja, dan pengembangan karir.

HRMS sering disebut juga sebagai HRIS (Human Resource Information System) atau HCM (Human Capital Management).

Aplikasi human resources dapat membantu tim HR dalam mengelola data karyawan serta menangani segala urusan yang berkaitan dengan personalia.

Pengaplikasian aplikasi HRD HRMS tentunya memiliki banyak sekali manfaat baik bagi perusahaan maupun karyawan.

Berikut kelebihan yang dimiliki HRMS dibandingkan HRIS dan HCMS.

• Melalui HRMS, HRD dapat memonitor detail upah karyawan, melakukan pencairan upah tepat waktu, dan membayar pajak secara berkala.
• Human Resource Management dapat menangani masalah perekrutan, induksi, pelatihan, penilaian kinerja berkala, promosi, pemindahan, dan pemeliharaan karyawan.
• Mengurangi tugas administratif yang berulang dan mengotomatiskan beberapa proses dalam perusahaan guna meningkatkan efisiensi secara keseluruhan.
• HRMS meringankan tugas seperti mengumpulkan data secara terpusat, mengotomatiskan alur kerja bisnis, dan menambahkan visibilitas melalui grafik dan bagan.

Baca Juga: Berikut Definisi serta Fungsi HRM yang Wajib Anda Ketahui

Komponen Utama HRMS

Perbedaan HRMS, HRIS, dan HCM

Baca juga: Apa Perbedaan Sistem HRIS, HRMS, dan HCM?

Fungsi Aplikasi Human Resources Management System

Aplikasi HRD HRMS human resource management system memiliki sejumlah fungsi utama, yakni penggajian dan presensi.

Selengkapnya akan dijelaskan sebagai berikut:

1. Untuk Kelola Penggajian (Payroll)

Penggajian atau payroll adalah merupakan salah satu masalah yang perlu diperhatikan oleh perusahaan mengingat hal ini berkaitan langsung dengan hak yang diterima karyawan.

Aplikasi HRD HRMS menawarkan kemudahan dalam pengelolaan gaji karyawan secara mobile mulai dari menghitung hingga mendistribusikannya.

Selain itu, aplikasi HRMS / Human Resources Management System dapat meminimalisir terjadinya human error atau kesalahan yang kerap dilakukan apabila pengelolaan gaji dilakukan secara manual.

Selain proses yang cepat, hasil yang diterima juga akurat, sehingga tim HR akan sangat terbantu dengan adanya aplikasi HRMS.

Tak kalah penting, gaji beserta komponen lainnya seperti BPJS Kesehatan, BPJS Ketenagakerjaan, uang lembur, tunjangan, bonus, payslip mobile serta pajak akan terintegrasi dengan sistem absensi online seperti pada Mekari Talenta.

Hal itu memungkinkan karyawan untuk secara otomatis menerima gaji sesuai dengan catatan kehadiran atau kontribusinya.

2. Untuk Kelola Absensi

Selain penggajian, sistem absensi online atau catatan kehadiran daring juga merupakan alat yang dapat dijadikan indikator untuk menilai kinerja dan kedisiplinan karyawan.

Oleh sebab itu, pengelolaan absensi kehadiran harus dilakukan dengan tepat. Perusahaan dapat menggunakan software HR berbasis cloud seperti Mekari Talenta untuk membantu pengelolaan tersebut.

Sistem absensi HRMS yang berbasis online dapat membantu perusahaan dalam memantau dan melacak karyawan saat di kantor maupun saat bekerja remote di luar kantor.

Hal itu karena aplikasi ini didukung oleh sistem verifikasi dan pelacakan GPS. Dengan begitu, risiko kecurangan dan penyalahgunaan presensi dapat dihindarkan.

Keunggulan Aplikasi HRMS (Human Resources Management System) Mekari Talenta

Selain itu, dengan aplikasi HRMS / Human Resources Management System, HR tidak perlu menginput dan mengelola data kehadiran karyawan secara manual menggunakan kertas atau excel.

Sebab rekapitulasi data absensi akan tercatat secara otomatis dan real time pada sistem.

Sebagai tambahan, fitur aplikasi absensi pada HRMS juga sudah terintegrasi dengan beberapa fitur lainnya seperti fitur cuti dan penggajian, yang tentunya semakin mempermudah HR dalam melakukan tugasnya.

Itulah beberapa fungsi utama dari aplikasi HRD HRMS yang perlu diketahui. Pastikan Anda memiliki aplikasi HR yang tepat untuk mengelola perusahaan Anda. Mekari Talenta, merupakan salah salah satu aplikasi HR terbaik yang patut Anda miliki.

Pasalnya, Mekari Talenta memiliki beragam manfaat dan solusi cerdas yang dapat membuat pekerjaan HR menjadi lebih mudah dan praktis.

Dibekali dengan berbagai fitur canggih seperti time and attendance management hingga payroll management, Mekari Talenta mampu memenuhi kebutuhan perusahaan perihal urusan administrasi personalia.

Selain itu, ada pula berbagai fitur HRIS Mekari Talenta yang menarik berupa pemenuhan kompensasi karyawan, reimbursement, dan juga absensi berbasis fitur gps dan selfie.

Tertarik untuk mencoba? Isi formulir ini untuk jadwalkan demo Mekari Talenta dengan sales kami dan konsultasikan masalah HR Anda kepada kami!

Keuntungan Finansial Menggunakan Aplikasi HRMS Terbaik Mekari Talenta

Lalu apa keuntungan menggunakan aplikasi Human Resource Management System seperti Mekari Talenta bagi perusahaan? Salah satunya keuntungan secara finansial yang akan dibahas pada Insight Talenta.

Penggunaan aplikasi HR saat ini menjadi cukup banyak diminati karena dinilai lebih fleksibel dalam mendukung pengelolaan administrasi karyawan.

Dari sisi finansial, aplikasi manajemen HR juga tidak membutuhkan dana yang besar karena justru nilai kegunaannya bisa jadi lebih besar dari dana yang dikeluarkan.

Lalu, bagaimana cara mengetahui apakah aplikasi HR telah memberikan keuntungan secara finansial bagi perusahaan Anda? Secara umum keuntungan menggunakan aplikasi HR dapat terlihat dari efektivitas pengelolaan administrasi karyawan.

Jika dihubungkan dengan alokasi penggunaan modal perusahaan, keuntungan finansial yang diberikan jumlahnya cukup besar.

Misalnya saja efektivitas waktu kerja karyawan dan perampingan jumlah karyawan. Dengan adanya aplikasi HR, perusahaan tidak perlu merekrut akuntan dalam sistem penggajian karyawan.


Keuntungan Finansial yang Didapatkan dari Penggunaan Aplikasi HRM / Human Resource Management System

1. Efisiensi Waktu Kerja Karyawan

Mengelola sumber daya manusia perusahaan membutuhkan waktu yang tidak sedikit. Mulai dari rekrutmen, pembagian shift kerja, hingga penghitungan jam lembur akan memakan waktu yang banyak.

Karena bekerja dengan manusia, divisi HR juga harus mempertimbangkan workload dan waktu istirahat karyawan. Jika tugas-tugas ini dikerjakan secara manual, pilihannya ada dua.

Yang pertama yaitu menghabiskan waktu yang banyak atau justru perusahaan harus menambah personil HR yang baru untuk membantu.

Secara finansial, kondisi di atas akan menambah beban gaji pada perusahaan karena harus membayarkan tunjangan lembur maupun gaji bulanan pada karyawan baru.

Keduanya bukanlah pilihan yang baik jika mengingat kondisi keuangan perusahaan seperti di tengah pandemi Covid-19. Dengan adanya aplikasi HR, proses kelola jam kerja karyawan dapat dilakukan secara otomatis oleh sistem.

Selanjutnya, jam kerja karyawan dapat disesuaikan dengan jumlah cuti maupun workload yang seimbang. Di sisi lain, tugas divisi HR secara administratif menjadi berkurang dan dapat lebih fokus pada tugas strategis.

Baca juga: Kenali 9 Fungsi Strategis Manajemen SDM

2. Aplikasi HRM / Human Resource Management System Meminimalisasi Biaya Upah Tenaga Ahli

Tidak hanya masalah administrasi karyawan saja, tugas lain dari divisi HR adalah untuk mengurusi gaji dan potongan pajak karyawan. Faktanya, tugas ini tidak bisa dianggap sepele karena gaji adalah hak karyawan yang harus dibayarkan secara adil.

Sedangkan potongan pajak adalah kewajiban perusahaan atas peraturan yang berlaku pada sebuah negara. Untuk mengurusi dua hal tersebut memang membutuhkan tenaga ahli khusus di bidangnya.

Fitur-fitur payroll seperti pada aplikasi HR Mekari Talenta dapat menyelesaikan masalah-masalah di atas. Hal ini karena terdapat fitur integrasi dengan potongan pajak penghasilan secara langsung.

Aplikasi Human Resource Management juga terintegrasi dengan pembayaran dan perhitungan BPJS terbaru.

Seperti BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan yang saat ini merupakan syarat mutlak untuk mempekerjakan karyawan.

Keberadaan fitur ini pada aplikasi HR dapat menekan pengeluaran biaya tenaga ahli, khususnya akuntan. Dengan begitu, pemakaian dana tersebut bisa digunakan untuk alokasi biaya lainnya.

Baca juga : Pahami sistem Penggajian dan Prosedur yang Mengaturnya

3. Efektivitas Kinerja HR

Seiring berjalannya waktu, Anda akan sadar bahwa pekerjaan HR tidak hanya mengurusi persoalan administratif karyawan saja.

Lebih dari itu, tugas divisi HR adalah tentang pengelolaan sumber daya manusia yang merupakan aset penting perusahaan. Hal ini meliputi perencanaan strategi HR, rekrutmen karyawan, dan pengembangan keahlian karyawan.

Ketika perusahaan melakukan ekspansi bisnis, secara tidak langsung terdapat biaya yang harus dikurangi untuk mendukung ekspansi.

Dengan adanya aplikasi HRM dengan fitur lengkap, salah satu pengeluaran yang dapat ditekan adalah penambahan tim HR untuk mengelola administrasi karyawan.

Dalam hal ini bukan berarti perusahaan tidak membutuhkan staff HR yang tidak diperlukan. Namun, akan lebih efektif jika perusahaan memiliki kolaborasi antara karyawan yang berkompeten dengan aplikasi Human Resource Management yang lengkap.

Jadi sekali lagi, salah satu aplikasi HRM terbaik yang mampu memberikan keuntungan-keuntungan di atas salah satunya adalah Mekari Talenta.

Sebagai aplikasi HRMS terbaik dengan fitur yang lengkap, Mekari Talenta hadir untuk memberikan layanan HR serta pengoperasian yang sangat mudah.

Untuk berkenalan dengan produk-produknya, Anda dapat mengakses website Mekari Talenta. Tertarik untuk mencoba ? Isi formulir ini untuk jadwalkan demo Mekari Talenta dengan sales kami dan konsultasikan masalah HR Anda kepada kami!

Baca Juga: Kelebihan dan Kekurangan Software HRIS dan HRMS

Contoh Studi Kasus Penggunaan HRMS

Implementasi HRMS bukan sekadar adopsi teknologi, tetapi transformasi budaya organisasi.

Dari studi kasus berikut ini, terlihat bahwa perusahaan yang mengintegrasikan HRMS secara holistik berhasil mengurangi biaya operasional hingga 40%, meningkatkan kepuasan karyawan sebesar 25%, dan mempercepat pengambilan keputusan strategis.

Tantangan utama seperti resistensi karyawan dan kompleksitas integrasi sistem dapat diatasi melalui pelatihan bertahap dan kolaborasi dengan vendor berpengalaman.

Di era ekonomi digital, investasi dalam HRMS bukan lagi opsi, melainkan keharusan untuk tetap kompetitif. Berikut ulasan lengkapnya:

1. Rekrutmen Otomatisasi: Mengoptimalkan Pencarian Talenta dengan Teknologi AI

Mekanisme dan Teknologi Pendukung

Sistem rekrutmen berbasis HRMS mengintegrasikan kecerdasan buatan (AI) dan robotic process automation (RPA) untuk menyaring ribuan lamaran secara real-time.

Algoritma machine learning dilatih untuk mengidentifikasi kandidat yang sesuai berdasarkan kriteria seperti pengalaman kerja, keterampilan teknis, dan kecocokan budaya perusahaan.

Fitur seperti parsing CV otomatis, analisis video interview dengan natural language processing (NLP), dan penjadwalan wawancara melalui chatbot telah mengubah proses rekrutmen dari manual menjadi berbasis data.

Studi Kasus: Unilever dan Pymetrics

Unilever, perusahaan multinasional yang merekrut 30.000 karyawan baru setiap tahun, menggunakan platform AI bernama Pymetrics untuk mengatasi tantangan volume lamaran yang mencapai 1,8 juta aplikasi global. Tahapan rekrutmen mereka meliputi:

1. Gamified Assessment: Kandidat menjalani tes permainan yang mengukur logika, toleransi risiko, dan kecocokan kognitif dengan profil karyawan sukses di posisi serupa.
2. Analisis Video Interview: AI menganalisis ekspresi wajah, intonasi suara, dan konten jawaban untuk memprediksi potensi kinerja.
   Hasilnya, Unilever mengurangi 70.000 jam kerja/tahun dalam proses seleksi sekaligus meningkatkan keberagaman rekrutmen dengan menghilangkan bias subjektif.

Manfaat dan Tantangan

• Efisiensi: Perusahaan seperti Santander berhasil memangkas waktu onboarding dari 6 minggu menjadi 2 hari melalui integrasi HRMS dengan sistem dokumen digital.
• Transparansi: Kandidat menerima umpan balik otomatis, meningkatkan pengalaman pelamar.
• Tantangan: Risiko bias algoritma jika data pelatihan tidak representatif. Solusinya, audit berkala oleh tim etika AI.

2. Penggajian Terintegrasi: Presisi dan Kepatuhan Hukum melalui Otomatisasi

Arsitektur Sistem Penggajian Modern

HRMS mengintegrasikan modul penggajian dengan sistem absensi biometrik, pajak, dan benefit karyawan.

Teknologi seperti blockchain digunakan untuk memastikan keamanan transaksi, sementara algoritma menghitung overtime, tunjangan hari raya (THR), dan pemotongan pajak sesuai UU Ketenagakerjaan.

Fitur self-service portal memungkinkan karyawan mengakses slip gaji digital dan mengajukan klaim tunjangan secara mandiri.

Studi Kasus: Lenovo dan Penghematan 6.000 Jam/Tahun

Lenovo mengimplementasikan HRMS berbasis UiPath untuk mengotomatisasi:

1. Deklarasi Pajak Penghasilan: Sistem menarik data dari SAP dan menghitung pajak sesuai tarif regional.
2. Reimbursement: Karyawan mengunggah bukti pengeluaran via aplikasi, lalu AI memverifikasi kelayakan klaim.
3. Payroll Multi-Negara: Konversi mata uang dan kepatuhan hukum di 45 negara diotomatisasi.
   Hasilnya, waktu proses penggajian berkurang 90%, dan kesalahan manusia turun dari 12% ke 0,5%.

Analisis Komparatif

Tantangan Implementasi

• Integrasi dengan Bank Lokal: Beberapa bank di Indonesia belum memiliki API yang kompatibel. Solusi sementara: ekspor file CSV untuk transfer batch.
• Perubahan Regulasi: Sistem harus diupdate secara berkala mengikuti revisi UU PPh dan BPJS.

3. Penilaian Kinerja: Dari Subjektif ke Data-Driven

Model Penilaian 360 Derajat (360-degree feedback model)

HRMS memfasilitasi penilaian kinerja melalui kombinasi KPI terukur, feedback rekan kerja, dan analisis kontribusi proyek.

Fitur seperti real-time dashboard memvisualisasikan pencapaian target, sementara AI memberikan rekomendasi pengembangan karir berdasarkan tren kompetensi.

Studi Kasus: General Electric (GE) dan Peningkatan Produktivitas 10%

GE menggunakan platform Brilliant Hire yang menggabungkan:

1. Analisis OKR: Sistem mengevaluasi keselarasan tujuan individu dengan strategi perusahaan.
2. Sentiment Analysis: AI menganalisis feedback atasan dan bawahan untuk mengidentifikasi pola komunikasi yang perlu diperbaiki.
3. Pelatihan Adaptif: Rekomendasi kursus online berdasarkan skill gap analysis.
   Hasilnya, produktivitas tim R&D meningkat 10% dalam 18 bulan.

Manfaat bagi Karyawan dan Perusahaan

• Transparansi: Karyawan memahami ekspektasi melalui KPI yang terukur.
• Pengembangan Karir: HRMS seperti Accenture LearnVantage merekomendasikan pelatihan berdasarkan aspirasi karir.
• Retensi: Perusahaan dengan sistem penilaian objektif mengalami penurunan turnover sebesar 15%.

4. Manajemen Cuti dan Absensi: Dari Excel ke Sistem Real-Time

Integrasi dengan Teknologi Biometrik

HRMS seperti Proxsis HR menggabungkan absensi wajah, GPS clock-in, dan integrasi kalender perusahaan. Sistem ini secara otomatis menghitung sisa cuti, mengingatkan jadwal cuti massal, dan memblokir permohonan cuti jika bentrok dengan proyek prioritas.

Studi Kasus: Coca-Cola dan Penghematan 16 Jam/Hari

Coca-Cola mengotomatisasi audit presensi dengan RPA, mengurangi kesalahan penghitungan overtime dari 8% ke 0,2%. Sistem juga mengirim alert jika karyawan mendekati batas cuti sakit.

5. Onboarding Digital: Mempercepat Integrasi Karyawan Baru

Virtual Reality (VR) untuk Orientasi

Perusahaan seperti IBM menggunakan chatbot AI dan simulasi VR untuk mengenalkan budaya perusahaan. Karyawan baru bisa “berjalan” virtual di kantor pusat dan berinteraksi dengan avatar kolega 8.

Studi Kasus: Santander dan Pengurangan Waktu Onboarding 80%

Santander menerapkan platform Blue Prism yang mengotomatisasi:

1. Verifikasi dokumen via OCR.
2. Pembuatan akun sistem secara otomatis.
3. Distribusi modul e-learning berbasis peran.
   Hasilnya, proses onboarding berkurang dari 6 minggu menjadi 2 hari.

6. Analitika SDM: Prediksi Turnover dan Perencanaan Suksesi

Predictive Analytics untuk Retensi

HRMS seperti DICEUS HR Solution menggunakan algoritma regresi untuk memprediksi risiko resign berdasarkan data historis seperti frekuensi absen, keterlibatan dalam pelatihan, dan pola interaksi tim. Contoh: Sistem memberikan alert jika karyawan berkinerja tinggi tiba-tiba mengurangi partisipasi dalam proyek.

Studi Kasus: Amazon dan Penurunan Turnover 20%

Amazon menganalisis data exit interview dengan NLP untuk mengidentifikasi pola seperti konflik manajer atau ketidakpuasan benefit. Hasilnya, mereka mengembangkan program mentoring yang mengurangi turnover.

7. Manajemen Kompetensi: Pemetaan Skill Gap Berbasis AI

Skill Graph dan Pelatihan Personalisasi

HRMS seperti Cubeo AI membuat peta kompetensi dinamis yang menghubungkan skill karyawan dengan kebutuhan proyek. Contoh: Sistem merekomendasikan pelatihan Python untuk analis data yang akan terlibat dalam proyek AI.

Studi Kasus: Microsoft dan Peningkatan Keterampilan 30%

Microsoft menggunakan AI untuk menganalisis hasil pelatihan dan menyesuaikan kurikulum berdasarkan tingkat retensi materi. Hasilnya, 85% karyawan melaporkan peningkatan kepercayaan diri dalam tugas baru.

Referensi:

1. https://research.aimultiple.com/hr-automation-case-study/
2. https://www.cubeo.ai/10-use-cases-of-ai-in-hr-with-real-world-case-studies/