Panduan Lengkap Walk In Interview untuk HR dan Calon Karyawan

Salah satu metode rekrutmen yang cukup populer untuk beberapa industri adalah walk in interview. Prosesnya yang singkat dan dapat berpotensi langsung menyaring kandidat terbaik menjadi pilihan yang sangat ideal.

Namun bagaimana cara melaksanakan walk in interview yang tepat dan apa saja persiapannya? Simak penjelasan lengkapnya berikut ini.

Apa Itu Walk In Interview?

Walk in interview adalah proses rekrutmen di mana kandidat dapat langsung datang ke lokasi perusahaan tanpa perlu melalui proses pendaftaran online atau undangan resmi terlebih dahulu.

Dalam sistem ini, perusahaan membuka kesempatan bagi pelamar untuk menghadiri wawancara secara langsung di waktu dan tempat yang telah ditentukan.

Tujuan

Mempermudah proses rekrutmen, terutama efektif untuk perekrutan massal di mana perusahaan membutuhkan banyak karyawan dalam waktu singkat.
Memberikan kesempatan langsung kepada kandidat sehingga dapat dengan segera menunjukkan kemampuan dan kompetensi mereka tanpa menunggu panggilan atau tahapan administrasi lainnya.

Ciri-ciri Walk In Interview

Tanpa Jadwal Wawancara

Kandidat tidak perlu menunggu jadwal tertentu karena wawancara dilakukan sesuai waktu yang sudah diumumkan oleh perusahaan.

Proses Dilakukan Secara Langsung dan Singkat

Wawancara biasanya dilakukan langsung di lokasi yang ditentukan, seperti kantor perusahaan atau venue tertentu. Proses ini cenderung singkat dan efisien.

Persyaratan Dokumen Lengkap

Kandidat diharapkan membawa dokumen-dokumen pendukung seperti:

Curriculum Vitae (CV)
Portofolio (jika diperlukan)
Fotokopi ijazah dan transkrip nilai
Sertifikat atau dokumen lain yang relevan

Dengan format yang sederhana dan fleksibel, walk in interview menjadi salah satu metode rekrutmen yang populer, terutama di industri dengan kebutuhan tenaga kerja yang tinggi seperti ritel, perhotelan, dan manufaktur.

Teknis Proses Walk In Interview Yang Perlu Diketahui HR

Langkah-langkah Teknis bagi HR

1. Tentukan Lokasi dan Waktu Pelaksanaan

Pastikan lokasi wawancara cukup luas dan nyaman untuk menampung jumlah kandidat yang diperkirakan hadir. Lokasi juga harus strategis dan mudah diakses, seperti ruang pertemuan di kantor atau venue yang dapat menampung banyak orang.

Pilih waktu yang tidak mengganggu jam operasional utama perusahaan agar proses rekrutmen berjalan lancar.

2. Siapkan Tim Wawancara

Libatkan tim HR untuk menangani proses administrasi dan memimpin wawancara awal, serta undang user atau pimpinan dari departemen terkait untuk mengevaluasi kandidat secara lebih mendalam.

Pastikan setiap anggota tim mengetahui peran masing-masing dalam proses, termasuk pengecekan dokumen, wawancara teknis, atau pengambilan keputusan.

3. Buat Pengumuman Resmi

Sebarkan informasi lengkap mengenai acara walk in interview melalui media sosial, situs web perusahaan, platform rekrutmen, atau media cetak jika diperlukan. Informasi harus mencakup:

Tanggal, waktu, dan lokasi acara
Posisi yang dibutuhkan
Persyaratan dokumen yang harus dibawa
Kontak untuk pertanyaan lebih lanjut

4. Siapkan Dokumen dan Formulir

Pastikan seluruh data kandidat tercatat dengan baik untuk memudahkan proses evaluasi. Siapkan formulir pendaftaran atau gunakan sistem digital untuk mencatat nama, kontak, posisi yang dilamar, dan detail lainnya. Jika memungkinkan, gunakan perangkat lunak atau aplikasi untuk mengelola data kandidat secara lebih efisien.

5. Gunakan Sistem Nomor Antrian

Agar proses wawancara berjalan lebih teratur, gunakan nomor antrian untuk mengatur giliran kandidat. Sistem ini membantu menghindari kerumunan dan memastikan semua kandidat mendapatkan kesempatan yang sama untuk diwawancarai tanpa kekacauan.

6. Berikan Feedback Cepat

Jika memungkinkan, sampaikan hasil wawancara secara langsung pada hari yang sama, terutama jika kandidat dinyatakan lolos ke tahap selanjutnya.

Jika hasil belum bisa diberikan segera, pastikan kandidat mendapatkan informasi tentang kapan mereka akan dihubungi dan bagaimana langkah selanjutnya. Komunikasi yang cepat dan transparan menunjukkan profesionalisme perusahaan.

Apa Saja yang Harus Disiapkan HR dan Calon Karyawan Pada Walk In Interview?

Untuk HR

Ruang dan Fasilitas yang Memadai

Pastikan lokasi wawancara nyaman untuk kandidat dan tim. Sediakan kebutuhan seperti:

Meja dan kursi untuk wawancara
Pendingin ruangan atau kipas angin untuk kenyamanan
Area tunggu dengan kursi yang cukup
Minuman seperti air mineral untuk tamu dan tim HR

Tim Wawancara yang Kompeten

Pastikan pewawancara memahami posisi yang dilamar kandidat dan memiliki panduan pertanyaan yang jelas. Pewawancara sebaiknya terdiri dari:

Perwakilan HR untuk mengevaluasi aspek umum dan soft skills kandidat
User atau atasan langsung untuk mengevaluasi aspek teknis sesuai posisi

Formulir Data Kandidat

Siapkan formulir pendaftaran untuk mencatat informasi kandidat, baik secara manual atau digital. Pastikan formulir mencakup:

Nama lengkap dan kontak kandidat
Posisi yang dilamar
Pendidikan dan pengalaman kerja

Checklist Dokumen

Sediakan daftar dokumen yang perlu dibawa kandidat, seperti:

Curriculum Vitae (CV)
Fotokopi ijazah dan transkrip nilai
Sertifikat pendukung (pelatihan, penghargaan, dsb.)
Portofolio (jika diperlukan untuk posisi tertentu)

Untuk Calon Karyawan

Dokumen Penting

Pastikan semua dokumen lengkap dan rapi sebelum menghadiri wawancara. Dokumen yang biasanya diminta meliputi:

CV terbaru
Portofolio (jika relevan)
Pas foto
Fotokopi KTP
Ijazah dan transkrip nilai
Sertifikat pendukung

Penampilan Profesional

Kenakan pakaian yang sesuai dengan budaya perusahaan dan standar industri. Contoh:

Kemeja putih dan celana bahan untuk pria
Blazer atau blouse formal untuk wanita
Pastikan penampilan rapi, sepatu bersih, dan rambut tertata.

Persiapan Pertanyaan

Siapkan jawaban untuk pertanyaan umum, seperti:

“Ceritakan tentang diri Anda.”
“Mengapa Anda tertarik dengan posisi ini?”
“Apa kelebihan Anda yang sesuai dengan posisi ini?”
Jika posisi memerlukan keterampilan teknis, persiapkan jawaban terkait pengalaman atau proyek yang pernah Anda kerjakan.

Kenali Perusahaan

Lakukan riset tentang perusahaan, termasuk:

Visi, misi, dan nilai perusahaan
Layanan atau produk yang ditawarkan
Posisi perusahaan di industri

Pengetahuan ini menunjukkan antusiasme Anda dan membantu Anda menjawab pertanyaan lebih relevan.

Dengan persiapan yang matang dari kedua belah pihak, proses walk in interview dapat berlangsung lebih lancar, efektif, dan menghasilkan pengalaman yang positif bagi semua pihak.

Pertanyaan Apa Aja yang Sering Ditanyakan dalam Walk In Interview?

Pertanyaan Umum

1. Ceritakan tentang diri Anda

Pertanyaan ini bertujuan untuk mengenal latar belakang Anda, termasuk pendidikan, pengalaman kerja, dan keterampilan yang relevan dengan posisi yang dilamar. Fokuslah pada informasi yang relevan dan sesuai dengan posisi yang Anda lamar.

2. Mengapa Anda tertarik melamar di perusahaan ini?

Pewawancara ingin mengetahui motivasi Anda melamar dan seberapa baik Anda memahami perusahaan. Berikan jawaban yang menunjukkan bahwa Anda telah melakukan riset tentang perusahaan, visi/misi, atau budaya kerja mereka.

3. Apa kelebihan dan kekurangan Anda?

Pewawancara mencari pemahaman tentang kesadaran diri Anda. Jelaskan kelebihan yang relevan dengan pekerjaan, misalnya keterampilan teknis atau soft skills. Untuk kekurangan, pilih sesuatu yang sedang Anda perbaiki dan sampaikan langkah yang sudah Anda ambil untuk mengatasinya.

4. Bagaimana pengalaman kerja Anda sebelumnya (jika ada)?

Pertanyaan ini mengevaluasi pengalaman Anda dan bagaimana itu dapat diterapkan pada posisi yang dilamar. Berikan contoh spesifik tentang tugas atau proyek yang berhasil Anda selesaikan, terutama yang relevan dengan posisi.

5. Apa yang Anda ketahui tentang posisi ini?

Pewawancara ingin memastikan bahwa Anda memahami tanggung jawab posisi tersebut. Jelaskan pemahaman Anda tentang peran tersebut berdasarkan deskripsi pekerjaan atau riset sebelumnya, dan hubungkan dengan kemampuan Anda.

Pertanyaan Teknis (Tergantung Posisi)

1. Jelaskan pengalaman Anda dengan [skill khusus sesuai posisi]

Pertanyaan ini bertujuan untuk mengevaluasi kemampuan teknis Anda. Berikan contoh konkret dari pekerjaan sebelumnya di mana Anda menggunakan keterampilan tersebut dan hasil yang Anda capai.

2. Bagaimana Anda menyelesaikan masalah di tempat kerja sebelumnya?

Pewawancara ingin mengetahui kemampuan Anda dalam pemecahan masalah. Gunakan pendekatan STAR (Situation, Task, Action, Result) untuk menjelaskan masalah, langkah-langkah yang Anda ambil untuk menyelesaikannya, dan hasil akhirnya.

Pertanyaan Penutup

1. Apakah Anda memiliki pertanyaan tentang posisi ini?

Pertanyaan ini memberi Anda kesempatan untuk menunjukkan minat dan keingintahuan Anda. Anda bisa menanyakan hal seperti:

“Apa tantangan utama dalam posisi ini?”
“Bagaimana struktur tim tempat posisi ini berada?”

2. Apakah Anda siap untuk bergabung dalam waktu dekat?

Pertanyaan ini bertujuan untuk memastikan ketersediaan Anda jika diterima. Berikan jawaban jujur, misalnya “Saya bisa mulai bekerja dalam [sebutkan waktu], tergantung proses administrasi.” Jika ada hambatan, komunikasikan dengan jelas.

Itulah tadi beberapa contoh pertanyaan yang mungkin keluar saat proses walk in interview. Dengan memahami tujuan di balik setiap pertanyaan, Anda dapat memberikan jawaban yang tepat dan meninggalkan kesan positif pada pewawancara.

Kemudian, Anda juga bisa menggunakan software HRIS Mekari Talenta yang memiliki fitur Recruitment untuk proses rekrutmen karyawan yang lebih mudah.

Fitur Recruitment Mekari Talenta dapat mempermudah proses rekrutmen, sehingga perusahaan Anda dapat merekrut karyawan yang tepat sesuai dengan budaya dan kebutuhan bisnis.

Dengan fitur Recruitment, Anda dapat memantau proses tahapan masing-masing pelamar dalam satu dashboard terintegrasi. Hal ini membuat proses rekrutmen jadi lebih mudah dilacak.

Mekari Talenta juga memiliki job portal yang memungkinkan perusahaan memiliki halaman tersendiri untuk mem-posting lowongan pekerjaan. Selain itu, lowongan pekerjaan yang di-post juga dapat terintegrasi dengan LinkedIn untuk memudahkan penyaringan pelamar kerja.

Tertarik menggunakan fitur Recruitment dari Mekari Talenta? Hubungi tim sales kami sekarang juga dan coba gratis demo aplikasinya.