-
Laporan absensi karyawan adalah rekap data kehadiran yang mencatat jam kerja, keterlambatan, hingga izin untuk memantau produktivitas dan operasional perusahaan.
-
Jenisnya meliputi absensi manual (Excel atau fingerprint) dan absensi online berbasis sistem yang lebih akurat, real-time, dan minim kecurangan.
Seperti apa contoh laporan absensi kehadiran karyawan yang baik? Banyak perusahaan yang tidak menghiraukan pembuatan laporan absen karyawan secara tepat dan akurat karena menganggap bukan hal penting bagi tujuan utama keberlangsungan bisnis.
Padahal, laporan absensi yang rapi dan baik dapat memberikan gambaran akurat tentang bagaimana Anda mengatur jam kerja karyawan di kemudian hari.
Apa itu Laporan Absensi Karyawan?
Laporan absensi karyawan adalah rekapan data kehadiran dalam satu periode kerja yang memuat informasi seperti jam masuk, jam keluar, dan total jam kerja setiap karyawan.
Dengan adanya laporan ini, Anda juga dapat mengevaluasi setiap karyawan di perusahaan yang berujung juga pada penilaian kinerja karyawan dan produktivitas perusahaan.
Laporan juga berisikan informasi tentang waktu hadir dan pergi karyawan termasuk keterlambatan.
Secara umum dalam laporan ini biasanya akan mencatatkan beberapa data terkait kehadiran karyawan seperti:
- Data cuti atau izin karyawan.
- Data karyawan datang dan pulang (clock in/clock out)
- Mencatat data karyawan datang terlambat.
- Pada kasus sistem online, akan terdapat fitur pendukung remote working
Lalu ada banyak manfaat dari penggunaan laporan ini, juga sistem dan jenis absensi yang biasa digunakan di perusahaan.
Laporan juga membantu perusahaan untuk tetap meng-engaged karyawan dengan terus meningkatkan produktivitas.
Perusahaan perlu mengetahui karyawan mana yang bekerja, kapan mereka bekerja dan kapan mereka biasanya mengambil cuti tahunan mereka.
Karena pada kenyataannya, absensi berdampak besar terhadap biaya perusahaan jika dibandingkan dengan jenis tunjangan karyawan lainnya.
Hal-hal yang berdampak tetapi tidak dirasakan secara langsung terhadap biaya perusahaan seperti:
- Staffing
- Scheduling
- Re-training
- Lost productivity
- Diminished moral
- Turnover Karyawan
Dengan adanya laporan absen karyawan atau absensi pegawai, maka perusahaan dapat memahami kebutuhan tenaga kerja, tren liburan dan memiliki jejak audit dalam kepatuhannya terhadap Undang-Undang Ketenagakerjaan.
Sejarah Absensi Karyawan
Absensi karyawan sendiri pada awalnya diciptakan oleh seseorang bernama Willard L. Bundy pada tahun 1988. Pada waktu itu, ia menciptakan mesin yang dapat mengukur waktu.
Tidak lama setelah itu, adiknya yang bernama Harlow E. Bundy mendirikan Manufacturing Company, sebuah perasaan yang menyediakan mesin absen.
Setelah pensiun, perusahaan tersebut bergabung dengan International Time Recording, sebuah perusahaan yang bergerak di bidang software dan hardware.
Kemudian, ITR berubah nama menjadi International Business Machine atau yang kini kita kenal dengan nama IBM yang pada saat itu memproduksi mesin absensi karyawan.
Baca Juga: Manfaat Attendance Management System Untuk Perusahaan
Manfaat Membuat Laporan Absensi Karyawan
Dalam berbagai bentuk dan format, laporan absensi memiliki segudang manfaat yang tidak banyak orang ketahui.
Berikut pentingnya laporan absensi yang harus Anda ketahui.
1. Memastikan Operasional Perusahaan Berjalan dengan Baik
Sistem laporan absensi yang baik adalah yang dapat memunculkan berapa jumlah karyawan atau pegawai yang bekerja di setiap harinya, berapa jumlah karyawan yang lembur pada hari kerja tertentu dan di hari apa karyawan banyak yang tidak masuk bekerja.
Dengan begitu, Anda dapat mengetahui apakah operasional perusahaan sudah berjalan baik dan apakah di hari tertentu atau di periode tertentu perusahaan perlu mengevaluasi kembali.
2. Mengetahui Kinerja Karyawan
Mengetahui kinerja seorang karyawan tidak akan sulit jika Anda memiliki berbagai data yang lengkap termasuk database karyawan.
Dalam laporan data karyawan tersebut, dapat diketahui berapa banyak karyawan tersebut mangkir bekerja baik dengan alasan ataupun tidak.
Dalam format laporan absensi yang tepat, juga akan dapat menunjukkan berapa kali karyawan terlambat dan berapa kali karyawan pulang dengan cepat.
Berarti, Anda dapat mengetahui karyawan mana yang selalu datang tepat waktu atau bahkan menambah jam kerja mereka sehingga Anda dapat memberi reward untuk karyawan berprestasi atau justru evaluasi tergantung dari hasil data absensi.
Selain itu, Anda juga dapat mempertimbangkan pertimbangan untuk kenaikan jabatan jika hasil data absensi dan kinerja yang dihasilkan betul-betul sejalan.
Karyawan yang bertanggung jawab perlu diberi promosi jabatan.
Ini adalah salah satu contoh manfaat laporan absensi kehadiran karyawan atau pegawai yang bisa didapatkan.
Baca juga: Tak Hanya Uang, Berikut Reward yang Layak Diberikan Kepada Karyawan Berprestasi
3. Pembayaran Gaji Karyawan yang Akurat
Pembayaran gaji karyawan perlu diberikan sejalan dengan laporan data absensi mereka.
Karyawan yang sering izin tanpa alasan jelas tentu tidak berhak atas gaji penuh.
Tetapi karyawan yang lembur tentu harus diberi bonus sesuai kesepakatan.
Terkadang, laporan absensi yang berantakan tidak memberikan data akurat tentang izin dan lembur setiap karyawan sehingga pembayaran di akhir bulan pun dipertanyakan.
Baca Juga: Pentingnya Software Absensi Pegawai untuk Tingkatkan Produktivitas
Jenis Laporan Absensi Kehadiran Karyawan
Setiap perusahaan memiliki ciri khas atau format tertentu ketika membuat absensi kehadiran karyawan.
1. Laporan Absensi Manual
Dalam format pelaporan data absensi manual, biasanya perusahaan menggunakan template dan rumus di Microsoft Excel.
Mulai dari jadwal absen karyawan atau pegawai, catatan total jam reguler dan lembur karyawan, total izin dan keterlambatan hingga berujung pada perhitungan penggajian.
Biasanya, setiap harinya manajer yang mencatat absensi kedatangan dan kepulangan karyawan.
Ada juga yang meminta karyawannya sendiri yang mencatat waktu kehadiran mereka setiap hari ketika datang ke kantor dengan menggunakan buku dan pulpen.
Yang sedikit lebih canggih mungkin menggunakan mesin absensi ceklok berbasis analog dengan menggunakan kartu atau bahkan memanfaatkan mesin absen finger print.
Sayangnya, meskipun cara ini murah dan sangat memangkas biaya anggaran, tapi sering terjadi human error dan sangat menyita waktu untuk menghitung rekapitulasi di akhir bulan.
Bahkan, tidak sedikit terjadi kecurangan seperti penitipan absen atau pemalsuan catatan waktu karyawan.
Baca juga: Pengelolaan Shift Lebih Mudah dengan Aplikasi Absensi Mobile Android
2. Laporan Absensi Online
Salah satu contoh format laporan absensi kehadiran pegawai online ini adalah laporan dari fitur absensi online seperti di aplikasi Mekari Talenta.
Mekari Talenta memiliki fitur Pivotable Report di mana HR dapat membuat report secara self-service dengan template yang sudah ada khusus untuk report terkait attendance, payroll, dan juga employment.
Melalui Pivotable Report, Anda juga bisa mendapatkan insight yang lebih dalam yang menginformasikan data-data tertentu untuk membuat keputusan.
Fungsi Pivotable Report yang self-service memungkinkan HR untuk menganalisis data lebih akurat dan memiliki fleksibilitas. Hal ini dapat membantu HR dalam proses pengambilan keputusan yang lebih efisien.
Kemudian dengan Mekari Talenta juga memungkinkan HR memiliki data absen karyawan atau pegawai secara real-time kapan dan di mana saja.
Sistem absensi sehari hari menggunakan sistem online juga tidak rumit dan repot seperti ceklok.
Kecurangan seperti penitipan absen atau pemalsuan catatan waktu tidak dapat dilakukan.
Karena aplikasi sudah terhubung dengan internet sehingga waktu dan tanggal tersedia secara otomatis dan lokasi absen dapat diketahui karena berbasis GPS.
Selain dua jenis diatas sebenarnya masih ada beberapa lagi seperti absen finger print, dan menggunakan pin.
Namun dua sistem ini belakangan mulai ditinggalkan.
Absen menggunakan fingerprint ini rawan error, lalu absen menggunakan pin rawan disalahgunakan atau dicurangi dengan metode titip absen.
Nah, setelah tahu beberapa jenis mesin absensi, sekarang waktunya membahas format form absensi karyawan atau pegawai dalam bentuk xls, doc, dan format lainnya.
Baca juga: Absensi Mudah dengan Fitur ESS dari Aplikasi Mekari Talenta
Contoh Laporan Absensi Karyawan Excel
Berikut beberapa contoh absen karyawan perusahaan yang bisa anda coba!
Contoh Laporan Absensi Karyawan Harian Excel
Contoh Laporan Absensi Karyawan Mingguan Excel
Berikut ini adalah format absensi karyawan atau pegawai dalam bentuk xls untuk laporan mingguan.
Contoh Laporan Absensi Karyawan Bulanan
Berikut ini adalah contoh laporan form absensi karyawan atau pegawai dalam bentuk xls.
Contoh Laporan Absensi Karyawan Tahunan
Jika Anda ingin membuat contoh rekap absen pegawai bulanan / laporan form absensi karyawan xls secara manual, download di sini untuk template tabel absensi karyawan.
Baca Juga: 5 Manfaat Menerapkan Sistem Kehadiran Online Bagi HR
Gunakan Mekari Talenta untuk Permudah Pencatatan Absen Kehadiran Karyawan
Untuk mendapatkan contoh format laporan absensi kehadiran yang baik, Anda dapat menggunakan Mekari Talenta.
Mekari Talenta merupakan aplikasi dan software attendance management terbaik di Indonesia yang membuat pekerjaan HR lebih efektif dan efisien.
Cara absensi karyawan yang mudah, pengelolaan jam kerja sesuai kebutuhan perusahaan, pengajuan cuti dan lembur tanpa birokrasi yang membingungkan dapat dilakukan semua di satu aplikasi terpusat.
Contoh format laporan absensi kehadiran bulanan karyawan di Mekari Talenta juga sudah tersedia secara otomatis sehingga segala manfaat laporan dapat digunakan semaksimal mungkin, salah satunya adalah dengan penggunaan Pivotable Report.
Pelaporan gaji juga lebih mudah dengan sistem payroll perusahaan yang otomatis dan mempermudah proses penggajian karyawan.
Tertarik untuk mencoba Talenta? Anda bisa mengisi formulir di sini untuk konsultasikan masalah HR Anda kepada kami.
