Cara Membuat Absensi Online atau Daftar Hadir di Google Forms

Highlights

Google Forms adalah layanan formulir online dari Google yang dapat digunakan untuk membuat absensi online secara sederhana dan gratis.
Cara membuat absensi di Google Forms cukup dengan membuat form, menambahkan pertanyaan seperti nama dan waktu kehadiran, lalu membagikan link kepada karyawan untuk diisi.

Aplikasi Google Forms adalah layanan formulir online yang disediakan oleh Google dan bisa juga dipakai untuk absensi online selain untuk survei.

Meski bukan merupakan absensi mobile online yang praktis, penggunaan Gforms bisa menghemat biaya Anda.

Karena data program aplikasi absensi karyawan online yang dimasukkan pada Google Forms yang dimasukkan nantinya akan langsung tersimpan ke dalam spreadsheet yang bisa Anda langsung olah.

Namun pastikan Anda telah memiliki akun Google yang terhubung dengan Google Drive atau Google Workspace untuk membuat formulir absensi online Anda.

Cara Membuat Absensi Online di Google Forms

Cara membuat absensi online dari di Google Form sebagai cara absen online dari rumah tidak lah terlalu sulit.

Simak uraian lengkapnya di bawah ini untuk bisa langsung dipraktikkan.

1. Buka Situs Google Form Atau Lewat Google Drive

Buka browser Anda, kemudian klik drive.google.com pada kolom alamat pencarian
Setelah masuk halaman “Sign In” Anda dapat langsung memasukkan email yang sudah terdaftar untuk membuat sistem presensi karyawan
Setelah berhasil masuk, klik “Berikutnya” kemudian masukkan password pada akun

2. Buat Folder Baru Sebelum Bikin Formulir Agar Lebih Rapi

Jika berhasil menggunakan cara membuat absensi online dari rumah satu ini, Anda akan diarahkan ke akun drive Google. Gunakan folder baru untuk membedakannya dengan materi lainnya
Pilih bagian “Folder Baru” kemudian atur judul dengan folder tersebut, klik “Buat”
Kemudian, langkah selanjutnya dengan klik dua kali di folder yang baru saja disimpan untuk masuk ke dalamnya
Alternatifnya, Anda bisa lewati buka drive.google.com lalu buka https://docs.google.com/forms

3. Buat Formulir Di Gforms, Isi Deskripsi, Judul, Dan Data Data Yang Diperlukan

Setelah itu adalah membuat Google Formulir untuk para karyawan yang akan melakukan presensi
Selanjutnya mengisi beberapa kolom pertanyaan dengan pilihan yang bisa Anda buat secara leluasa, misalkan nama hari, tanggal, divisi pekerjaan, dan lainnya
Klik jawaban “wajib diisi” agar para staf benar-benar bisa mengisi form dengan benar
Klik tanda plus dalam lingkaran, yang terdapat pada pojok kanan atas di dalam formulir Google untuk menambahkan kolom pertanyaan
Selanjutnya Anda bisa menambahkan petak kehadiran dengan menambah baris dan kolom, serta nama karyawan
Selanjutnya Anda bisa menuliskan nama siswa dengan pilihan kehadiran lainnya, seperti sakit, izin, dan lainnya
Simpan data tersebut, kemudian copy link tautan untuk diperpendek

4. Bagikan Formulir Google Form / Gform Untuk Absen Ke Karyawan, Siswa Atau Stakeholder Yang Akan Menggunakannya

Buka tab baru, ketik gg.gg. tunggu hingga muncul tampilan dalam kotak bar “Put your long URL here..”
Kemudian paste link yang telah di-copy sebelumnya
Setelah itu, centang pada keterangan “Customize Link Here” kemudian ketik judul link yang akan dibuat untuk memudahkan para karyawan dalam memasukkan absensi mereka mereka
Cara membuat absensi online dari rumah menggunakan Google Form sudah selesai, link siap dibagikan

Langkah-langkah Membuat Daftar Hadir dengan Google Forms

Bagi guru yang ingin membuat absen online menggunakan Google Form, berikut adalah langkah-langkahnya:

Cara Pertama

Google Forms yang sifatnya online, credential, dan mudah diakses menjadi solusi alternatif absensi online gratis bagi perusahaan yang secara spontan menerapkan remote working akibat pandemi dan tren masa kini.

Lalu, bagaimana cara menerapkan absensi online atau absensi mobile menggunakan web Gforms?

Kemudian, adakah solusi absensi kehadiran kerja yang lebih baik selain menggunakan sistem online Google Forms?

Berikut ini langkah-langkah dalam membuat absen online melalui web Google Forms / Gform secara mudah, yakni:

1. Untuk membuat absensi karyawan online menggunakan Google Forms lewat HP atau PC, pertama Anda bisa mengunjungi https://www.google.com/forms/about/ kemudian klik Go To Google Forms.

Selanjutnya akan muncul halaman muka Google seperti di bawah ini:

Tutorial cara membuat daftar hadir solusi absen atau absensi online gratis untuk pegawai dengan HP di website Google Form / Gform!

2. Kemudian, Anda bisa klik tanda (+) pada bagian paling kiri. Setelah itu akan muncul halaman web Google Forms yang bisa digunakan untuk membuat daftar hadir seperti berikut ini.

3. Pada halaman tersebut, Anda bisa mengganti judul formulir pada bagian “Formulir tanpa judul” dan Anda bisa menambahkan deskripsi formulir. Anda bisa mengisi dengan tanggal absen / absensi, nama perusahaan, dan juga divisi atau unit kerja di Gform.

4. Selanjutnya, anggap saja Anda ingin membuat formulir jam masuk. Maka mengganti keterangan “jam masuk” pada “pertanyaan tanpa judul”

5. Kemudian Anda bisa mengganti opsi jawaban dengan klik kolom “pilihan ganda” dan menggantinya dengan opsi “waktu”

6. Anda bisa menambahkan pertanyaan lain dengan cara klik simbol (+) pada bagian toolbar sebelah kanan. Sebagai tips, Anda bisa menambahkan pertanyaan tambahan yang berisi jawaban singkat untuk kebutuhan note karyawan, dan upload untuk kebutuhan upload selfie atau surat sakit jika karyawan sakit.

7. Selanjutnya, Anda tinggal mengirimkan link buat absen dengan web Google Forms / Gform kepada karyawan melalui email atau aplikasi obrolan yang digunakan perusahaan Anda. Namun sebelum itu, klik simbol titik tiga di samping tombol “kirim” kemudian pilih “Dapatkan link yang sudah terisi” atau “Get Pre-filled Link” apabila Anda membuat pertanyaan untuk absen keluar secara online dengan google forms ini.

8. Hasil dari isian Google Forms nantinya secara otomatis akan masuk ke dalam spreadsheet.

Cara Kedua

Selain menggunakan pertanyaan jawaban waktu, Anda juga bisa menggunakan pilihan jawaban multiple choice grid atau kisi pilihan ganda untuk membuat aplikasi absen digital dengan google forms online.

Metode cara buat absensi daftar hadir ini lebih sederhana namun isinya tidak selengkap cara pertama karena karyawan hanya mengisi pilihan hadir, tidak hadir, dan cuti.

Caranya sama dengan cara pertama, namun Anda akan memilih pilihan multiple choice grid.

2. Kemudian Anda tinggal mengisi nama-nama karyawan pada kolom “baris” dan mengisi keterangan kehadiran di kolom “kolom”.

3. Selanjutnya, untuk memastikan setiap karyawan mengisi absensi, maka klik “Perlu 1 jawaban di setiap baris”. Lihat gambar di bawah ini.

Bentuk dari daftar hadir dengan Gform ini, nantinya akan seperti gambar di bawah ini.

Cara membuat aplikasi absen digital dengan menggunakan google forms

4. Klik simbol titik tiga di sebelah tombol “kirim” dan pilih “dapatkan link yang sudah terisi” agar link formulir absen gform tersebut dapat dibagikan ke seluruh karyawan tanpa Anda harus membuatnya satu per satu.

Kekurangan Membuat Absensi dengan Web Google Forms

Menggunakan Google Forms untuk absensi memiliki beberapa kelemahan utama. HR harus membuat form baru setiap hari dan seluruh data kehadiran tetap harus diolah manual untuk kebutuhan payroll, sehingga menambah beban kerja serta meningkatkan risiko human error.

Sistem ini juga mudah dimanipulasi karena karyawan mengisi data sendiri tanpa kontrol otomatis. Selain itu, metode manual seperti ini sulit diintegrasikan dengan sistem lain seperti payroll, manajemen shift, atau dashboard HR sehingga proses HR menjadi kurang efisien.

Keuntungan Menggunakan Sistem Absensi Online

Sistem absensi online menawarkan efisiensi yang jauh lebih tinggi dibandingkan metode konvensional. Proses absen dapat dilakukan langsung melalui smartphone sehingga karyawan tidak perlu antre, dan HR dapat memantau data secara real time.

Salah satu keuntungan utama adalah perampingan tenaga kerja karena proses absensi berjalan otomatis tanpa perlu staf tambahan untuk mencatat atau merekap kehadiran.

Akurasi datanya juga lebih tinggi karena sistem menggunakan aplikasi dan program khusus yang meminimalkan kesalahan yang biasanya muncul akibat proses manual.

Selain itu, absensi online dapat terintegrasi dengan sistem lain seperti payroll, manajemen shift, dan laporan kehadiran sehingga data yang masuk lebih mudah dimanfaatkan untuk kebutuhan operasional perusahaan.

Mekari Talenta sebagai software HRIS menyediakan berbagai fitur untuk kebutuhan manajemen kehadiran karyawan. Lewat aplikasi mobile Mekari Talenta, karyawan dapat melakukan absensi dengan mudah di mana saja tanpa harus ke kantor.

Setelah itu, data kehadiran akan secara otomatis tersimpan dan dapat direkapitulasi secara otomatis.

Jadi, setelah Anda mengetahui apa saja yang membedakan antara sistem absensi konvensinal dan online, manakah yang kira-kira lebih Anda sukai?

Sebagai rekomendasi, jika Anda kerap bekerja secara remote, sebaiknya pilihlah absensi online seperti yang ada pada Mekari Talenta.

Karena sistem ini cenderung lebih mudah, praktis, terintegrasi dengan HRIS dan tentu saja lebih menguntungkan.

Saya Mau Bertanya ke Sales Mekari Talenta Sekarang!

Pertanyaan Umum seputar Absensi Onlien di Google Form

Apakah Google Forms cocok untuk absensi karyawan perusahaan?

Google Forms cocok untuk kebutuhan sederhana atau perusahaan kecil.

Namun, untuk skala besar, sistem ini kurang efisien karena pengolahan data masih manual.

Selain itu, tidak ada validasi otomatis seperti GPS atau integrasi sistem.

Oleh karena itu, biasanya hanya digunakan sebagai solusi sementara.

Apakah absensi di Google Forms bisa dimanipulasi?

Ya, karena karyawan mengisi data sendiri tanpa sistem verifikasi otomatis. Tidak ada fitur seperti GPS tracking atau face recognition.

Hal ini membuat potensi manipulasi cukup tinggi. Oleh karena itu, perlu pengawasan tambahan dari HR.

Apakah data Google Forms bisa langsung digunakan untuk payroll?

Tidak secara langsung, karena data harus diolah terlebih dahulu di spreadsheet.

HR perlu melakukan rekap manual sebelum digunakan untuk penggajian.

Hal ini memakan waktu dan berisiko kesalahan. Berbeda dengan sistem HRIS yang sudah terintegrasi.

Apa kelebihan menggunakan Google Forms untuk absensi?

Kelebihannya adalah gratis, mudah digunakan, dan cepat dibuat. Tidak memerlukan instalasi aplikasi tambahan.

Data juga langsung tersimpan di Google Sheets. Cocok untuk kebutuhan awal atau penggunaan sederhana.

Apa alternatif yang lebih baik dari Google Forms untuk absensi?

Alternatif yang lebih baik adalah menggunakan aplikasi absensi online berbasis HRIS seperti Mekari Talenta.

Sistem ini memiliki fitur otomatis, real-time, dan terintegrasi dengan payroll.

Selain itu, lebih aman dan akurat. HR juga bisa menghemat waktu dalam pengolahan data.