Mengenal Sistem Absensi Karyawan, Alternatif Mesin Fingerprint Kantor

Sistem absensi karyawan kini terus berkembang seiring transformasi digital di dunia HR. Jika sebelumnya banyak perusahaan mengandalkan mesin fingerprint, kini semakin banyak organisasi beralih ke sistem absensi digital yang lebih fleksibel dan terintegrasi.

Bahkan, riset SAPinsider menunjukkan 83% organisasi telah mengadopsi teknologi time & attendance modern sebagai bagian dari transformasi HR berbasis cloud.

Absensi sendiri merupakan data penting bagi HR karena menjadi dasar pemantauan kehadiran, pengelolaan jadwal kerja, hingga perhitungan payroll. Metodenya pun beragam, mulai dari fingerprint, kartu akses, hingga absensi online berbasis aplikasi.

Lalu, apa sebenarnya absensi karyawan dan bagaimana perannya dalam operasional perusahaan? Berikut penjelasan lengkapnya.

Pengertian Absensi Kehadiran Karyawan

Pengertian absensi adalah suatu bentuk pendataan presensi atau kehadiran seseorang, karyawan atau pegawai yang merupakan bagian pelaporan dari suatu institusi yang berisi data–data status kehadiran yang disusun dan diatur secara rapi dan mudah untuk dicari, dan digunakan apabila sewaktu-waktu diperlukan oleh pihak yang berkepentingan (perusahaan atau stakeholder lainnya).

Secara singkat, absen karyawan dapat diartikan sebagai data terkait kehadiran kerja karyawan setiap hari.

Pencatatan data kehadiran tersebut didapatkan dari berbagai metode absensi, misalnya dengan pengenalan wajah, fingerprint, menggunakan absensi online Google Forms, ataupun manual.

Data yang tercatat dari sistem absen ini memuat data waktu kedatangan serta kepulangan karyawan (clock in dan clock out) saat berada di kantor.

Jika ia tidak absen, maka data karyawan pada hari tersebut tidak akan terekam.

Jika data absensi kerja tersebut kosong, biasanya tugas Human Resource Development akan menanyakan pada karyawan bersangkutan ke mana dia di hari tersebut.

Ini diperlukan agar HR dapat menghitung gaji mereka ketika memasuki masa penghitungan sistem payroll.

Itu lah mengapa absen karyawan menjadi penting keberadaannya di sebuah perusahaan, terlepas ada beberapa macam jenis sistem absen yang bisa diterapkan di sana.

Untuk itu HR harus selalu memastikan persoalan absensi kehadiran karyawan dapat ter-cover dengan baik.

Jenis Sistem Absen atau Absensi Kehadiran Kerja Manual dan Online untuk Perusahaan

Setiap perusahaan memiliki sistem untuk absensi yang berbeda-beda dan masing-masing sistem absen punya kelebihan dan kekurangannya masing-masing.

Nah, berikut adalah beberapa jenis sistem absen yang umum digunakan, mulai dari fingerprint hingga dengan metode absen wajah dengan foto.

1. Sistem Absensi Fingerprint di Kantor

Tidak dapat dipungkiri bahwa sistem absensi fingerprint merupakan salah satu sistem yang paling umum digunakan di banyak perkantoran.

Sistem pencatatan kehadiran dengan fingerprint memiliki cara kerja yang cukup sederhana.

Mesin fingerprint nantinya akan membaca data sidik jari karyawan.

Sidik jari ini nantinya akan dijadikan data yang dapat mengidentifikasi pemilik sidik jari tersebut.

Sidik jari yang berbeda-beda dari setiap orang akan membuat mesin fingerprint mengenali pemilik sidik jari tersebut.

Hal ini membuat mesin fingerprint dapat meminimalisir terjadinya kekurangan dalam sistem absensi kehadiran kerja karyawan.

Nantinya pada saat masa penghitungan payroll, HR akan men-download data absen secara manual dari mesin fingerprint tersebut.

Atau jika Anda sudah menggunakan sistem HRIS otomatis seperti Mekari Talenta, mesin fingerprint dapat diintegrasikan dengan sistem sehingga HR tidak perlu lagi men-download data absen secara manual.

Baca juga: Cara Tarik Data dari Mesin Finger Print ke Komputer dengan Mudah

2. Sistem Menggunakan Kartu di Kantor

Bagi perusahaan yang menerapkan sistem absen menggunakan kartu, karyawan akan diminta untuk absen memakai kartu identitas atau ID card dari kantor.

Cara kerjanya pun mirip dengan mesin absen finger print, bedanya karyawan hanya perlu menempelkan kartu identitas mereka ke mesin.

Setelah ditempel, data absen mereka akan tercatat secara otomatis di dalam mesin.

Namun ada kekurangan yang cukup krusial dari sistem ini di mana karyawan bisa saja menitipkan kartu absensi mereka ke rekan kerjanya. Istilahnya adalah “titip absen”.

3. Sistem Absen / Absensi Password di Kantor

Sistem absensi kerja yang satu ini mungkin agak jarang digunakan di perusahaan.

Namun cara kerjanya cukup sederhana.

Masing-masing karyawan akan memiliki password yang berbeda-beda.

Untuk melakukan absen, karyawan cukup memasukkan password milik mereka setiap kali mereka datang ke kantor.

Hanya saja, sistem ini memiliki kelemahan yang sama di mana karyawan dapat menitipkan absen mereka ke rekan kerja yang lain dengan memberikan password-nya.

Selain itu, jika karyawan lupa password, mereka harus meminta password ulang kepada HR. Cukup merepotkan!

Baca Juga: Keuntungan Sistem Absen Menggunakan Software Payroll

4. Sistem Absensi Online Jadi Pilihan Pencatat Absen Kehadiran Terbaik Dibandingkan Mesin Fingerprint di Kantor

Sistem aplikasi absen online adalah salah satu inovasi di dunia HR yang membuat Anda lebih mudah dalam mendata absensi kerja karyawan serta membuat pekerjaan jadi lebih efisien.

Melalui sistem absensi online seperti Talenta, data kehadiran karyawan dapat tersimpan secara otomatis dengan memanfaatkan internet.

Salah satu software dengan fitur HRIS yang menyediakan sistem absen online yang mudah digunakan adalah Talenta.

Sistem absen online Talenta memungkinkan karyawan melakukan absensi dengan mudah di mana saja.

Dengan memanfaatkan aplikasi, misalnya seperti fitur Attendance Management Talenta, karyawan dapat absen tanpa perlu harus berada di kantor.

Selain cocok diterapkan untuk perusahaan dengan mobilitas karyawan yang tinggi, misalnya dari tim sales, fitur absen online juga cocok diterapkan di masa pandemi di mana karyawan harus WFH.

Dengan absen online juga Anda dapat meminimalisir kecurangan karena mereka harus absen menggunakan smartphone mereka masing-masing.

Perbandingan Sistem Absen Kehadiran Kerja, Mesin Fingerprint Kantor dengan Sistem Online

Setelah tadi Anda mengetahui berbagai metode absensi kehadiran karyawan di kantor adalah apa saja, sekarang mari bandingkan salah satu sistem untuk absen yang paling umum digunakan, yakni sistem fingerprint dengan online.

Berkaca pada praktik dan tingkat efisiensinya, sistem kehadiran online yang merupakan teknologi absensi yang lebih baru dibandingkan fingerprint.

Agar semakin jelas, mari kita simak perbedaan keduanya di bawah ini!

1. Mengantisipasi Kecurangan

Meski sepintas keduanya sama-sama memperkecil celah adanya kecurangan, ternyata sistem absensi kehadiran karyawan dengan fingerprint masih bisa dimanipulasi datanya.

Karena jika mesin fingerprint tidak diintegrasikan dengan sistem HRIS, datanya tidak dapat disimpan secara realtime.

HR pasti harus men-download data terlebih dahulu di dalam mesin.

Selain itu, karyawan masih bisa berbuat curang dengan menyimpan data sidik jari rekannya untuk dititipkan kepada teman, atau sebaliknya.

Sementara itu untuk absen online, data akan terekam secara realtime.

Jadi pada saat periode penggajian karyawan, HR bisa langsung melihat semua data absen dan menghitung payroll secara otomatis.

Selain itu, karyawan hanya bisa masuk ke akun miliknya melalui smartphone pribadi.

Jadi tidak ada istilah titip absen

2. Efisiensi dari Segi Waktu

Sistem absensi kehadiran dengan fingerprint adalah salah satu sistem terbaik yang mempersingkat waktu kerja.

Namun, biasanya absen hanya bisa dilakukan di mesin tersebut.

Bayangkan dengan mesin hanya satu, tapi puluhan hingga ratusankaryawan harus antri? Merepotkan bukan?

Sehingga jika ada karyawan yang datangnya mepet dengan batas waktu absen, kemungkinan besar ia akan telat.

Berbeda dengan absen online yang dapat dengan mudah dilakukan di smartphone.

Karyawan dapat langsung absen kantor di ruangan manapun, atau di rumah jika ia WFH.

3. Tingkat Mobilitas Karyawan

Memang tidak semua karyawan bisa bekerja dari luar, ada beberapa posisi yang mengharuskan dia bekerja di kantor, seperti posisi HR sendiri.

Sehingga mereka bisa absen dengan mudah di mesin fingerprint.

Namun bagaimana dengan karyawan yang mobile di mana mereka harus bertemu dengan klien?

Atau orang lapangan yang harus bekerja di lokasi proyek.

Untuk hal tersebut, mereka tidak bisa menggunakan mesin absensi ceklok manual atau bahkan dengan teknologi pengenalan sidik jari.

Sehingga format absensi karyawan harian proyek sangat cocok dengan sistem absen online karena karyawan bisa akses kehadiran dari mana saja.

4. Sistem Absen / Absensi Kehadiran Kerja Ini Adalah Metode yang Lebih Hemat Biaya Kantor

Jika Anda memutuskan untuk menggunakan sistem absensi kehadiran kerja menggunakan fingerprint, Anda butuh menginstalasi perangkat kerasnya di kantor.

Biasanya sistem fingerprint juga menjadi satu paket yang berfungsi sebagai pintu akses.

Untuk perusahaan besar, instalasi aplikasi pencatat kehadiran atau absensi dengan metode fingerprint mungkin bukan jadi masalah.

Namun untuk perusahaan kecil atau menengah, mungkin biayanya bisa jadi cukup besar.

Oleh karena itu, sistem absen online bisa jadi pilihan yang lebih murah.

Karena umumnya berbasis cloud dan tidak membutuhkan perangkat keras yang dipasang di kantor, sistem absensi online cukup membayar biaya subscription saja yang bisa dikustomisasi sesuai kebutuhan.

Absensi karyawan sangat penting, karena mempengaruhi penilaian kinerja pegawai.

Agar data absensi dan penilaian kinerja pegawai terintegrasi, banyak perusahaan menggunakan aplikasi penilaian kinerja.

Baca juga: Panduan Lengkap Mengenai Penilaian Kinerja Karyawan

Cara Memilih Sistem Absen Kehadiran yang Baik Untuk Kantor

Setelah mengetahui berbagai keunggulan dari sistem absensi yang ada, sekarang mari kita membahas beberapa tips dalam memilih sistem absensi yang baik.

Hal ini mengingat sudah tersedianya beragam software absensi di Indonesia.

Berikut adalah beberapa tipsnya.

Akses yang Mudah dan Pengelolaan Data Absensi Kehadiran yang Efisien

Salah satu hal yang menjadi keharusan untuk dimiliki sistem absensi adalah aksesnya yang mudah dan manajemen data yang baik untuk peningkatan efisiensi.

Contohnya saja, akan menjadi nilai plus apabila sistem absensi sudah memiliki teknologi cloud untuk penyimpanan data agar bisa diakses di mana saja.

Selain itu, fitur-fitur seperti absensi mobile juga perlu diperhatikan agar karyawan dapat melakukan absensi di mana saja.

Integrasi Fitur Absensi Kehadiran Kantor dengan Fitur Lain

Integrasi fitur akan memudahkan kerja divisi HR, terutama ketika mereka merekap data.

Misalnya, data absensi karyawan sudah terhubung dengan fitur pembayaran payroll, sehingga HR tidak perlu lagi menghitung gaji secara manual.

Karena dilakukan secara otomatis, akurasi data juga perlu menjadi perhatian.

Tingkat Keamanan Tinggi

Data yang berhubungan dengan karyawan sifatnya sensitif dan rahasia, terutama terkait gaji.

Untuk itu, sebuah software absensi harus memiliki sistem keamanan yang baik agar tidak mudah diakses orang yang tidak bertanggung jawab.

Penggunaan yang Mudah dan Gampang Diatur Sesuai Kebutuhan

Setiap perusahaan memiliki sistem dan kebijakan yang berbeda.

Untuk itu, sistem absensi yang dapat dengan mudah diatur sesuai kebutuhan juga diperlukan agar menyesuaikan peraturan yang ada.

Jangan lupa, cari lah sistem absensi yang mudah digunakan dan tidak membuat bingung penggunanya.

Menyesuaikan Budget

Anggaran terhadap penggunaan software absensi juga perlu jadi catatan.

Jangan sampai Anda menggungkan software dengan membuka semua fiturnya tapi belum tentu Anda gunakan semua dan akhirnya menyebabkan anggaran membengkak.

Pilihlah fitur sesuai kebutuhan.

Lalu, jika Anda perlu mengeksplor berbagai fitur dan kegunaan, Anda bisa mencoba demonya terlebih dahulu sebelum memutuskan.

Biasanya, software absensi seperti Mekari Talenta menyediakan demo agar bisa dicoba oleh calon penggunanya.

Kelola Absensi Karyawan Lebih Praktis dengan Sistem Terintegrasi Mekari Talenta

Seiring berkembangnya teknologi HR, perusahaan kini tidak hanya membutuhkan sistem absensi yang sekadar mencatat kehadiran, tetapi juga solusi yang mampu terhubung langsung dengan proses operasional lain seperti payroll, manajemen shift, hingga monitoring karyawan lapangan.

Inilah mengapa banyak bisnis mulai beralih ke sistem absensi digital yang lebih fleksibel dan terpusat.

Salah satu solusi yang dapat membantu perusahaan mengelola absensi secara modern adalah Mekari Talenta.

Platform HRIS berbasis cloud ini dirancang untuk mempermudah HR dalam memantau kehadiran karyawan sekaligus meningkatkan akurasi data tanpa proses manual yang rumit.

Berikut beberapa fitur utama Mekari Talenta yang dapat mendukung pengelolaan absensi karyawan:

• Live Attendance (Absensi Online Mobile). Karyawan dapat melakukan presensi langsung melalui aplikasi menggunakan selfie, GPS, dan geofencing. Data absensi otomatis tercatat secara real-time sehingga HR tidak perlu lagi melakukan rekap manual.
• Live Tracking Karyawan Lapangan. HR dapat memantau lokasi kerja, rute perjalanan, serta aktivitas check-in dan check-out karyawan secara langsung dari dashboard. Fitur ini membantu meningkatkan transparansi dan akurasi monitoring untuk tim lapangan.
• Validasi Biometrik & Face Recognition. Sistem absensi dilengkapi teknologi biometrik berbasis AI untuk meminimalkan potensi titip absen serta meningkatkan keamanan data kehadiran.
• Manajemen Shift & Jam Kerja Fleksibel. HR dapat mengatur jadwal kerja, rotasi shift, hingga lembur dalam satu sistem terpusat, sehingga cocok untuk operasional multi-shift atau multi-lokasi.
• Notifikasi Absensi Real-Time. Update otomatis terkait keterlambatan, absensi masuk, hingga status kehadiran membantu HR melakukan monitoring lebih cepat.
• Integrasi Absensi dengan Payroll Otomatis. Data absensi langsung terhubung dengan sistem penggajian, sehingga perhitungan gaji, lembur, maupun potongan keterlambatan dapat dilakukan secara otomatis tanpa proses manual.

Sebagai bagian dari ekosistem software terintegrasi Mekari, Mekari Talenta membantu perusahaan meningkatkan efisiensi pengelolaan kehadiran sekaligus memastikan data absensi lebih akurat dan mudah diakses kapan saja.

Jika ingin mencoba langsung, Anda dapat menjadwalkan demo untuk melihat bagaimana sistem ini bekerja sesuai kebutuhan operasional perusahaan Anda.