Berbagai Jenis Metode Pelatihan Karyawan Efektif untuk Perusahaan

Selain rekrutmen, mengembangkan pelatihan karyawan adalah hal penting ketika bisnis Anda ingin berkembang. Apalagi di tengah anomali industri digital yang juga semakin berkembang. Maka dari itu, dibutuhkan beberapa metode pelatiha karyawan yang efektif.

Industri yang berkembang ini tentunya membutuhkan kemampuan tenaga kerja yang berkembang pula agar tidak adanya talent gap yaitu ketidakseimbangan antara skill yang dimiliki karyawan dan skill yang dibutuhkan oleh perusahaan.

Kenyataan talent gap ini juga didukung oleh data dari laporan The World Bank, di mana hingga tahun 2030 Indonesia kekurangan 9 juta tenaga kerja ahli di bidang teknologi informasi.

Untuk itu, melalui artikel ini Mekari Talenta akan menjelaskan berbagai metode pelatihan karyawan yang efektif untuk bisa dicoba di perusahaan Anda saat ini.

Tujuan dan Manfaat Pelatihan Karyawan bagi Perusahaan

Tujuan utama dari pelatihan karyawan adalah meningkatkan kinerja dan produktivitas karyawan dengan cara meningkatkan pengetahuan, skill, serta nilai-nilai sesuai dengan role atau jabatan yang dimilikinya.

Perlu diketahui, melalui riset yang dilakukan oleh McKinsey bahwa karyawan dengan kemampuan kerja yang baik lebih produktif 8 kali lipat dibanding karyawan yang biasa-biasa saja.

Di samping itu, ada beberapa tujuan lainnya dari pelatihan karyawan bagi perusahaan di antaranya sebagai berikut.

1. Meningkatkan Daya Saing Perusahaan

Memiliki karyawan yang terlatih dan memiliki kemampuan yang dibutuhkan mampu membantu perusahaan untuk berinovasi, beradaptasi bahkan bersaing dengan perusahaan lain. Bahkan ketika iklim pasar berubah.

Contoh, siapa yang terbayangkan bahwa kemampuan AI prompter saat ini dibutuhkan mengingat penggunaan AI yang semakin mempermudah produktivitas perusahaan?

Selain itu, karyawan jadi lebih siap untuk menghadapi berbagai tantangan baru di masa depan. Misalnya, pekerjaan AI engineering yang 10 tahun lalu belum ada dan kini sangat dibutuhkan.

Dengan pelatihan, karyawan memiliki potensi untuk mengerjakan pekerjaan yang lebih rumit dan tingkat pekerjaan yang lebih tinggi.

2. Meningkatkan Retensi Karyawan dan Budaya Positif di Tempat Kerja

Mengutip Forbes, pelatihan karyawan ternyata bisa memberikan dampak kepercayaan diri, harga diri, dan kesehatan mental karyawan.

Karyawan jadi lebih merasa memiliki nilai dan dihargai oleh perusahaan. Dampaknya, karyawan jadi lebih termotivasi dan memiliki rasa memiliki atau engagement terhadap perusahan.

Secara tidak langsung pula, hal ini bisa mengurangi turnover atau retensi karyawan. Organisasi perusahaan Anda pun jadi jauh lebih stabil dengan karyawan yang memiliki kemampuan tinggi.

3. Meningkatkan Kepuasan Pelanggan

Karyawan yang memiliki kemampuan tinggi tentunya bisa mengerjakan pekerjaannya dengan apik, tanpa error, bisa bekerja efektif, dan efisien. Hal ini lah yang nantinya berdampak pada kepuasan pelanggan.

4. Mengurangi Skill Gap yang Dibutuhkan oleh Perusahaan

Jika berbicara skill gap, maka cakupan pembahasannya adalah secara makro. Dimana yang dilibatkan bukan lagi karyawan internal. Namun hingga tingkat pendidikan.

Banyak perusahaan yang menekankan pelatihan karyawan sedari tingkat magang, sehingga perusahaan memiliki skilled-talent yang siap untuk bekerja.

5. Membantu Karyawan Baru untuk Memahami Perannya

Pelatihan juga bertujuan agar karyawan baru bisa memahami peran dan tanggung jawabnya di perusahaan

Sering kali pengetahuan yang dimiliki karyawan belum tentu sama dengan perusahaan sehingga perlu adanya kesamaan pemahaman antara karyawan dan perusahaan salah satunya melalui pelatihan.

Jenis-Jenis Pelatihan Karyawan

Jenis pelatihan karyawan tidak melulu tentang pelatihan teknis, namun ada berbagai macam jenisnya. Berikut penjelasannya.

• Orientasi. Pelatihan kerja secara singkat yang ditujukan karyawan baru. Umumnya pelatihan berisi tentang nilai, sistem, dan alur kerja pada perusahaan tersebut dan hanya diselenggarakan dalam dua hari hingga seminggu.
• Onboarding. Mirip orientasi, hanya saja yang dipelajari lebih luas, Biasanya ini berkaitan langsung dengan roles karyawan tersebut dan pelatihannya diselenggarakan lebih lama  yaitu selama 1-3 bulan.
• Pelatihan wajib. Biasanya untuk memenuhi kualifikasi tertentu. Misal, pekerjaan tax specialist wajib mengikuti dan memiliki sertifikat brevet A dan brevet B.
• Hard skill. Pelatihan teknis pekerjaan. Misalnya seperti digital marketing, digital ads, atau SEO.
• Soft skill. Pelatihan yang berkaitan dengan kemampuan karakteristik orang. Mulai dari kepemimpinan, psikologi, komunikasi, dan manajemen waktu.
• Service and product. Pelatihan yang berkaitan dengan penggunaan teknologi atau produk tertentu yang digunakan untuk kegiatan operasional perusahaan.

Berbagai Jenis Metode Pelatihan Karyawan

Pelatihan karyawan memiliki berbagai jenis metode karena tidak semua metode efektif bisa dilakukan oleh perusahaan.

Oleh karena itu, ada tiga metode utama pelatihan karyawan yaitu metode berdasarkan ritme karyawan, berdasarkan aktivitas, berdasarkan tempat dan berdasarkan tujuan.

Metode Pelatihan Karyawan Berdasarkan Gaya Belajar

Ada dua jenis pelatihan berdasarkan gaya belajar yaitu sebagai berikut.

• Self-paced. Metode yang memungkinkan karyawan dapat belajar sendiri sesuai dengan ritmenya. Jadi, karyawan bisa belajar kapan pun sesuai yang diinginkan.
• Cohort. Metode pelatihan dengan melibatkan sekelompok tim sehingga ritme, waktu, dan penugasan saat belajar diseragamkan sesuai yang telah ditentukan.

Self-paced cocok digunakan bagi perusahaan yang sudah mature atau karyawan setidaknya sudah memiliki dasar pengetahuan yang sudah diajarkan.

Sementara cohort digunakan untuk perusahaan yang menginginkan karyawannya memiliki skill tertentu yang sifatnya mendesak..

Metode Pelatihan Karyawan Berdasarkan Tujuan

Berdasarkan tujuan, ada 4 jenis metode pelatihan yaitu sebagai berikut.

• Leader development. Pelatihan yang berfokus untuk menciptakan leader baru atau ketika karyawan ingin naik pangkat.
• Reskilling. Pelatihan yang ditujukan agar karyawan bisa mempelajari pengetahuan atau skill baru guna menunjang kinerjanya saat ini. Misal, seorang admin HR yang mempelajari HRIS dan psikologi
• Upskilling. Pelatihan yang ditujukan memperkaya atau meningkatkan pengetahuan atau kemampuan karyawan saat ini. Misal, seorang content writer mempelajari SEO, copywriting, dan UX Writing
• New skilling. Pelatihan yang biasanya ditujukan bagi seseorang yang tadinya belum memiliki skill yang dibutuhkan dan dilatih untuk mendapatkan skill baru. Contoh, karyawan magang general affair yang dilatih untuk bisa menguasai skill manajemen HRD.

Metode Pelatihan Berdasarkan Tempat

Metode pelatihan berdasarkan tempat terbagi menjadi online dan offline. Pelatihan online biasanya menggunakan media tertentu berbasis online seperti aplikasi atau webinar.

Sementara pelatihan offline dilakukan secara langsung menggunakan pelatihan konvensional sehingga karyawan bisa berinteraksi langsung dengan mentor atau instruktur.

Sebagai gambaran, berikut kelebihan dan kelemahan dari pelatihan karyawan online dan offline.

Metode Pelatihan Berdasarkan Aktivitas

Sebagai panduan, berikut beberapa metode pelatihan karyawan berdasarkan aktivitas yang dapat Anda gunakan.

• Tech-based learning. Pelatihan secara tidak langsung menggunakan media teknologi seperti Learning Management system (LMS), video, siniar, gamifikasi, mobile app, atau webinar.
• Project-based Learning (PjBL). Pelatihan yang menggunakan skenario nyata. Biasanya karyawan akan diminta untuk memecahkan masalah tertentu yang terjadi secara nyata di lingkungan kerja. PjBL juga sering disebut dengan simulasi.
• On-The Job Training (OJT). Pelatihan yang dilakukan di tengah-tengah masa kerja atau di awal masa kerja setelah kontrak ditandatangan.
• Seminar atau Workshop. Pelatihan secara langsung dengan menggunakan seorang praktisi atau instruktur yang dilakukan dalam satu hingga dua hari.
• Mentoring/Coaching. Pelatihan yang mempertemukan karyawan dengan senior atau praktisi secara personal atau berkelompok sesuai dengan role kerjanya. Metode ini biasanya dilakukan dalam jangka waktu yang panjang.
• Focus Group Discussion. Pelatihan dengan saling berdiskusi dan membagi pengetahuan untuk memecahkan masalah yang ditentukan.
• Peer-to-Peer Learning. Pelatihan informal yang melibatkan karyawan satu dengan lainnya.
• Micro-learning. Pelatihan yang dilakukan dalam jangka waktu pendek melalui media yang lebih kecil. Seperti kuis, deck presentasi, artikel, e-mail, atau infografis.

Tips Memilih Metode Pelatihan Karyawan

Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya. Tidak semua metode pelatihan cocok digunakan oleh perusahaan Anda.

Ditambah, mengadakan pelatihan karyawan bukan lah hal mudah dan membutuhkan biaya yang tidak sedikit.

Sebagai panduan, berikut tips memilih metode pelatihan karyawan yang bisa digunakan oleh perusahaan Anda.

• Melakukan asesmen kebutuhan perusahan dan skill yang dibutuhkan karyawan. Di tahap ini, Anda juga perlu melihat tren skill yang saat ini sedang berkembang dan dapat membantu produktivitas perusahaan
• Perhatikan sumber daya perusahaan Anda. Baik dari sisi teknologi, bujet untuk mengadakan pelatihan maupun jumlah karyawan yang perlu pelatihan. Ingat, metode pelatihan yang dipilih sangat bergantung dengan bujet dan karyawan itu sendiri.
• Perhatikan urgensi. Misalnya, dari sumber daya dan asesmen yang dilakukan. Kira-kira seberapa penting pelatihan itu dilakukan? Berapa lama waktunya? Berapa kali dalam sebulan atau setahun dilakukan?
• Jangan terpaku dengan satu metode saja. Setiap proses penyelenggaraan pelatihan karyawan adalah proses trial and error hingga Anda menemukan metode yang pas. Bahkan, Anda bisa menggabungkan lebih dari dua metode sesuai dengan kebutuhan.

Tips Membuat Pelatihan Karyawan yang Efektif

Tentu harapan bagi semua perusahaan bahwa pelatihan karyawan yang dibangun mampu memberikan dampak besar terutama terhadap produktivitas.

Lalu bagaimana cara membuat pelatihan karyawan yang efektif? Berikut panduan langkah-langkahnya.

1. Tentukan tujuan secara spesifik kenapa Anda membutuhkan pelatihan karyawan. Pastikan tujuan tersebut sejalan dengan tujuan bisnis dan skill yang dibutuhkan oleh bisnis.
2. Memetakan bagian pekerjaan apa yang memiliki skill gap yang tinggi. Skill gap sendiri adalah kesenjangan antara kemampuan yang dimiliki karyawan dan apa yang dibutuhkan perusahaan
3. Pilih metode pelatihan karyawan yang sesuai. Anda bisa melihat cara memilih metode pelatihan pada poin sebelumnya
4. menurut psikolog asal Kanada, Mary Ainsworth. ketika ingin membangun program pelatihan karyawan, Anda perlu melibatkan karyawan untuk memilih metode, kurikulum, bahkan pihak yang terlibat
5. Memiliki rencana pelatihan rutin yang berkelanjutan. Sama halnya seperti sekolah, pelatihan karyawan merupakan proses panjang dan bertahap yang tidak bisa hanya dilakukan sekali
6. Sesuaikan metode pelatihan dengan culture perusahaan. Bahkan jika bisa, jadikan pelatihan karyawan bagian dari budaya itu sendiri. Mulai lah dari hal sederhana seperti sharing knowledge session sebelum meeting mingguan
7. Buat pelatihan yang menarik namun tetap formal. Buatlah pelatihan yang seimersif mungkin sehingga pelatihan tidak jadi beban karyawan itu sendiri.
8. Evaluasi setiap pelatihan karyawan yang sudah dijalankan.
9. Minta feedback karyawan terkait aktivitas pelatihan. Seberapa puas karyawan dengan pelatihan yang dibuat, apa saja yang jadi kendala selama pelatihan, dan saran-saran lainnya.

Studi Kasus dan Contoh

Ada beberapa studi kasus yang menjelaskan efektivitas program pelatihan karyawan. Berikut beberapa contohnya.

1. Google

Ada dua hal menarik yang diterapkan Google yaitu peer-to-peer training dan simulation training menggunakan konsep 20% Time.

Perusahaan teknologi raksasa ini memberikan kesempatan untuk karyawan saling membagi informasi dan pengetahuan melalui Google Group.

Program kedua adalah 20% Time dimana karyawan juga diberi kewenangan untuk mengerjakan proyek pribadi dengan menggunakan 20% waktu kerjanya dalam seminggu.

Dampaknya, muncul ide-ide segar yang saat ini Anda nikmati mulai dari Google My Business dan Gmail.

2. Nike

Nike memfokuskan pelatihan pada bidang manajemen suplai yang mencakup HRD, lean manufacturing, dan K3 yang kurikulumnya diperbarui setiap 3 tahun sekali.

3. Huawei EEC Thailand

Sebagai perusahaan teknologi rekayasa jaringan, Huawei yang kini berfokus mengembangkan jaringan 5G memiliki program besar melalui cabang yang ada di Thailand yaitu Huawei EEC melalui Digital Talent Development Program  (DTD program).

Melalui program ini, Huawei EEC memfokuskan pada tiga hal yaitu digital leadership bagi para manajer, newskiling dan reskilling bagi karyawan, dan newskilling yang dilakukan di kampus-kampus.

Kesimpulan

Jika melihat penjelasan di atas, membangun program pelatihan karyawan memang tidak semudah hanya membuka kelas. Namun perlu mempertimbangkan banyak hal.

Meski begitu, pelatihan karyawan itu jadi hal krusial yang wajib Anda pertimbangkan apabila bisnis Anda ingin terus beradaptasi dengan perubahan pasar.

Untuk hasil optimal, pastikan pelatihan karyawan yang Anda buat dilakukan dengan sederhana, mudah diikuti, dan memperhatikan kebutuhan bisnis Anda.

Selain itu, untuk mempermudah Anda dalam mengelola tenaga kerja di perusahaan, Anda bisa memanfaatkan talent management tools salah satunya adalah Mekari Talenta.

Mekari Talenta adalah software HRIS yang memiliki beragam fitur yang bisa membantu pekerjaan administratif HR seperti mengelola, merekap data, hingga menghitung gaji karyawan.

Melalui fitur Talent Development  Mekari Talenta, Anda bisa melakukan perencanaan kepada karyawan baik dari sisi jabatan maupun kemampuan baik untuk segi jangka panjang dan pendek.

Dengan Mekari Talenta, program pelatihan karyawan Anda jauh lebih terencana dan tepat sasaran.

Tertarik untuk mencoba Mekari Talenta? Konsultasi bersama tim sales kami dan coba gratis demo aplikasinya sekarang juga.