Insight Talenta

Absensi Online dan Absensi Fingerprint, Mana yang Terbaik?

Absensi Online dan Absensi Fingerprint, Mana yang Terbaik?

Saat ini ada dua sistem absensi yang banyak digunakan oleh perusahaan; sistem absensi online berbasis aplikasi, dan juga mesin absensi fingerprint.

Kedua sistem absensi tersebut banyak digunakan karena masih menjadi sistem absensi baik untuk karyawan maupun anggota organisasi untuk merekam kehadiran dan juga sebagai akses kredensial pada kelompok atau perusahaan secara efektif.

Sebenarnya kedua jenis absensi tersebut bersifat komplementer. Itu artinya keduanya tidak bisa dibandingkan namun bisa menjadi pelengkap dan saling melengkapi.

Namun nyatanya, banyak perusahaan yang belum memahami fungsi dari absensi online. Hal ini dibuktikan ketika work from home sedari Maret tahun 2020 akibat pandemi COVID-19. Di mana masih banyak perusahaan yang lebih memilih mengambil risiko untuk tetap mempekerjakan karyawannya di tengah pandemi.

Ada pula yang memberlakukan work from home, namun dengan sistem absensi yang tidak efektif misalnya menggunakan aplikasi Zoom, Google Form, bahkan melalui Whatsapp.

Ini sama seperti yang dialami Nadya, salah satu HR operation di salah satu perusahaan swasta yang mengeluhkan ribet-nya absensi melalui Whatsapp saat work from home. Ia perlu menggeser dan mendata satu per-satu karyawannya yang berjumlah 80 orang dari chat Whatsapp.

Ada juga Mukti, salah satu pegawai swasta di Jakarta yang mengeluhkan sulitnya absensi melalui aplikasi Zoom saat WFH. Ia perlu menangkap layar Zoom dan mengirimnya ke bagian HR melalui email.

Masalah-masalah tersebut sebenarnya bisa diatasi dengan mengintegrasikan sistem absensi manual atau fingerprint dengan sistem absensi online.

Tidak perlu berlama-lama lagi, berikut perbandingan apa yang bisa dilakukan oleh mesin absensi fingerprint dan aplikasi absensi online.

Eksesif, Fleksibilitas, dan Kedisiplinan

Sejatinya, ada empat perilaku umum karyawan saat bekerja di kantor: eksesif, normatif, dan tidak disiplin.

Pertama adalah eksesif dimana karyawan akan memaksakan dirinya untuk bekerja sampai batas waktu pekerjaannya. Sedangkan normatif adalah karyawan yang biasa-biasa saja dan cenderung mengikuti aturan yang berlaku.

Terakhir, tidak disiplin. Karyawan yang tidak disiplin biasanya lahir dari karyawan normatif karena adanya motif tertentu. Misalnya faktor lingkungan, malas, desakan ekonomi, atau bahkan ingin meraih reward tertentu dari perusahaan yang mengakibatkan karyawan melakukan kecurangan salah satunya mencurangi absensi.

Perilaku eksesif dan tidak disiplin keduanya merupakan perilaku negatif yang seharusnya diredam oleh karyawan. Keduanya sama-sama memberikan dampak negatif baik bagi perusahaan maupun karyawan.

Di sinilah peran sistem absensi selain regulasi perusahaan berperan untuk mengurangi perilaku eksesif karyawan dan mempertahankan karyawan normatif agar tidak masuk ke jurang ketidak-disiplinan.

Menurut Ochuka Dasimaka, CEO Career Heights Consulting dan Angela Persaud, CEO G/O media menuturkan untuk mengurangi sikap eksesif dan mempertahankan sikap disiplin karyawan adalah dengan membangun sistem absensi yang baik dan fleksibel.

Meningkatkan fleksibilitas dan membangun sistem absensi adalah dengan melakukan digitalisasi HR salah satunya penerapan absensi online.

Hal ini tentu tidak bisa dilakukan hanya dengan mengandalkan absensi sidik jari atau fingerprint. Namun juga perlu pelengkap seperti sistem absensi online.

Lalu, bagaimana sistem absensi online tingkatkan fleksibilitas?

Salah satu contoh fleksibilitas yang diberikan sistem absensi online adalah ketika WFH. Anda tidak perlu lagi sibuk menggeser dan menangkap layar untuk mencatat dan check in absensi.

Bagi karyawan, absensi online bisa dilakukan hanya dengan sekali klik sedangkan bagi personalia memudahkan perekaman absensi secara otomatis dan real-time.

Contoh lainnya ketika Anda memiliki karyawan mobile atau bekerja di lapangan. Karyawan tidak perlu lagi kembali ke kantor atau kantor cabang terdekat hanya untuk melakukan check out absensi. Namun bisa dilakukan ketika Anda sudah ada di rumah.

Fleksibilitas ini tentu bisa mengurangi sikap eksesif karyawan. Karena biasanya sikap eksesif karyawan muncul karena tekanan dari perusahaan atau jadwal kerja yang tidak cukup hanya nine-to-five.

Selain itu, fleksibilitas karyawan juga merupakan impian bagi setiap karyawan apalagi work-life balance di era yang serba cepat ini sulit untuk didapatkan.

Fleksibilitas juga bisa mengurangi risiko stres karyawan dan juga mengurangi sikap mikro manajemen atasan.

Itulah mengapa absensi sidik jari saja tidak cukup, namun juga membutuhkan teknologi yang lebih fleksibel seperti absensi online.

Baca juga: Turnover Karyawan Jadi Masalah Menakutkan Perusahaan, Apa Solusinya?

Absensi Online: Bukan Sekedar Absensi

Pernahkah Anda mendengar istilah employee self-service atau ESS? Istilah tersebut mengacu pada bagaimana sebuah sistem mampu memberikan keleluasaan kepada karyawan untuk mengatur dan juga mengoperasikan aktivitas HR secara mandiri.

Absensi online bukan hanya berperan sebagai mesin check in-check out atau identifikasi kredensial namun lebih jauh lagi absensi online menyediakan layanan mandiri karyawan atau ESS.

Employee self-service (ESS) meliputi pengajuan cuti, lembur, perubahan absensi, data karyawan, dan juga fitur lainnya misalnya employee beneficial seperti pinjaman atau reimbursement.

ESS bukan hanya menguntungkan karyawan namun juga menguntungkan bagi personalia atau HR.

Menguntungkan bagi karyawan karena setiap kebutuhan karyawan bisa diakses secara mandiri oleh karyawan tanpa harus terhalang tembok birokrasi atau batasan komunikasi.

Menguntungkan bagi HR karena pekerjaan administratif HR dapat dilakukan dengan cepat dan efisien. Karena dalam ESS, pengolahan data karyawan secara otomatis akan diolah dalam suatu sistem penyimpanan cloud. HR hanya perlu menginput, menerima, dan memverifikasi data dari karyawan.

Di era yang serba cepat, menciptakan arus pekerjaan yang ramping menjadi keharusan bagi setiap perusahaan untuk bisa beradaptasi.

Baca juga: Employee Self-Service (ESS), Pengertian dan Peran dalam HR

Pentingnya Integrasi Sistem

Seperti yang telah disebutkan pada awal artikel, absensi online dan juga absensi sidik jari merupakan sebuah komplementer. Dimana keduanya saling melengkapi.

Integrasi ini dibutuhkan untuk menerapkan double authentication salah satunya autentikasi masuk ke ruang kerja yang hanya bisa dilakukan oleh mesin absensi fingerprint.

Selain itu, misalnya Anda lupa check out menggunakan mesin absensi fingerprint. Anda bisa melakukan check out dengan aplikasi absensi online.

Jadi absensi online bukan sebagai pengganti, namun pelengkap yang membuat mesin absensi fingerprint menjadi lebih efisien dan efektif.

Selain integrasi dengan mesin absensi sidik jari, aplikasi absensi online juga bisa diintegrasikan dengan perhitungan gaji karyawan.

Biasanya, absensi online juga dilengkapi dengan software perhitungan payroll. Dimana data pada absensi online bisa langsung terhitung secara otomatis dan terintegrasi dengan perhitungan gaji.

Misalnya berapa kali karyawan A lembur dan mengambil cuti, berapa pinjaman yang dilakukan oleh karyawan A selama satu bulan, dan berapa banyak disburse yang harus dikeluarkan.

Hal tersebut penting bagi HR untuk mempermudah pekerjaan personalia terutama dalam perhitungan gaji.

Baca juga: Apa itu HRIS (Human Resource Information System)?

Kesimpulan

Kesimpulannya, tidak ada yang terbaik di antara absensi online dan juga absensi fingerprint. Keduanya merupakan pelengkap yang saling melengkapi.

Namun dari kemudahan yang diberikan absensi online, penting bagi perusahaan untuk berinvestasi pada sistem absensi online yang terintegrasi dengan software HRIS dan payroll daripada hanya mengandalkan absen sidik jari.

Ingin mencari absensi online gratis? Simak rekomendasinya di 10 Rekomendasi Aplikasi Absensi Karyawan Gratis

Talenta sebagai Software HRIS Terintegrasi

Salah satu software HRIS yang bisa Anda gunakan untuk kebutuhan absensi online adalah Talenta.

Fitur yang disematkan Talenta cukup lengkap untuk memenuhi kebutuhan perusahaan di masa depan seperti absensi online yang dilengkapi GPS, time tracking secara live, penyusunan jadwal, employee self-service, dan juga perhitungan gaji yang disertai dengan pajak dan tunjangan lain.

Simak fitur lengkapnya di website resmi Talenta. Anda juga dapat mengajukan konsultasi dan demo secara gratis dengan mengisi formulir berikut.

 


PUBLISHED23 Jul 2020
Hafidh
Hafidh