Contoh Laporan Gaji Karyawan dan 7 Komponennya

Jika Anda bekerja di sebuah perusahaan, laporan penggajian karyawan bukanlah sesuatu yang asing. Laporan penggajian karyawan merupakan laporan bulanan HRD khususnya yang menangani payroll.

Nantinya, laporan ini akan menghasilkan slip gaji karyawan perusahaan.

Untuk cara buat slip gaji karyawan sendiri didapat dari komponen gaji pokok, tunjangan karyawan, potongan, uang upah lembur, dan lain sebagainya.

Selain itu, laporan penggajian juga dapat digunakan sebagai instrumen untuk memproyeksikan kondisi keuangan suatu perusahaan dalam periode tertentu.

Proses pembuatan laporan penggajian pun sebenarnya tidaklah sulit.

Biasanya, beberapa perusahaan berskala kecil akan menggunakan format juga rumus Microsoft Excel untuk membuat laporan penggajian.

Dalam artikel kali ini, Mekari Talenta akan membahas mengenai komponen penting dalam laporan penggajian dan contohnya.

Fungsi Laporan Gaji Karyawan

Gaji karyawan sendiri merupakan beban pengeluaran yang harus dibayarkan oleh perusahaan setiap bulan atas jerih payah karyawan melakukan pekerjaannya. Adanya laporan serta rekap gaji akan memberikan gambaran informasi mengenai seberapa besar biaya yang keluar untuk menggaji karyawan.

Dari situ, perusahaan bisa mengetahui realisasi pengeluaran mereka untuk pembayaran gaji. Kemudian, laporan gaji ini juga bisa menjadi acuan untuk mengetahui berapa pengeluaran perusahaan di masa mendatang.

Baca juga: Download Contoh Slip Gaji dalam Format Excel

Coba Slip Gaji Online Generator Gratis Dari Mekari Talenta

Contoh Laporan Gaji Karyawan dengan Excel

Membuat laporan penggajian karyawan sangat mudah dilakukan.

Selain dengan cara super praktis seperti menggunakan Mekari Talenta-software payroll online, Anda juga dapat membuat laporan gaji karyawan menggunakan cara manual dengan format Microsoft Excel yang umum digunakan oleh banyak perusahaan berskala kecil hingga sedang.

Untuk lebih memahami bagaimana pembuatan laporan keuangan terkait penggajian, berikut contohnya:

Itulah contoh format laporan gaji penggajian karyawan menggunakan Microsoft Excel.

Namun, apabila perusahaan tersebut sudah berskala besar, maka sistem payroll online terbaik merupakan solusi yang sangat tepat untuk menjangkau seluruh instansi perusahaan.

Berbicara soal menghitung gaji karyawan dan mengelola data-data terkait, tentunya diperlukan ketelitian dan keakuratan guna meminimalisasi kesalahan. Terdapat fitur kalkulator gaji karyawan Talenta yang disediakan di website Mekari Talenta.

Mengenai masalah itu, Anda tidak perlu khawatir.

7 Komponen dalam Pembuatan Laporan Gaji Karyawan Excel dan Aplikasi

Untuk membuat laporan penggajian karyawan yang baik dan benar, diperlukan beberapa komponen penting yang mendukungnya, antara lain sebagai berikut:

Data Umum Perusahaan Wajib Masuk dalam Laporan Gaji Karyawan Excel

Data umum berisi informasi terkait perusahaan wajib dicantumkan dalam pembuatan laporan keuangan untuk sistem penggajian karyawan.

Misalnya nama, alamat, dan nomor telepon perusahaan.

Data Pribadi Karyawan

Selain data umum perusahaan, data pribadi karyawan juga wajib dicantumkan.

Hal ini untuk memastikan setiap karyawan memperoleh jumlah pembayaran gaji yang tepat.

Untuk menjamin keakuratan dan menghindari kekeliruan karyawan dengan nama yang sama, sebaiknya laporan tersebut memuat nama lengkap, jabatan, nomor pegawai. Di samping itu, ada pula jumlah kehadiran dan ketidakhadiran karyawan yang membantu menentukan besaran gaji yang diterima.

Nominal Gaji Karyawan

Laporan gaji atau penggajian tentu harus memuat besaran gaji karyawan dengan jelas, seperti gaji pokok, yang merupakan pendapatan rutin yang diterima karyawan dalam periode tertentu.

Kemudian ada jenis tunjangan karyawan yang merupakan penghasilan tambahan berdasarkan tunjangan insentif atau kriteria khusus, serta bonus atau lembur yang berlaku sesuai kebijakan masing-masing perusahaan.

Baca Juga: Begini Cara Perhitungan Lembur Karyawan Secara Tepat

Periode Gaji Karyawan

Komponen penting lainnya adalah periode gaji.

Laporan penggajian harus memuat tanggal gajian yang telah ditetapkan oleh perusahaan untuk meminimalisir kerancuan apabila suatu saat dicocokkan dengan bukti pembayaran.

Potongan Gaji Karyawan

Tak kalah penting, potongan gaji karyawan juga harus dicantumkan dalam laporan penggajian.

Biasanya komponen ini memuat iuran pajak serta BPJS Ketenagakerjaan dan Kesehatan.

Namun, apabila ada perusahaan yang menanggung komponen tersebut, maka dapat ditulis sebagai tunjangan.

Informasi Terkait Pajak

Demi memberikan transparansi dalam mematuhi tanggung jawab terhadap pemerintah, laporan gaji penggajian juga harus memuat informasi terkait data pembayaran Pajak Penghasilan Pasal 21 karyawan dari gaji dan tunjangan yang diperoleh.

Total Gaji Karyawan

Komponen terakhir namun sangat penting adalah total keseluruhan gaji yang didapatkan karyawan, atau netto.

Agar karyawan dapat dengan mudah memahaminya, maka pada slip gaji karyawan harus ada penjelasan sederhana yang berisi penghasilan karyawan serta apa saja faktor pengurangnya dengan jelas dan rinci.

Baca juga: Proses Penggajian Karyawan Jadi Lebih Mudah dan Efektif dengan Mekari Talenta

Permudah Proses Penggajian dan HR Anda dengan Mekari Talenta

Mengelola payroll secara manual seringkali memakan waktu, rentan kesalahan, dan sulit dipantau secara menyeluruh.

Selain itu, studi menunjukkan bahwa penggunaan spreadsheet manual memiliki risiko kesalahan formula sekitar 0,8%–1,8% pada sel perhitungan, yang dapat berdampak pada akurasi hasil akhir jika tidak diaudit secara rutin.

Karena itu, banyak perusahaan mulai beralih ke sistem HR digital yang mampu menghubungkan proses payroll dengan aktivitas HR lainnya secara lebih terstruktur.

Mekari Talenta merupakan software HR terintegrasi yang menghubungkan proses payroll dengan berbagai aktivitas HR lainnya dalam satu sistem yang saling terhubung.

Integrasi ini berarti data yang biasanya tersebar di berbagai tools, seperti absensi, cuti, lembur, reimbursement, hingga data karyawan, otomatis tersinkron ke payroll tanpa perlu input ulang secara manual.

Sebagai bagian dari ekosistem software terintegrasi Mekari, Talenta memungkinkan data HR terhubung langsung dengan solusi bisnis lain seperti akuntansi dan perpajakan, sehingga proses operasional perusahaan menjadi lebih efisien tanpa perlu double input data.

Adapun fitur payroll Mekari Talenta mencakup:

• Automated Payroll Calculation. Perhitungan gaji, pajak PPh 21, BPJS, tunjangan, lembur, hingga pro-rata dilakukan otomatis sesuai regulasi terbaru.
• Integrasi Absensi, Cuti, dan Lembur. Data attendance, shift, overtime, dan leave langsung tersinkronisasi ke payroll tanpa rekap manual.
• Bank Transfer & Payroll Distribution. Transfer gaji lebih praktis melalui integrasi bank, termasuk dukungan format CSV dan virtual account.
• Regulation-Ready System. Sistem selalu mengikuti perubahan kebijakan pajak dan ketenagakerjaan sehingga HR tidak perlu update manual.
• HR Dashboard & Reporting. Insight payroll dan data tenaga kerja tersedia dalam dashboard untuk membantu monitoring dan pengambilan keputusan.
• Approval Workflow Berjenjang. Mendukung kontrol internal melalui sistem persetujuan yang fleksibel sesuai struktur perusahaan.
• Integrasi Ekosistem Mekari & Open API. Terhubung dengan Mekari Jurnal, Klikpajak, serta aplikasi pihak ketiga melalui API untuk alur data yang lebih seamless.
• Keamanan Data Berstandar ISO 27001. Infrastruktur cloud dengan standar keamanan internasional untuk melindungi data payroll dan karyawan.

Dengan sistem yang terintegrasi, perusahaan dapat mengurangi pekerjaan administratif, meningkatkan akurasi payroll, sekaligus mendapatkan visibilitas yang lebih baik terhadap biaya tenaga kerja.

Ingin melihat bagaimana Mekari Talenta membantu proses payroll perusahaan Anda lebih efisien? Hubungi tim kami sekarang untuk konsultasi dan demo.