Ketika bekerja, kerap kali seorang karyawan harus melakukan business trip atau perjalanan bisnis ke luar kota. Namun terkadang hal tersebut dapat menimbulkan kesulitan terutama setelah karyawan tersebut kembali dan mengurus pengeluaran selama di sana.
Padahal jika direncanakan dengan baik, hal-hal yang tidak diinginkan dapat dihindari. Lalu bagaimana caranya mengelola perjalanan bisnis yang efektif? Simak penjelasannya berikut ini.
Apa Itu Perjalanan Bisnis Atau Business Trip?
Perjalanan bisnis adalah perjalanan yang dilakukan oleh individu, biasanya karyawan atau eksekutif, atas nama perusahaan untuk tujuan pekerjaan atau bisnis.
Tujuan perjalanan ini dapat mencakup menghadiri rapat, konferensi, pelatihan, kunjungan klien, atau pengawasan proyek di lokasi tertentu.
Perjalanan bisnis bertujuan untuk mendukung pencapaian target perusahaan, baik itu dalam bentuk pengembangan hubungan bisnis, peningkatan pengetahuan, atau implementasi strategi.
Dalam konteks modern, perjalanan bisnis tidak hanya melibatkan perjalanan domestik tetapi juga internasional, terutama bagi perusahaan dengan operasi lintas negara.
Untuk memastikan efektivitas perjalanan bisnis, perusahaan sering kali menyediakan fasilitas seperti akomodasi, transportasi, dan anggaran harian bagi karyawan.
Selain itu, perjalanan bisnis juga dapat menjadi kesempatan untuk membangun jaringan profesional dan mengeksplorasi peluang baru untuk pengembangan perusahaan.
Baca juga: Cara Agar Betah di Tempat Kerja Baru: Panduan untuk Karyawan dan HR
Mengapa Perjalanan Bisnis Penting Bagi Perusahaan?
1. Memperkuat Hubungan dengan Klien atau Mitra Bisnis
Perjalanan bisnis memungkinkan pertemuan tatap muka yang lebih personal dengan klien atau mitra bisnis. Interaksi langsung ini sering kali lebih efektif dalam membangun kepercayaan, membahas detail kerja sama, atau menyelesaikan isu yang kompleks dibandingkan komunikasi jarak jauh.
Kunjungan ke lokasi klien juga menunjukkan komitmen perusahaan terhadap hubungan yang saling menguntungkan.
2. Mendukung Pengembangan Profesional Karyawan
Perjalanan bisnis memberikan peluang bagi karyawan untuk belajar di luar lingkungan kerja mereka. Menghadiri konferensi, pelatihan, atau workshop di lokasi lain dapat memperluas wawasan, meningkatkan keterampilan, dan membuka kesempatan jaringan profesional.
Pengalaman langsung dalam menangani tantangan atau tugas di lapangan juga memperkaya kompetensi individu.
3. Meningkatkan Efisiensi Operasional di Lokasi Baru
Dalam beberapa kasus, perjalanan bisnis dilakukan untuk mengawasi operasi perusahaan di cabang lain atau lokasi proyek. Kehadiran langsung memungkinkan pemantauan dan pengambilan keputusan yang lebih cepat dan akurat. Hal ini juga membantu memastikan bahwa standar operasional dan kualitas tetap terjaga di lokasi tersebut.
Sistem Reimbursement saat Perjalanan Dinas
Apa Itu Reimbursement?
Reimbursement adalah proses penggantian biaya yang telah dikeluarkan oleh karyawan untuk keperluan perusahaan, termasuk perjalanan dinas. Sistem ini dirancang untuk memastikan karyawan tidak menanggung beban finansial pribadi saat menjalankan tugas perusahaan.
Pengeluaran yang dapat di-reimburse biasanya harus relevan dan sesuai dengan kebijakan perusahaan.
Jenis Biaya yang Bisa Di-reimburse
1. Tiket Transportasi
Biaya perjalanan menggunakan moda transportasi seperti pesawat, kereta api, atau bus yang digunakan untuk mencapai lokasi dinas.
2. Penginapan atau Hotel
Biaya akomodasi selama masa perjalanan dinas, yang biasanya disesuaikan dengan standar kebijakan perusahaan.
3. Uang Makan Harian
Pengeluaran untuk makanan selama perjalanan dinas, yang sering kali memiliki batas maksimum atau diatur sebagai uang saku harian.
4. Biaya Transportasi Lokal
Biaya yang dikeluarkan untuk transportasi di lokasi tujuan, seperti taksi, ojek online, atau sewa kendaraan.
5. Biaya Lain yang Relevan
Pengeluaran tambahan yang terkait langsung dengan perjalanan bisnis, seperti biaya cetak dokumen atau internet di lokasi.
Prosedur Umum Reimbursement
Menyimpan Bukti Pembayaran
Karyawan harus mengumpulkan dan menyimpan semua bukti pembayaran seperti kuitansi, tiket, atau faktur untuk pengeluaran terkait. Bukti ini menjadi dokumen utama yang digunakan untuk klaim.
Pengajuan Klaim Reimbursement
Setelah perjalanan selesai, karyawan mengisi formulir klaim reimbursement yang mencakup rincian pengeluaran dan menyertakan bukti pembayaran. Formulir ini diajukan ke bagian keuangan atau HR.
Verifikasi dan Pembayaran
Bagian keuangan atau HR memverifikasi klaim untuk memastikan bahwa pengeluaran sesuai dengan kebijakan perusahaan. Jika klaim disetujui, perusahaan melakukan pembayaran kepada karyawan dalam jangka waktu yang telah ditentukan.
Tantangan dalam Proses Reimbursement Perjalanan Bisnis
1. Kesalahan Administrasi
Proses reimbursement sering kali menghadapi tantangan berupa kesalahan administrasi, seperti klaim yang hilang, tidak sesuai bukti, atau pengisian formulir yang tidak lengkap.
Karyawan mungkin lupa menyimpan bukti pembayaran atau menyerahkan dokumen yang tidak valid, sehingga menghambat proses verifikasi. Akibatnya, penggantian biaya menjadi tertunda atau bahkan ditolak.
2. Proses Manual yang Memakan Waktu
Banyak perusahaan masih mengandalkan proses manual, seperti pengumpulan dokumen fisik dan pengecekan manual terhadap klaim. Hal ini membuat proses reimbursement menjadi lambat dan rentan terhadap kesalahan.
Selain itu, bagian keuangan atau HR harus melibatkan banyak waktu dan tenaga untuk memverifikasi setiap klaim, yang mengurangi efisiensi operasional.
3. Kurangnya Transparansi
Tidak adanya sistem yang jelas untuk melacak pengeluaran membuat proses reimbursement menjadi tidak transparan. Karyawan mungkin merasa bingung tentang status klaim mereka, apakah sudah diterima, diverifikasi, atau dibayarkan.
Sebaliknya, perusahaan kesulitan untuk mengawasi total pengeluaran bisnis secara real-time, sehingga berpotensi menimbulkan masalah dalam pengelolaan anggaran perjalanan.
Bagaimana Mekari Talenta Mempermudah Proses Reimbursement Perjalanan Bisnis
Mekari Talenta merupakan salah satu software HRIS yang memungkinkan karyawan untuk mengajukan klaim reimbursement secara online melalui aplikasi.
Dengan Mekari Talenta, karyawan cukup mengunggah bukti pembayaran langsung ke sistem tanpa perlu dokumen fisik, sehingga mempercepat dan menyederhanakan proses pengajuan.
Kemudian dengan fitur pemantauan real-time, HR dan manajer keuangan dapat memonitor status klaim reimbursement sejak diajukan hingga disetujui. Hal ini memastikan proses berjalan transparan dan meminimalkan ketidakpastian bagi karyawan.
Fitur integrasi payroll juga memungkinkan reimbursement langsung dicatat dan dibayarkan melalui proses penggajian berikutnya. Dengan cara ini, perusahaan tidak perlu melakukan pembayaran secara terpisah, sehingga lebih efisien dan terorganisir.
Keuntungan Menggunakan Mekari Talenta
Mengurangi Waktu Administrasi
Dengan proses digital yang otomatis, waktu yang biasanya digunakan untuk administrasi reimbursement manual dapat dihemat. HR dan karyawan dapat lebih fokus pada pekerjaan strategis lainnya.
Meningkatkan Transparansi Proses Reimbursement
Mekari Talenta memberikan visibilitas penuh kepada karyawan dan manajemen atas status klaim reimbursement, dari tahap pengajuan hingga pembayaran. Hal ini membangun kepercayaan dan mengurangi potensi konflik.
Meningkatkan Kepuasan Karyawan
Proses reimbursement yang cepat dan transparan memberikan kenyamanan bagi karyawan, terutama saat mereka menggunakan dana pribadi untuk kebutuhan perjalanan bisnis. Dengan pengalaman pengguna yang lebih baik, perusahaan dapat meningkatkan kepuasan dan loyalitas karyawan.
Baca juga: Upskilling vs Reskilling: Apa Bedanya dan Mengapa Perusahaan Perlu Melakukannya?
Tips Efektif Mengelola Perjalanan Bisnis
Untuk Perusahaan
Tetapkan Kebijakan Perjalanan Dinas yang Jelas
Perusahaan perlu membuat kebijakan perjalanan dinas yang terstruktur dan mudah dipahami oleh karyawan. Kebijakan ini mencakup ketentuan mengenai jenis pengeluaran yang dapat di-reimburse, batas anggaran, prosedur pengajuan klaim, dan tenggat waktu.
Kebijakan yang transparan membantu mengurangi potensi kesalahpahaman dan mempercepat proses reimbursement.
Gunakan Software HRIS seperti Mekari Talenta
Teknologi dapat menjadi solusi untuk mengelola perjalanan bisnis secara efisien. Mekari Talenta memungkinkan perusahaan untuk memudahkan proses reimbursement, mulai dari pengajuan klaim hingga pelacakan status.
Dengan sistem yang terintegrasi, perusahaan dapat menghemat waktu, mengurangi kesalahan manual, dan meningkatkan transparansi dalam pengelolaan biaya perjalanan dinas.
Untuk Karyawan
Simpan Semua Bukti Pembayaran dengan Rapi
Karyawan yang melakukan perjalanan dinas harus disiplin dalam menyimpan bukti pembayaran seperti struk, tiket, atau invoice. Bukti ini diperlukan sebagai dokumen pendukung untuk mengajukan klaim reimbursement.
Menyimpan dokumen dengan baik juga mempermudah proses verifikasi oleh bagian keuangan atau HR.
Ikuti Prosedur Klaim yang Telah Ditentukan Perusahaan
Mematuhi prosedur klaim yang telah ditetapkan perusahaan sangat penting untuk mempercepat proses penggantian biaya. Karyawan perlu mengisi formulir klaim dengan lengkap, melampirkan bukti pembayaran yang valid, dan menyerahkan dokumen dalam tenggat waktu yang ditentukan.
Dengan mengikuti prosedur, klaim dapat diproses dengan lebih cepat dan akurat.
Mengapa Reimbursement Perjalanan Dinas yang Efisien Penting
Perjalanan bisnis dilakukan untuk tujuan strategis, seperti menjalin kemitraan, menghadiri konferensi, atau membuka peluang baru di pasar lain. Sebagai investasi, biaya perjalanan dinas perlu dikelola secara efektif agar perusahaan mendapatkan hasil maksimal dari pengeluaran tersebut.
Reimbursement yang efisien memastikan karyawan dapat fokus pada tujuan perjalanan tanpa khawatir tentang administrasi keuangan.
Proses reimbursement yang lambat dan tidak terstruktur dapat menimbulkan frustrasi bagi karyawan, terutama jika mereka harus menanggung biaya pribadi untuk kebutuhan bisnis dalam waktu yang lama.
Sebaliknya, sistem reimbursement yang cepat dan transparan mencerminkan profesionalisme perusahaan dan meningkatkan kepuasan karyawan. Dengan demikian, efisiensi pengelolaan reimbursement secara langsung berkontribusi pada produktivitas dan loyalitas tim.
Menggunakan platform seperti Mekari Talenta membantu perusahaan menyederhanakan proses reimbursement. Mekari Talenta memungkinkan karyawan mengajukan klaim secara digital, melampirkan bukti pembayaran, dan melacak status klaim secara real-time.
Bagi perusahaan, solusi ini memastikan proses verifikasi lebih akurat, mengurangi kesalahan manual, dan mempercepat pembayaran. Dengan sistem berbasis teknologi, perusahaan tidak hanya meningkatkan efisiensi tetapi juga membangun kepercayaan dan transparansi antara karyawan dan manajemen.
Permudah pengelolaan perjalanan bisnis dan reimbursement dengan Mekari Talenta. Dapatkan demo gratis sekarang dan optimalkan efisiensi operasional perusahaan Anda.
