- Timesheet adalah alat penting untuk merekam dan melacak waktu kerja karyawan, membantu HR dalam menghitung gaji dan manajemen waktu.
- Fungsi utama timesheet mencakup manajemen waktu, data payroll, dan informasi kinerja karyawan yang dapat mempengaruhi keputusan manajerial.
- Terdapat dua jenis timesheet: kertas/hard copy yang lebih tradisional dan digital/soft copy yang lebih efisien serta mudah untuk dikelola.
- Timesheet dapat dibedakan berdasarkan frekuensi pengisian, seperti harian, mingguan, bulanan, atau per proyek, sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
- Mengisi timesheet dengan tepat penting untuk memastikan keakuratan data dalam penghitungan gaji dan evaluasi kinerja karyawan.
Sebagai seorang HR, time sheet karyawan tentu adalah salah satu dokumen yang perlu Anda ketahui, yang mana pada Artikel Mekari Talenta ini akan memberikan seperti apa itu contoh, fungsi, cara mengisi timesheet kerja harian, mingguan hingga bulanan.
Timesheet merupakan salah satu tools yang dapat membantu tim HR melakukan perhitungan waktu kerja pada setiap karyawan.
Hal ini dikarenakan, contoh timesheet karyawan dapat menunjukkan jumlah jam kerja sesungguhnya pada setiap karyawan yang bisa menjadi acuan dalam proses payroll sebuah perusahaan.
Apa itu Timesheet / Time Sheet Kerja Karyawan?
Sebagian orang mungkin masih asing dengan kata timesheet pada dunia pekerjaan, khususnya bagi mereka yang baru akan terjun ke dunia kerja.
Secara umum, time sheet dapat diartikan sebagai suatu alat yang dapat berbentuk fisik atau virtual untuk merekam dan melacak waktu kerja seseorang.
Baca Juga: Pilihan Timesheet Online System untuk HR Perusahaan Anda
Apa Saja Fungsi dari Timesheet / Time Sheet Kerja Karyawan?
Dengan kata lain, timesheet adalah salah satu contoh absensi karyawan yang biasanya diisi secara harian.
Time sheet disini adalah memiliki berbagai fungsi baik bagi karyawan maupun perusahaan.
Beberapa fungsi dari timesheet adalah:
1. Time Management Karyawan
Fungsi yang pertama adalah sebagai manajemen waktu bagi karyawan yang memiliki isu terkait dengan efektivitas kerja.
Dengan menggunakan timesheet maka karyawan dan juga tim HR dapat melakukan monitoring terhadap efektivitas kerja karyawan setiap harinya.
Time sheet adalah juga berfungsi sebagai pelacak waktu karyawan atau time tracking yang nantinya sebagai dasar perhitungan gaji.
Pelacakan waktu terdiri dari jam keluar masuk karyawan, berapa lama karyawan mengambil cuti dan lembur.
2. Data dalam Proses Payroll Karyawan
Pengertian upah adalah salah satu hak penting karyawan yang harus dipenuhi perusahaan dalam bentuk uang, termasuk tunjangan yang dibayarkan oleh pengusaha.
Oleh karena itu, perhitungan gaji atau proses payroll suatu perusahaan haruslah transparan dan sesuai dengan perjanjian kerja yang telah disepakati bersama.
Data pada lembar kerja karyawan disini dapat menunjukkan jumlah jam kerja karyawan ataupun jam untuk menghitung lembur karyawan.
Selain itu juga menunjukkan berapa hak yang harus dibayarkan perusahaan kepada karyawan tersebut terkait dengan jumlah jam kerjanya.
3. Informasi Mengenai Kinerja Karyawan
Sebagai contoh, timesheet karyawan dapat menunjukkan dan memberikan penilaian kinerja karyawan dari efektivitas kerjanya setiap hari.
Selain itu, data time sheet juga dapat menjadi bahan pertimbangan manajer sebelum memberikan tugas tambahan kepada karyawan.
Pertimbangan tersebut dapat menilai apakah beban kerja karyawan tersebut sudah sesuai, terlalu banyak sehingga berpengaruh terhadap kinerjanya, atau malah terlalu sedikit
Baca juga:ย Mengelola Kinerja Karyawan agar Produktivitas Meningkat
Jenis-jenis Timesheet Karyawan
Menurut bentuknya, timesheet karyawan dapat dibagi menjadi dua yaitu;
1. Timesheet Kertas/Hard Copy
Contoh jenis yang pertama adalah timesheet karyawan dalam bentuk kertas yang bisa diisi harian, migguan atau bulanan.
Seperti namanya, time sheet jenis ini output-nya berbentuk kertas atau hard copy.
Timesheet kertas/hard copy sudah lebih dulu digunakan.
Tetapiย jenis lembar kerja ini memiliki kekurangan seperti proses pendataan lebih lama, tingginya tingkat human error sehingga menjadi tidak praktis untuk digunakan.
Selain itu, karena berbentuk kertas maka times heet ini lebih sulit disimpan dan memiliki resiko yang tinggi untuk hilang.
2. Timesheet Digital/Soft Copy
Jenis timesheet yang kedua adalah digital atau softcopy.
Timesheet jenis ini merupakan pembaruan daripada jenis kertas/hard copy karena dengan memanfaatkan teknologi, seperti membuat absensi karyawan excel.
Oleh karena itu, pendataan waktu kerja pada timesheet digital dapat dilakukan lebih cepat sehingga dapat mengefektifkan waktu kerja tim HR juga meminimalisir adanya human error.
Selain itu, time sheet dengan bentuk digital lebih mudah disimpan dan dicari bila sewaktu-waktu dibutuhkan.
Baca Juga: Kelola SDM Super Cepat! 15 Aplikasi Data Karyawan Terbaik
Contoh Timesheet / Time Sheet Pegawai menurut Fungsinya
Berikut adalah contoh hingga cara cara mengisi timesheet / time sheet kerja harian, mingguan, dan bulanan Karyawan.
1. Contoh Timesheet Karyawan Mingguan
Timesheet mingguan biasanya digunakan oleh perusahaan yang memiliki proyek dengan jangka waktu sebentar atau karyawan yang memiliki kontrak kerja jangka pendek.
Time sheet mingguan biasanya diterapkan oleh perusahaan kecil atau yang memiliki mobilitas tinggi terutama untuk memonitorย budgetย pada masing-masing pekerjaan.
Anda bisa mengunduhย template timesheetย mingguan di sini.
2. Contoh Timesheet Bulanan
Timesheetย bulanan yang menjadi sering digunakan oleh perusahaan-perusahaan.
Denganย time sheet bulanan, Anda bisa memantau pekerjaan dan performa pekerja lebih efektif karena data yang terhimpun juga banyak.
Anda bisa mengunduhย template timesheet bulanan di sini.
3. Contoh Timesheet Kerja Untuk Pekerja Shift Harian, Mingguan Dan Bulanan
Tidak berbeda denganย time sheet lainnya,ย timesheetย untuk shift kerja dibuat dengan membagi tiga waktuย check in check outย sesuai dengan waktuย shift harian.
Disini Perusahaan bisa memanfaatkan software untuk membuat jadwal kerja shift dalam memudahkan pembuatan jadwal jam kerja shift karyawan.
Selain itu, timesheetย pekerjaย shiftย dibuat dengan pola dua mingguan. Anda dapat mengunduhย template-nya di sini.
4. Timesheet per-projek
Timesheet ini berguna bagi Anda yang memiliki pegawai dan masing-masingnya bekerja untuk menjalankan project tertentu.
Biasanya times sheet ini digunakan pada pekerjaan yang sangat singkat sepertiย event.
Untuk format absensi karyawan harian proyek bisa Anda dapat unduh templatenya di sini.
Baca juga:ย Membuat Jadwal Kerja Shift Dengan Excel dan Contohnya
Contoh Cara Membuat Time sheet Kerja Karyawan Harian, Mingguan, Hingga Bulanan dengan Menggunakan Excel
Berikut adalah beberapa langkah sederhana membuat timesheet karyawan dengan Excel.
1. Mengidentifikasi Kategori
Pertama-tama, Anda perlu menentukan apa saja komponen yang ingin Anda masukkan di dalam tabelย time sheet pada Excel.
Hal ini penting karena dibutuhkan HR untuk menghitung gaji karyawan.
Misalnya, Anda bisa memasukkan tanggal,ย shift kerja karyawan,ย clock in danย clock out, jam lembur, jumlah izin cuti, sakit, atau keterangan tidak hadir, dan lain sebagainya.
2. Berikan Judul Time sheet dan Jangan Lupa Tambahkan Keterangan
Buat judul padaย sheet yang akan Anda buat di sel A1, misalnya “Jadwal Kerja Karyawan Bulan X”ย di mana ‘X’ bisa Anda ganti dengan bulan yang sedang berjalan.
Kemudian, beri penamaan di bawahnya yang memuat informasi terkait karyawan, seperti nama, jabatan, departemen, tanggal, manajer, dan lain-lain.
3. Membuat Kolom Pada Tabel dan Memberi Penamaan pada Tabel
Kemudian, Anda bisa membuat tabel menyesuaikan kebutuhan perusahaan.
Misalnya, Anda membuat 1 tabel yang berisi tujuh hari dalam seminggu.
Buat beberapa kolom ke samping yang berisi hari, tanggal, jamย clock in sertaย clock out, izin sakit, cuti, dan lain sebagainya menyesuaikan kebutuha,
Di bagian bawah, Anda bisa menambahkan total berapa jam karyawan hadirย dalam seminggu.
Anda bisa menggunakan rumus SUM untuk menambahkan semuanya secara otomatis.
Baca Juga: 12 Aplikasi Timesheet untuk HR, Freelancer, dan Tim Lapangan: Mana yang Terbaik?
Contoh Mudahnya Pengelolaan Time Sheet Harian, Mingguan Hingga Bulanan Karyawan Modern dengan Mekari Talenta
Pengelolaan timesheet secara digital sudah menjadi pilihan di zaman modern seperti saat ini, hal ini guna memudahkan proses pengelolaan data absensi kehadiran kerja.
Banyak perusahaan menggunakan aplikasi penilaian kinerja karyawan agar urusan tersebut efektif dan efisien.
Bila sebelumnya pengelolaan data kehadiran karyawan dilakukan secara manual dan memakan waktu yang tidak sebentar.
Oleh sebab itu, dengan memanfaatkan teknologi seperti software HRIS proses ini dapat dilakukan secara lebih efektif dan efisien.
Tim HR dapat memanfaatkan software HRIS Mekari Talenta untuk dapat memudahkan pekerjaan administrasi.
Misalnya untuk mengetahui cara menghitung persentase kehadiran pegawai, mengelola shift kerja, dan proses payroll setiap karyawan hanya dalam satu aplikasi yang sudah memiliki sistem otomatisasi yang baik.
Di mana seperti yang kita ketahui bahwa database karyawan merupakan core data bagi perusahaan dan tim HR dalam melakukan pengelolaan karyawan.
Oleh karena itu aplikasi database karyawan merupakan jawaban bagi tim HR yang menginginkan proses pengelolaan karyawan yang lebih valid, rinci dan lebih mudah dan terintegrasi dengan absensi online.
Tertarik untuk mencoba Mekari Talenta? Anda dapat mengisi formulir di sini untuk jadwalkan demo Mekari Talenta dengan sales kami dan konsultasikan masalah HR Anda kepada kami!
Anda juga bisa coba gratis software HRD dan payroll terbaik Mekari Talenta sekarang dengan klik tombol dibawah ini.
