Kartu Absensi Karyawan, Apakah Masih Relevan di Era Digital Ini?

Kartu absensi karyawan mungkin adalah bagian dari alat absen yang paling lama dikenal. Masing-masing karyawan memiliki kartu untuk mencatat kehadirannya di tempat kerja.

Selain itu, jam masuk kerja dan hari kerja juga menjadi salah satu peraturan dasar dari perusahaan yang harus ditaati oleh karyawannya.

Hal ini juga biasanya tertuang dalam perjanjian kerja yang memiliki kekuatan hukum sehingga kalau karyawan tidak menaatinya akan ada konsekuensi yang diterima.

Untuk mengawasi pelaksanaannya dalam operasional sehari-hari, perusahaan menerapkan sistem absensi untuk pegawai.

Kehadiran karyawan kemudian menjadi dasar evaluasi kinerja karyawan yang juga berdampak pada penghitungan payroll.

Seiring dengan kemajuan teknologi yang ada saat ini, kartu absensi karyawan bisa dibilang masih sangat manual, baik dari segi administratifnya maupun pengisiannya.

Pertanyaannya berikutnya, jika perusahaan Anda ingin menggunakan kartu absensi karyawan apakah masih relevan?

Apakah sudah waktunya beralih ke absen onlen untuk mencatat kehadiran kerja karyawan di kantor?

Berikut adalah beberapa pembahasan yang akan kita bahas di artikel ini:

Pengertian Kartu Absensi Karyawan

Sebelum menjawab relevansi kartu absensi karyawan, pertama kita harus menyamakan definisi lalu setelah itu kita bisa mencari tahu apakah sistem absen yang satu ini cukup untuk menjawab kebutuhan perusahaan Anda.

Definisi kartu absensi karyawan adalah kartu yang diterbitkan perusahaan untuk mencatat jam kerja karyawan ke perusahaan.

Untuk pengisiannya sendiri, ada perusahaan yang menggunakan sistem manual, di mana karyawan mengisi kartu dengan tanda tangan atau ada juga yang memadukan dengan ceklok absen.

Jika menggunakan mesin ceklok atau mesin absen amano maka karyawan perlu memasukkan kartunya ke dalam lubang yang ada di mesin untuk dicatat jam dan hari kehadiran mereka di kantor.

Baca juga: Ini Peraturan Resmi Jam Kerja yang Karyawan Harus Tahu

Kelebihan dan Kekurangan Kartu Absen Karyawan

Seperti juga semua sistem absen yang lain, kartu absensi karyawan juga memiliki kelebihan dan kekurangan. Dengan mengetahui kelebihan dan kekurangannya, Anda bisa menyesuaikan dengan kebutuhan di perusahaan.

Kelebihan Kartu Absensi Karyawan

Pencatatan kehadiran menggunakan sistem kartu absensi karyawan terbilang memiliki angka investasi yang terjangkau. Artinya, jika skala perusahaan Anda belum terlalu besar pun bisa menggunakan sistem ini.

Untuk investasi operasional seperti kartu yang digunakan sehari-hari juga bisa ditemukan dengan mudah dan harganya cukup terjangkau di marketplace.

Sistem yang satu ini kiranya lebih cocok dengan perusahaan yang skalanya belum terlalu besar mengingat tentu dibutuhkan pengawasan ekstra.

Apalagi jika memilih menggunakan sistem kartu absensi karyawan yang hanya mengandalkan pada tanda tangan.

Kelebihan lain sistem absensi manual seperti ini adalah mudah digunakan oleh siapa saja.

Jika di perusahaan rentang usia karyawan cukup jauh serta mungkin akan ada kesulitan untuk mengenalkan teknologi baru, mungkin kartu absensi karyawan bisa dipertimbangkan.

Kekurangan Mesin Absen Kartu

Seperti yang disebutkan sebelumnya, jika perusahaan memilih untuk menggunakan sistem ini maka butuh pengawasan yang ekstra.

Pilihan menggunakan kartu absensi yang tergantung pada tanda tangan karyawan memang lebih rawan dengan kecurangan.

Hal ini menjadi salah satu kekurangan paling besar dari sistem yang satu ini.

Sistem Absensi Lain yang Tidak Memanfaatkan Kartu Absensi Karyawan

Setelah membaca kekurangan dan kelebihan dari kartu absensi karyawan di atas kemudian merasa bahwa kebutuhan Anda belum bisa terakomodasi.

Mungkin inilah saat yang tepat untuk mempertimbangkan beberapa sistem absensi yang lain:

Alat Absensi Sidik Jari

Cara kerja alat ini adalah dengan membaca sidik jari yang ditempelkan karyawan ke mesin. Seperti yang kita tahu, fingerprint adalah identitas unik dari setiap individu sehingga sangat cocok untuk digunakan.

Penggunaan alat absen sidik jari perlu dipertimbangkan jika skala perusahaan sudah cukup besar sehingga tidak memungkinkan untuk mengawasi satu per satu.

Apalagi sudah ada data bahwa terjadi kecurangan dalam pencatatan kehadiran karyawan.

Untuk integrasi data kehadiran dari mesin sidik jari juga terbilang cukup mudah karena data yang keluar sudah berupa data digital.

Namun demikian, untuk investasi awal maupun perawatan mesin absen sidik jari relatif mahal.

Perusahaan juga harus memastikan alat yang digunakan selalu bersih dan sensitif sehingga data perekaman yang masuk valid karena tidak jarang karyawan kesulitan mengakses alat ini karena kendala teknis.

Baca juga: Berikut Harga Mesin Absensi Sidik Jari dan Pertimbangannya

Alat Absensi Magnetic Card

Kita sering melihat karyawan menempelkan kartu identitas ke mesin sebelum masuk ke kantor. Nah, itu berarti perusahaan tempatnya bekerja menggunakan alat absensi menggunakan magnetic card atau dikenal dengan absensi RFID.

Di situasi pandemi seperti sekarang, menggunakan kartu identitas bisa mengurangi kemungkinan penularan virus dari mesin absensi. Namun tetap saja, untuk menggunakan alat ini maka karyawan harus datang ke kantor.

Jika perusahaan Anda menerapkan kerja jarak jauh atau bahkan banyak karyawan yang bekerja secara mobile, hal ini perlu menjadi pertimbangan Anda.

Alat Absensi Biometrik

Alat absensi biometrik yang paling populer yang kita kenal mungkin adalah mesin sidik jari. Namun demikian, teknologi ini tidak hanya berhenti di situ.

Untuk alat absensi sendiri, bisa juga menggunakan alat absen biometrik  seperti absensi face recognition yang mengidentifikasi wajah, retina mata atau yang lain.

Jika anggaran perusahaan untuk pengadaan alat absen cukup besar maka mungkin yang satu ini bisa dipertimbangkan.

Absensi Online

Ingin menggunakan sistem absen yang cukup terjangkau, mudah digunakan dan tetap bisa mengatasi kecurangan dengan maksimal?

Sistem absensi online mungkin adalah jawaban yang Anda cari. Untuk identifikasi identitas, absensi online menggunakan paduan biometrik yaitu foto wajah, jaringan internet, dan juga GPS.

Hal ini menjadi upaya untuk meminimalisir kecurangan.

Umumnya, jenis absen ini menggunakan teknologi atau software absensi cloud yang artinya perusahaan tidak perlu melakukan investasi untuk perangkat keras dan perawatan. Hal ini yang membuat harganya relatif terjangkau.

Selain itu, sistem absensi online jadi solusi tepat untuk membuat pekerjaan HR jadi lebih mudah karena sistem ini bisa mengolah data kehadiran secara otomatis.

Di kondisi WFH seperti sekarang, di mana karyawan bekerja dari mana saja, menggunakan absen online langsung dari perangkat smartphone menjadi lebih mudah.

Baca juga: Masa Depan Absensi Online dan WFH: Budaya Sekaligus Teknologi

Upgrade Sistem Absensi Kartu dengan Mekari Talenta

Dari paparan di atas tentu Anda sudah bisa menjawab pertanyaan apakah kartu absensi karyawan masih menjadi instrumen pencatat kehadiran yang relevan? Hal ini tentu kembali pada kebutuhan di perusahaan Anda.

Bila sudah ada kebutuhan perusahaan yang tidak bisa dipenuhi oleh kartu absensi karyawan, mungkin inilah saat yang tepat untuk upgrade ke sistem HRIS Mekari Talenta.

Fitur absensi milik Mekari Talenta sendiri telah menggabungkan teknologi biometrik, mulai dari absen dengan fitur absensi selfie dan GPS yang akan meminimalisir adanya kecurangan dalam kehadiran.

Hal ini membuat data kehadiran yang masuk valid untuk digunakan sebagai acuan penghitungan kinerja karyawan maupun payroll.

Saya Mau Coba Gratis Talenta Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Talenta Sekarang!

Bicara mengenai payroll, fitur manajemen absensi Talenta sudah terintegrasi dengan software HRIS, membuat penghitungan hingga proses pendistribusian gaji bisa dilakukan secara otomatis dan mempersingkat waktu.

Jika Anda tertarik untuk mengetahui bagaimana penggunaan dan cara absen online dari rumah dengan Talenta, jangan ragu untuk mengisi register demo untuk menjadwalkan demo gratis bersama kami.

Kemudian jika Anda ingin menemukan berbagai jawaban untuk masalah HR perusahaan, Anda bisa berkonsultasi dengan tim sales kami di sini.