Insight Talenta 5 min read

Tujuan Performance Appraisal, Tahapan dan Contohnya

By Mekari TalentaPublished 20 Jun, 2023 Diperbarui 20 Maret 2024

Performance appraisal atau yang lebih dikenal dengan sebutan penilaian kinerja adalah evaluasi yang sistematis terhadap kinerja dan kemampuan karyawan, sehingga dapat merencanakan pengembangan karir lebih lanjut bagi karyawan yang bersangkutan.

Penilaian tersebut biasanya disusun oleh atasan langsung karyawan. Prosedur ini biasanya memerlukan atasan untuk mengisi formulir penilaian standar yang akan menjadi evaluasi tiap individu.

Tujuan Performance Appraisal

Tujuan Performance Appraisal

Tujuan dilakukannya performance appraisal sebenarnya sudah sangat jelas, guna melakukan evaluasi pada tiap karyawan.

Nantinya proses evaluasi akan berhubungan dengan kinerja dan produktivitasnya di masa yang akan datang.

Bila karyawan memiliki nilai yang kurang ia bisa tahu bagaimana ia harus membuat perbaikan pada kinerjanya.

Selain itu perusahaan juga bisa menggunakan penilaian kinerja atau performance appraisal ini sebagai dasar dari kenaikan gaji, promosi, bonus ataupun bisa juga sebagai dasar untuk penurunan jabatan dan pemutusan hubungan kerja.

Tahapan-tahapan Performance Appraisal

Berikut tahapannya.

1. Menetapkan Standar Kinerja

Proses penilaian kinerja dimulai dari penetapan standar kinerja.

Manajer harus menentukan prestasi, Keterampilan ataupun Output apa yang akan dievaluasi.

Standar-standar kinerja ini harus dimasukan kedalam Analisis Jabatan (Job Analysis) dan Deskripsi Jabatan (Job Description).

Standar kinerja juga harus jelas dan obyektif agar mudah dipahami dan dapat diukur.

Standar tidak boleh diungkapkan secara samar-samar seperti “pekerjaan yang baik” atau “kualitas kerja yang baik”.

Karena Standar yang samar-samar ini tidak dapat menegaskan standar kinerja dengan jelas.

2. Mengkomunikasikan Standar Kinerja yang diharapkan ke Karyawan

Setelah standar kinerja ditetapkan, perlu dikomunikasikan kepada masing-masing karyawan sehingga karyawan-karyawan tersebut mengetahui apa yang perusahaan harapkan dari mereka.

Tidak adanya komunikasi akan mempersulit penilaian kinerja.

Komunikasi harus bersifat dua arah, artinya manajemen harus mendapatkan feedback dari karyawannya mengenai standar kinerja yang ditetapkan untuknya.

3. Mengukur Kinerja yang Nyata

Tahap penilaian kinerja yang ketiga adalah mengukur kinerja nyata atau aktual kinerja berdasarkan informasi-informasi yang tersedia dari berbagai sumber seperti pengamatan, laporan statistik, laporan lisan maupun laporan tertulis.

Perlu diingatkan bahwa pengukuran pada kinerja harus obyektif berdasarkan fakta dan temuan, tidak boleh memasukan perasaan ke dalam pengukuran kinerja ini.

Proses HR jadi lebih cepat dengan software HR terautomasi Mekari Talenta.

4. Bandingkan Kinerja Nyata dengan Standar yang ditentukan

Pada tahap ini, kinerja nyata atau kinerja aktual dibandingkan dengan standar yang ditentukan sebelumnya.

Perbandingan ini akan mengungkapkan penyimpangan antara kinerja aktual dengan standar kinerja.

5. Diskusikan Hasil Penilaian dengan Karyawan

Langkah ini merupakan salah satu tugas yang paling menantang yang harus dihadapi oleh manajer karena harus menyajikan penilaian yang akurat sehingga karyawan yang bersangkutan menerima hasil penilaian tersebut.

Diskusi tentang penilaian ini memungkinkan karyawan untuk mengetahui kekuatan dan kelemahannya serta dampaknya terhadap kinerjanya di masa yang akan datang.

Dampaknya mungkin positif maupun negatif tergantung pada penilaian yang disajikan.

6. Mengambil Tindakan Korektif (Tindakan Perbaikan)

Langkah terakhir pada proses penilaian adalah mengambil tindakan korektif (perbaikan) apabila diperlukan.

Jika terjadi penyimpangan antara standar kinerja dengan kinerja aktual karyawan dan telah dikomunikasikan dengan baik antara kedua pihak, maka pihak perusahaan maupun karyawan harus mengambil tindakan untuk memperbaiki kinerjanya.

Mengembangkan Sistem yang Efektif

Performance appraisal (penilaian performa) merupakan rutinitas yang dijalankan oleh sebuah perusahaan untuk mengevaluasi performa kinerja karyawannya.

Dengan adanya performance appraisal ini, sebuah perusahaan bisa mencapai targetnya dengan lebih terarah.

Agar performance appraisal bisa dijadikan sebagai rujukan, maka pelaksanaannya pun harus menjaga obyektifitasnya.

Sebab, performance appraisal pada dasarnya merupakan suatu kegiatan untuk memetakan potensi sumber daya manusia yang ada dalam suatu perusahaan.

Pelaksanaannya harus mencerminkan kondisi riil yang terjadi di lapangan.

Bila tidak demikian, akibatnya bisa fatal.

Hasil dari performance appraisal tidak bisa dijadikan rujukan bahkan tidak mampu memberikan kontribusi apa-apa bagi kemajuan sebuah perusahaan.

Bahkan cenderung merugikan sejumlah pihak yang ada di dalamnya.

Entah itu perusahaan, atasan ataupun karyawan.

Agar performance appraisal bisa memberikan umpan balik yang akurat dan relevan, Anda harus memahami terlebih dulu poin-poin penting penilaian yang terdapat di dalam performance appraisal. Antara lain meliputi:

Kompetensi karyawan

Jenis kompetensi yang hendak dinilai bisa jadi berbeda pada masing-masing perusahaan.

Jelasnya, pasti harus sejalan dengan visi dan misi yang dimiliki oleh perusahaan yang bersangkutan.

Secara umum, kompetensi karyawan mencakup team work, kemampuan berkomunikasi, memecahkan permasalahan, perencanaan dan pengorganisasian.

Setelah jenis kompetensi telah didefinisikan, langkah selanjutnya adalah memberikan skala penilaian.

Misalnya skala 1 untuk kategori buruk, 2 sedang, dan seterusnya.

Pemberian skala ini hendaknya juga dilengkapi dengan deskripsi keadaan riil di lapangan sehingga bisa membantu menjelaskan kondisi yang sebenarnya sedang terjadi.

Performance (kinerja)

Kinerja karyawan selanjutnya juga dipetakan dan ditindaklanjuti dengan Key Performance Indicators.

Adapun metode yang sering digunakan dalam performance appraisal antara lain:

  1. Metode rating, yakni dengan menggunakan skala, baik diskrit maupun kontinyu;
  2. Metode critical insident, berisi tentang catatan kejadian yang dilakukan oleh karyawan beserta tanggal kejadiannya. Baik itu mencakup hal-hal yang positif maupun negatif;
  3. Metode ranking, karyawan akan dirangking berdasarkan performanya. Dari yang terburuk hingga yang terbaik;
  4. Metode perbandingan, setiap karyawan dibandingkan dengan masing-masing karyawan lainnya.

Dengan adanya performance appraisal maka perusahaan bisa menilai performa masing-masing karyawannya serta sejauh mana variasi yang terdapat di dalamnya.

Sejumlah keuntungan yang bisa didapatkan dari penerapan performance appraisal antara lain sebagai berikut:

  1. Mendorong setiap karyawan bisa berprestasi lebih baik.
  2. Perusahaan mengetahui potensi yang dimiliki masing-masing karyawan.
  3. Adanya penghargaan terhadap karyawan yang memiliki prestasi bagus.
  4. Memberikan kesempatan untuk melakukan verifikasi terhadap data yang digunakan dalam performance appraisal.

Namun demikian, performance appraisal juga bisa memberikan sejumlah kerugian. Antara lain meliputi:

  1. Menimbulkan beban moral bagi karyawan yang performanya buruk. Bahkan mereka bisa patah semangat dan akhirnya memutuskan mengundurkan diri.
  2. Bisa memicu terjadinya protes bila dinilai prosedur penilaian tidak berjalan secara obyektif.
  3. Menciptakan iklim kerja yang tidak kondusif akibat adanya gap antar karyawan.

Contoh Format Form Performance Appraisal

Setelah memahami kedua aspek di atas, sekarang saatnya membuat form performance appraisal.

Berikut adalah contoh performance appraisal terbaik yang bisa Anda tiru maupun modifikasi sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda.

 

ADVAN GRUP

PERFORMANCE APPRAISAL FORM

Dengan ini, kami ingin mengajukan Formulir Penilaian Kerja Karyawan sebagai berikut:

Nama            :

NIK            :

Jabatan            :

Departemen        :

Periode Penilaian    :

 

I. Absensi dan Keterlambatan

  1. Sebab dan Jumlah Hari Absen
  1. Sakit    :    hari
  2. Izin      :    hari
  3. Alpha    :    hari
  1. Keterlambatan        : pernah/tidak  ; jika pernah :    kali terlambat dalam 4 bulan
  2. Datang Siang        : pernah/tidak  ; jika pernah :    kali datang siang dalam 4 bulan
  3. Pulang lebih Cepat : pernah/tidak  ; jika pernah :    kali pulang cepat dalam 4 bulan

II. Penilaian Hasil Kerja Karyawan

No. ASPEK NILAI
TM PP SH ME LB
1 2 3 4 5
1 Kuantitas Kerja
2 Kualitas Kerja
3 Disiplin
4 Inisiatif
5 Motivasi
6 Tanggung Jawab
7 Kerjasama
8 Penyesuaian Diri
9 Pemahaman terhadap Tugas
10 Pemecahan Masalah *)
11 Leadership/Kepemimpinan *)
12 Pengambilan Keputusan *)
Nilai Total
Nilai Rata-rata (Nilai Total / Jumlah Aspek)

 

Keterangan:

*) hanya untuk jabatan yang memiliki bawahan

  1. Tidak memuaskan (TM)
  2. Perlu peningkatan (PP)
  3. Sesuai harapan (SH)
  4. Melebihi ekspektasi (ME)
  5. Luar biasa (LB)

 

III. Rekomendasi

[]  Dapat diperpanjang/diberhentikan jabatannya/hubungan kerja

[]  Diberhentikan mulai tanggal

[]  Lain-lain

 

Pemberi Nilai Menyetujui
Supervisor Manajer Departemen
Tgl. Tgl.

 

Penerapan Sistem Performance Appraisal melalui Teknologi Terkini

Memang tidak dipungkiri, munculnya teknologi dalam membantu segala aktivitas bisnis, khususnya penilaian kinerja karyawan, menjadi salah satu solusi yang paling mudah dan menguntungkan bagi manajemen HR dan pemilik bisinis.

Mekari Talenta merupakan software HRIS yang punya fitur Performance Management yang dapat memaksimalkan proses penilaian kinerja karyawan dalam hitungan detik.

Dengan berbagai fitur yang ada didalamnya, anda tak perlu menghabiskan waktu yang banyak untuk hal-hal yang sifatnya administratif.

Anda bisa fokus dalam pengambilan keputusan yang sifatnya strategis pasca proses performance appraisal.

Mekari Talenta adalah software HRIS untuk manajemen sumber daya manusia.

Software HRIS biasanya bertujuan mengurangi beban kerja administrasi di bidang penggajian, perpajakan karyawan, absensi, dan performance appraisal.

Dengan software penilaian kinerja karyawan Mekari Talenta, HR akan lebih mudah dalam memantau kinerja karyawan secara efektif dan memberikan feedback secara menyeluruh.

Mekari Talenta memberikan solusi dengan menghadirkan aplikasi HRD yang dapat diakses secara online dan dapat membantu mengotomatisasi proses speerti pembayaran gaji dan absensi online dalam suatu dashboard yang mudah digunakan.

Tertarik mencoba performance management software by  Talenta? Konsultasi bersama tim sales Mekari Talenta sekarang juga.

banner tentu bisa june
Image
Mekari Talenta
Temukan artikel-artikel terbaik seputar HR dari tim editorial Mekari Talenta. Kami mengumpulkan, menyusun, dan membagikan insight-insight menarik untuk membantu bisnis mengelola serta mengembangkan talenta-talenta unggulan.