Cloud Based HRIS: Panduan untuk Pengelolaan HR di Perusahaan

Setiap proses administratif HR yang masih dikerjakan secara manual, mulai dari input data karyawan hingga verifikasi kartu jam kerja, sebenarnya punya biaya tersembunyi yang jarang disadari perusahaan.

Kenaikan biaya ini menunjukkan bahwa kesenjangan antara proses manual dan otomatisasi kian melebar, bukan menyempit, sehingga perusahaan yang masih mengandalkan sistem HR konvensional menanggung biaya operasional yang terus membengkak tanpa disadari.

Sistem HRIS berbasis cloud hadir untuk menutup kesenjangan tersebut, dengan memungkinkan karyawan mengakses dan memperbarui data mereka sendiri secara real-time, sehingga mengurangi ketergantungan pada input manual yang mahal dan rawan kesalahan.

Artikel ini akan membahas pengertian platform HRIS berbasis cloud, manfaatnya, waktu yang tepat untuk beralih, serta hal yang perlu dipertimbangkan sebelum menggunakannya.

Apa Itu Platform HRIS Berbasis Cloud?

Platform HRIS berbasis cloud adalah sistem manajemen SDM yang disimpan dan dijalankan menggunakan infrastruktur cloud, sehingga perusahaan tidak perlu mengelola server sistem HR secara langsung.

Sistem ini memungkinkan HR dan pengguna yang memiliki hak akses untuk mengakses data serta menjalankan berbagai proses HR melalui internet.

Dengan HRIS berbasis cloud, berbagai data dan proses HR dapat dikelola secara lebih terpusat dalam satu sistem. Pengguna dapat mengakses informasi dan menjalankan proses HR sesuai dengan hak akses yang diberikan, selama terhubung ke internet.

Contoh Platform HRIS Berbasis Cloud di Indonesia dan Global

Beberapa platform HRIS berbasis cloud yang digunakan perusahaan di Indonesia maupun global antara lain: 

Baca Juga: 27+ Aplikasi HRIS & Software HR Terbaik, Bantu Hemat 40% Waktu HR

Manfaat Menggunakan Sistem Cloud Based HRIS

Memasuki industri serba digital, berbagai fungsi pekerjaan termasuk HR tidak luput dari pemanfaatan teknologi. 

Salah satu bentuk pemanfaatan teknologi dalam pengelolaan data dan proses HR. Apa saja manfaat apabila Anda menggunakan sistem HR berbasis cloud?

1. Mempermudah Operasional HR

Tentu dengan penggunaan sistem cloud based HRIS, Anda bisa mempermudah dan juga memperingkas pekerjaan HR karena pengolahan data dilakukan secara otomatis dan cepat.

Pada sistem cloud based HR, berbagai proses operasional seperti menghimpun data karyawan, menghitung cuti, merekap absensi, dan juga menghitung gaji karyawan dapat dilakukan melalui sistem. 

Dengan proses yang lebih otomatis dan terstruktur, HR dapat mengurangi pekerjaan administratif yang dilakukan secara manual. Hal ini memungkinkan HR untuk lebih fokus pada pekerjaan yang bersifat strategis. 

2. Memudahkan Karyawan Mengakses Layanan HR 

Bukan hanya soal kemudahan bagi pengelola SDM, sistem HR berbasis cloud juga memberikan manfaat kemudahan bagi karyawan dalam mengakses berbagai layanan HR. 

Dengan sistem HR berbasis cloud karyawan dapat melakukan aktivitas pengelolaan data karyawan secara mandiri dan mudah mulai dari absensi, pengajuan cuti, slip gaji, dan yang paling penting adalah kompensasi karyawan.

Kemudahan dalam mengakses berbagai kebutuhan HR tersebut dapat mendukung pengalaman karyawan dan menjadi salah satu faktor yang membantu meningkatkan keterlibatan atau employee engagement. 

Kemudahan yang diberikan oleh sistem HR berbasis cloud dapat mendukung komunikasi yang lebih efektif antara perusahaan dan juga karyawan. Informasi dan kebutuhan administrasi HR dapat disampaikan serta diakses dengan lebih mudah melalui sistem. 

Baca Juga: Kenali Strategi Memenangkan Bisnis dengan Teknologi HR

3. Mendukung Keamanan Data

Salah satu manfaat pengelolaan data karyawan berbasis cloud adalah membantu meningkatkan keamanan data.

Sistem manual sangat berisiko terhadap kehilangan atau kerusakan data yang dapat menyebabkan efek domino bagi perusahaan misalnya saja kesalahan hitung gaji yang dapat merugikan karyawan maupun perusahaan.

Dengan sistem cloud based HR, Anda bisa menyimpan data karyawan dalam satu server yang terenkripsi dimana data akan terus diperbarui tanpa khawatir kehilangan data atau rusak.

Sistem cloud based HR juga memungkinkan Anda dengan mudah melacak kegiatan fraud pada perusahaan Anda atau bahkan mencegah hal-hal kecurangan lainnya misalnya manipulasi absensi.

4. Memudahkan Akses Data dan Kolaborasi

Cloud based HRIS system memungkinkan HR dan pengguna yang memiliki hak akses untuk mengakses data karyawan melalui perangkat yang terhubung ke internet.

Hal ini memudahkan HR, manajer, maupun karyawan dalam mengakses informasi yang dibutuhkan tanpa harus berada di lokasi atau menggunakan perangkat tertentu yang terhubung ke server perusahaan.

Dengan akses data yang lebih fleksibel, proses koordinasi dan kolaborasi antarbagian juga dapat dilakukan dengan lebih mudah.

5. Mengintegrasikan Berbagai Proses HR

Cloud based HRIS system dapat mengintegrasikan berbagai proses HR dalam satu platform, mulai dari pengelolaan data karyawan, absensi, cuti, hingga payroll.

Integrasi tersebut membantu perusahaan mengurangi penggunaan sistem atau file yang terpisah sehingga data HR dapat dikelola secara lebih terpusat.

Dengan proses yang terintegrasi, HR juga dapat mengakses data yang dibutuhkan dengan lebih mudah untuk mendukung proses administrasi maupun pengambilan keputusan.

Baca juga: Peran Sistem Cloud Based dalam Proses Modernisasi HR

Kapan Anda Harus Beralih ke Sistem Cloud Based HRIS?

Penggunaan Human Resource Information System (HRIS) berbasis cloud semakin banyak digunakan untuk membantu perusahaan mengelola data sumber daya manusia secara terpusat, efisien, dan fleksibel.  

Sistem ini memungkinkan HR dan pengguna dengan hak akses tertentu untuk mengakses serta mengelola data HR melalui internet.

Namun, kapan waktu yang tepat untuk mengimplementasikan HRIS berbasis cloud di perusahaan? 

Berikut beberapa kondisi yang dapat menjadi indikator bahwa perusahaan mulai membutuhkan HRIS berbasis cloud. 

1. Ketika Pengelolaan Data HR Mulai Sulit Dilakukan Secara Manual

Salah satu tantangan terbesar yang dihadapi oleh departemen HR adalah pengelolaan data karyawan dalam jumlah besar. 

Ketika perusahaan masih dalam tahap awal dengan jumlah karyawan yang sedikit, penggunaan dokumen Excel atau sistem manual lainnya mungkin masih bisa diandalkan. Namun, seiring bertambahnya jumlah karyawan, pengelolaan data menjadi semakin kompleks.

Data yang harus dikelola tidak hanya terbatas pada informasi dasar seperti nama, jabatan, dan gaji. HR juga perlu menangani data absensi, cuti, riwayat pelatihan, performa kerja, hingga dokumentasi legal seperti kontrak kerja dan perpanjangan masa kerja. 

Menyimpan semua data ini secara manual dapat meningkatkan risiko kesalahan, duplikasi data, serta kehilangan informasi. 

HRIS berbasis cloud dapat membantu menyederhanakan dan memusatkan pengelolaan data tersebut dalam satu sistem. Dengan data yang lebih terpusat, HR dapat mengakses dan memperbarui informasi sesuai dengan kebutuhan dan hak akses yang diberikan. 

2. Saat Perusahaan Menerapkan Sistem Kerja Jarak Jauh atau Hybrid

Saat perusahaan menerapkan sistem kerja jarak jauh atau hybrid, kebutuhan untuk mengakses sistem HR dari berbagai lokasi juga semakin meningkat.

HRIS berbasis cloud memungkinkan seluruh tim HR, manajer, dan bahkan karyawan itu sendiri untuk mengakses sistem dari berbagai lokasi selama terhubung ke internet. 

Sistem ini dapat digunakan untuk mendukung berbagai proses HR, seperti memantau kehadiran  melakukan pengajuan cuti atau izin secara online, hingga mengakses informasi karyawan. 

HRIS berbasis cloud juga bisa diintegrasikan dengan teknologi biometrik, mobile attendance app, serta platform komunikasi seperti email atau notifikasi push. 

Dengan begitu, manajemen karyawan di berbagai lokasi dapat dilakukan secara terstandarisasi dan transparan, tanpa mengorbankan efektivitas kontrol perusahaan terhadap produktivitas tenaga kerja.

3. Jika Ingin Meningkatkan Efisiensi Biaya dan Waktu dalam Pengelolaan HR 

Implementasi HRIS berbasis cloud tidak hanya menawarkan kemudahan akses, tetapi juga dapat membantu meningkatkan efisiensi waktu dalam pengelolaan HR. 

Sistem manual cenderung membutuhkan banyak waktu untuk pekerjaan administratif, seperti mencetak slip gaji, mengisi formulir cuti, atau melakukan rekap absensi harian.

Dengan sistem cloud, banyak proses tersebut dapat diotomatisasi. Penghitungan gaji misalnya, dapat dilakukan secara otomatis dengan memasukkan variabel seperti kehadiran, lembur, dan komponen penggajian lainnya sesuai dengan ketentuan perusahaan. 

Dari sisi biaya, HRIS berbasis cloud juga dapat membantu mengurangi kebutuhan investasi awal untuk menyediakan dan memelihara infrastruktur server secara mandiri. 

Biaya penggunaan sistem biasanya disesuaikan dengan model layanan, fitur, dan jumlah pengguna yang dipilih perusahaan. 

Efisiensi ini tidak hanya berdampak pada operasional HR, tetapi juga membantu perusahaan menyediakan data dan laporan yang dibutuhkan untuk mendukung pengambilan keputusan 

4. Bila HR Ingin Berfokus pada Pengembangan SDM, Bukan Sekadar Urusan Administratif

Tugas HR saat ini tidak lagi hanya terbatas pada administrasi. HR juga berperan dalam mengelola talenta, meningkatkan produktivitas karyawan, hingga mendukung pengembangan organisasi. 

Namun, peran ini sering kali terhambat oleh tugas administratif yang menyita waktu dan tenaga, seperti mengelola data absensi, menghitung gaji, atau memproses klaim reimbursement. 

Dengan menggunakan HRIS berbasis cloud, beban administratif tersebut dapat diminimalisir secara signifikan melalui sistem otomatisasi.

Hal ini memungkinkan HR memiliki lebih banyak waktu dan sumber daya untuk fokus pada inisiatif strategis seperti pelatihan karyawan, manajemen kinerja, pengembangan karier, dan program employee engagement. 

Melalui fitur pelaporan dan analitik yang terintegrasi, HR juga dapat menggunakan data untuk mengidentifikasi kebutuhan pelatihan, memantau produktivitas, atau mendukung proses pengembangan karyawan. 

Apa yang Perlu Dipertimbangkan Sebelum Menggunakan Cloud Based HRIS?

Sebelum menggunakan cloud based HRIS system, perusahaan perlu memastikan sistem yang dipilih sesuai dengan kebutuhan HR dan proses bisnis yang berjalan. Beberapa hal berikut dapat menjadi pertimbangan agar penggunaan HRIS berbasis cloud dapat berjalan secara efektif. 

1. Kebutuhan dan Proses HR yang Akan Dikelola

Setiap perusahaan memiliki kebutuhan dan proses HR yang berbeda. Karena itu, tentukan terlebih dahulu proses apa saja yang ingin dikelola melalui HRIS, seperti data karyawan, absensi, cuti, payroll, performance management, hingga pengelolaan benefit.

Dengan mengetahui kebutuhan tersebut, perusahaan dapat memilih fitur dan modul yang sesuai sehingga sistem yang digunakan benar-benar mendukung proses HR sehari-hari.

2. Keamanan dan Hak Akses Data

Data HR berisi berbagai informasi penting mengenai karyawan, sehingga keamanan data perlu menjadi salah satu pertimbangan utama. Perusahaan perlu memastikan sistem memiliki mekanisme perlindungan data dan pengaturan hak akses sesuai dengan peran masing-masing pengguna.

Dengan pengaturan hak akses yang tepat, HR dapat menentukan informasi yang dapat diakses oleh karyawan, manajer, maupun administrator sesuai dengan kebutuhan dan kewenangannya.

3. Integrasi dengan Sistem yang Sudah Digunakan

Perusahaan yang sudah menggunakan sistem lain untuk payroll, absensi, keuangan, atau kebutuhan operasional perlu mempertimbangkan kemampuan integrasi HRIS yang akan dipilih.

Integrasi dapat membantu menghubungkan data antarproses sehingga HR tidak perlu memasukkan data yang sama secara berulang. Hal ini juga dapat membantu mengurangi risiko perbedaan atau kesalahan data antar sistem.

4. Skalabilitas Sistem

Pertimbangkan juga kemampuan HRIS untuk mengikuti perkembangan perusahaan. Seiring bertambahnya jumlah karyawan, cabang, maupun kompleksitas proses HR, kebutuhan terhadap sistem juga dapat berubah.

HRIS yang skalabel memungkinkan perusahaan menambah pengguna, fitur, atau modul sesuai dengan kebutuhan tanpa harus mengganti sistem ketika bisnis berkembang.

5. Kemudahan Penggunaan bagi HR dan Karyawan

HRIS tidak hanya digunakan oleh tim HR, tetapi juga dapat melibatkan manajer dan karyawan dalam berbagai proses. Karena itu, kemudahan penggunaan perlu diperhatikan agar sistem dapat diterima dan digunakan dengan baik oleh seluruh pengguna.

Antarmuka yang mudah dipahami serta proses yang sederhana dapat membantu HR dan karyawan beradaptasi dengan sistem baru dan memaksimalkan penggunaan fitur yang tersedia.

6. Perbedaan Cloud-Based vs On-Premise HRIS

Sebelum menentukan sistem yang akan digunakan, perusahaan juga perlu memahami perbedaan cloud-based vs on-premise HRIS. Perbedaan tersebut dapat dilihat dari infrastruktur, akses, pemeliharaan, implementasi, hingga kebutuhan biaya.

Pada sistem berbasis cloud, infrastruktur sistem umumnya disediakan dan dikelola oleh penyedia layanan sehingga perusahaan dapat mengakses sistem melalui internet. Sementara itu, sistem on-premise menggunakan infrastruktur yang disediakan dan dikelola langsung oleh perusahaan.

Perusahaan dapat mempertimbangkan model yang paling sesuai dengan kebutuhan, sumber daya, dan kebijakan pengelolaan sistem HR yang berlaku.

Baca Juga: Software HRIS Cloud vs On-Premise: Mana yang Tepat untuk Bisnis?

7. Dukungan dan Layanan dari Vendor

Selain fitur, perusahaan juga perlu mempertimbangkan dukungan yang diberikan oleh vendor HRIS. Dukungan tersebut dapat mencakup proses implementasi, pelatihan pengguna, bantuan teknis, pemeliharaan sistem, hingga layanan pelanggan.

Dukungan vendor yang sesuai dapat membantu HR beradaptasi dengan sistem baru dan menangani kendala yang mungkin muncul selama penggunaan HRIS.

8. Biaya dan Model Berlangganan

Biaya juga menjadi salah satu hal yang perlu diperhatikan sebelum menggunakan cloud based HRIS. Perusahaan perlu mempertimbangkan biaya berlangganan, implementasi, integrasi, serta fitur atau modul tambahan jika tersedia.

Selain melihat biaya, perusahaan juga perlu menyesuaikannya dengan jumlah pengguna dan kebutuhan HR agar sistem yang dipilih memberikan manfaat yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Gunakan Cloud Based HRIS untuk Kelola Kebutuhan HR dengan Mekari Talenta

Jika perusahaan Anda ingin beralih ke sistem HR berbasis cloud, Mekari Talenta dapat menjadi solusi untuk mengelola berbagai kebutuhan HR dalam satu platform. 

Sebagai HRIS berbasis cloud, Talenta membantu perusahaan mengakses dan mengelola data serta proses HR secara lebih praktis.

Berbagai kebutuhan administrasi karyawan dapat dikelola melalui fitur yang tersedia, seperti:

• Absensi Online
• Manajemen Database Karyawan
• Software Payroll

Dengan sistem yang terintegrasi, HR dapat mengelola proses tersebut tanpa harus bergantung pada sistem yang terpisah.

Selain administrasi HR, Mekari Talenta juga menyediakan fitur untuk mendukung pengelolaan kinerja, rekrutmen, hingga kebutuhan pengembangan karyawan. Seluruhnya dapat disesuaikan dengan kebutuhan pengelolaan SDM perusahaan.

Penggunaan cloud based HRIS juga membantu perusahaan mengelola proses HR secara lebih fleksibel karena sistem dapat diakses secara online. HR dapat memantau berbagai informasi dan proses karyawan melalui satu platform sesuai dengan hak akses yang diberikan.

Jika perusahaan Anda ingin beralih ke cloud based HRIS dan mengelola kebutuhan HR secara lebih terintegrasi, hubungi Mekari Talenta untuk mengetahui solusi yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.