Payroll Staff: Gaji, Jobdesk, Job Description, Tugas, Kualifikasi

By Mekari TalentaPublished 08 May, 2023 Diperbarui 20 Maret 2024

Apa saja Job Description / Jobdesk, tugas, hingga besar gaji admin staff payroll yang ada di Indonesia? Selengkapnya simak di blog Mekari Talenta.

Salah satu tugas penting yang selalu ditunggu-tunggu karyawan adalah penggajian.

Bagian payroll sangat menyadari pertanyaan apakah upah telah ditransfer, apakah sudah masuk ke dalam sistem atau belum, dan terkadang banyak keluhan tentang perhitungan gaji.

Namun yakinlah, bagi para ahli, tugas penggajian akan sangat mudah, apalagi jika perusahaan sudah menggunakan sistem penggajian atau sistem HRIS.

Apa Itu Payroll Staff?

Payroll Staff Job Description

Payroll Staff adalah seorang profesional di bidang administrasi dan keuangan yang bertanggung jawab untuk mengelola proses penggajian karyawan di sebuah perusahaan.

Tugas utama seorang Payroll Staff meliputi:

  1. Mengumpulkan dan memverifikasi data kehadiran, absensi, dan informasi lain yang diperlukan untuk menghitung gaji karyawan.
  2. Menghitung dan memproses gaji karyawan sesuai dengan peraturan perusahaan dan perundang-undangan yang berlaku.
  3. Menyiapkan dan mengeluarkan slip gaji karyawan setiap periode penggajian.
  4. Mengelola pemotongan gaji, seperti potongan pajak penghasilan, iuran BPJS, dan pinjaman karyawan.
  5. Menangani pertanyaan dan permintaan terkait gaji dari karyawan.
  6. Melakukan reconciliasi dan verifikasi data untuk memastikan keakuratan penggajian.
  7. Memastikan kepatuhan terhadap peraturan ketenagakerjaan terkait penggajian.
  8. Menghasilkan laporan keuangan terkait pengeluaran gaji dan pajak.
  9. Menjaga kerahasiaan dan keamanan data penggajian karyawan.

Payroll Staff biasanya bekerja di departemen HR atau keuangan perusahaan.

Mereka harus memiliki pemahaman yang baik tentang sistem penggajian, peraturan ketenagakerjaan, dan perpajakan.

Kemampuan analitis, ketelitian, dan kepatuhan terhadap tenggat waktu adalah kualitas yang penting untuk menjadi seorang Payroll Staff yang efektif.

Apa Saja Payroll Staff Job Description / Jobdesk

Pada artikel ini, saya akan membahas informasi tentang apa itu payroll dan proses apa yang diperlukan.

Mungkin teman-teman yang baru lulus SMA atau kuliah ingin melamar bagian HRD tapi tidak tahu prosesnya seperti apa.

Di sini kami akan berikan beberapa informasi tentang deskripsi dan proses pekerjaan Payroll Clerk.

Job Description atau Job Deskripsi untuk Payroll Staff umumnya mencakup tugas dan tanggung jawab sebagai berikut:

  1. Memproses Penggajian: Melakukan proses penggajian secara tepat waktu dan akurat sesuai dengan kebijakan perusahaan dan peraturan ketenagakerjaan yang berlaku. Ini meliputi perhitungan gaji, tunjangan, potongan, bonus, dan insentif karyawan.
  2. Administrasi Karyawan: Mengelola data karyawan terkait penggajian, termasuk informasi personal, riwayat pekerjaan, perubahan status, dan perubahan penghasilan. Memastikan data karyawan terkini dan akurat dalam sistem penggajian.
  3. Perhitungan Pajak dan Potongan: Melakukan perhitungan dan pemotongan pajak penghasilan (PPh 21) serta potongan-potongan lain yang berlaku, seperti iuran pensiun, asuransi kesehatan, pinjaman karyawan, dan lain-lain. Memastikan kepatuhan perpajakan dan kebijakan internal perusahaan.
  4. Pengelolaan Laporan Penggajian: Menyiapkan dan mengelola laporan penggajian bulanan, slip gaji, dan rekapitulasi pengeluaran gaji. Memastikan keakuratan dan kecukupan dokumen-dokumen terkait penggajian.
  5. Kepatuhan Hukum: Memahami dan mengikuti peraturan ketenagakerjaan terkait penggajian, termasuk peraturan pajak, upah minimum, jaminan sosial, dan aturan lainnya. Memastikan kepatuhan perusahaan terhadap peraturan tersebut.
  6. Penanganan Pertanyaan dan Keluhan Karyawan: Menjawab pertanyaan karyawan terkait penggajian, potongan, dan kebijakan perusahaan terkait gaji. Menangani keluhan karyawan terkait pembayaran gaji, potongan yang tidak sesuai, atau masalah lainnya dengan keramahan dan profesionalisme.
  7. Kolaborasi dengan Staff HR dan Keuangan: Bekerja sama dengan tim HR dan keuangan untuk memastikan kelancaran proses penggajian dan keberlanjutan sistem penggajian yang efisien. Memberikan dukungan dalam hal analisis biaya penggajian, anggaran, dan proyeksi keuangan.
  8. Pemeliharaan dan Pengembangan Sistem Penggajian: Mengelola dan memelihara sistem penggajian, serta berpartisipasi dalam pengembangan sistem baru atau perbaikan yang diperlukan. Memastikan sistem penggajian efektif, aman, dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
  9. Kepatuhan Audit dan Pelaporan: Membantu dalam proses audit internal dan eksternal terkait penggajian. Menyiapkan data dan dokumen yang diperlukan untuk pelaporan keuangan dan pemenuhan persyaratan audit.
  10. Pengetahuan Peraturan dan Perkembangan Terkini: Tetap mengikuti perkembangan terbaru dalam bidang penggajian, pajak, dan peraturan ketenagakerjaan. Memperbarui pengetahuan dan keterampilan melalui pelatihan dan pengembangan diri untuk menjaga kompetensi dalam bidang penggajian.

Penting untuk dicatat bahwa Job Description Payroll Staff dapat bervariasi antara perusahaan satu dengan lainnya, tergantung pada ukuran, sektor, dan kebijakan perusahaan tersebut.

Job Description di atas mencakup tugas-tugas umum yang sering terkait dengan peran Payroll Staff.

Seperti Apa Kualifikasi Yang Harus Dimiliki Staff Payroll

Kualifikasi Staff Payroll dapat bervariasi tergantung pada persyaratan yang ditetapkan oleh perusahaan.

Berikut ini adalah beberapa kualifikasi yang umumnya diharapkan dari seorang Staff Payroll:

  1. Pendidikan: Biasanya membutuhkan setidaknya gelar sarjana di bidang akuntansi, keuangan, manajemen sumber daya manusia (SDM), atau bidang terkait. Pendidikan lanjutan atau sertifikasi terkait penggajian juga dapat menjadi nilai tambah.
  2. Pengetahuan Penggajian: Memiliki pemahaman yang kuat tentang aturan dan peraturan ketenagakerjaan terkait penggajian, perpajakan, dan pengelolaan tunjangan karyawan. Pengetahuan tentang perangkat lunak penggajian dan sistem manajemen penggajian juga diharapkan.
  3. Keahlian Administrasi: Mampu mengelola data dan informasi dengan akurasi tinggi, memiliki kemampuan organisasi yang baik, dan dapat mengelola proses administrasi penggajian dengan efisien.
  4. Kemampuan Analitis: Mampu menganalisis data gaji, memahami laporan keuangan terkait penggajian, dan memiliki kemampuan matematika yang baik untuk melakukan perhitungan penggajian.
  5. Kepatuhan dan Kerahasiaan: Memahami pentingnya kepatuhan terhadap peraturan ketenagakerjaan dan menjaga kerahasiaan data pribadi karyawan yang terkait dengan penggajian.
  6. Kemampuan Komunikasi: Mampu berkomunikasi dengan jelas dan efektif dengan karyawan terkait pertanyaan atau masalah terkait gaji, serta memiliki kemampuan interpersonal yang baik.
  7. Keterampilan Teknologi: Mahir dalam penggunaan perangkat lunak penggajian dan aplikasi pengolahan data terkait penggajian. Memiliki kemampuan dalam penggunaan spreadsheet dan perangkat lunak akuntansi juga dianggap sebagai nilai tambah.
  8. Pengalaman: Pengalaman kerja sebelumnya di bidang penggajian atau administrasi keuangan dapat menjadi nilai tambah, tetapi tergantung pada tingkat posisi yang dibutuhkan.

Perlu diingat bahwa persyaratan kualifikasi dapat berbeda antara perusahaan satu dengan yang lainnya.

Oleh karena itu, penting untuk melihat persyaratan pekerjaan yang spesifik yang diiklankan oleh perusahaan untuk mendapatkan informasi yang lebih detail tentang kualifikasi yang mereka cari.

Tugas Utama Admin Payroll Staff

Semua tugas dalam sebuah perusahaan tidak bisa dianggap enteng, semuanya saling bergantung.

Untuk tugas akuntansi penggajian sendiri ada banyak aspeknya, antara lain absensi karyawan, semua absen di perusahaan, lembur, segala jenis tunjangan,uang makan, transportasi dan lain-lain.

Dengan tugas yang begitu kompleks, melakukannya secara manual sangat merepotkan dan tentu saja memakan waktu.

Jumlah karyawannya juga tidak sedikit, ratusan bahkan ribuan.

Harus ada sistem penggajian, yang membantu merancang sistem sehingga semuanya dapat disinkronkan dan bekerja lebih nyaman dan efisien.

Namun, tidak semua perusahaan memiliki staff payroll, di perusahaan yang hanya memiliki sedikit karyawan, hal ini biasanya dilakukan langsung oleh bagian HR.

Di bawah ini akan dijelaskan beberapa pekerjaan mengenai staff payroll.

Staff Payroll Menyiapkan Berkas Untuk Proses Penggajian

Uraian tugas staff payroll adalah membuat dokumen yang diperlukan dalam proses penggajian untuk karyawan perusahaan, yang diperlukan sebagai bukti untuk departemen keuangan dalam proses penggajian.

Berkas-berkas yang diperlukan tidak hanya tentang gaji atau gaji pokok, tetapi juga hal-hal lain yang dapat mempengaruhi besaran gaji yang diterima karyawan.

Data Absensi Karyawan

Deskripsi pekerjaan staff payroll bertanggung jawab atas kehadiran karyawan, yang sangat mempengaruhi besar kecilnya gaji.

Data mulai bekerja, izin, sakit, absen dan juga perhitungan lembur.

Menyiapkan Slip Gaji Bulanan

Semua karyawan membutuhkan slip gaji sebagai bukti dan juga sebagai bahan untuk memperjelas jika ada perbedaan jumlah.

Penggajian berisi tentang gaji pokok, jumlah jam kerja, jumlah jam lembur, dll.

Lagi-lagi jika ini dilakukan secara manual, akan memakan banyak waktu dan peluang untuk terjadi kesalahan yang sangat besar, sehingga presisi tinggi yg dibutuhkan.

Dengan adanya sistem penggajian ini akan sangat mempermudah dan mencegah terjadinya human error.

Laporan Gaji Bulanan Karyawan

Staff payroll selanjutnya adalah dengan membuat laporan gaji bulanan karyawan.

Tugas ini biasanya akan dibantu oleh staff keuangan.

Membuat formulir pajak

Urusan perpajakan juga merupakan bagian dari profil pekerjaan staff payroll.

Tugas staff payroll dalam urusan perpajakan yaitu menyiapkan dan membuat formulir pajak sesuai dengan kebutuhan dan juga peraturan resmi pemerintah.

Apa Saja Proses Dalam Payroll Yang Menjadi Bagian Dari Payroll Staff Job Description / Jobdesk ?

Berikut penjelasannya.

Absensi

Proses pertama dalam penggajian adalah data kehadiran, temuannya adalah untuk komponen gaji yang dibayarkan pada saat kehadiran, nomor absensi, sakit, cuti dan cuti karyawan harus dicek.

Perhitungan manual dan entri duplikat membutuhkan waktu pada penggajian.

Belum lagi perlunya koordinasi dengan departemen lain karena tidak menggunakan sistem HR pusat.

Secara umum, jika Anda bekerja di perusahaan baru, jangan gunakan aplikasi HRIS.

Anda harus berkoordinasi dengan departemen lain, apakah lemburnya benar atau tidak, liburannya benar atau tidak dan sebagainya.

Perhitungan Lembur, Insentif, dan Bonus

Kemudian uraian tugas staff payroll selanjutnya adalah menghitung insentif lembur dan bonus.

Karyawan mengharapkan ketiga hal tersebut secara tidak langsung berupa uang pesangon karena dapat meningkatkan gaji yang diterimanya.

Software penggajian yang terintegrasi dengan sistem SDM memudahkan bagian keuangan perusahaan untuk menghitung upah lembur karyawan secara bulanan.

Jika tidak ada aplikasi berarti ditulis secara manual.

Kemudian harus dilakukan juga perhitungan gaji, perhitungan PPH 21 dan perhitungan iuran BPJS.

Setelah semua data kompensasi atau gaji diisi, Anda dapat memulai perhitungan gaji.

Jika perusahaan Anda menggunakan Excel, perhitungan perlu dilakukan dengan cermat dan hati-hati untuk mengurangi risiko kesalahan manusia.

Salah input, salah nominal dan lain lain. Perusahaan menggunakan aplikasi HR.

Kemudian pembayaran upah berikutnya atau terakhir. Tanggal pembayaran gaji adalah tanggal yang paling penting bagi semua karyawan.

Waktu dan aplikasi yang digunakan sangat penting bagi Firebirds untuk bertransaksi dengan cepat dan membayar upah tepat waktu.

Perusahaan Anda mungkin menggunakan aplikasi yang terintegrasi dengan payroll untuk pembayarannya.

Namun jika menggunakan Microsoft Excel berarti masih manual, prosesnya cukup bermasalah.

Anda harus masuk dan memeriksa satu per satu untuk memastikan.

Terakhir, hitung totalnya dan pastikan berapa totalnya sudah benar. Oleh karena itu Anda harus sangat berhati-hati.

Namun, jika bisnis Anda sudah menggunakan aplikasi berbasis cloud atau aplikasi lain, Anda hanya perlu memasukkan angka.

Input kehadiran biasanya dimasukkan ke dalam aplikasi dan bukti pembayaran secara otomatis dihitung dan dikirim ke departemen keuangan.

Bagi teman-teman yang bekerja di startup dan belum memiliki aplikasi harus rela bekerja lembur.

Pada awalnya tidak ada aplikasi, saya menggunakan Excel dan dipersonalisasi, itu adalah tugas yang luar biasa dan waktu lembur sangat cepat, masalahnya adalah satu karyawan benar-benar harus menghitung.

Terkadang juga menghitung ada perbedaan ketika saya pertama kali memasukkannya.

Pasti ada bedanya, ya bedanya ribuan atau ratusan.

Biasanya uang lembur tidak dihitung dengan benar, dan ini sangat tidak nyaman.

Untuk teman-teman pastikan untuk mengecek ulang apakah masih manual.

Harap jangan memasukkan entri yang salah.

Takutnya nanti kalau gajinya ditransfer, sistemnya masuk, pasti banyak yang komplain.

Berapa Besar Gaji Staff Payroll

Berapa gaji berdasarkan deskripsi pekerjaan petugas penggajian di Indonesia?

Tentu saja, ini bervariasi tergantung pada kota domisili dan ukuran perusahaan.

Gaji rata-rata berdasarkan job description pegawai payroll di Indonesia sekitar 4 – 5,9 juta per bulan.

Besaran gaji untuk Staff Payroll dapat bervariasi tergantung pada beberapa faktor, termasuk lokasi geografis, ukuran perusahaan, pengalaman kerja, tingkat pendidikan, dan tanggung jawab pekerjaan.

Berikut adalah perkiraan rentang gaji yang umumnya dapat ditemukan untuk Staff Payroll:

  • Fresh Graduate atau kurang dari 1 tahun pengalaman: Rentang gaji antara Rp 4.000.000 – Rp 7.000.000 per bulan
  • 1-3 tahun pengalaman: Rentang gaji antara Rp 6.000.000 – Rp 10.000.000 per bulan
  • 3-5 tahun pengalaman: Rentang gaji antara Rp 8.000.000 – Rp 12.000.000 per bulan

Harap dicatat bahwa angka-angka ini hanya perkiraan dan dapat bervariasi tergantung pada faktor-faktor yang disebutkan sebelumnya.

Selain itu, perusahaan juga dapat memberikan tunjangan kepada karyawan dan bonus tambahan yang dapat mempengaruhi total gaji yang diterima oleh Staff Payroll.

Penting untuk melakukan riset pasar dan melakukan negosiasi gaji yang baik saat mencari pekerjaan sebagai Staff Payroll.

Pemakaian Aplikasi Payroll Untuk Hitung Gaji Permudah Tugas Sesuai Job Description / Jobdesk Payroll Staff Perusahaan

Dengan kemajuan di bidang teknologi seperti sekarang ini, sistem payroll juga dapat dikerjakan melalui aplikasi atau software.

Salah satu rekomendasi terbaik aplikasi payroll adalah Mekari Talenta yang dapat Anda akses pada tautan: https://www.talenta.co/fitur/software-payroll/.

Ada berbagai keuntungan dan kemudahan yang bisa kita dapatkan dengan pemakaian aplikasi ini yaitu :

Perhitungan cepat dalam sistem penggajian

Penghitungan gaji karyawan bisa menjadi proses yang lama bila dilakukan secara manual menggunakan software seperti microsoft excel.

Bila Anda pemilik bisnis dengan sumber daya terbatas dalam perusahaannya, tentu ini akan sangat merepotkan dan memakan waktu lama.

Dengan menggunakan software penggajian tentu ini bisa dikerjakan dengan cepat, dengan begitu Anda punya waktu lebih untuk pengembangan bisnis kedepannya.

Memudahkan dan mengefisienkan proses payroll

Sistem penggajian akan lebih canggih dan otomatis dengan penggunaan aplikasi ini.

Tidak perlu merepotkan lagi dengan jumlah karyawan, sebab Anda hanya perlu menginputkan data gaji beserta semua komponennya.

Kemudian aplikasi yang akan melakukan perhitungannya, sehingga dapat memperkecil human error.

Namun yang terpenting disini adalah pastikan semua data sudah diinputkan dengan benar.

Mekari Talenta Penyedia Aplikasi Payroll Terbaik Di Indonesia

Setelah mengetahui berbagai kelebihan dan kekurangan penggunaan aplikasi payroll, tentu masih lebih banyak kelebihan yang diberikan dari aplikasi ini untuk bisnis Anda.

Lantas bila tertarik menggunakan aplikasi payroll tersebut, dimana kita bisa mencari penyedia aplikasi terbaik untuk perusahaan kita?

Sekaran ini Anda tidak perlu bingung lagi, sebab Talenta hadir untuk memudahkan berbagai proses bisnis perusahaan Anda dengan berbagai software buatannya.

Talenta merupakan penyedia berbagai software dan aplikasi bisnis untuk memudahkan proses bisnis dalam perusahaan Anda yang sudah terpercaya dan berpengalaman.

Anda juga tidak perlu khawatir akan kerahasiaan data perusahaan, sebab Mekari Talenta mempunyai SDM profesional yang dapat menjaganya dengan baik.

Tenaga profesional ini akan menjaga kerahasiaan data baik dari internal maupun eksternal seperti resiko pembobolan.

Selain itu aplikasi payroll dari Mekari Talenta mempunyai beberapa kelebihan seperti :

Mempercepat proses payroll hingga 93%

Software atau aplikasi dari Talenta dapat mengotomatiskan proses penghitungan payroll sehingga akan lebih mempercepat dan meminimalisir resiko pada sistem penggajian bisnis Anda.

Digunakan banyak perusahaan

Produk payroll application dari Mekari Talenta telah digunakan oleh banyak perusahaan seperti Angkasa Pura, Cottonink, D’Cost, Electrolux, GoJek, dll.

Hal ini terjadi karena Mekari Talenta dapat memberikan aplikasi yang menjadi solusi dan kepercayaan konsumennya.

Mempercepat proses dengan akurasi penghitungan yang tinggi

Aplikasi dari vendor ini juga dapat menghindari proses double entry yang mungkin terjadi bila dilakukan secara manual yang membuat rekap data lebih akurat.

Selain itu penghitungan setiap komponen payroll lebih akurat serta sesuai dengan hak dan aturan pemerintah.

Ditambah lagi dengan sistem transfer yang membuat penggajian karyawan dilakukan tepat waktu sehingga tidak membebani HR dan status pembayaran juga bisa Anda pantau.

Mengefisienkan waktu

Dengan sistem payroll yang lebih cepat, tentu akan lebih mengefisienkan waktu Anda.

Dengan begitu pemilik bisnis akan mempunyai waktu lebih untuk pekerjaan penting lainnya dan pengembangan perusahaan.

Proses rekap yang cepat dan minim resiko

Perekapan komponen payroll seperti data absensi online, lembur, cuti juga dapat disinkronkan secara otomatis dengan aplikasi payroll Mekari Talenta.

Selain itu sinkronisasi otomatis juga dapat dilakukan untuk komponen payroll lainnya seperti pajak penghasilan, JHT, BPJS sehingga memudahkan pekerjaan HR maupun Finance.

Tentunya masih ada banyak lagi keuntungan yang bisa Anda dapat dengan menggunakan payroll application by Mekari Talenta mulai dari dukungan tenaga ahli hingga pelatihan user.

Untuk informasi lebih lanjut Anda dapatkan dengan mengunjungi https://www.talenta.co/en/features/payroll-software/.

 

Image
Mekari Talenta
Temukan artikel-artikel terbaik seputar HR dari tim editorial Mekari Talenta. Kami mengumpulkan, menyusun, dan membagikan insight-insight menarik untuk membantu bisnis mengelola serta mengembangkan talenta-talenta unggulan.