8 Keuntungan Menggunakan Sistem Absen Online

By Ervina LutfiPublished 22 May, 2023 Diperbarui 20 Maret 2024

Apa saja keuntungan sistem absen menggunakan aplikasi absensi online seperti Mekari Talenta selain sebagai salah satu solusi efektif merekam kehadiran karyawan di suatu perusahaan? Selengkapnya disini!

Melihat kedisiplinan seorang karyawan salah satunya bisa dilihat dari tingkat kehadirannya di kantor.

Setiap perusahaan pasti memiliki standar kehadiran sendiri untuk menilai performa karyawan saat bekerja.

Oleh karena itu, kehadiran sistem absensi sangatlah penting guna mencatat kehadiran setiap karyawan dan memengaruhi profitabilitas operasi bisnis.

Biasanya, absensi karyawan hadir dalam bentuk digital, magnetic card atau absensi RFID, biometrik, hingga sidik jari yang biasanya dipasang di pintu masuk kantor.

Bagi karyawan yang kerap bekerja di kantor, tentunya sistem absensi manual ini tidak menjadi masalah.

Lantas, bagaimanakah dengan karyawan yang sehari-hari bekerja di luar kantor?

Tentunya, sistem absensi jenis tersebut tidak lagi cocok untuk digunakan.

Banyaknya kerumitan dan ketidakpraktisan menggunakan sistem absensi yang lama tersebut memunculkan inovasi baru.

Tentunya, inovasi ini diharapkan akan memberi kemudahan bagi setiap perusahaan dalam mengontrol absensi karyawan tanpa menyulitkan karyawannya.

Sistem Absen online adalah salah satu bentuk inovasi yang didesain sedemikian rupa untuk merekam kehadiran karyawan di suatu perusahaan.

5 Keuntungan Menggunakan Sistem Absen Online, Salah Satunya Bikin Hemat Perusahaan!

Aplikasi absensi online ini dinilai lebih fleksibel dan sederhana, tapi bebas kecurangan.

Karyawan tidak perlu repot-repot datang ke kantor karena bisa melakukan absensi di berbagai tempat.

Selain itu, umumnya sistem absensi ini sudah terintegrasi sehingga pihak HRD di perusahaan dapat memantau secara langsung.

Kehadiran sistem absen online dinilai memiliki banyak manfaat bagi perusahaan dan karyawannya. Apa sajakah?

Lebih Hemat Biaya Operasional

Absensi online tidak memerlukan perangkat fisik mesin absensi dan pemasangan sistem yang tentunya akan memberi nilai positif pada perusahaan Anda.

Anda juga dapat menghemat pengeluaran perusahaan.

Contohnya, jika perusahaan Anda memiliki beberapa cabang kantor di luar kota, tentunya kamu tidak perlu repot membeli dan memasang mesin absensi di setiap kantor.

Kehadiran aplikasi absensi online tentunya memberikan fleksibilitas, di mana Anda hanya perlu mendaftar, mengunduh aplikasi, dan menggunakannya menggunakan smartphone atau laptop.

Dengan penerapan sistem ini, karyawan pun tidak perlu repot datang ke kantor hanya untuk melakukan absensi.

Menghemat Biaya Pengadaan Perangkat

Mesin fingerprint menjadi salah satu alternatif perusahaan untuk mencatat data kehadiran karyawan.

Namun, kelemahan dari sistem fingerprint ini adalah biaya pengadaan mesin yang terlalu mahal.

Untuk perusahaan dengan jumlah karyawan yang banyak, pengadaan fingerprint juga tidak cukup hanya satu, karena bisa menyebabkan antre yang panjang ketika karyawan ingin melakukan absensi.

Selain itu, perangkat fingerprint cadangan juga dibutuhkan jika terjadi kerusakan, kalau tidak data kehadiran karyawan akan hilang, ini merugikan karyawan dan juga perusahaan.

Bukan hanya biaya pengadaan perangkat, sistem fingerprint juga membutuhkan teknisi khusus untuk melakukan perbaikan maupun pemeliharaan.

Karena itulah, perusahaan dengan aplikasi absensi
online dapat meminimalisir biaya pengadaan serta pemeliharaan perangkat.

Hanya bermodalkan mobile phone dan internet, karyawan dapat melakukan absensi kapan dan di mana saja.

Anda juga dapat memonitor data kehadiran mereka dengan mudah dan real time.

Mudah Untuk Dipantau Secara Real Time

Salah satu keuntungan sistem absen dengan aplikasi absensi online ini akan selalu terkoneksi dengan internet sehingga kemampuan untuk memantau data pun akan dilakukan secara realtime.

Keunggulan ini tentunya akan memudahkan kinerja personalia bagian HRD terkait kehadiran dan keterlambatan karyawan.

Sinkronisasi data pun jadi lebih mudah karena semuanya tersimpan dengan rapi dan otomatis menggunakan sistem cloud.

Walaupun sering kali terdengar sepele, absen online memiliki banyak manfaat untuk meningkatkan kinerja karyawan dan perkembangan perusahaan.

Bagaimana, tertarik untuk menerapkan sistem ini di perusahaan Anda?

Talenta hadir sebagai solusi untuk membantu mempersingkat pekerjaan HRD dalam pengelolaan kehadiran di perusahaan.

Talenta dilengkapi dengan berbagai fitur canggih, salah satunya adalah fitur aplikasi absensi karyawan yang bisa diakses melalui smartphone sehingga Anda bisa mengorganisir kehadiran kerja dengan praktis, mudah, dan efisien.

Tertarik untuk mencoba Talenta? Isi formulir ini untuk jadwalkan demo Talenta dengan sales kami dan konsultasikan masalah HR Anda kepada kami!

Anda juga bisa coba gratis Talenta sekarang dengan klik gambar di bawah ini.

Coba Gratis Aplikasi HRD HRMS Talenta Sekarang!

Sistem Absen Online Minim Kecurangan

Aplikasi absensi online dengan lokasi biasanya menerapkan teknologi Global Positioning System (GPS) dan biometrik sehingga minim kecurangan.

Teknologi ini akan memverifikasi kehadiran karyawan di suatu tempat.

Selain itu, posisi pengguna aplikasi akan memberi informasi keberadaannya yang terlacak dengan teknologi GPS.

Oleh karena itu, aplikasi yang dianggap lebih simpel dan fleksibel ini sebenarnya lebih aman digunakan karena minim kecurangan.

Karyawan atau siapa pun tidak bisa memanipulasi atau mengubah data absensi karena data digital yang ada akan dienkripsi dan disimpan dengan aman.

Baca Juga: 5+ Aplikasi Payroll Terbaik yang Bisa Anda Coba Gratis Di Indonesia!

Perhitungan Jam Kerja yang Lebih Akurat

Keuntungan lain menggunakan sistem absen dengan aplikasi absensi yang dapat diakses secara online tentunya akan membuat perhitungan jam kerja jadi lebih akurat.

Hal ini dikarenakan waktu yang dipakai akan tersinkron secara otomatis dengan waktu yang berlaku di semua perangkat.

Tentu saja, cara ini akan sangat efektif karena perhitungannya dinilai lebih akurat, terutama bagi perusahaan yang menerapkan kebijakan potongan gaji untuk setiap keterlambatan.

Dengan adanya teknologi internet juga memungkinkan sinkronisasi waktu pada tiap perangkat yang terhubung.

Misalnya, waktu yang ditampilkan pada smartphone karyawan sama dengan perangkat laptop atau komputer kantor.

Hal ini tentu membuat waktu absensi yang tercatat dalam sistem menjadi lebih akurat.

Tingkat akurasi inilah yang menjadi poin penting dalam pengukuran kinerja karyawan perusahaan.

Terlebih lagi jika perusahaan Anda memiliki kebijakan gaji yang berpedoman pada kehadiran serta keterlambatan karyawan.

Selain itu, ini juga dapat membantu ketika perusahaan memberikan tunjangan overtime bagi karyawan yang bersedia lembur demi mencapai target tertentu.

Rekapitulasi Lebih Mudah

Sistem absen online akan memudahkan pencatatan dan rekapitulasi data, begitupun dengan data kehadiran, ketidakhadiran, hingga keterlambatan akan tercatat otomatis tanpa perlu memindahkannya secara manual.

Terlebih, biasanya sistem online berbasis cloud sudah terintegrasi antar data sehingga perubahan data akan dilakukan secara otomatis dan akurat.

Kemudahan ini tentunya akan membantu kinerja HRD atau personalia sehingga waktu mereka akan lebih efisien dan dapat mengerjakan kegiatan produktif lainnya.

Baca Juga: 7 Fitur yang Harus Tersedia di Aplikasi Penilaian Kinerja Karyawan

Menciptakan Lingkungan Kerja yang Produktif

Seperti yang sudah dibahas pada poin pertama, dengan adanya aplikasi absensi, Anda maupun karyawan dapat menghemat waktu dalam melakukan maupun pencatatan absensi.

Bukan hanya absensi, karyawan juga dapat dengan mudah mengajukan cuti maupun lembur dengan mudah tanpa perlu mendatangi atasan maupun HR satu per satu hanya untuk mendapat persetujuan.

Tanpa aplikasi, mungkin saja karyawan bisa menghabiskan waktu terlalu banyak hanya untuk mendapat persetujuan, belum lagi jika staff HR maupun atasannya tidak ada di kantor, sangat merepotkan bukan?

Karena itulah aplikasi absensi sangat berguna untuk meningkatkan produktivitas karyawan yang tentunya memengaruhi perkembangan perusahaan.

Kemudahan Integrasi dengan Sistem Lain Untuk Proses Kerja Yang Lebih Optimal

Absensi online sering kali diintegrasikan dengan berbagai sistem lain yang ada dalam perusahaan.

Pengintegrasian ini sangat bergantung pada kebutuhan unik perusahaan dan kemungkinan sistem yang terlibat.

Dalam banyak kasus, data presensi ini dihubungkan dengan sistem manajemen Sumber Daya Manusia (SDM) yang dimiliki perusahaan.

Integrasi semacam ini memberikan dasar yang solid dan bermanfaat untuk pengelolaan SDM secara menyeluruh.

Keputusan strategis yang diambil oleh perusahaan juga didukung oleh informasi yang akurat dan terintegrasi ini.

Nah, itu dia beberapa keuntungan menggunakan sistem absen dengan aplikasi absensi online di perusahaan Anda.

Bagaimana, tertarik untuk mencobanya?

banner tentu bisa june
Image
Ervina Lutfi
Seorang product manager berpengalaman, juga kontributor yang rutin memproduksi tulisan seputar HR, bisnis, dan pemasaran dengan pembahasan teliti, terstruktur, serta mudah dipahami.