Pentingnya Software Absensi Pegawai untuk Tingkatkan Produktivitas

By Novia Widya UtamiPublished 08 Mar, 2023 Diperbarui 03 Januari 2024

Software absensi pegawai berbasis online seperti Mekari Talenta HRIS dapat dijadikan acuan dalam membuat kebijakan jam kerja efisien untuk tingkatkan produktivitas karyawan.

Bagaimana bisa demikian? Temukan jawabannya di Insight Talenta!

Dalam dunia kerja, kedisiplinan merupakan salah satu faktor utama yang harus ditanamkan oleh karyawan.

Tingkat kedisiplinan karyawan sangat memengaruhi kesuksesan dan produktivitas sebuah perusahaan.

Memiliki karyawan yang teratur dan tepat waktu merupakan impian setiap pemimpin, karena hal tersebut akan memengaruhi efektivitas pekerjaan mereka.

Saat seluruh karyawan bekerja dengan giat tanpa mengulur-ulur waktu, maka pekerjaan mereka akan lebih cepat tuntas.

Temukan jawabannya di bawah ini.

Pentingnya Software Absensi Pegawai untuk Produktivitas

Membentuk attitude disiplin karyawan bukanlah hal yang mudah.

Perusahaan harus mengupayakan sistem performance review yang cocok agar para karyawannya dengan senang hati menjadi pribadi yang lebih disiplin demi kemajuan perusahaan.

Salah satu elemen kedisiplinan yang seringkali menjadi permasalahan adalah ketepatan waktu.

Taat atau tidaknya seorang karyawan dalam memanfaatkan waktu kerja berbanding lurus dengan integritas mereka terhadap perusahaan.

Penting bagi perusahaan, khususnya divisi HR, untuk memastikan karyawannya memiliki tanggung jawab serta komitmen terhadap tugas-tugasnya.

Disinilah, peran sistem absensi pegawai bisa diaplikasikan.

Absensi merupakan cara yang paling tepat untuk mengukur loyalitas seorang karyawan terhadap jam kerjanya.

Dengan melihat data absensi karyawan, divisi HRD dapat mengukur kerajinan dan tingkat kinerja.

Absensi dapat dijadikan patokan dalam membuat kebijakan jam kerja, dan menentukan karyawan dengan integritas tinggi.

Data absensi juga bisa dijadikan ukuran untuk memberikan penghargaan bagi karyawan tepat waktu atau peringatan terhadap karyawan yang sering terlambat.

Seiring dengan perkembangan teknologi, sistem absensi perusahaan juga terus berevolusi.

Saat ini, sistem absensi menggunakan aplikasi absensi online yang kian banyak diadopsi oleh banyak perusahaan.

Karena sistem online dianggap jauh lebih efektif apabila dibandingkan dengan sistem absensi manual.

Di era modern ini, kehadiran seorang karyawan ke kantor dianggap kurang tepat untuk mengukur keloyalitasannya.

Karena tugas dan pekerjaan karyawan dapat dilakukan di mana saja, berkat dukungan dari internet.

Baca Juga: Tips Menentukan Jadwal Wawancara Kerja yang Tepat

Efisiensi dalam Fitur Absensi Online

Sistem absensi manual yang telah lama dipakai oleh perusahaan biasanya menggunakan pemindaian pada mesin absen fingerprint  karyawan pada alat yang berada di pintu atau gerbang kantor.

Berhubung saat ini pekerjaan dapat dilakukan dari mana saja dengan internet, tentunya cara ini sudah tidak lagi praktis.

Penggunaan sistem absensi pegawai online menghadirkan kepraktisan absensi lebih maksimal.

Dengan memanfaatkan fitur pemindaian jari atau wajah untuk memastikan kehadiran karyawan menggunakan aplikasi absensi.

Cara-cara yang dihadirkan oleh aplikasi absensi online membuat karyawan tidak perlu repot berbaris untuk menceklis absensi mereka saat datang ke kantor.

Atau bahkan saat bekerja di luar kantor. Sistem absensi online juga dapat mencegah kecurangan absensi seperti melakukan titip absen kepada karyawan lainnya.

Apa Pentingnya Software Absensi Pegawai? Dan Bagaimana Bisa Dimanfaatkan Untuk Tingkatkan Produktivitas

Data Realtime & Tepercaya

Berbeda dengan sistem absensi manual yang mengharuskan pemindahan data terlebih dahulu, aplikasi absensi online memiliki kapabilitas untuk mengelola serta mengintegrasikan data kepada perangkat lain.

Sehingga pihak HR dapat memantau absensi, keterlambatan dan tingkat kedisiplinan karyawan secara realtime.

Hal ini tentunya mempermudah tugas tim HR dalam memberikan data yang berharga kepada para pemimpin perusahaan untuk menilai kinerja karyawan.

Data absensi yang disimpan oleh sistem aplikasi absensi pegawai online yang tepercaya juga akan membuat penghitungan uang lembur serta jatah cuti karyawan menjadi lebih rapi.

Transparansi dalam penghitungan gaji juga dapat dihadirkan.

Hal tersebut juga akan berdampak terhadap rasa percaya karyawan.

Absensi merupakan hal paling utama yang harus dibenahi untuk menciptakan lingkungan kerja yang sehat.

Karena loyalitas karyawan akan mulai bertumbuh saat waktu mereka dihargai.

Untuk aplikasi absensi karyawan dengan fitur terbaik, Anda bisa mempercayakan pilihan kepada Mekari Talenta HRIS, penyedia beragam aplikasi administrasi HR berkualitas.

Bersama Talenta, pengelolaan absensi kerja akan semakin praktis dan efisien.

Berbagai Fitur absensi dalam Mekari Talenta untuk pekerjaan HR yang lebih produktif dapat menjadi solusi untuk permasalahan pengelolaan sumber daya manusia dalam perusahaan.

Tertarik untuk mencoba Talenta? Isi formulir ini untuk jadwalkan demo Mekari Talenta dengan sales kami dan konsultasikan masalah HR Anda kepada kami!

Anda juga bisa coba gratis Mekari Talenta sekarang dengan klik gambar dibawah ini.

Coba Gratis Aplikasi HRD HRMS Talenta Sekarang!

Kelola Karyawan Remote atau WFH Agar Lebih Mudah

Penggunaan software absensi karyawan akan memudahkan Anda dalam mengelola karyawan remote atau WFH.

Dalam lingkungan kerja saat ini, terkadang karyawan perlu bekerja dari lokasi yang berbeda-beda.

Mungkin mereka sedang bepergian untuk pertemuan dengan klien, menghadiri konferensi, atau hanya bekerja dari rumah.

Dalam situasi ini, memantau kehadiran dan kinerja karyawan bisa menjadi tantangan.

Software absensi mengatasi masalah ini dengan menyediakan alat untuk memantau kehadiran karyawan secara online.

Fitur-fitur seperti timesheet memungkinkan karyawan untuk mencatat jam kerja mereka dari berbagai lokasi.

Hal ini tidak hanya memudahkan karyawan untuk melaporkan waktu kerja mereka, tetapi juga memberikan fleksibilitas dalam mengelola waktu.

Selain itu, aplikasi absensi selfie yang dapat diakses melalui perangkat smartphone memungkinkan karyawan untuk melakukan absensi dengan cepat dan mudah.

Mereka dapat memfoto diri mereka sendiri sebagai bukti kehadiran.

Semua data ini tercatat dengan rapi dalam sistem, memberikan Anda gambaran yang jelas tentang bagaimana karyawan memanfaatkan waktu mereka, bahkan ketika mereka bekerja dari jauh.

Baca Juga: 8 Keuntungan Menggunakan Sistem Absen Online

Return on Investment (RoI) Lebih Cepat

Penggunaan software absensi online membawa manfaat jangka panjang bagi perusahaan Anda dengan mengotomatisasi tugas-tugas administrasi karyawan secara digital.

Salah satu manfaat terbesar dari otomatisasi ini adalah efisiensi waktu.

Dalam proses manual, mencatat kehadiran karyawan, menghitung jam kerja, dan mengelola administrasi lainnya memakan banyak waktu.

Staf HR atau administrasi harus melakukan tugas-tugas ini dengan hati-hati, yang bisa memakan banyak jam kerja mereka setiap hari. Ini juga meningkatkan risiko kesalahan manusia.

Dengan sistem absensi online, semua tugas ini diotomatisasi. Karyawan melakukan absensi mereka sendiri dengan mengakses sistem.

Data kehadiran mereka tercatat secara otomatis dan akurat. Ini menghemat waktu staf administrasi, yang dapat dialokasikan untuk tugas-tugas lain yang lebih strategis.

Efisiensi waktu ini juga berdampak positif pada produktivitas.

Dengan staf administrasi yang lebih sedikit terlibat dalam tugas-tugas administratif rutin, mereka dapat lebih fokus pada tugas-tugas yang lebih berarti dan kompleks.

Ini membantu meningkatkan produktivitas tim HR dan, secara keseluruhan, memungkinkan pengembangan bisnis yang lebih efisien.

Penggunaan software absensi online juga menghilangkan potensi penipuan yang mungkin terjadi dalam sistem manual.

Karyawan tidak dapat dengan mudah mengisi absensi untuk rekan kerja mereka atau melakukan kecurangan lain yang berkaitan dengan kehadiran.

Ini menciptakan lingkungan yang lebih adil dan akuntabel.

Dengan peningkatan produktivitas, efisiensi waktu, penghematan biaya, serta model pembayaran pay-per-use yang umum digunakan dalam perangkat lunak berbasis langganan, ROI (Return on Investment) bagi perusahaan Anda lebih cepat tercapai.

Ini berarti investasi awal Anda dalam software absensi akan menghasilkan keuntungan jangka panjang yang signifikan.

Baca Juga: Beralih ke Software Payroll HR Online dan Tinggalkan Proses Manual!

Banyak Menghemat Biaya Operasional Perusahaan

Penggunaan software absensi karyawan juga memiliki dampak positif pada hemat biaya operasional perusahaan.

Salah satu aspek biaya yang signifikan dalam manajemen kehadiran adalah perawatan mesin fingerprint atau alat absensi fisik lainnya.

Mesin-mesin ini memerlukan investasi awal yang signifikan, serta biaya perawatan dan perbaikan berkala.

Dengan menggunakan software absensi online, Anda menghilangkan kebutuhan akan perangkat fisik ini.

Karyawan cukup melakukan absensi menggunakan perangkat smartphone pribadi mereka.

Tidak perlu lagi mengeluarkan dana untuk pembelian mesin fingerprint atau biometrik lainnya, dan Anda juga tidak perlu memikirkan biaya perawatan atau perbaikan.

Selain itu, penggunaan software absensi online juga mengurangi biaya lisensi perangkat lunak.

Jika Anda menggunakan mesin fingerprint atau perangkat keras lainnya, Anda perlu membeli lisensi perangkat lunak yang seringkali mahal.

Dalam banyak kasus, perangkat lunak ini juga memerlukan pembaruan berkala yang dapat menambah biaya operasional.

Baca Juga: 4 Hal Ini Jadi Tanda Anda Butuh Aplikasi Database Karyawan

Meminimalisir Kesalahan Hitung Tunjangan Karyawan

Salah satu aspek penting dalam manajemen kehadiran karyawan adalah perhitungan tunjangan makan dan tunjangan lain yang terkait kehadiran.

Tunjangan ini seringkali dihitung berdasarkan jumlah kehadiran karyawan.

Namun, ketika perhitungan ini masih dilakukan secara manual, kemungkinan kesalahan meningkat, dan ini dapat berdampak pada keadilan dan kepuasan karyawan.

Biasanya, kesalahan dalam menghitung tunjangan makan karyawan disebabkan oleh human error saat melakukan rekap absensi karyawan di lembar kerja Excel atau format lainnya.

Seorang staf HR atau administrasi mungkin harus secara manual mengumpulkan data kehadiran dari berbagai sumber, menghitungnya, dan kemudian memasukkannya ke dalam sistem payroll.

Proses ini meningkatkan risiko kesalahan perhitungan yang dapat berdampak pada gaji karyawan.

Namun, penggunaan software absensi online dapat meminimalisir kesalahan perhitungan tunjangan makan karyawan.

Dalam sistem absensi online, semua data kehadiran karyawan disimpan secara otomatis dalam database server cloud yang aman.

Setiap kali seorang karyawan melakukan absensi, data ini tercatat dengan akurat dan tepat waktu.

Perangkat lunak ini juga dapat diatur untuk menghitung otomatis tunjangan makan berdasarkan aturan yang telah ditetapkan, seperti jumlah hari kerja dalam sebulan.

Dengan begitu, kesalahan manusia dalam menghitung tunjangan makan menjadi minimal, yang berarti karyawan akan menerima gaji mereka sesuai dengan hak mereka.

Baca Juga: Contoh Data Karyawan yang Dibutuhkan Perusahaan

Meningkatkan Produktivitas Bisnis

Terakhir, penggunaan software absensi online membantu meningkatkan produktivitas bisnis secara keseluruhan.

Manajemen waktu yang efektif menjadi faktor kunci dalam mengembangkan bisnis yang sukses.

Dengan memiliki data kehadiran karyawan yang tercatat secara online dalam aplikasi absensi, Anda dapat dengan mudah memantau dan menganalisis pola kehadiran karyawan.

Ini membantu Anda mengidentifikasi tren atau pola yang mungkin memengaruhi produktivitas.

Misalnya, jika Anda melihat bahwa sebagian besar karyawan sering terlambat atau absen pada hari tertentu, Anda dapat mengambil tindakan yang sesuai untuk mengatasi masalah ini.

Ini bisa mencakup perbaikan dalam jadwal kerja, pemberian insentif untuk kehadiran yang baik, atau bahkan pelatihan tambahan jika masalahnya terkait dengan kinerja.

Lebih lanjut, penggunaan software absensi membantu perusahaan menjadi lebih terorganisir.

Data kehadiran yang tercatat secara akurat dan otomatis memungkinkan Anda untuk mengelola jadwal karyawan dengan lebih efisien.

Ini membantu menghindari kelebihan atau kekurangan staf pada waktu tertentu, yang dapat memengaruhi pelayanan pelanggan dan produktivitas.

Selain itu, dengan adanya catatan kehadiran yang akurat, Anda juga dapat menilai produktivitas waktu kerja karyawan.

Ini membantu Anda mengidentifikasi karyawan yang mungkin memerlukan pelatihan tambahan atau bimbingan untuk meningkatkan produktivitas mereka.

Dalam bisnis, waktu adalah sumber daya yang berharga.

Dengan memanfaatkan software absensi untuk mengelola waktu dengan lebih baik, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi dan produktivitas secara keseluruhan.

Novia Widya Utami